نقشه برداری فرایند | صفر تا صد: تعریف، نحوهٔ ترسیم، بهروشها و …
فرایندها هستهٔ مرکزی هر کسب و کاری هستند. این فرایند چه بخواهد معارفه و پذیرش سازمانی (Onboarding) کارمند جدید باشد و یا سفارشات خرید، دادهها باید درون شرکت در یک توالی مشخص به حرکت در بیایند تا فرایند انجام شود.
ولی وقتی از افراد تیمتان بخواهید که گردش کار دقیق فرایند را ترسیم کنند، فکر میکنید آن را چه شکلی ترسیم کنند؟ چیزی شبیه نقشه یک نبرد دریایی میکشند، یا تعداد زیادی خطوط سردرگم و علامتهای سؤال؟
اینجاست که نقشه برداری فرایندهای کسب و کار به میدان میآید.
فهرست مطالب
نقشه برداری فرایندهای کسب و کار چیست؟
نقشه برداری فرایندهای کسب و کار تکنیکی قدرتمند در درون مدیریت فرایند کسب و کار(BPM) است که به صورت تصویری مراحل فرایند را شرح میدهد و نشان میدهد که یک فرایند چطور باید از ابتدا تا انتها عمل کند. با این تکنیک، فرایندهای کسب و کار به صورت بصری ترسیم میشوند تا همه ذینفعان در سازمان شما بتوانند طرز عملکرد درست فرایندها را متوجه شوند و روی آن اتفاق نظر داشته باشند.در نقشه برداری فرایند با استفاده از از نمودارها، فلوچارتها، و سمبلها و نشانهها تلاش میکنیم تا به سه سوال اساسی که در ادامه آمده است پاسخ دهیم:
۱. تسکها یا وظایف در فرایند چه هستند؟
فرایندها از تسکها یا وظایف مجزایی تشکیل شدهاند که باید با ترتیبی خاص انجام شوند تا موردی کامل شود. وقتی شما از فرایندهای کسب و کار نقشه برداری میکنید، به طور شفاف همه مراحل فرایند را تعریف کرده و اطمینان حاصل میکنید که همه میدانند که هر وظیفه کجا تمام و وظیفه دیگر کجا شروع میشود.
۲. چه کسی هر تسک / وظیفه را انجام میدهد؟
در نقشه برداری فرایندهای کسب وکار، شما باید دقیقا شناسایی کنید که چه کسی مسئول انجام هر تسک مشخصی است. تخصیص تسکها میتواند ایستا باشد (کارن همیشه اینگونه عمل میکند)، یا پویا باشد (مدیر بخش شروع کننده همیشه اینگونه عمل میکنند)، یا میتواند وابسته به دادههای درون فرم باشد. ولی درهر حال نقشه برداری فرایندهای کسب و کار همه را به طور روشنی در غالب نقشها و مسئولیتها مشخص میکند.
۳. هر تسک / وظیف چه زمانی باید انجام شود؟
نقشه برداری فرایند ابزاریست که جای هر تسک را در توالی کل فرایندها مشخص میکند. آیا این تسک اول از همه باید انجام شود؟ یا بعد از وظیفه دیگری؟ آیا این تسک میتواند همزمان با دیگر تسکها انجام شود، یا به داده های دیگری که باید از قبل پردازش شده باشند وابسته هست؟علاوه براین شما میتوانید با نقشه برداری فرایندهای کسب و کار ضربالاجلها و ددلاینها و توافقنامههای سطح کیفی خدمات (SLAs) را تنظیم کنید. اینکه چه مدت باید هر مرحله طول بکشد؟ ۲۴ ساعته؟ دو روزکاری؟ آیا هر مرحله به تقدم آن آیتم بستگی دارد؟
تفاوت بین نقشهبرداری فرایند و مدلسازی فرایند چیست؟
واژههای نقشهبرداری فرایندهای کسب و کار و مدلسازی فرایندهای کسب و کار معمولا به جای هم به کار میروند. نقشهبرداری معمولا میتواند با هر وسیلهای انجام شود، مثلا با یک تکه کاغذ یا بر روی یک وایت برد. اما، مدلسازی فرایندهای کسب و کار همیشه در برخی از انواع نرمافزارها انجام میشود تا یک مدل دیجیتالی با قابلیت خودکارسازی را به وجود بیاورد.
