مدیریت انبار قطعات یدکی چیست، چه اجزایی دارد و چگونه باید آن را طراحی کرد؟

---

مدیریت انبار قطعات یدکی چیست؟

---

برخورداری از مواردی چون یک استراتژی خدمات تامین‌کنندگان قطعه، ارائه عملکرد پایدار و منسجم و داشتن یک موافقت‌نامه سطح خدمات، با هدف حصول بهترین قیمت قطعات، که می‌توان آن را در «حصول قطعات مناسب، در کمیت بهینه، در زمان و مکان مناسب، با سطح کیفی مناسب، و با حداقل هزینه برای کل سازمان» ماموریت مدیریت قطعات یدکی دانست.
دامنه مدیریت قطعات یدکی شامل تمام بخش‌ها از تامین‌کننده تا کاربرد آن ( شناسایی و کدگذاری، طبقه‌بندی بحرانی، تدارکات، بررسی کیفیت، سیاست‌های انبارداری، متصل شدن به برنامه‌ریزی کاری (بسته‌بندی کار و مرحله‌بندی)، مدیریت تامین‌کننده و عملکرد داخلی است.
آیا فرایند مدیریت قطعات یدکی سازمان شما از کارایی تولید پشتیبانی می‌کند یا مانع آن می‌شود؟
فرایند مدیریت قطعات یدکی در تمام صنایع تولیدی، چه در صنایع سنگین، صنایع مبتنی بر پردازش محصول یا صنایع مونتاژکار، حیاتی است. بهینه سازی این فرایندها با حرکت به سمت اتوماسیون و روباتیکی شدن به عنوان بخشی از انقلاب صنعتی چهارم (مفهومی که تلاش می‌کند صنایع؛ هوشمند، پویا و انعطاف‌پذیر شوند) هرگز اینقدر حیاتی نبوده است.
معمولا در سیستم های مدیریت کالا و قطعات یدکی بخش مدیریت قطعات (PM) از چندین بنیاد فرعی تشکیل شده است که بر خرابی صفر، بهبود قابلیت اطمینان و کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیرات تاکید دارد و یکی از این ستون‎های فرعی، مدیریت انبار قطعات یدکی است.

 

 

اجزای سیستم مدیریت قطعات

1. مدیریت توقف‌ها و خاموشی تجهیزات
2. مدیریت روغن‎کاری
3. نگهداری و تعمیرات پیشبینانه
4. مدیریت هزینه‌های نگهداشت
5. مدیریت قطعات یدکی
6. مدیریت تیم نگهداشت
7. نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه
8. مدیریت فعالیت‌ها

 

 

اگر انبار قطعات یدکی شما مانند شکل بالا به نظر می‌رسد و شما می خواهید یک فرایند انبارگردانی مشابه شکل پایین داشته باشید، سیستم مدیریت قطعات یدکی پگاه آفتاب می‌تواند پشتیبان شما در این مسیر باشد.

 

 

---

---

 

