بستن دستورکارهای نگهداری و تعمیرات
در فرایند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات، بستن دستورکارها مرحله‌ای است که در آن اطلاعات مورد نیاز برای بهبود مستمر را ثبت می‌کنیم.
در مرحلهٔ بستن دستورکارها معمولا داده‌هایی در حوزه‌های زیر را جمع آوری می‌کنیم:
- چه چیزی به خوبی پیش رفت؟
- چه چیزی قابل بهبود است؟
- چه چیزی نتایج خوبی به همراه نداشت؟
متاسفانه، بستن دستورکارها اغلب به عنوان یک کار اداری اضافی و اتلاف وقت باارزش دیده می‌شود. کاری که معمولا مدیران نگهداشت نمی‌خواهند تکنسین‌ها و سرپرستان خود را با آن درگیر کنند.
اما این کاملا اشتباه است. بستن دستورکارها به شیوهٔ درست برای موفقیت بلندمدت نگهداشت ضروری است. بدون بستن صحیح دستورکارها، دستیابی به بهبود مستمر که در برنامه‌ریزی و زمان‌بندی به دنبال آن هستیم، تقریبا غیرممکن می‌شود.
فهرست مطالب
چهار جنبهٔ حیاتی در بستن دستورکارهای نگهداری و تعمیرات
بر اساس تجربه اریک هوپه، متخصص پیشکسوت و مدرس نگهداری و تعمیرات، اگر می‌خواهید کار خود را به طور مؤثر به پایان برسانید، چهار مورد وجود دارد که باید به آنها توجه کرد:
- سابقهٔ کار
- بازخورد برنامه‌ریزی
- تحلیل علل ریشه‌ای خرابی‌ها
- نهایی کردن پرداخت‌ها
در ادامه در مورد هر یک از آنها کمی با جزئیات بیشتر صحبت می‌کنیم.
۱. سابقهٔ کار
اولین کاری که برای بستن صحیح یک دستور‌کار نیاز است، ثبت اطلاعات اولیه و سابقهٔ آن در سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات یا CMMS است. این موارد می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- مدت زمان واقعی انجام وظایف
- مدت زمان خرابی تجهیزات
- چه مواد اولیه‌ای واقعا استفاده شده است
- کاری که انجام شده است
- شرایطی که تجهیزات در آن قرار گرفته‌اند
این اطلاعات را به دو دلیل اصلی ثبت می‌کنیم:
- بهبود قابلیت اطمینان تجهیزات
- کاهش هزینه‌های چرخه عمر تجهیزات
ثبت سابقه و تاریخچهٔ کار به شکل واضحی وظیفه تکنسین‌های نگهداری و تعمیرات شما است. آنها می‌دانند که چه کاری انجام شده است و باید مطمئن شوند که سوابق کار به طور دقیق در داخل نرم‌افزار CMMS ثبت شود. با این وجود اما باید مطمئن شوید که سرپرست نگهداشت شکا کیفیت تمام سوابق فنی ثبت شده را بررسی کند.
اگر تیم شما هیچ تاریخچه‌ای از کارها، را ثبت نکند، حدس بزنید چه می‌شود؟ برنامه‌ریزان یا مهندسان قابلیت اطمینان شما نمی‌توانند هیچ ستانده یا نتیجه‌ای از مجموعه کارها داشته باشند یا بدتر از آن، ممکن است منجر به تصمیم‌گیری‌های اشتباه آنها شود.
به همین دلیل است که باید مطمئن شوید که سرپرست شما کیفیت تمام سوابق و تاریخچهٔ فنی کارها که توسط تکنسین‌ها ثبت می‌شود را مورد بررسی قرار دهد.
۲. بازخورد برنامه‌ریزی
گام دوم مهم در بستن دستورکارها، اطمینان از ثبت بازخورد در مورد برنامه‌های کاری است که توسط مسئول برنامه‌ریزی نگهداشت شما تهیه شده است.
بهترین شیوه برای انجام این کار استفاده از یک فرم بازخورد استاندارد است که تیم برای ارائه بازخورد در مورد مواردی مانند موارد زیر استفاده کند:
- آیا مدت زمان انجام وظایف منطبق بر پیشبینی بوده یا خیلی اشتباه بوده است؟
- آیا تمام مواد مورد نیاز در برنامه کاری ذکر شده است؟
- آیا مواد مورداستفاده واقعاً موادی درست با مقادیری کافی بود‌ه‌اند؟
- آیا مشکلی در محدوده یا جزئیات فنی ارائه شده وجود داشته است؟
- آیا مشکلی در دسترسی به تجهیزات وجود داشته است؟
معمولاً توصیه می‌شود که برای هر وظیفه از فرم بازخورد استفاده نکنید. فقط برای آن دسته از کارها و وظایفی که برنامه‌ریز معتقد است به بازخورد نیاز دارند، مانند وظایف و کارهای جدید یا کارهای پیچیده با ریسک بالا از این فرم استفاده کنید.
همچنین مهم است که مطمئن شوید که استفاده از این فرم‌های بازخورد برای کارکنان نگهداشت آسان خواهد بود و آنها خواهند توانست که در صورت تمایل، در مورد برنامه‌های کاری دیگر نیز بازخورد ارائه دهند.
و مهمتر از همه، باید مطمئن شوید که برنامه‌ریز شما ظرف مدت زمان معقولی به بازخوردها رسیدگی می‌کند.
این کار باعث می‌شود کارکنان احساس کنند که نظراتشان ارزشمند است و مورد توجه قرار می‌گیرد. به محض اینکه کارکنان متوجه شوند که اعتنایی به بازخورد‌های‌شان نمی‌شود، در کارهای بعدی دست از ارائه بازخورد می‌کشند. و این امر حقیقتاً تلاش شما برای ایجاد یک فرهنگ بهبود مستمر در تیم نگهداشت را تضعیف می‌کند.
