۵ مشکل در فرایندهای منابع انسانی که قبل از بروز فاجعه باید اصلاح شوند
کاملا روشن است که فرایندهای منابع انسانی (HR) بسیار انسان‌محور و وقت‌گیر هستند و اغلب کارها در آنها به صورت دستی انجام می‌شود. درخواست مرخصی ساعتی، فرستادن ایمیل به مدیر بالادستی و یا پرسشی در مورد کسورات فیش حقوقی؛ این‌ها نمونه‌هایی از فعالیت‌های روزمرهٔ واحد منابع انسانی در سازمان‌ها است.
با وجود این که انجام دستی کارها در ابتدا راحت به نظر می‌رسد اما باعث سردرگمی و پریشانی همهٔ ذینفعان فرایندهای این واحد می‌شود. شیوه‌های منابع انسانی متداول که در دوران صنعتی شدن متولد شده‌اند، در دنیای سریع و پیشرفته امروز جایی ندارند.
اگر چه جایگزین کردن فرم‌های کاغذی و سنتی با فرم‌های دیجیتال ممکن است شبیه یک جهش بزرگ باشد، اما این تنها آغاز راه است. امکان ندارد تنها با دیجیتالی کردن فرم‌های منابع انسانی، تمام فرایندهای اشتباه را به یکباره حل کرد. سازمان‌ها برای یک بار هم که شده باید اقدامات لازم برای مقابله با مشکلات بزرگ واحد منابع انسانی مانند فرسودگی شغلی، مسائل مربوط به انطباق شغل و شاغل و غیره را حل کنند.
در اینجا به پنج گردش کار اشتباه در فرایندهای منابع انسانی اشاره می‌کنیم که باید پیش از بروز فاجعه در سازمان اصلاح شوند:
مشکل ۱: هزارتوی مدیریت حضور و غیاب
تلاش برای مدیریت حضور و غیاب به وسیلهٔ گردش‌کاری که مبتنی بر ابزارهایی چون ایمیل و اکسل و امثالهم باشد شبیه به گیر افتادن در یک هزار تو بدون داشتن نقشهٔ خروج است.
جست و جو در بین فرم‌های کاغذی، درخواست‌های ثبت شده در سیستم مکاتبات و یا ایمیل‌های متعدد، برای یافتن تاریخچه تراکنش‌های حضور و غیاب مانند مرخصی‌ها، انجام محاسبات کاردکس و امثالهم یک چالش بزرگ است.
البته استفاده از ابزارهایی که خود را مجهز به ابزار مدیریت گردش کار می‌دانند ولی مبتنی بر سلسله مراتب سازمانی و روش‌هایی مشابه سعی دارند گردش این امور را مکانیزه کنند هم در نهایت تسکین دهنده‌ای بیش نیستند. چرا که فرایندهای حضور و غیاب مخصوصا در سازمانهای ایرانی بسیار پیچیده‌تر از چیزی است که با چنین مسکن‌هایی بتوان گردش آنها را کاملا مکانیزه کرد و همچنین عمدتا دارای قواعد کسب و کاری متنوع، پیچیده، با نرخ تغییرات بالا و با استثنائات فراوان به ازای انواع شیفت و واحد سازمانی و اشخاص هستند.
هر چه قدر مداخلات دستی و اشتباهات در روند مدیریت حضور و غیاب بیشتر شود به همان نسبت این فرایندها زمان‌گیر و ناکارآمد‌تر می‌شوند. خطاها و محاسبات غلط منجر به مشکل بزرگی مانند اشتباهات حقوق و دستمزد ،مسائل اداری، و حتی مشکلات قانونی خواهند شد.
بیشتر بخوانید: ۶ تهدید در رویکرد مدیریت فرایندی و راهکارهای پیشگیری (قسمت اول)
مشکل ۲: دوره آزمایشی استخدام کارکنان
ورود کارمندان جدید همواره همراه با مجموعه‌ای از چالش‌ها و موانعی است که بر سر راه گردش کار به وجود می‌آید.
روند سنتی پذیرش کارمند جدید قادر به تبدیل کردن هر کارمند با استعداد به یک کارمند پر از استرس در یک دوره کوتاه است. این موضوع خود باعث فقدان مشارکت و رضایت کارکنان و در نهایت منجر به افزایش نرخ تغییر کارکنان خواهد شد.
مشکل ۳: آشوب استخدام
همان‌طور که گردش مالی سالانه برای سازمان عنصری مهم و حیاتی است، استخدام نیز به یک روند بسیار رقابتی و پویا تبدیل شده است. اما اکثر گزینش‌کنندگان (نیروهای تصمیم‌گیرنده در استخدام) به استخدام تنها به عنوان مسیر پر کردن ردیف شغلی نگاه می‌کنند و حاضر به بروزرسانی استراتژی خود نیستند.