---

مراحل طراحی یک سیستم مدیریت قطعات یدکی

---

گام ۱: تعریف وضعیت فعلی و اهداف

سطح موجودی فعلی قطعات را ارزیابی کنید. سپس ببینید آیا موجودی انبار قطعات در سطح بهینه و مناسبی قرار دارد؟
به احتمال زیاد پاسخ منفی است. ممکن است در این مرحله قطعاتی اضافی یا حتی قطعات ناشناخته‌ای را پیدا کنید.
آیا سیستم مدیریت قطعات یدکی با اهداف استراتژیک کسب‌و‌کار همسو است؟
فراموش نکنید که همه تجهیزات اهمیتی یکسان ندارند. هنگام اولویت‌بندی تجهیزات با استفاده از روش آنالیز ABC تجهیزات، لحظا کردن قطعات یدکی هر تجهیز از جمله معیارهای اساسی اولویت‌بندی است. با توجه به کمبود منابع، بهتر است که استراتژی شما قطعات یدکی را باتوجه به میزان اهمیت تجهیزات مدیریت نماید.
رتبه‌بندی تجهیزات به روش آنالیز ABC خوراک تعیین‌کننده‌ای برای تصمیم‌گیری است زیرا می‌کند چه قطعاتی باید نگهداری شوند و این ذخیره‌سازی در چه مقادیری باید انجام شود؟
قانون ۲۰/۸۰ (اصل پارتو) که می‌گوید تقریباً ۸۰٪ از پیامدها از ۲۰% دلایل ناشی می‎‎شوند، اغلب در مورد مدیریت قطعات یدکی نیز صدق می‌کند. اگرچه مدیریت ریسک یا همان «چه می‎شود اگر…» کلیدی است برای مشخص کردن اینکه کدام قطعه بهتر است که انبار شود.
هزینه قطعات یدکی فعلی را ارزیابی کنید و تیم مالی خود را در این بحث درگیر کنید تا به این سوال پاسخ دهید: میزان دقت هزینه‌های ثبت‌شدهٔ قطعات یدکی با هزینه‌های واقعی آن چه تفاوتی دارند؟

گام ۲: حذف قطعات مازاد

از فرایندهای برچسب‌گذاری (تگ‌گذاری) موجود یا طراحی جدید برای جلوگیری از خلق قطعات مازاد استفاده کنید. سعی کنید هزینه‌ها را جبران کنید و از این قطعات به نحوی سود ببرید و در صورت امکان آن‌ها را به فروشنده بازگردانید یا آن‌ها را بفروشید.

گام ۳: سازماندهی مجدد قطعات باقی‌مانده با توجه به نظام آراستگی ۵S

قطعات یدکی مورد نیاز هر دستگاه و تجهیز را مشخص کنید. هزینه موجودی را با هزینه‌های عدم موجودی کالا یا قطعه و طبقه‌بندی‌ ماشین‎‌آلات و تجهیزات بر اساس آنالیز ABC مقایسه کنید و سپس سپس انبار قطعات یدکی خود را به کمک نظام آراستگی ۵S مرتب سازید و انبار خود را بر اساس شیوهٔ PFEP (Plan for Every Part) سازماندهی کنید.

 

 

گام ۴: تعریف خط‎مشی‎های انبار

سطوح موجودی را بر اساس معیارهای از پیش تعیین‌شده ارزیابی کنید و حد بالا و پایین موجودی را با استفاده از روش‎های معتبر اصلاح کنید. سپس یک برنامه روتین برای بازپرسازی انبار با تعیین مسیرهایی برای حرکت ماشین‌های حمل بار از انبار مرکزی به دیگر انبارها ایجاد کنید. و در نهایت اصول کاری استاندارد انبار را با توجه به استانداردهای اصول کار، زمان بازگشایی انبار و بهبود فرایندهای تدارکات تدوین کنید. همچنین فرایندهای درخواست خرید و درگاه‌های مرحله مجوز را مجدد بررسی کنید.
گام ۵: مدیریت نگهداری و تعمیرات قطعات یدکی
انبارگردانی و صورت نویسی موجودی، به مدیریت انبار قطعات یدکی کمک خواهد کرد. تا حد امکان فرایندها را به سمت دیجیتالی شدن برده تا شاهد رشد واقعی در تامین و مدیریت قطعات یدکی باشید.
از سیستم مدیریت قطعات یدکی‌ای استفاده کنید که به صورت دیجیتالی فرایند خرید و سفارش‌گذاری را اتوماسیون کند. سیستمی که قادر باشد به خوبی با سیستمERP سازمان در پردازش صورت‌حساب‌ها و پرداخت‌ها یکپارچه شود.
این سیستم نرم‌افزاری به طور قابل توجهی امور اداری . کاغذبازی‌ها را کاهش می‌دهد و تضمین می‌کند که صرفه‌جویی‌ها از محل بهره‌برداری نرم‌افزار به سود خالص ختم شود. در پایان عملیات فرایند را نیز مجدد مرور کنید.
تحقیقات جهانی در مورد خاموشی تجهیزات نشان می‌دهد که:

• توقفات برنامه‌ریزی‌نشدهٔ تجهیزات برای سازمان‌ها ۲۵۰ هزار دلار در ساعت هزینه دارد.
• ۷۰ درصد سازمان‌ها و شرکت‌ها از موعد نگهداشت یا ارتقاء تجهیزات خود آگاهی کامل ندارند.
•  در حال حاضر ،  ۷۲ درصد  از ۴۵۰ سازمان مورد مطالعه، رسیدن به خاموشی / توقف‌ صفرِ بدون برنامه برای تجهیزات خود را جزء مهم‌ترین اولویت‌های خود قرار داده‌اند.

