تغییر یک فرایند یا یک سیستم نرم‌افزاری در سازمان امری پر خطر است. ممکن است نیروهایی در سازمان از حفظ سیستم‌ها و فرایندها به شکل موجود منتفع شوند و ممکن است برای عده‌ای دیگر از کارکنان انطباق با شیوهٔ جدید انجام کارها ساده نباشد. در هر صورت هر زمان که بخواهید هر تغییری در وضعیت موجود اعمال کنید با دست‌انداز‌ها و مقاومت‌هایی از سوی تعدادی از پرسنل مواجه خواهید شد.
با استقرار نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان نرم افزار BPMS ممکن است نفراتی در سازمان از این استقرار برداشتی همراه با تهدید داشته باشند. احتمالاً آنها نگرانی خاصی از اتوماسیون کارها ندارند و تنها به این دلیل در برابر سیستم نرم‌افزاری جدید مقاومت نشان می‌دهند چون فکر می‌کنند این کار از سوی بدنهٔ ارشد سازمان به آنها تحمیل شده است و آنها هیچ نقشی در این تصمیم نداشته‌اند.
حتی اگر نیروهای سازمان به طور کلی پذیرای نرم افزار BPMS هم باشند اما در طول مسیر با مشکلاتی روبرو خواهید شد. در این یادداشت به چند توصیهٔ کاربردی اشاره شده تا بدانیم برای مشکلِ مقاومت پرسنل در برابر نرم افزار BPMS چه باید کنیم.
جلوگیری از بروز مشکلات با در نظر گرفتن کاربر نهایی از ابتدای کار
اگر تصور می‌کنید می‌توانید به سادگی نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار را به نیروهای خود تحمیل کنید و پذیرش این موضوع به صورت خودکار و راحت از سوی آنها انجام خواهد شد، قطعا در رویایی فانتزی به سر می‌برید. مدیران ارشد ممکن است عاشق BPMS باشند اما اگر فکر می‌کنند می‌توانند نرم‌افزار را به نیروهای خود تحمیل کنند باید انتظار مقاومت از سوی پرسنل را نیز داشته باشند. نیروهای سازمان مخالف بهبود عملکرد فرایند نیستند ولی آنها که خود بخشی از فرایند هستند این انتظار را نیز دارند، که از ابتدا بخشی از نرم افزار BPMS که قرار است فرایند مورد نظر را اتوماسیون کند، نیز باشند.
به طور قطع مدیران ارشد در خرید BPMS نقش اصلی را ایفا می‌کنند اما در نهایت این نیروهای سازمان هستند که هر روز قرار است از این نرم افزار استفاده کنند.
اجازه ندهید نرم‌افزار BPMS با تغییرات غیرضروری کار خود را آغاز کند
«تغییر به دلیل تغییر» امری کوته‌بینانه است. هنگام بررسی و ارزیابی فرایند برای پیاده‌سازی در نرم افزار BPM مهم است که ببینیم در حال حاضر چه کارهایی (فرایند‌هایی) در کجا درست کار می‌کنند و تمرکز بر بهبود کدام بخش‌ها و نواحی باید باشد. به عنوان مثال اگر فرم الکترونیکی‌ای دارید که بدون نقص در حال کار کردن است جایگزینی آن با فرم‌های تولید شده در سیستم BPMS می‌تواند منجر به تداخل و عدم بهبود فرایند شود. اطمینان کسب کنید نرم افزار BPMS به شما اجازه یکپارچه سازی گام‌ها و مراحلی که در حال حاضر هم عملکرد درستی دارند را بدهد تا بتوانید بر روی فرصت‌های بهبود فرایندهای دیگر تمرکز کنید.
در انتخاب فرایندی که می‌خواهید با آن آغاز کنید دقت کنید
بازگشت سرمایه‌گذاری بر روی نرم افزار BPMS زمانی رخ خواهد داد که این سیستم جدید، ارزش سازمانی جدیدی خلق کند و یا در ارزش‌های پیشین پیشرفت به وجود آورد. بنابراین مهم است که ارزش‌های مورد انتظار جدید و ارزش‌های مورد انتظار حاصل از بهبود فرایندها را پیش از شروع استقرار BPMS تعیین کنید تا اهداف استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار روشن شود.
وقتی تصمیم‌تان در مورد نقطهٔ شروع کار قطعی شد؛ تغییری که انتظار دارید به واسطهٔ بهره‌مندی از نرم‌افزار BPMS در زمینهٔ کسب‌و‌کار شما رخ دهد را تعیین کنید(ممکن است تغییر از یک رویکرد ملی به حضور در بازار جهانی و یا توسعهٔ فروش به بازارهای مجاور باشد) و هم‌چنین تعیین کنید که می‌خواهید چگونه بر ارزش کسب و کار‌تان به واسطهٔ بهره‌مندی از BPMS افزوده شود.
