فهرست مطالب
راهنمای کامل مدیریت پروژه چابک
رویکرد چابک (Agile) و مدیریت پروژه چابک، تکنیک نسبتاً جدیدی در مدیریت پروژه است، که در دههٔ ۸۰ میلادی در خلال مطالعه و پژوهش دو شریک ژاپنی به نامهای ایکوجیرو نوناکا وهیروتاکا تاکهئوچی دربارهٔ دربارهٔ زنجیره تامین و تولید توسعه داده شد. منبع الهام آنها در توسعهٔ رویکرد چابک سبک بازی تیمهای راگبی بود.
در ورزش راگبی بازیکنان مدام توپ را به عقب و جلو پرتاب می‌کنند تا از حریف خود امتیاز بگیرند. هر بازیکن یک نقش مشخصِ قطعی دارد و کل تیم هم به صورت دسته‌جمعی برای پیروزی در مسابقه با هم کار می‌کند. مشابه چنین رویکردی در مدیریت پروژه چابک نیز دیده می‌شود؛ که در آن اعضای تیم افرادی چند تخصصه (cross-functional) هستند که به صورت جمعی با یکدیگر همکاری می‌کنند تا مطمئن شوند پروژه با سرعت بالایی انجام می‌شود.
رویکرد چابک (Agile)، تکنیک نسبتاً جدیدی در مدیریت پروژه است، که در دههٔ ۸۰ میلادی در خلال مطالعه و پژوهش دو شریک ژاپنی به نامهای ناناکا و تاکهئوچی دربارهٔ دربارهٔ زنجیره تامین و تولید توسعه داده شد. منبع الهام آنها در توسعهٔ رویکرد چابک سبک بازی تیمهای راگبی بود.
واژه‌ای که به متد چابک هویت می‌بخشد واژهٔ «تطبیق‌پذیری» است. از آن‌جایی که نگرش چابک یک رویکرد مشتری‌محور است، اولویت‌ها در آن مدام دستخودش تغییر می‌شوند. تمام اعضای تیم پروژهٔ بلافاصله از هرگونه تغییری آگاه می‌شوند، و همین موضوع به طور قابل توجهی احتمال بروز سوءتفاهم را کاهش می‌دهد.
مدیریت پروژه چابک چیست؟
مدیریت پروژه چابک به صورت رسمی به عنوان یک «رویکرد تصاعدی و تکرارشونده برای تحقق الزامات پروژه در طول چرخهٔ حیات آن پروژه» تعریف می‌شود. از لحاظ فنی، اشاره به چابک به عنوان یکی از متد‌های مدیریت پروژه اشتباه است. هر روش و متدی با مجموعه‌ای از قوانین و رویه‌هایی تعریف می‌شود که باید در موارد از پیش توصیف شده دنبال شوند.
اما متد چابک چنین کاری نمی‌کند، در عوض به مدیریت پروژه اجازه می‌دهد تا زمانی که اصول اصلی نگرش چابک پیروی می‌شوند پروژه به هر روشی تکمیل شود. ارزش‌ها و اصول مدیریت پروژه چابک تفکر و تعامل تیم را به‌گونه‌ای هدایت می‌کند که منجر به چابکی در اجرای پروژه شود.
فریمورک‌هایی هستند که تیم‌ها با استفاده از آنها می‌توانند رویکرد چابک را در پروژه‌های خود بکار گیرند. اسکرام و کانبان دو نمونه از فریمورک‌هایی هستند که پیروی از اصول رویکرد چابک را با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه ممکن می‌کنند.
مزایای مدیریت پروژهٔ چابک
فرایندهای چابک موجب انعطاف‌پذیری می‌شود و به تیمهای کاری کمک می‌کند تا محصولاتی کوچک‌تر و کارآتر را در دوره‌هایی کوتاهتر تولید کنند. این موضوع صرف‌نظر از صنعت فعالیت سازمان‌ها و شرکت‌ها یکی از دلایل اصلی آنها برای اتخاذ رویکرد چابک است.
