۳ گام ساده برای رهایی از چرخه معیوب نگهداری و تعمیرات واکنشی
بسیاری از سازمان ها در «دور باطل نگهداری و تعمیرات واکنشی» گرفتار شده‌اند. و این وضعیت کاملاً رایجی در بین سازمان‌ها است. به سراغ یک مساله اضطراری می‌روید و آن را برطرف می‌کنید و خیلی زود متوجه می‌شوید که باید با ۱۰ مورد اضطراری دیگر روبرو شوید. و چون این خرابی‌ها و توقف‌ها «اضطراری» هستند قاعدتا هیچ برنامه و زمان‌بندی مشخصی برای آن‌ها وجود ندارد. نتیجه این که در حین انجام کار، کارکنان واحد نت با انبوهی از تأخیر‌ها و اتلاف‌ها مواجه می‌شوند. ناامیدی موج خواهد زد و کارکنان تصور می‌کنند که هرگز زمان، انرژی یا منابع کافی برای فرار از این کابوس وجود ندارد.
به همین دلیل است که در این مقاله، می خواهیم در مورد سه رویه‌ای صحبت کنیم که با اجرای آن‌ها می‌توانید از چرخه باطل نت واکنشی رهایی یابید؛ به شکلی که سرانجام فضای تنفسی برای انجام سایر کارهای مهم و پیشرفت‌ها داشته باشید.
ماژول‌های نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب
فهرست مطالب
دور باطل نت واکنشی چیست؟
دور باطل نت واکنشی چرخه‌ای خسته‌کننده است؛ و هنگامی که به دامش بیافتید، تقریباً محال است که بدون گرفتن کمک بتوانید از آن نجات یابید. چرخه‌ای از تعمیرات مداوم روی تجهیزات بعد از وقوع خرابی آن‌ها که بسیار گرانتر از نگهداری و تعمیرات با‌برنامه و زمان‌بندی‌شده برای سازمان تمام می‌شود. این دور باطل معمولاً شبیه سناریوی زیر رخ می‌دهد:
خرابی دیگری رخ می‌دهد و تیم نگهداشت که از قبل مشغول خرابی دیگری است، با فهرستی از کارهای تلنبار شده روبرو می‌شود. به همین دلیل برای سرعت بخشیدن به کارها، جهت‌گیری اقدامات به سمت انجام تعمیرات موقت می‌رود. و چون این تعمیرات موقتی دوام و پایداری کافی را ندارند، خود منجر به افزایش حجم کار تیم نگهداری و تعمیرات در آینده می‌شود. از سویی با افزایش هزینه‌ها، فشار بیشتری بر تعداد کارکنان و بودجه نگهداشت وارد می‌شود و باید با تعداد افراد کمتر و حجم کار بیشتر، اقدامات نگهداشت را پیش برد. این چرخهٔ باطل در مرحلهٔ بعد به تضعیف استانداردهای کاری می‌انجامد؛ سپس روحیه و اعتماد‌به‌نفس کارکنان کاهش می‌یابد و به نقطه‌ای می‌رسیم که دیگر روال معمول نت پیشگیرانه از دست می‌رود و دیگر اقدامات پیشگیرانه به صورت کامل انجام نمی‌شوند زیرا در طول ساعات کاری زمان کافی برای انجام آن‌ها وجود ندارد. با تعویق و معطل ماندن PM ها، خرابی‌های بیشتری رخ می‌دهد و ما به ابتدای دور باطل نت واکنشی باز‌می‌گردیم.
این دور باطل یک چرخه غم‌انگیز و تخریب‌کنندهٔ روحیه است. موقعیتی پر از تشویش و اضطراب که خوشبختانه، با راهکارهایی شما می‌توانید از آن خارج شوید. بر اساس تجربه اریک هوپه، متخصص و مدرس نگهداری و تعمیرات و قابلیت اطمینان، سه مرحله کلیدی برای کمک به فرار از این دور باطل وجود دارد:
گام ۱: اولویت‌بندی کارها از طریق برنامه‌ریزی و زمان‌بندی
این موضوع بی‌نهایت مهم است .اگر می‌خواهید از دور باطل نت واکنشی فرار کنید، اولویت‌بندی بر اساس معیارهای مشخص، نکته‌ای کلیدی است. ابتدا باید دستورکارهای جدید را به درستی اولویت‌بندی کنید. اولویت‌بندی مؤثر به شما کمک می‌کند تا برنامه هفتگی خود را حفظ کنید و زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی صحیح کارها در اختیار داشته باشید تا به شکل قابل توجهی میزان وقفه در کارها را کاهش دهید.
فریب فریادهای بلند یا کسی که اصرار دارد کارش باید در «اولویت اول» اقرار بگیرد را نخورید. همچنین بر اساس احساسات و شهود چند نفر در مورد «کارهای فوری» اولویت‌بندی نکنید.