این داده‌ها  نه تنها میزان اهمیت توقفات بدون‌برنامه تجهیزات را نشان می‌دهد بلکه هشداریست برای سازمان‌ها که با تشدید رقابت در بازار، باید به این موضوع رسیدگی کنند.

از آنجایی که خرابی ناگهانی تجهیزات خسارات قابل توجهی به همراه دارد، سازمان‌ها نمی‌توانند از فرصت شناسایی دلایل اصلی رخدادهای برنامه‌ریزی‌نشده  و گسترش یافتن ابعاد آن‌ها غافل شوند.

سیستم مدیریت قطعات یدکی پاسخی به این مشکلات حیاتی است.

---

مزایای ایجاد یک سیستم مدیریت انبار قطعات یدکی

---

• افزایش کارایی در بخش نگهداری و تعمیرات
  • حدف مدت زمانی که اعضای تیم نهگداشت صرف جستجوی قطعاتی می‌کنند که به درستی در محل خود قرار نگرفته‎اند.
  • کاهش اتلاف وقت ناشی از جابه‎جایی از طریق مسیرهای مختص به ماشین‌های حمل کالا از انبارهای مختلف.
• بهبود شاخص OEE (اثربخشی کلی تجهیزات) از طریق کاهش زمان خرابی‌ها
  • کاهش زمان پاسخگویی به  خرابی‌های برنامه ریزی نشده
  • اولویت‌بندی تجهیزات با روش ABC
• افزایش سرمایه در گردش؛ موجودی مناسب با مقدار مناسب
  • کسب و کارها با نقدینگی آزاد شده از موجودی قطعات یدکی، نقدینگی عملیاتی خود را افزایش خواهند داد.
  • با نظارت مستمر بر داده‌ها، سطوح موجودی را می‌توان سال به سال کارآمدتر کرد.
  • استانداردسازی قطعات‌یدکی و تامین‌کندگان و کاهش منطقی نیاز به حمل انواع مختلف قطعات یدکی یکسان
• بازگشت سرمایه
  • فروش کالاهای غیرکاربردی، انتقال کالاهای مازاد به شرکت‌های تابعه و بازگرداندن کالاها به فروشندگان که همگی به سود خالص کمک می‌کنند.
• کاهش هزینه‎ها
  • هر گونه هزینه مرتبط با زمان توقف تجهیزات که مستقیماً بر سود خالص تأثیر می‌گذارد: مانند ارسال سریع کالا (از جمله ارسال هوایی) برای دریافت سریع قطعات، و حذف هزینه و جریمه‌های تاخیر در تحویل
• بهبود قیمت گذاری و توافق نامه‌های سطح خدمات با فروشندگان و تامین‌کنندگان
• افزایش میزان مشارکت تیم‌های تولید و نگهداری و تعمیرات
  •  از بین رفتن سرخوردگی‌های ناشی از انتظار کشیدن برای قطعات یدکی یا جستجوی قطعه‌ای که مشخص نیست موجود باشد یا نباشد.
• بهبود فضای محیط کار، نظام آراستگی ۵S و کاهش ریسک
  • با حذف قطعات مازاد و منسوخ دیگر نیازی به افزایش فضای محیط انبار نیست.
  •  توافق‌نامه‌های پشتیبانی تامین‌کنندگان بر کاهش زمان طی شدن فرایند متمرکز است و به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا موجودی کمتری را نگهداری کنند چرا که تامین مجدد کالا به صورت پویاتر و سریع‌تری انجام خواهد شد.
  • نظام آراستگی  ۵s پیاده می‌شود به صورتی که هر چیزی در محل کار باید یک مکان مشخص داشته باشد و هر چیزی باید سر جای خودش باشد.
  • فضاهایی که به خوبی سازماندهی شده‌اند خطرات کمتری را ایجاد می‌کنند، بنابراین خطر آسیب برای کارکنان کاهش یافته و ایمنی افزایش می‌یابد.
• افزایش آگاهی کارکنان از هزینه قطعات یدکی
  • یک سیستم مدیریت قطعات یدکی، کارکنانی را که رابط تامین مجدد کالا هستند نسبت به هزینه قطعات حساس می‌کند، در نتیجه باعث تغییرات رفتاری مثبتی مانند حذف قطعات جدیدی که مشکل خرابی را رفع نکرده‌اند و بازسازی قطعات به جای جایگزینی کامل  آنها می‌کند.