فرایندهای چابک موجب انعطاف‌پذیری می‌شود و به تیمهای کاری کمک می‌کند تا محصولاتی کوچک‌تر و کارآتر را در دوره‌هایی کوتاهتر تولید کنند. این موضوع صرف‌نظر از صنعت فعالیت سازمان‌ها و شرکت‌ها یکی از دلایل اصلی آنها برای اتخاذ رویکرد چابک است.
در ادامه به تعدادی از مزایای دیگر استفاده از رویکرد چابک اشاره شده است که مدیران پروژه در صورت پیروی از آنها می‌توانند نتایج جالب توجهی کسب کنند:
۱. بهبود فهم مشترک و همراستایی
تیم پروژه مجبور است برای آمیختن و انطباق با نیازهای دائماً در حال تغییر مشتریان از نزدیک با آنها همکاری کند. این اتفاق باعث ایجاد همراستایی مجریان و سفارش‌دهندگان در اجرای پروژه می‌شود.
۲. تمرکز شدید بر ارزشهای کسبوکار
رویکرد چابک تضمین می‌کند که تیم پروژه همیشه بر تحویل به موقعِ نرم‌افزاری کارآ متمرکز است. تیم چابک به نوعی مجبور است تا موارد ناتمام و عقب‌مانده را با توجه به خواسته‌های مشتری در اولویت قرار دهد.
۳. چرخههای تحویل کوتاهتر
چرخههای تحویل کوتاهتر به مشتریان کمک می‌کند تا بازده سرمایهٔ سریع‌تری را تجربه کنند. پیشرفت پروژه به صورت پیوسته و در لحظه توسط مشتریان فراهم می‌شود و همچنین با خلق نمایی بهتر از محصول و دنبال کردن پیشرفت پروژه باعث ایجاد شفافیت بیشتر می‌شود.
۴. کاهش هزینههای پروژه
رویکرد چابک به تیمهای خود سازمان‌دهنده (self-organizing team) کمک می‌کند تا در مورد ویژگی‌ها و امکانات ضروری و غیرضروری در محصول فهم لازم را کسب کند. آمار نشان می‌دهد که ۴۶ درصد از امکانات محصولات نرم‌افزاری حتی در نسخهٔ نهایی هم مورد استفاده قرار نمی‌گیرند؛ به همین خاطر رویکرد چابک با صرف‌نظر کردن از امکانات و قابلیت‌های زائد و درخواست‌نشده از اتلاف زمان و پول جلوگیری می‌کنند.
بیشتر بخوانید: رمزگشایی از رازهای چابکی سازمانی
تفاوت مدیریت پروژه چابک با مدیریت پروژه سنتی در چیست؟
رویکرد چابک به صورت تمام و کمال دربارهٔ پاسخگویی به تغییرات است؛ حتی اگر این تغییرات محدوده پروژه را کاملاً دستخوش تغییر کند. در مدیریت پروژه سنتی، در صوت نیاز به تغییر است که مدیران پروژه گامی به جلو بر‌می‌دارند، اما چنین چیزی در رویکرد مدیریت پروژه چابک وجود ندارد.
مدیریت پروژه چابک بر رضایت مشتری تاکید دارد و با دخالت دادن آنها در ارائهٔ بازخورد تضمین می‌دهد که پروژه در جهت درستی حرکت می‌کند. محصول به طور دائم تست می‌شود و مدام برای مطابقت با الزامات مشتری بهبود می‌یابد. همچنین مدیریت پروژه چابک به تیم‌ها استقلال می‌دهد تا آنها خود به سازمان‌دهی و مدیریت خویش مشغول شوند و مدیر پروژه در تیم نقش تسهیل‌گر امور را دارد.
اصول بنیادی رویکرد چابک
مفهوم چابک بر ۴ ارزش بنیادین و ۱۲ اصل که در مانیفست چابک بازتاب یافته بنیان نهاده شده است.
۱. افراد و تعاملات بر فرایندها و ابزارها ارجحیت دارد.
۲. محصول کارا بر مستندات جامع و مشروح ارجحیت دارد.
۳. مشارکت مشتری بر قرادادهای کاری ارجحیت دارد.
۴. پاسخگویی به تغییرات بر دنبال کردن یک برنامه ارجحیت دارد.
