ایزو ۵۵۰۰۰: مؤلفه‌های سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی
استانداردهای ایزو ۵۵۰۰۰ شامل سه (۳) سند برای توصیف سیستمی مدیریتی جهت مدیریت دارایی‌های فیزیکی است.
● «ایزو ۵۵۰۰۰ – نمای کلی، اصول و اصطلاحات» تعاریف اصطلاحات و چرایی پیاده‌سازی مدیریت دارایی‌های فیزیکی را توضیح می‌دهد.
● «ایزو ۵۵۰۰۱ – مدیریت دارایی‌های فیزیکی – سیستم‌های مدیریت – الزامات» مشخص می‌کند که یک سازمان برای تحقق الزامات استانداردها چه کاری باید انجام دهد. همچنین جزئیات بیشتری در مورد مولفه‌های سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی توضیح می‌دهد.
● «سیستم‌های مدیریت ایزو ۵۵۰۰۲ – دستورالعمل‌های کاربرد ۵۵۰۰۱» مولفه‌های سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی را بیشتر تشریح می‌کند و نحوه پیاده‌سازی و اجرای الزامات استاندارد را شرح می‌دهد.
فهرست مطالب
سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی
به طور خلاصه، مجموعه استانداردهای ایزو ۵۵۰۰۰ رویکردی ساختارمند برای قرارداد یک سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی ارائه می‌دهد. سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی مجموعه‌ای از عناصر مرتبط و دارای ارتباط متقابل یک سازمان است که وظیفه آن ایجاد خط مشی مدیریت دارایی‌های فیزیکی، اهداف مدیریت دارایی‌های فیزیکی و فرایندهای مورد نیاز برای دستیابی به آن اهداف است. این سیستم چیزی بیش از یک سیستم اطلاعات مدیریت است، و در واقع ابزاری برای هماهنگی مشارکت‌ها و تعاملات بین تمام واحدهای عملیاتی در یک سازمان و ارائه دهندگان خدمات خارج از سازمان فراهم می‌کند.
ایزو ۵۵۰۰۰
یک چرخه عمر معمول هر دارایی فیزیکی (ماشین و تجهیزات) از شناسایی نیازها، طراحی، ساخت، نصب، راه‌اندازی، بهره‌برداری، نگهداری، تعمیرات اساسی و در نهایت از رده خارج کردن آن شروع میشود. هر مرحله شامل تعامل کارکردهای متعددی برای انجام آن است. سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی «موتوری» است که این هماهنگی‌ها را برای اطمینان از رسیدن به هدف سازمان هدایت می‌کند. این مقاله بر خلاصه کردن هفت (۷) مولفه سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی که در استانداردها توضیح داده شده است، تمرکز خواهد داشت.
مولفه‌های ایزو ۵۵۰۰۰
بافتار سازمان
هنگام ایجاد سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی، یک سازمان باید بافتار داخلی و خارجی خود را در نظر بگیرد. بافتار داخلی شامل فرهنگ و محیط سازمانی، ماموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان است. و بافتار خارجی معمولاً شامل قیود اجتماعی، فرهنگی، اقتصادی، محیطِ فیزیکی، قواعد و دیگر مواردی از این دست است.
۱٫ شناخت سازمان و بافتار آن
مسائل داخلی و خارجی که مرتبط با اهداف سازمان هستند باید مشخص شوند. چک لیست جزئیات در صفحه شماره ۳ از ایزو ۱۵۰۰۲ موجود است.
۲٫ درک نیازها و انتظارات ذینفعان
اول شناسایی ذینفعانی است که با سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی مرتبط هستند. فرایند درک می‌تواند به صورت رسمی یا غیررسمی انجام شود، اما مهم است که این فرایند برای پیگیری‌های بعدی به شکلی سیستماتیک مستند شود.
ذینفعان در ایزو ۵۵۰۰۰
۳. تعیین محدوده سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی
تعیین حدود فیزیکی، کارکرد قابل اجرا، منابع، دوره زمانی و محدوده سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی.
۴. سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی
نحوه استقرار، پیاده‌سازی، نگهداری و بهبود سیستم، از جمله نحوه اولویت‌بندی آن را مشخص کنید. ایزو ۵۵۰۰۱ می‌تواند به عنوان خط تعیین‌کننده برای ارزیابی خلاءها استفاده شود. سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی نباید به تنهایی به کار گرفته شود، بلکه باید توانایی ادغام با سایر واحدهای سازمانی را داشته باشد، به عنوان مثال کنترل کیفیت، حسابداری، ایمنی، ریسک و منابع انسانی.