---

۹ نکته برای مدیریت و بهینه‌سازی موجودی انبار قطعات یدکی

---

۱. انتخاب روشی برای برچسب‎گذاری اجزاهای حیاتی

اولین گام برای مدیریت موجودی قطعات یدکی این است که هر قطعه را برچسب گذاری کنید تا دیگر هیچ سوالی در خصوص چیستی و ماهیت آن قطعه پیش نیاید. این موضوع به ویژه برای قطعات یدکی حیاتی سازمان مهم است که اغلب شامل قطعات یدکی تجهیزات اساسی مورد استفاده در عملیات‎های کسب‌و‌کار است، می‌شود.

دو روش رایج برای طبقه‌بندی و برچسب گذاری موجودی وجود دارد: تجزیه و تحلیل  به روش ABC و تجزیه و تحلیل به روش XYZ .

طبق نظر انجمن حسابداران حرفه ای بین المللی  (AICPA، «آنالیز ABC رویکردی برای طبقه‌بندی موجودی کالا بر اساس ارزش مصرف کالا است». منظور از ارزش مصرف در این مفهوم مقدار کل کالای مصرف شده در یک دوره زمانی مشخص است. در آنالیز ABC، همان‌طور که مشخص است قطعات A دارای بالاترین ارزش مصرف، قطعات  Bدارای ارزش مصرف متوسط ​​و قطعات C دارای کمترین ارزش مصرف هستند.

آنالیز ABC از اصل پارتو یا قانون ۲۰/۸۰ پیروی می‌کند، به شکلی که ۸۰ درصد از پیامدها از ۲۰ درصد علل ناشی می شوند، در نتیجه، قطعات A بیشترین میزان (درصد) قطعات مورد استفاده و کمترین درصد موجودی انبار را به خود اختصاص می‌دهند، در حالی که قطعات C کمترین میزان (درصد) قطعات مورد استفاده و بیشترین درصد موجودی انبار را تشکیل می‌دهند.

همچنین طبق گفته انجمن حسابداران حرفه‌ا ، از  روش آنالیز XYZ نیز برای طبقه‌بندی اقلام موجودی براساس تنوع و نوسانات تقاضا استفاده می‌شود. قطعات نوع  X تنوع بسیار کمی در تقاضا دارند و می‌توانند به صورت قطعی پیش بینی شوند،  قطعات Y از مقداری تنوع در تقاضا برخوردارند، اما تنوع آنها هنوز نسبتاً قابل پیش‌بینی است و قطعات Z دارای یشترین درجه تنوع در تقاضا هستند.

تجزیه و تحلیل به روش XYZ  مانند تحلیل به روش  ABC نیز از اصل پارتو پیروی می‎کند، به شکلی که در این روش قطعات دارای بیشترین ارزش موجودی، کمترین درصد موجودی انبار را تشکیل می‌دهند، در حالی که قطعات Z با کم‌ترین ارزش موجودی بیشترین درصد موجودی انبار را تشکیل می‌دهند.