فریمورک‌های مدیریت پروژه چابک
سازمان‌ها و شرکت‌ها اغلب رویکرد چابک را بسته به نیازهای خود تغییر می‌دهند و آن را در فریمورک چابکی که بیشترین تناسب را با نیازهای آنها دارند بکار می‌گیرند. برخی از فریمورک‌های بیشتر آشنا که اصول رویکرد چابک را دنبال می‌کنند:
۱. اسکرام:
روش اسکرام بر روی اصلِ ساده کردن هر پروژه پیچیده به چند بخش کوچک به نام «اسپرینت» بنا شده است. بر اساس برنامهٔ این اسپرینت‌ها هر اسپرینت می‌تواند از ۲ تا ۴ هفته ادامه داشته باشد و در طول این دوره هر یک از اعضای تیم وظیفه خاصی برعهده دارد.
مدیر گروه و اعضای تیمی که به شیوهٔ اسکرام کار می‌کنند از طریق جلسات موسوم به جلسات ایستاده و طرح‌های گرافیکی‌ای چون نمودار کار باقیمانده (Burn Down Chart) (۱) خود را دربارهٔ روند پروژه بروز می‌کنند. بکلاگ محصول در جایی نگهداری می‌شود که کلیه وظایف به ترتیب اولویت خود که توسط مشتریان یا وکیل آنها تعیین می شود ، ثبت می شود.
روش اسکرام بر روی اصلِ ساده کردن هر پروژه پیچیده به چند بخش کوچک به نام «اسپرینت» بنا شده است. بر اساس برنامهٔ این اسپرینت‌ها هر اسپرینت می‌تواند از ۲ تا ۴ هفته ادامه داشته باشد و در طول این دوره هر یک از اعضای تیم وظیفه خاصی برعهده دارد.
۲. کانبان:
در روش کانبان تمرکز اصلی بر «تداوم و پیوستگی» است. کل پروژه بر روی تختهٔ کانبان تصویر می‌شود؛ تخته‌ای که در آن کارهای در حال انجام، کارهای انجام شده و کارهایی که باید انجام شوند در لیست‌های جداگانه‌ای نمایش داده می‌شوند.
بر‌خلاف بسیاری از شیوه‌های دیگر، متد کانبان به راحتی در سیستم‌های سازمان‌هایی که در آنها سلسله‌مراتب رسمی سازمانی وزن زیادی دارد نیز قابل پیاده‌سازی و استفاده است.
۳. توسعه نرم‌افزاری ناب:
این شیوه بر بهبود جریان ارزش در کل سیستم متمرکز است. شیوه‌ای که به حذف امور بی‌نتیجه‌ای چون کارهای ناقص و تکمیل‌نشده و تغییر وظایف کمک می‌کند. این به جمع شدن کار کمک می کند و پیشنهاد می کند که فقط در صورت وجود ظرفیت برای انجام کار ، باید کارهای بیشتری انجام شود.
۴. XP:
برنامه‌نویسی مفرط یا XP توسط تیم پروژه‌های کوچک برای توسعه محصولات کوچک و متوسط بکار گرفته می‌شود؛ به خصوص در پروژه‌هایی که الزامات محصول به سرعت تغییر می‌کنند.
۵. کریستال:
این شیوهٔ چابک بیشتر بر استقلال تیمهای توسعه تمرکز دارد و آنها را به بهبود مستمر محصول و حل مشکلات خود تشویق می‌کند. در این متد، افراد و تعاملات بین آنها ارزش بیشتری از رویه‌ها و ابزارها دارند.
۶. روش توسعه سیستم‌های پویا:
این روش اغلب در پروژه‌هایی با بودجه اندک و زمان بندی دشوار مورد استفاده قرار می‌گیرد و متمرکز بر این جنبه‌های پروژه است:
- امکان‌سنجی اجرای پروژه
- انجام یک مطالعه کسبوکار
- خلق یک مدل کارکردی
- تکرار پیوستهٔ نمونهٔ اولیه
- طراحی و ساخت تکرارها
- پیاده‌سازی پروژه نهایی قابل ارائه
۷. توسعه ویژگی‌محور (FDD):
تمرکز توسعهٔ ویژگی محور یا FDD بر تجزیه پروژه به قطعات کوچکی از عملکرد‌های دارای ارزش نزد مشتری است که بتوان آنها را در بازه‌های زمانی کوتاهی به مشتری تحویل داد. همچنین این روش تاکید می‌کند که فرایند توسعه محصول یک فعالیت انسانی است تا یک اقدام صرفا مکانیکی و به همین دلیل در این روش بر افراد و تعاملات آنها ارزش زیادی گذاشته شده است.