رهبری
مدیران ارشد و رهبران در تمام سطوح باید از همسویی سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی با سایر سیستم‌های مدیریتی در سازمان اطمینان حاصل کنند. آنها همچنین مسئول برقراری ارتباط دو طرفه با همه کارکنان، تامین‌کنندگان و همه ذینفعان هستند که اهداف مدیریت دارایی‌های فیزیکی سازمان و اهمیت سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی آن را تغییر می‌دهند. و باید نیازها و تضادها برای ارائه پشتیبانی و منابع کافی برای دستیابی به هدف را درک کنند. این مهم‌ترین عامل موفقیت برای پیاده‌سازی مدیریت دارایی‌های فیزیکی است.
مولفه رهبری در ایزو ۵۵۰۰۰
۱. رهبری و تعهد
مدیریت ارشد باید بر سازمان تأثیر مثبت بگذارد. می‌توان فردی را برای نظارت بر مدیریت دارایی‌های فیزیکی منصوب کرد، اما مالکیت و پاسخگو بودن و حس مسئولیت بودن باید در سطح مدیریت ارشد نیز باقی بماند.
۲. خط مشی
خط مشی مدیریت دارایی‌های فیزیکی بیانیه کوتاهی است که اصولی را که براساس آن سازمان قصد دارد مدیریت دارایی‌های فیزیکی را برای دستیابی به اهداف سازمانی خود اعمال کند، مطرح می‌کند. اصولی که باید به خوبی مستند شده باشند، در دسترس همه ذینفعان باشد و به طور فعال در محدوده سازمان ارتباط برقرار کند.
۳. نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اختیارات سازمانی
باید مشخص باشد که کدام نقش مسئول کدام فعالیت است و به عنوان شرح وظایف ثبت شود. هنگام تخصیص نقش به افراد، شایستگی و حجم کاری باید به خوبی در نظر گرفته شود. رابط بین عملکردهای سازمانی نیز باید به وضوح ایجاد شود.
برنامه‌ریزی
برنامه سازمانی (که ممکن است برنامه شرکت نیز نامیده شود) از برنامه مدیریت دارایی‌های فیزیکی استراتژیک (strategic asset management plan – SAMP) مشتق شده است؛ که استراتژی مدیریت دارایی‌های فیزیکی نیز نامیده میشود. برنامه سازمانی بعداً منتج به برنامه‌های مدیریت دارایی‌های فیزیکی میشود. برنامه‌ریزی فعالیت‌هایی را که باید روی دارایی‌ها و تجهیزات انجام شود را تعریف می‌کند. فعالیت‌هایی که باید اهدافی مشخص و قابل سنجش داشته باشند (مانند چارچوب‌های زمانی و منابع مورد استفاده). نمودار زیر جریان رابطه را به تصویر می‌کشد:
بافتار ذینفعان و سازمان در ایزو ۵۵۰۰۰
۱. اقدامات برای مشخص کردن ریسک‌ها و فرصت‌ها برای سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی
این اقدامات باید از بافتار سازمانی که پیش از این شناسایی شده است و نیازها و انتظارات ذینفعان آغاز شود. در صورت نیاز می‌توان تحلیل SWOT را به کار برد. تعیین معیارهای ارزیابی اولویت (مثلاً احتمال و پیامد، و نگرش ریسک) به تصمیم‌گیری کمک می‌کند به خصوص منابع باید همیشه به عنوان یک محدودیت در نظر گرفته شود.
۲. اهداف مدیریت دارایی‌های فیزیکی و برنامه‌ریزی برای دستیابی به آنها
اهداف مدیریت دارایی‌های فیزیکی که به عنوان بخشی از خروجی SAMP شناخته میشود، پیوند اساسی بین اهداف سازمانی و برنامه مدیریت دارایی‌های فیزیکی را فراهم می‌کند و چگونگی دستیابی به آن اهداف را توصیف می‌کند. همچنین این بخش روش‌ها و معیارهایی برای تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی فعالیت‌ها و منابع در مدیریت دارایی‌های فیزیکی‌ها در طول چرخه عمر آنها را تعریف می‌کند.
چرخه عمر تجهیز
پشتیبانی
سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی به همکاری بین بسیاری از بخش‌های سازمان نیاز دارد، به اشتراک‌گذاری منابع اجتناب‌ناپذیر است. بنابراین، اطمینان از همکاری نزدیک با سیستم مدیریت منابع برای اطمینان از اثربخشی بسیار مهم است. این دو سیستم باید پشتیبان یک‌دیگر باشند.