۲.  تعادل مقدار موجودی با نمودارهای دندانه اره‌ای

یکی از مهم‌ترین روش‌های مدیریت موجودی انبار قطعات یدکی، حفظ  تعادل مقدار موجودی است، اگرچه گفتن این حرف اغلب آسان‌تر از انجام آن است.

پیاده‌سازی تحلیل‌ به روش  ABC و XYZ برای طبقه‌بندی موجودی قطعات یدکی شروع کار است، اما یک نمودار دندانه‌ اره‌ای می‌تواند به شما کمک کند تا مشخص کنید چگونه موجودی انبار در طول زمان تخلیه و مجد پر می‎شود.

محورy  در این نمودار نشان‌دهنده سطح موجودی است، در حالی که محور x  زمان را نشان می‎دهد و خطوط دندانه اره‎ای شکل، نمایشگر کاهش مداوم موجودی در طول زمان هستند. هر قله نشان‌دهنده حداکثر سطح موجودی است و فاصله بین هر قله نمایشگر زمان چرخه یا میزان زمان لازم برای حمل و ارسال قطعه است. نشانه‌های دیگر در این نمودار نقطه سفارش مجدد و زمان تدارک را نشان می‎دهند.

برای اینکه این نمودار دندانه اره‌ای بازتاب دقیقی از مقدار موجودی قطعات یدکی انبار باشد، ابتدا باید حداقل و حداکثر سطح موجودی برای هر قطعه یدکی را تعیین کرد.

 

 

۳. به‌روز نگهداشتن فهرست مواد اولیه (BOM)

فهرست مواد اولیهأ شما که به BOM نیز معروف است، برگ برندهٔ شما برای تولید محصول نهایی در رقابت با رقیبان خود در بازار است. به همین خاطر بهتر است همیشه فهرست مواد اولیهٔ خود را به‌روز نگه دارید تا از عدم دقت در شمارش موجودی و کمبود قطعات یدکی جلوگیری کرده و برنامه‌ریزی بهتری در نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه و سرویس قطعات داشته باشید. به طور منظم یا نیمه‎منظم زمانی را برای بررسی  فهرست مواد اولیهٔ خود اختصاص دهید تا در صورت نیاز قطعاتی را از آن اضافه یا حذف کنید.

۴. محاسبه مقدار سفارش اقتصادی یا EOQ

بر اساس این مقالهٔ اینوستوپدیا ،مقدار سفارش اقتصادی یا EOQ، آن مقدار سفارش ایده‌آلی است که بهتر است شرکت با توجه به هزینه تولید مجموعه، نرخ تقاضای معین و سایر متغیرها  خریداری کند. این مقدار بهینه برای به حداقل رساندن هزینه‎های نگهداری و ذخیره موجودی اقلام و هزینه‌های مربوط به سفارش به کار گرفته می‎شود.

با استفاده از فرمول EOQ می‎توانید براساس تقاضای سالانه، مقدار قطعات یدکی مورد نیاز برای سفارش‎دهی را تعیین کنید.

 

۵. ایجاد یک فرایند دستور کار استاندارد

گاهی اوقات واحد‌های تولیدی، قطعات اضافی را بدون برچسب‌گذاری در سیستم کنترل موجودی، در گوشه‌ای از انبار خود که به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرد، نگهداری می‌کنند. گاهی هم کارکنان فراموش می‌کنند قبل از حذف یک کالا از بخش موجودی و انتقال آن به بخش تعمیر یا تجهیزات خدماتی دستور کار رسمی آن را ثبت کنند. چنین غفلت‌هایی می‌تواند منجر به عدم دقت در ثبت سوابق موجودی قطعات یدکی شود که مشکلات بیشتری با خود در پی دارد. بنابراین اجرا و تقویت یک فرایند دستور کار استاندارد نقش مهمی در مدیریت موجودی قطعات یدکی دارد.