بیشتر بخوانید: چگونه فرایند مناسب برای اتوماسیون را پیدا کنیم؟
مشارکت دادن کاربران پیشگام
اگر سازمان شما دارای آن دسته از کاربران پیشگامی است که مشتاق یادگیری و به جریان افتادن BPMS در سازمان هستند آنها را سریع به منظور یادگیری نرم‌افزار، انتقال بازخورد، یافتن بهترین شیوه‌های استفاده و آموزش به دیگر ذینفعان وارد جریان استقرار کنید. این کاربران مشتاق، حواریونی فوق‌العاده برای یافتن روش‌های کاربری درست از نرم افزار BPMS به جهت بهبود یک فرایند، انجام موثر‌تر کارها از سوی پرسنل و بهبود اعتماد به نفس در مهارت‌های شغلی هستند. چنین اشخاصی ممکن است در واحد فناوری اطلاعات یا بدنهٔ مدیریتی سازمان قرار نگیرند ولی به طور قطع در خط مقدم کاربری فرایند هستند.
هیچگاه دیدگاه افرادی که کاربر فرایندها خواهند بود را از دست ندهید
همهٔ کارها و شیوه‌هایی که در بالا ذکر شد در واقع برای بهتر ساختن فرایندها برای افرادی است که قرار است به صورت روزانه از آنها استفاده کرده و با پوست و خون خودشان آن را تجربه کنند. وقتی شما از نظر این دسته از کابران آگاه نشوید، اشکالاتی که بروز می‌کند را تنها در حد یک «گیر نرم‌افزاری» می‌نگرید در حالیکه از نظر کاربران رخ دادن این مشکلات به منزله «ناتوانی در انجام کارها تا زمانی که واحد فناوری اطلاعات آن را درست کند» می‌باشد.
اگر انتظار دارید کارکنان داده‌های لازم برای ردیابی را ثبت کنند مطمئن شوید که آنها بدانند چرا این کار را انجام می‌دهند و این کار چطور سازمان را کارآتر می‌کند. بدترین نگرش این است که بگوییم «شما سوال نکنید، ما خودمان کارها را انجام داده و مشکل را رفع می‌کنیم.
نتیجه‌گیری
یکی از مهم ترین دلایل وجود مقاومت از سوی کارکنان سازمان در برابر نرم‌افزار BPMS وجود ذهنیت «من بیشتر از تو می‌دانم» نزد مدیران ارشد و نیروهای فناوری اطلاعات، که مامور استقرار نرم افزار و فرایندهای جدید هستند، می‌باشد. شما همان طور که پذیرندهٔ مشکلات فناوری هستید باید پذیرندهٔ مشکلات پرسنل نیز باشید. و صد البته در این مسیر انتخاب نرم افزار BPMS مناسب برای کسب‌و‌کار شما نیز حیاتی است.
نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار پگاه آفتاب؛ agileBPMS
agileBPMS پلتفرمی برای ایجاد چابکی در تحول دیجیتال کسب و کار است. با agileBPMS می‌توان چرخه عمر فرایندهای خود را از نقطه آغاز تا نقطه شروع مجدد آن، با کمترین دانش برنامه‌نویسی، مدیریت نمود.
حتی اگر سازمان شما در عین حالیکه بدنبال ایجاد یکپارچگی و پیوستگی فرایندی در سازمان است، همزمان تصمیم دارد از نرم‌افزارهای جزیره ای خود به هر علت (مانند رضایت از عملکرد آنها و یا مقاومت درون سازمانی) همچنان استفاده کند، agileBPMS می‌تواند راهکاری مناسب برای اتوماسیون فرایندهای پیوسته (end to end) بر بستری یکپارچه با سامانه‌های نرم‌افزاری موجودتان باشد.
بیشتر بخوانید: چگونه فرایند مناسب برای اتوماسیون را پیدا کنیم؟
agileBPMS این فرصت را مهیا می‌سازد فرم‌های کاغذی و یا صفحه گسترده‌ها مانند فایل‌های اکسل متعدد مورد استفاده در سطح سازمان را کنار بگذارید. ممکن است این فایل‌ها به فرایندها مربوط نشوند. بلکه انباره داده برای عملیات‌هایی غیرفرایندی باشند.
با agileBPMS فرایند یا برنامه کاربردی ساخته شده را به سرعت اجرا کنید، بازخورد بگیرید و در صورت نیاز بدون نگرانی و بلافاصله آن را تغییر دهید. این امکانات موجب خلق ارزش‌های جدید و بهبود ارزش‌های فعلی برای کلیه ذینفعان کسب و کار شما خواهد شد.