مزایای نقشه برداری فرایندهای کسب و کارشامل موارد زیر است:
- واضح سازی محدوده فرایند برای شرکت
- امکان کنترل با قاعده (سیستماتیک) بر روند عملکرد فرایند
- امکان وضع برخی معیارهای عملیاتی
- از بین بردن دوباره کاریها
- افزایش مشاهدهپذیری فرایند
- همراستا شدن بهتر با استانداردهای صنعتی
- امکان بیشتر برای یکسانسازی آموزش کارکنان
چرا از نقشه فرایند استفاده کنیم؟
نقشه برداری فرایند به شما این امکان را میدهد که با گرفتن ارتباط بصری با مراحلی که برای اجرای یک ایده لازم است ایدهها و فرایندهای مؤثر را فرم دهید.
نقشه برداری فرایند از طرق زیر میتواند برای شما و تیمتان مفید باشد:
- پیدا کردن ناکارآمدیها: کمک میکند که گلوگاهها، وقفهها، و دیگر مسائل را در گردش کار تشخیص دهید.
- ساده سازی ایدهها: ایدههای پیچیده را به مراحل کوچکتر میشکند.
- افرایش درک: درک مسائل را با کمک به فهم یک فرایند ارتقا میدهد.
- داشتن برنامه برای احتمالات: اجازه وقوع حالتهای تصادفی را میدهد و راهنمایی برای حل مشکلات ارائه میدهد.
- واگذاری مسئولیتها: مسئولیتها را بین افراد و موجودیتهای مختلف هماهنگ میکند.
- مستندسازی: مستندات فرایند را در اختیار قرار میدهد.
- ارتباط شفاف: ارتباط را از طریق یک محیط کاربرپسند با قالب بصری ساده میکند.
- سرعت تصمیم سازی بالاتر: به جهت ارتباطات سریعتر امکان تصمیم سازی سریعتر را فراهم میکند.
- کمک به کارکنان: سطح کارایی و رضایت شغلی کارکنان را بالا میبرد.
- رعایت استانداردها: کمک میکند تا کسب و کار مطابق با استاندارهای ISO 9000 و ISO 9001 باشد.
نقشهبرداری فرایند در مقایسه با نقشه برداری گردش کار
واژههای نقشه برداری فرایند و نقشه برداری گردش کار اغلب به جای هم به کار میروند ولی یک تفاوت مشخص بین این دو وجود دارد. برای نشان دادن تفاوت بین نقشه برداری فرایند و نقشه برداری گردش کار، فرض کنید که شما میخواهید به سفری بروید:
- نقشه برداری فرایند: فضای بین دو نقطه A و B را به شما نشان میدهد.
- نقشه برداری گردش کار: اطلاعات مهمی چون پیچها، عوارضیها، استراحتگاهها، مسدود بودن جادهها و هر چیز دیگری که برای کامل کردن سفر به صورت موفقیت آمیز به آن نیاز دارید، را فراهم میآورد.
با این منطق در ارتباط با یک فرایند از فرایندهای کسب و کار، نقشه فرایند تصویر کامل مثل نقطه شروع و پایان فرایند را به شما نشان میدهد اما نقشه گردش کار فرایند هر چیزی که بین آن دو نقطه اتفاق میافتد را به اجزای کوچکتر میشکند، مثل مشخص ساختن افراد درگیر فرایند، زمان شمولیت آنها در فرایند، و وظایف و تسکهای مورد نیاز برای انجام به منظور تکمیل فرایند.
برای درک بهتر از از گردش کار و فرایند دیجیتال، باید به مفاهیم پایهای برگردیم. یک گردش کار مجموعهای از مراحل تکرارشونده است که یک خروجی واحد را تولید میکنند. یک فرایند اما گروه وسیعتری از فعالیتهایی است که به طورمعمول شامل یک یا چند گردش کار است.
چه زمانی برای ایجاد نقشه فرایند مناسب است؟
اگر هدف فوری شما بالابردن کارآیی است، در اینصورت امکان دارد زمانش رسیده باشد که یک نقشه فرایند ایجاد کنید تا بتوانید یک تصویر بزرگ از فرایندهایتان قبل از اینکه درگیر جزییات شوید به دست آورید.