۱٫ منابع
ترسیم و نگاشت منابع مورد نیاز (باید هم منابع داخلی و هم منابع خارجی را در نظر گرفت)، خلاءها را پس از همسویی در دسترس بودن با سیستم مدیریت منابع مشخص می‌کند. شکاف‌ها و خلاءهایی شناسایی شده باید با روش و معیارهای تعریف شده برای تصمیم گیری و اولویت‌بندی فعالیت‌ها و منابع برطرف شود.
۲٫ شایستگی
سازمان باید شایستگی‌ها، دانش، مهارت‌ها و تجربه مورد نیاز برای تمام نقش‌ها و مسئولیت‌های مدیریت دارایی‌های فیزیکی را تعیین کند. برنامه آموزشی باید بر روی تجزیه و تحلیل شکاف‌ها بنا شود.
۳. آگاهی
همه ذینفعان شامل کارکنان، پیمانکاران، ارائه‌دهندگان خدمات داخلی یا خارجی و تامین‌کنندگان باید آگاهی مناسبی از خط مشی مدیریت دارایی‌های فیزیکی و اهمیت مدیریت دارایی‌های فیزیکی داشته باشند. برنامه‌های آگاهی فعال و کنشمند باید به صورت دوره‌ای انجام شود.
۴. ارتباط
برنامه ارتباطاتی و محتوای آن باید دقیق، واضح و منسجم باشد. از جمله روشن شدن این که با چه چیزی، با چه کسی، چه زمانی و چگونه باید ارتباط برقرار کرد.
۵. الزامات اطلاعاتی
این بخش تاکید بر رویکردی سیستماتیک برای شناسایی نیازهای اطلاعاتی دارد. بر اساس نیازهای اطلاعاتی، طرح‌ریزی داده‌های مورد نیاز و استراتژی‌های جمع‌آوری داده‌های اخذ شده و مکانیزم پردازش داده‌ها، می‌تواند در داشبورد نمایش داده شود. برای راهنمایی در مورد شناسایی نیازمندی‌ها به صفحات ۱۷ و ۱۸ ایزو ۵۵۰۰۱ مراجعه کنید.
۶. اطلاعات مستند
اسناد دارایی‌های فیزیکی در کل چرخه عمر باید به خوبی سازمان‌دهی شوند. همچنین باید از آنها برای ذخیره تمامی استانداردها و گزارش‌ها برای دسترسی آسان استفاده شود. روند بروزرسانی و بایگانی باید به خوبی تعریف شود و همه ذینفعان در این‌باره آموزش ببینند. امروزه، سازمان‌ها باید در نظر داشته باشند که هم نسخه‌های چاپی و هم نسخه‌های نرم‌افزاری را در فضای ابری نگه دارد.
سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی سازمان باید هدایت، اجرا و کنترل فعالیت‌های مدیریت دارایی‌های فیزیکی آن، از جمله فعالیت‌هایی که برون‌سپاری شده‌اند را ممکن سازد. تغییر برنامه اجتناب‌ناپذیر است، اما می‌تواند خطرات جدیدی را ایجاد کند، بنابراین ارزیابی ریسک و اقدامات کنترلی باید به خوبی مدیریت شوند.
نفاوت بین داده و اطلاعات
عملیات
۱. برنامه‌ریزی و کنترل عملیاتی
این مولفه شامل ایجاد فرایندهای برنامه‌ریزی و کنترل عملیاتی به منظور حمایت از تحویل موثر فعالیت‌های موجود در طرح مدیریت دارایی‌های فیزیکی میشود. مشخص کنید که چه کسی مسئول برنامه‌ریزی است و فعالیت‌های تعریف شده چگونه اجرا خواهد شد، از جمله اینکه ریسک‌های ناشی از برنامه‌ریزی و اجرا چگونه مدیریت و کنترل می‌شوند.
۲. مدیریت تغییر
تغییرات باید ارزیابی شده و اقدامات کاهشی قبل از اجرا ارزیابی شوند. سازمان باید پیامدهای مرتبط با تغییرات برنامه‌ریزی شده و غیر برنامه‌ریزی شده را بررسی کند و اقدامات لازم را برای کاهش هرگونه اثرات نامطلوب پیش‌بینی شده انجام دهد.