برای کارآمدتر کردن فرایند دستور کار خود می‎توانید این اقدامات را انجام دهید:

• متهعد ساختن کارکنان  به پیروی از دستورالعمل‌های استاندارد
• تعریف عواقب و پیامد‌های ناشی از عدم ثبت یک دستور کار رسمی
• استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری و اتوماسیون برای کاهش کاغذبازی‌ها و کارهای دستی
• ساده‌سازی فرایندها تا حد امکان
• سرمایه گذاری از طریق ارائهٔ برنامه‌های آموزشی با کیفیت برای کارکنان

۶. تمرکز بر کنترل موجودی در حین آموزش کارکنان

اگر کارمندان به اندازه کافی چگونگی کنترل موجودی را  آموزش ندیده باشند، نباید  از کارمندان خود انتظار داشته باشید که تمام فرایندها و شیوه های مربوط به مدیریت موجودی قطعات یدکی را به طور کامل پیروی کنند.

به همین دلیل در آموزش مدیریت کنترل موجودی  روی هریک از کارمندان  ( کارمندان در هر سطح کسب و کار که با قطعات یدکی سروکار دارند) سرمایه گذاری کنید. از دوره های آنلاین گرفته تا سمینارها، تعدادی برنامه آموزشی برای انتخاب وجود دارد و به نفع شماست که یکی را انتخاب کنید که هم فرایندها و شیوه های استاندارد و هم هر فناوری را که کسب و کار شما ممکن است برای بهینه سازی مدیریت موجودی قطعات یدکی از آن استفاده کند را پوشش دهد

۷. شمارش چرخه به صورت منظم

یکی از بهترین راه‌ها جهت اطمینان از صحت موجودی در انبار، انجام شمارش‌های دوره‌ای (به جز گروه‌های خاصی از محصولات) در طول سال است. شمارش دوره‌ای راحت‌تر از شمارش تعداد کل موجودی است زیرا تداخلی با عملیات عادی کسب و کار ندارند و به همین خاطر می‌توان به صورت مکرر شمارش دوره‌ای را انجام داد.

برای داشتن یک شمارش دوره‌ای موفق، به نکات زیر توجه داشته باشید:

• کدام گروه موجودی از قطعات یدکی برای شمارش ) A،B  یا C) را نیاز دارید؟
• برای شمارش دوره‌ای چه تعداد SKU  )بارکد قابل اسکن برای ایجاد تمایز بین محصولات مختلف( لازم دارید؟
• چند نفر مسئول شمارش دوره‌ای خواهند بود؟
• چند بار نیاز به شمارش دوره‌ای گروه موجودی مورد نظر دارید؟

۸. دسترس‌پذیر بودن راحت انبار قطعات یدکی

با ذخیره‌سازی قطعات یدکی در یک انبار متمرکزمحور ، ارسال دستور‌کارها و بیرون کشیدن قطعات از قفسه‌های انبار را برای کارکنان خود آسان کنید. با داشتن یک ایده مناسب برای انبار، دقت در کل موجودی را بهتر می‌توان تضمین کرد.

۹. سرمایه‌گذاری روی نرم افزار نگهداری و تعمیرات

 سیستم نگهداری و تعمیرات می‌تواند اجرای برخی از بهروش‌های مدیریت موجودی قطعات یدکی ذکر شده در بالا و همچنین تجزیه و تحلیل قطعات یدکی برای بهینه‌سازی نقاط سفارش مجدد و موارد دیگر را آسان‌تر کند. با این حال، باید دنبال سیستم CMMS‌ای باشیم که بتواند همه این موارد را پوشش دهد.

از سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات می‌توان برای دستیابی به سطوح موجودی بهینه به منظور کاهش نابسامانی قطعات (قطعات یدکی اضافی و یا کمبود قطعات یدکی) استفاده کرد.

 ماژول مدیریت قطعات در سیستم CMMS می‌تواند موارد زیر را به همراه خواهد داشت:

• بهبود زمان جایگزینی موجودی قطعات یدکی
• کاهش عدم دقت و کمبود موجودی
• از بین بردن تاخیرهای خدمات رسانی به دلیل  کمبود اقلام در انبار
• کاهش هزینه‌های موجودی
• افزایش رضایت از خدمات
• و سایر موارد

مترجم: شهره خشکباری