شاید استخدام یک مشاور برای ارزیابی فرایندهای کسبوکار شما مفید باشد، ولی این کار را با یک ابزار نرم افزاری مدیریت فرایندهای کسبوکار یا سیستم مدیریت گردشکار کمکد که کاربری آن نیاز به کدنویسیهای سنگین نداشته باشد را خودتان نیز به صورت مستقل میتوانید انجام دهید.
علاوه بر افزایش کارآیی، ۵ زمان دیگر هم هست که نقشهبرداری فرایندها در این زمانها لازم است:
- هرگاه احتیاج باشد که از یک فرایند اطلاعات بیشتری به دست بیاوریم.
- وقتی که تیمهای مرتبط با فرایندهای کسبوکار به دنبال طوفان فکری برای رسیدن به ایدههای بهبود فرایند هستند.
- وقتی تیم نیاز دارد میزان ارتباطات را افزایش دهد.
- وقتی مستندات فرایند گم شده است.
- وقتی تیم نیاز دارد گلوگاههایی که موجب تاخیر، سردرگمی، با دوبارهکاری شده است را شناسایی کند.
بهروشهای نقشه برداری فرایندهای کسب و کار
۱. از پیچیدگیها بکاهید
نقشه فرایند باید تا جایی که میشود ساده باشد و برای همه دنبال کردن آن آسان باشد.
۲. نگذارید که نقشه فرایندهای کسب و کار شما کهنه شود
برای بهبود نقشه فرایند به طور متناوب به آن سر بزنید و اگر امکان دارد آنرا تغییر دهید.
۳. هدف اصلی را تعیین کنید
آیا در تلاشید تا فرایند خود را سریعتر کنید؟ یا کیفیت محصولات را بالا ببرید؟ یا مشکلات ارتباطی را از بین ببرید؟ هنگام نقشه برداری روی آن هدف تمرکز کنید.
۴. شرایط را آنگونه که هست در نظر بگیرید نه آنگونه که میتوانست باشد
اگر مرحلهای اصلی از فرایند معمولا سه روز طول میکشد تا کامل شود، حتی اگر تمایل دارید که ۲۴ ساعته تمام شود آنرا ۲۴ ساعت در نظر نگیرید.
۵. با موارد معمول شروع کنید
همیشه انتظاراتی هست که گردش فرایند شما چطور باشد، ولی بهترین حالت این است که از حالتهای معمولی شروع کنید و انتظارات را برای بعد بگذارید.
چطور یک نقشه فرایند ترسیم کنیم؟
ایجاد نقشه فرایند کار سادهای است. میتوان این کار را روی یک کاغذ انجام داد و یا با استفاده از یک نرم افزار مدیریت گردشکار و قالبهای موجود در آن نقشه فرایند را ترسیم کرد. مراحل زیر نحوهٔ ایجاد یک نقشه فرایند را از ابتدای کار توضیح میدهد.
مرحله ۱: تعیین یک مشکل یا فرایند برای نقشه برداری
ابتدا، فرایندی که میخواهید نقشه برداری کنید را معین کنید. تعیین کنید که آیا فرایند ناکارآمدی وجود دارد که نیاز باشد بهبود یابد؟ آیا فرایند جدیدی هست که بخواهید آنرا به صورت فشرده با تیمتان مطرح کنید؟ یا فرایند پیچیدهای که معمولا کارکنان در موردش سؤال و ابهام دارند، وجود دارد؟ آنچه را که میخواهید نقشه برداری کنید، تعیین و نامگذاری کنید.
مرحله ۲: فهرست کردن فعالیتهای مرتبط
همه وظایف و تسکهایی که نیاز است برای انجام فرایند کامل شوند را مستند کنید. در این مرحله، ترتیب اهمیت ندارد. فهرستی از همه فعالیتهای درگیر و اینکه چه کسی مسئول هر فعالیت است تهیه کنید.
ایده خوبی است که با هم تیمیهای خود و دیگر ذینفعانی که در فرایند مشارکت دارند همفکری کنید، به این ترتیب میتوانید همه مراحل مورد نیاز فرایند را در نظر بگیرید و تعیین کنید که به چه سطحی از جزییات نیاز دارید. همچنین، حتما تعیین کنید که فرایند مورد نظر کجا شروع و کجا پایان میپذیرد تا متوجه شوید چه وظیفه ای باید به فرایند اضافه شود تا نتیجه مطلوب را تولید نماید.