۳. تحلیل علل ریشه‌ای خرابی
سومین کاری که باید انجام دهید این است که از سرپرست نگهداری و تعمیرات خود بخواهید ارزیابی کند که آیا هیچ یک از کارهایی که به اتمام رسیده است نیازمند تحلیل علل ریشه‌ای خرابی (RCA) هست یا خیر.
هدف در این‌جا این است که اطمینان حاصل کنید کارکنان خط مقدم شما بتوانند خرابی‌های خاص را برای انجام تحلیل علل ریشه‌ای نشانه‌گذاری کنند تا با انجام RCA از تکرار خرابی‌ها جلوگیری شود.
ممکن است این دومین بار در یک دوره زمانی نسبتاً کوتاه باشد که یک خرابی یکسان رخ داده باشد. و به احتمال زیاد کارکنان شما این موضوع را سریع‌تر از زمانی که منتظر تحلیل تاریخچه فنی خرابی‌ها برای اطلاع از تکرار خرابی‌ها باشید، متوجه خواهند شد.
یا ممکن است کارکنان به تازگی تعمیرات مربوط به یک خرابی بسیار جدی را به پایان رسانده باشند و شما بخواهید که مطمئن شوید که این اتفاق دوباره تکرار نمی‌شود.
بنابراین انجام یک تحلیل علل ریشه‌ای (RCA) را آغاز می‌کنید و این کار به شما کمک می‌کند تا بفهمید چه چیزی باعث وقوع خرابی شده است و اقداماتی را برای جلوگیری از وقوع مجدد آن انجام دهید.
مشارکت کارکنان خط مقدم شما در این مرحله به ایجاد حس مشارکت و تقویت تعهد آنها کمک می‌کند و می‌تواند سرعت تشخیص خرابی‌های تکراری و عوامل مخرب را افزایش دهد.
با این همه اما مطمئن شوید که معیارها یا آستانه‌های از پیش تعیین‌شده‌ای را تعیین کرده باشید تا تصمیم‌گیری شما تا حد امکان عینی و مطبق بر واقعیت باشد. این معیارها به کارکنان شما نیز کمک می‌کند تا تشخیص دهند که چه زمانی یک خرابی به اندازه‌ای جدی است که نیاز به RCA دارند و از درخواست‌های غیرضروری برای RCA جلوگیری می‌کند.
۴. نهایی کردن پرداخت‌ها
در نهایت، چهارمین و آخرین موردی که باید هنگام بستن دستورکارها به آن توجه کنید، پرداخت به موقع و دقیق به تامین‌کنندگان و پیمانکاران است.
اطمینان از اینکه مبلغ صحیحی از شما دریافت شده یک امر مهم است. این کاری است که باید توسط گروهی آشنا به آن کار انجام شود. زیرا افراد در دفتر مرکزی مطلع نیستند که آیا تمام قطعات در یک تعمیر اساسی مصرف شده‌اند یا خیر؛ اینکه آیا اصلا کار واقعاً دو روز بیشتر از زمان پیشبینی خود طول کشیده است یا خیر. آنها به اطلاعاتی که توسط خط مقدم شما ثبت می‌شود تکیه می‌کنند. بنابراین، آنچه در این مرحله باید اتفاق بیفتد، به سیاست‌ها و رویه‌های شرکت شما بستگی دارد.
در این گام حداقل، باید مطمئن شوید که جزئیات زیر را به درستی ثبت کرده‌اید:
- تایم شیت‌ها یا برگه‌های زمانی پیمانکاران و تامین‌کنندگان بررسی و تأیید شوند.
- مواد اولیه‌ای که استفاده نشده‌اند (بسته به نحوه تنظیم قرارداد) برای دریافت اعتبار برگردانده شوند.
- مواد اضافی استفاده شده نیز باید در سیستم ثبت شود.
- هزینه‌ها در سطح صحیح ساختار درختی تجهیزات در نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات سازمان ثبت می‌شوند تا بعداً بتوانید تحلیل هزینه‌ها را به شکل صحیحی تا سطح جزئیات آن انجام دهید.
جمع بندی
ثبت دقیق داده‌های به ظاهر پیش پا افتاده‌ای مانند ساعت کارکرد و سابقه و تاریخچهٔ کارها، اغلب توسط تکنسین‌های شما به عنوان یک کار اداری اضافی و آزاردهنده تلقی می‌شود که چندان اهمیتی ندارد.
اما همانطور که در این یادداشت ملاحظه کردید، این تصور کاملاً اشتباه است. بدون این داده‌ها، تلاش برای بهبود در برنامه‌ریزی و زمان‌بندی دستورکارها با مشکل مواجه خواهد شد. بنابراین، باید اطمینان حاصل کنید که برای هر کاری که به اتمام می‌رسانید، به تمام این چهار جنبهٔ مهم در بستن دستورکارها به درستی پرداخته باشید:
- تاریخچهٔ کار
- بازخوردِ برنامه‌ریزی
- تحلیل علل ریشه‌ای خرابی‌ها
- نهایی کردن پرداخت‌ها
اگر می‌خواهید سیستمی ایجاد کنید که در آن بتوانید:
- به شکل مؤثری کار خود را به پایان برسانید.
- اطلاعاتی را برای خلق بهبودهای مبتنی بر داده تحلیل کنید.
- به سرعت به بازخوردی که برنامه‌ریز شما در مورد برنامه‌های کاری دریافت می‌کند، عمل کنید.