این‌جا نیاز به رویکردی عینی و دقیق دارید. برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات دو روش مهم اولویت‌بندی وجو دارد:
۱. شاخص رتبه‌بندی برای هزینه‌های نگهداری و تعمیرات (RIME)
شاخص RIME (شاخص رتبه‌بندی برای هزینه‌های نگهداری و تعمیرات) برای اولویت‌بندی کارهای نت از یک ماتریس استفاده می‌کند که اهمیت تجهیزات و انواع کارهای نگهداری و تعمیرات را با هم ترکیب می‌کند.
جدول شاخص رتبه‌بندی برای هزینه‌های نگهداری و تـــعمیرات (RIME)
این ماتریس در ستون‌ها، اهمیت تجهیزات را از حیاتی‌ترین (خرابی‌هایی که کل کارخانه را تعطیل می‌کند) تا کم‌اهمیت‌ترین (مانند قطعات یدکی یا ساختمان‌ها) نشان می‌دهد. ستون‌ها انواع طبقه‌بندی کارهای نگهداری و تعمیرات را از حیاتی برای ایمنی تا کم‌اهمیت‌تر نشان می‌دهند. به هر ستون و ردیف عددی از ۱۰ (بالاترین اولویت) تا ۱ (پایین‌ترین) اختصاص داده می‌شود، و با ضرب این اعداد در هم، ماتریس پر می‌شود. این کار امتیازی برای اولویت‌بندی هر کار اختصاص می‌دهد که به دلیل تکرار، در یک ماتریس ۱۰ در ۱۰ کمتر از ۱۰۰ خروجی ممکن را به همراه دارد.
ماتریس برای سادگی کار، به صورت رنگی کدگذاری می‌شود که این کار امتیازات اولویت‌ها را به پنج گروه کاهش می‌دهد. و هر گروه می‌تواند تاریخ‌های تکمیل هدف را تعیین کند، به شکلی که وظایف فوری نیازمند اقدام فوری باشند و وظایف کم‌اهمیت‌تر اجازه زمان طولانی‌تری برای تکمیل شدن داشته باشند. عدد RIME می‌تواند با گذشت زمان برای افزایش اولویت کارهای قدیمی‌تر افزایش یابد. این سیستم رویکردی قوی‌تر از روش‌های ساده‌ای مثل اولویت‌بندی سه سطحی «بالا – متوسط – پایین» یا اولویت از ۱ تا ۵ ارائه می‌دهد و می‌تواند برای مطابقت با نیازهای خاص سازمان‌دهی شود.
۲. ماتریس ارزیابی ریسک (RAM)
ماتریس ارزیابی ریسک (RAM) مشابه شاخص RIME از قالب ماتریسی استفاده می‌کند، اما بر ارزیابی ریسک تمرکز دارد. بدین معنا که RAM شامل دو محور متقاطع است: یک محور معرف احتمال (وقوع) رخداد‌ها (خرابی‌ها) است و محور دیگر مربوط به شدت رخداد‌ها.
ماتریس ارزیابی ریسک (RAM)
در ماتریس ارزیابی ریسک (RAM)، پروفایل‌های مختلف ریسک شناسایی می‌شوند. گوشه بالا سمت چپ نشان‌دهنده‌ٔ رخداد‌ها (خرابی) با احتمال و شدت پایین است که معمولاً در دسته‌ٔ ریسک پایین قرار می‌گیرند. در مقابل، بحرانی‌ترین بخش، گوشه‌ٔ پایین سمت راست است که نشان‌دهنده‌ٔ احتمال بالا همراه با شدت بالا است که سناریوهای پرخطر را نشان می‌دهد. در نتیجه، ریسک و اولویت از بالا سمت چپ به پایین سمت راست ماتریس افزایش می‌یابد و ریسک پایین را با اولویت پایین و ریسک بالا را با اولویت بالا مطابقت می‌دهد.
برای کاربردی‌تر ساختنRAM ، ماتریس به پنج ستون و پنج ردیف تقسیم می‌شود. با این حال، بر خلاف جدول RIME که در آن ستون‌ها و ردیف‌ها برای به دست آوردن امتیازها در هم ضرب می‌شدند، ماتریس ریسک آن‌ها را گروه‌بندی می‌کند و فرایند اولویت‌بندی را ساده‌تر می‌کند. هر ستون و ردیف دارای دسته‌های مشخصی هستند، به طوری که احتمال از ستون A تا E و شدت از ۰ تا ۵ متغیر است .ستون‌های اضافی به پیامدهای ریسک مانند ایمنی، مالی، محیط زیست و اعتبار اشاره می‌کنند.
گام ۲: حذف خرابی‌های مکرر از طریق حذف عیب‌ها
هنگامی که فرایندی برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی نگهداشت تدوین کردید که به درستی و به طور مؤثر دستورکارهای شما را اولویت‌بندی می‌کند، گام بعدی خلاص شدن از آن عیوب و نقص‌هایی است که باعث خرابی‌های مکرر تجهیزات شما می‌شوند. در این مرحله متوجه خواهید شد که بیشتر خرابی‌ها در کارخانه ما قبلاً اتفاق افتاده‌اند. و احتمالاً کاری وجود دارد که بتوانید انجام دهید تا از وقوع مجدد آن‌ها جلوگیری کنید. به جای تعمیر مداوم برای رفع این نقص‌ها باید کاری کرد تا آن‌ها را برای همیشه برطرف شوند.