مرحله ۳: ترتیب مراحل را بنویسید
حالا که فهرست همه فعالیتها را تهیه کردید، مرحله بعد این است که این فعالیتها را در ترتیب مناسب خود مرتب کنید، تا کل فرایند از ابتدا تا انتها نمایش داده شود. این مرحله جای مناسبی است که بررسی کنید آیا در مرحله قبل کمبودی هست که شما جا انداخته باشید.
مرحله ۴: فلوچارتی با نشانههای مرسوم نقشهبرداری فرایند رسم کنید
ساختار مناسب نقشه برداری فرایند را انتخاب کرده و فرایند را با استفاده از نشانهها و سمبلهای نقشه برداری فرایند رسم کنید. در حدود ۳۰ نشانه و سمبل استاندارد وجود دارد که شما میتوانید برای نمایش مؤلفههای مختلف یک فرایند از آنها استفاده کنید. در ادامه این مقاله به معرفی متداولترین نشانههای نقشهبرداری فرایند میپردازیم.
مرحله ۵: نقشه فرایند را نهایی کرده و به اشتراک بگذارید
وقتی که ترسیم نقشه فرایند را به پایان رساندید، آنرا با دیگر ذینفعان درگیر در فرایند مرور کنید تا مطمئن شوید همه آنرا متوجه میشوند و روی نقشهٔ فرایند اتفاق نظر دارند. اطمینان حاصل کنید که هیچ مرحلهای از قلم نیفتاده باشد و هیچ دوباره کاری یا ابهامی وجود نداشته باشد.
مرحله ۶: نقشه را با هدف پیدا کردن موراد قابل بهبود تحلیل کنید
با کمک گرفتن از بازخوردهای تیم خود، تعیین کنید که گلوگاهها و ناکارآمدیهای فرایند کجاست. چه مراحلی میتواند حذف شود؟ چه وظایفی میتواند با بازدهی بیشتری کامل شود؟ زمانیکه شما مناطق قابل بهبود را شناسایی کردید، وارد عمل شوید و آنها را درست کنید و روی نقشه فرایند دوباره کار کنید تا اصلاحات را نشان دهد.
انواع نقشههای فرایند
نقشههای فرایند در همه شکل و ابعادی هستند. همه آنها برای یک هدف بکار میروند، ولی انواع خاصی از نقشه های فرایند میتوانند برای انواع خاصی از پروژهها مناسبتر باشند. در ادامه تعدادی از متداولترین شیوههای ترسیم نقشههای فرایندی معرفی میگردد.
۱. فلوچارت
سادهترین شکل نقشه فرایند، فلوچارت پایه است. فلوچارت پایه از نشانههای نقشه برداری فرایند برای نمایش ورودیها و خروجیهای یک فرایند و مراحل لازم برای تکمیل فرایند استفاده میکند.
فلوچارت پایه میتواند برای برنامهریزی پروژههای جدید، بهبود ارتباطات بین اعضای تیم، مدلسازی و مستندسازی فرایندها، حل مشکلات فرایندهای جاری، و تحلیل و مدیریت گردش کارها به کار رود.
بهترین گزینه برای: نشان دادن چگونگی عملکرد فرایند از ابتدا تا انتها که معمولا در یک توالی چیده شده باشد.
۲. نقشه فرایند سطح بالا (High-level process map)
یک نقشه فرایند سطح بالا، که به نقشه بالا به پایین و نقشه زنجیره ارزش هم شناخته میشود، شمای سطح بالایی از فرایند را ارائه میدهد. مراحل در این نقشه محدود به نیازهای ضروری فرایند میباشند و نقشه فقط شامل حداقل جزییات است.
نقشه فرایند سطح بالا میتواند برای تعریف فرایندهای کسب و کار و تعریف مراحل اصلی درگیر به کار رود. این نوع از نقشه های فرایند برای توضیح فرایندها برای مافوقها یا اشخاص ثالثی که لازم نیست از خصوصیات عملیات چیزی بدانند نیز مفید است.