مدیریت تغییر در ایزو ۵۵۰۰۰
۳. برون‌سپاری
زمانی که سازمان هرگونه فعالیتی که می‌تواند در تحقق اهداف مدیریت دارایی‌های فیزیکی تأثیر داشته باشد را برون‌سپاری کند، باید ریسک‌های مرتبط آن را نیز ارزیابی کند. سازمان باید اطمینان حاصل کند که فرایندها و فعالیت‌های برون‌سپاری شده کنترل می‌شوند.
ارزیابی عملکرد
تمام سیستم‌های موفق به سازوکارِ بازخورد نیاز دارند و اولین گام در این سازوکار ارزیابی عملکرد است. مدیریت موثر داده‌های دارایی‌های فیزیک و تبدیل این داده‌ها به اطلاعات، کلیدی برای سنجش عملکرد تجهیزات یا همان دارایی‌های فیزیکی است. سپس عملکرد مدیریت دارایی‌های فیزیکی باید بر اساس این که آیا اهداف مدیریت دارایی‌های فیزیکی محقق شده است یا خیر، و اگر نه، چرا نشدهاست، ارزیابی شود. نتایج ارزیابی عملکرد باید به عنوان یکی از ورودی‌های بررسی‌های مدیریت استفاده شود. ارزیابی عملکرد می‌تواند مستقیم یا غیرمستقیم، مالی یا غیر مالی باشد.
۱. نظارت، سنجش، تجزیه و تحلیل و ارزیابی
این‌ها مجموعه‌ای از شاخص‌های عملکردی هستند که باید برای سنجش فعالیت مدیریت دارایی‌های فیزیکی و نتایج آن ایجاد شوند. سنجش‌ها می‌تواند به صورت کمی یا کیفی، مالی و غیر مالی اتفاق بیافتد. شاخص‌ها باید اطلاعات مفیدی را برای تعیین موفقیت‌ها و نواحی و حوزه‌هایی که نیاز به اقدام اصلاحی یا بهبود دارند ارائه دهند. برای اطلاعات بیشتر به صفحه ۲۱ تا ۲۳ ایزو ۵۵۰۰۲ مراجعه کنید.
۲. ممیزی داخلی
انجام ممیزی‌های داخلی در فواصل زمانی برنامه‌ریزی شده برای ارائه اطلاعاتی برای کمک به تعیین اینکه آیا سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی به طور موثر اجرا میشود یا خیر و اینکه آیا هرگونه فرصت بهبود مستمر حفظ میشود.
۳. مرور مدیریتی
مدیریت ارشد باید سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی سازمان را در فواصل زمانی برنامه‌ریزی شده بررسی و مرور کند تا از مناسب بودن، کفایت و اثربخشی مستمر آن اطمینان حاصل کند.
بهسازی
فرصت‌های بهبود را می‌توان مستقیماً از طریق نظارت بر عملکرد دارایی و سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی تعیین کرد. با این حال، بهبودها باید قبل از اجرا مورد ارزیابی ریسک قرار بگیرند.
۱٫ عدم انطباق و اقدام اصلاحی
برنامه‌ها و فرایندهایی را برای کنترل عدم انطباق‌ها و پیامدهای مرتبط با آن، برای به حداقل رساندن هرگونه اثرات نامطلوب بر سازمان و بر نیازها و انتظارات ذینفعان ایجاد کنید. اینکار را می‌توان با مستندسازی و بررسی عدم انطباق‌های گذشته، ارزیابی نحوه برخورد با پیامدها، و با تعیین روشی برای جلوگیری از عدم انطباق در آینده انجام داد.
۲٫ اقدام پیشگیرانه
فرایندهایی را برای شناسایی فعالانه شکست‌های احتمالی در عملکرد دارایی‌ها و ارزیابی نیاز به اقدام پیشگیرانه یا پیش‌بینانه ایجاد کنید. به این منظور از روش شناسایی و ارزیابی ریسک سازمان در کل چرخه عمر دارایی استفاده کنید.
۳٫ بهبود مستمر
که شامل بهبود مستمر تناسب، کفایت و اثربخشی مدیریت دارایی‌های فیزیکی است. فرصت‌های بهبود باید از طریق ترکیبی از نظارت و اقدامات اصلاحی برای دارایی‌ها، مدیریت دارایی‌های فیزیکی یا سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی شناسایی، ارزیابی و اجرا شود. بهبود مستمر باید به عنوان یک فعالیت تکرارشوندهٔ مداوم در نظر گرفته شود که هدف نهایی آن تحقق اهداف سازمانی است.