بسیاری می‌پرسند، وقتی چیزی به نام «تحلیل علل ریشه‌ای» (RCA) وجود دارد چرا به حذف عیوب و نقص‌ها نیاز داریم؟ مطمئناً هدف RCA از بین بردن روند مجدد خرابی‌ها است، که در این هدف شبیه حذف عیب‌ها است. اما تفاوت در این است که RCA روی بازیگران اصلی شما تمرکز می‌کند و کاری به اثرگذاران خرد ندارد. در مورد موارد کوچک‌تر و آزاردهنده چطور؟ عیوب کوچک؟ اگر کنترل نشوند، می‌توانند به مشکلات فاجعه‌بار تبدیل شوند.
اینجاست که حذف عیوب و نقص‌ها وارد گود می‌شود. حذف نقص‌ها و عیوب به خط مقدم و تیم‌های پشتیبانی شما قدرت می‌دهد تا به طور مستقل مشکلات کوچک متعددی را که عامل خرابی‌ها هستند، برطرف کنند. حذف عیوب، هنگامی که به درستی انجام شود، به طرق مختلفی فرهنگ قابلیت اطمینان را تقویت می‌کند. این کار عیوب را برطرف می‌کند و قابلیت اطمینان کارخانه را بهبود می‌بخشد. همچنین بخش بزرگی از سازمان شما را درگیر موضوع مهم قابلیت اطمینان می‌کند تا جایی که مانند مساله ایمنی، قابلیت اطمینان را به مسئولیت و دغدغهٔ همه تبدیل کند.
گام ۳: بهینه‌سازی برنامه نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه (PM)
بسیاری از برنامه‌های PM از ابتدا به درستی توسعه نمی‌یابند. همانطور که جان موبری، پدر RCM II، در کتاب خود با نام «نگهداری و تعمیرات مبتنی بر قابلیت اطمینان» اشاره می‌کند، معمولاً بین ۴۰ تا ۶۰ درصد از وظایف PM در یک برنامه نت پیشگیرانه ارزش کمی دارند.
برخی از رایج ترین مشکلات در برنامه PMها عبارتند از:
- تکرار وظایف
- برخی از وظایف بیش از حد مكرر انجام می‌شوند و یا برخی اندازه کافی مكرر انجام نمی‌شود
- وظایف در رسیدگی به حالات خرابی موثر نیستند
- افراط در تعیین زمان‌های ثابت و بدون انعطاف انجام کار، عدم ارتباط وظایف تعمیرات اساسی با وضعیت تجهیزات و پایش آن‌ها که می‌تواند تعمیرات را به اقدامی کمتر موثر، هزینه‌زا و با آثار مخرب تبدیل کند.
- عدم استفاده از داده‌های خرابی موجود و تجربه‌های قبلی برای تعیین تناوب مناسب کارها و وظایف PMها
نتیجه این است که ما برای انجام کارهایی که ارزش افزوده ندارند، پول و زمان خود را هدر می‌دهیم. اما بسیار بدتر از آن این است که بسیاری از خرابی‌های قابل پیشگیری با تأثیر زیاد رخ می‌دهد. این در نهایت منجر به دور باطل نت واکنشی در کارخانه می‌شود. برنامه PM شما باید حداقل ۹ اصل یک برنامه PM مؤثر بر اساس نگهداری و تعمیرات مبتنی بر قابلیت اطمینان (RCM) را اعمال کند. در غیر این صورت، خود را با یک برنامه نگهداری و تعمیرات گران قیمت پر از اتلاف منابع خواهید دید.
نکات پایانی
دور باطل نت واکنشی تله‌ای کاملاً آشنا برای بسیاری از سازمان‌ها است. این یک چرخه بی‌پایان است که در آن، شرایط اضطراری منجر به خرابی‌های بیشتر می‌شود و انباشتگی طاقت‌فرسایی ایجاد می‌کند که فضایی برای بهبودهای استراتژیک باقی نمی‌گذارد. این چرخه نه تنها منابع مالی و انسانی را تحت فشار قرار می‌گذارد، بلکه می‌تواند برای کسانی که درگیر آن هستند، باعث از دست رفتن روحیه و اعتماد به نفس‌شان شود. با این حال، نوری در انتهای تونل وجود دارد که می‌توانید از این دور باطل رها شوید.
کلید فرار از این دور باطل در سه مرحله مهم نهفته است: اولویت‌بندی کارها از طریق برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مؤثر نگهداشت، حذف خرابی‌های مکرر از طریق حذف عیب‌ها و نقص‌ها، و بهینه‌سازی برنامه‌های نت پیشگیرانه‌ٔ خود. اگر می‌خواهید یاد بگیرید که چگونه این موارد را به طور مؤثر در سازمان خود اجرا کنید، با ما در تماس باشید.