بهترین گزینه برای: برقراری ارتباط میان گامهای حیاتی یک فرایند
۳. نقشه فرایند با جزییات (Detailed process map)
در مقابل نقشه فرایند سطح بالا، یک نقشه فرایند باجزییات، همه جزییات هر مرحله را ارائه میدهد و شامل فرایندهای فرعی نیز میباشد. این نوع نقشه نقاط تصمیم گیری و ورودی ها و خروجی های هر مرحله را مستند میکند. این نقشه فرایند بیشترین فهم را از فرایند نقشه برداری شده بهدست میدهد و به واسطه دارار بودن از سطح بالای جزییات در تشخیص مناطق ناکارآمد بسیار مؤثر است.
بهترین گزینه برای: فراهم کردن درکی فراگیر از فرایند، شامل همه جزییات و احتمالات
۴. نقشه خطوط شنا (Swimlane Map)
یک نقشه خط شنا، که به عنوان یک فلوچارت متقابل یا فلوچارت پیادهسازی نیز شناخته میشود، فعالیتهای فرایند را به «خطوط شنا» تقسیم میکند تا معین سازد که چه کسی برای چه تسک و وظیفهای مسئولیت دارد. این نقشه به کانالهایی برای هر کدام از ذینفعان در فرایند تقسیم میشود و هر فعالیت را در کانال مربوط به ذینفعِ مربوطه مرتبط میکند. این نوع از نقشه فرایندی، نقشهای مختلفِ درگیر در فرایند و تعاملِ بین ذینفعان را برجسته مینماید.
شیوهٔ نقشه خط شنا برای آموزش کارکنان در زمینهی نقشِ آنها در فرایند و افزایشِ جوابگوییِ آنها ایدهآل است. این نقشهها همچنین برای تعیینِ ناکارآمدیهای فرایند مثلِ تاخیرها، دوبارهکاریها و خطاهای بالقوهی فرایند مفید هستند.
بهترین گزینه برای: شفافسازیِ نقشهای چندین ذینفع در یک فرایند.
۵. نقشهٔ جریانِ ارزش (Value Stream Map)
یک نقشهی جریانِ ارزش ابزار مدیریتی فوقالعادهای برای تصویرسازیِ فرایند رساندنِ محصول یا سرویس به دست مشتری است. نقشههای جریانِ ارزش معمولا پیچیده هستند و یک سیستمِ منحصر به فرد از نشانهها را برای ترسیم و مصورسازی جریانِ اطلاعات و موادِ لازم برای فرایند به کار میبرند.
نقشهبرادریِ جریانِ ارزش با مستندسازیِ دادههایی مثلِ چرخهٔ زمانی و تعدادِ افرادِ درگیر در هر مرحله، برای تعیینِ مناطقی که میتوان در آنها اتلافها را کم کرد و کشف فرصتها با تمرکز روی پروژههای آینده مناسب است.
بهترین گزینه برای: توصیفِ فرایند رساندنِ محصول به دست یک مشتری و مستندسازیِ دادههای کمّی در موردِ فرایند.
۶. نمودارِ SIPOC
تک تک حروف عبارت SIPOC مخففِ تامینکنندهها، ورودیها، فرایند، خروجیها و مشتریها است. یک نمودارِ SIPOC خیلی شبیهِ نقشه فرایند نیست و به عنوان نموداری برای تعیین مؤلفههای اصلی فرایند بکار میرود، که امکان دارد در مرحله قبل از نقشهبرداری با جزییات ایجاد شود.
همانطور که مخفف ها اشاره دارند، نمودار SIPOC باید پنج ستون را مشخص کند، این ستونها شامل مراحل اصلی فرایند، خروجیهای فرایند، مشتریها، ورودیهای فرایند و تامین کنندههای هر ورودی است. علاوه بر اینکه نمودار SIPOC برای ایجاد نقشهای با جزییات بیشتر مناسب است، برای تعیین حوزههای فرایندهای پیچیده نیز مناسب میباشد.