ترکیب رویکرد چابک با دیگر نگرش‌ها
از آنجا که رویکرد چابک به جای یک فریمورک یک طرز فکر و فلسفه است، ترکیب آن با دیگر روش‌ها برای ایجاد فریمورک‌های ترکیبی آسان است. این اتفاق اغلب در شرکت‌ها وسازمان‌هایی می‌افتد که از مدل آبشاری (۲) تا فاز اجرایی استفاده می‌کنند.
برنامه‌ریزی پروژه به طور خاص نیازمند رویکردی روش‌مند و جامع در تعریف و تحلیل نیازمندی‌های پروژه است. هم چنین مستلزم مستند‌سازی‌ای جامع است تا مدل توسعهٔ ابشاری را به روشی مناسب‌تر برای سازمان بدل کند. پس از شروع توسعهٔ محصول، پیوستگی موجود در رویکرد چابک تضمین می‌دهد که به تغییرات سریع و تکراری مورد درخواست مشتریان در مراحل مختلف پروژه پاس داده شود.
دون توجه به ماهیت محصول و یا صنعت فعالیت، این طبیعت انعطاف‌پذیر نگرش چابک در ترکیب با فریمورک‌های دیگر، نگرش چابک را به یک رویکردی عالی بدل کرده است.
چه زمانی رویکرد چابک رویکرد مناسبی نیست؟
مانند دیگر روش‌ها، رویکرد چابک دارای نقاط ضعفی نیز هست. در رویکرد چابک به مشتریانی مشارکت‌کننده نیاز است و تیم‌ها باید خود‌سازمان‌دهنده باشند. اگر این شرایط در پروژهٔ ما صادق نباشد، ممکن است نیاز باشد که دربارهٔ بکارگیری رویکرد چابک در پروژه‌های خود تجدید نظر کنیم.
رویکرد چابک نگرشی انعطاف‌پذیر و کم‌تر رسمی است؛ و این کار را برای سازمان‌های سنتی که در فرایندها، سیاست‌ها و تیمهای خود رویکردی سخت و انعطاف‌ناپذیر دارند غیر جذاب می‌کند. در مجموع تیم های کوچک‌تر ممکن است آمادهٔ بکارگیری رویکرد چابک باشند اما این نگرش ممکن است برای کل سازمان کارایی نداشته باشد.
نگرش چابک نیازمند تعهد و سرمایه‌گذاری حامیان مالی و مدیرانی وظیفه‌محور است تا اطمینان حاصل شود که تیمهای پذیرندهٔ رویکرد چابک برای موفقیت مجهز شده‌اند. شما باید ساختار سازمانی مناسب، نقش‌ها و مسئولیت‌هایی با تعریف واضح، آموزش کافی و درخور داشته باشید تا تیم‌ها قدرت و استقلال خود را به دست آورده و به سوی موفقیت در اجرای پروژه حرکت کنند. نگرش چابک مسیری نیست که بتوان آن را در یک سازمان با ساختار‌های کهنه و انعطاف‌ناپذیر طی کرد.
پانویس
۱. نمودار کار باقیمانده نموداری است که حجم کار باقی مانده (محور عمودی) را در طول زمان (محور افقی) نشان می دهد. واحد محور عمودی، ساعت یا سایر واحدهای اندازه گیری اقلام بک لاگ محصول مانند امتیاز داستان است.
۲. مدل آبشاری یک مدل ترتیبی توسعه و تولید نرم‌افزار است و در آن مراحل تولید به شکل یک جریان مداوم متمایل به سمت پایین است (همانند یک آبشار) که شامل فازهای تحلیل خواسته‌ها، طراحی، پیاده‌سازی، آزمایش و تست، یکپارچه‌سازی، و ارائه محصول به بازار می‌شود.