بهترین گزینه برای: تعیین مؤلفههای اصلی و ذینفعان در یک فرایند
نشانهها و سمبلهای نقشهبرداری فرایند
نقشهبرداری فرایند از نشانهها و سمبلهای بصری زبان مدلسازی یکپارچه (UML) استفاده میکند تا مؤلفههای اصلی نقشه فرایند، مانند مراحل فرایند، نقاط تصمیم، ورودیها و خروجیهای فرایند و اعضای تیم مشارکت کننده را نمایش دهد.
در ادامه نشانههای متداول نقشهبرداری فرایند و کاربردهای آنها معرفی میشود:
- پایانه: بیضیها بیانگر شروع و پایان فرایند هستند.
- مرحلهای از فرایند: مستطیل یک فعالیت یا تسک و وظیفه در فرایند را نشان میدهد.
- جریان: پیکانها مراحل فرایند را به هم متصل کرده و جهت جریان را نشان میدهند.
- تصمیم: لوزی جایی که باید تصمیمی گرفته شود را نشان میدهد، که معمولا با «بله» یا «خیر» از این محل انشعاب می گیرد.
- تاخیر: یک شکل D مانند بیانگر تاخیر در فرایند است.
- سند: مستطیل با لبه پایینی موجدار نشانهای برای اطلاعاتی است که افراد می توانند بخوانند.
- سندهای چندگانه: چندین سند میتواند با پُشتهای از چند مستطیل موجدار نشان داده شود.
- داده: متوازی الاضلاع داده هایی که ورودی یا خروجی یک فرایند هستند را به نمایش میگذارد.
- ورودی دستی: مستطیل با لبه بالایی اریب نشانه مرحله ای است که داده باید به طور دستی وارد شود.
- فرایند فرعی: مستطیل با لبه عمودی دو خطی نشانه فرایند فرعی است که در جای دیگری از قبل تعریف شدهاست.
تعداد دیگری نشانه وجود دارد که شما میتوانید در نقشه فرایندتان بگذارید، ولی مخصوصا در ابتدای کار این نشانههای متداول بیشترین کاربرد را خواهند داشت.
مثالی از نقشهبرداری فرایند
شما می توانید نقشهبرداری فرایند را برای هر نوع از فرایند ایجاد کنید، ولی هنوز ذهنتان مشغول این باشد که چطور این ابزار را در تیم خود بکار گیرید.
برای اینکه بهتر ایده بگیرید که نقشه فرایند چه شکلی میتواند باشد، در اینجا مثالی آوردهایم.
تکنیکهای نقشهبرداری فرایند
شما میتوانید نقشههای فرایند را طوری سفارشی کنید که مطابق با نیازها و اولویتهایتان شود، ولی یکسری پیشنهاد کلی وجود دارد که باید برای رسیدن به حداکثر تاثیرگذاری هنگام نقشهبرداری فرایند به خاطر بسپارید.
در ادامه به معرفی تعدادی از بهروشهای نقشهبرداری فرایند پرداختهایم که برای شروع کار شما مناسب خواهد بود:
برنامهریزی نقشه فرایند:
- برای فرایند محدودهای تعیین کنید که فقط اطلاعات ضروری را در برگیرد.
- اهداف شفافی را برای فرایند تعیین کنید.
- فقط فرایندهایی را نقشه برداری کنید که خروجی تعریف شده و هدفداری دارند
نقشه فرایندتان را پیشنویس کنید:
- از سمت خروجی به سمت ورودی به صورت معکوس عمل کنید.
- فرایندهای فرعی را ساده نگهدارید.
- همه جزییات لازم را در نظر بگیرید، نه کمتر نه بیشتر.
- از نمادگذاری استاندارد استفاده کنید به طوری که همه بتوانند متوجه منظور شما بشوند.
بازبینی نقشه فرایند:
- از همه افرادی که با فرایند درگیر هستند بازخورد بگیرید.
- مسیرهای دیگر را به تفضیل شرح دهید تا شاید به حالت بهتری که قابل اجرا باشد برسید.
- فرایند را با حالت فعلی آن نقشه برداری کنید، نه الزاما به یک حالت ایدهآل و بی عیب، و اصلاحات را از همان حالت فعلی شروع کنید.
- این نکات را در هر مرحله از نقشه برداری فرایند خود به کار ببرید تا بتوانید مؤثرترین نقشه های فرایند را تهیه کنید.
ترجمه: زهره سلطانمحمدی
عالی بود، ممنونم