متاسفانه اکثر نیروهای تصمیم‌گیرنده در استخدام به استخدام تنها به عنوان مسیر پر کردن ردیف شغلی نگاه می‌کنند
استخدام هنوز یک روند طولانی و پیچیده شامل بازبینی فایل‌های رزومه، گزینش اولیهٔ نامزدها و مصاحبه با آنها است. روندی که در آن مولفه‌های انسانی گم شده است. این اتفاق، فرایند استخدام را عمیقا ناقص ساخته و به نیازهای در حال رشد نیروی کار امروز پاسخ نمی‌دهد.
مشکل ۴: بمب ساعتی لیست ساعات کارکرد
علیرغم اهمیت اطلاعات تردد برای همهٔ ذینفعان سیستم‌های سنتی، مدیریت ورود و خروج کارکنان شبیه یک کابوس است. سیستم‌هایی که فقط مبتنی بر یک چرخه عملیات دستی شامل تعقیب، تهیه، تأیید و بروزرسانی اطلاعات حضور و غیاب در سیستم هستند.
تاخیرات زمانی ناشی از جمع آوری برگه‌های حضور و غیاب دستی، فرایند حقوق و دستمزد را به تاخیر می‌اندازد. این تاخیر فقط مشکل ناشی از برگه‌های ثبت تردد کاغذی نیست؛ بلکه حتی فرم‌های دیجیتال هم ممکن است باعث هرج و مرج و اشتباه در روند پرداخت حقوق شوند.
سازمان‌هایی که نظام جبران خدمتی مبتنی بر لیست‌های حضور و غیاب و تردد کارکنان دارند، به بهره‌وری، اثربخشی و عملکرد کارکنان خود ارزش ویژه‌ای قائل نیستند و این رویه‌های صرفا کمی، موجب بی‌انگیزگی کارکنان و کارشناسان متخصص می‌شود.
لذا چنین سازمان‌هایی که نظام جبران خدمتی مبتنی بر لیست‌های حضور و غیاب و تردد کارکنان دارند، به بهره‌وری، اثربخشی و عملکرد کارکنان خود ارزش ویژه‌ای قائل نیستند و این رویه‌های صرفا کمی، موجب بی‌انگیزگی کارکنان و کارشناسان متخصص می‌شود. بعلاوه چنین لیست‌های حضور و غیابی برای سازمان‌ها مانند بمب‌های ساعتی عمل می‌کنند که الزام جمع‌بندی آنها در یک بازه زمانی مشخص جهت محاسبه و پرداخت حقوق یک چالش مستمر خواهد بود. چالشی که اثرات روانی ناشی از صحت و سقم این اطلاعات می‌تواند کل سازمان را درگیر کند. بنابراین حتی اگر سازمان شیوه سنتی جبران خدمت مبتنی بر کارکرد کمی را اجرا می‌کند، باید فرایندهایی بسیار شفاف و بدور از پیچیدگی داشته باشد تا بتواند بسرعت و با دقت کامل محاسبات لازم را بصورت مکانیزه انجام دهد. شفافیت و سادگی، آرامش روانی کارکنان و صحت محاسبات را تضمین می‌کند.
بیشتر بخوانید: گلوگاه کسب‌و‌کار و نحوهٔ روبرو شدن با آن
مشکل ۵: جهنم ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد سنتی نه تنها دیگر نمی‌تواند ابزاری برای بهبود باشد، بلکه تبدیل به یک ماموریت دردناکی شده است که بسته به رویه سازمان معمولا هر سال تکرار می‌شود. این بررسی‌ها که در دوره‌های بلند مدت معمولا انجام می‌شوند، نه تنها انعطاف پذیر نیستند، بلکه متناسب با محیط‌کار‌های امروزی نیز نمی‌باشند.
اگرچه ارزیابی عملکرد برای همه کارکنان امری نفرت‌انگیز است اما در حال حاضر حدود ۷۱٪ سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند.
فقدان بازخورد فوری و رسیدگی، منجر به نارضایتی کارکنان می‌شود. این موضوع به نوبه خود مانع عملکرد صحیح کارکنان و رشد سازمانی است. اگرچه ارزیابی عملکرد برای همه کارکنان امری نفرت‌انگیز است اما در حال حاضر حدود ۷۱٪ سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند.
خلاصه
در حالیکه ۵ موضوع ذکر شده برجسته‌ترین فرایندهای منابع انسانی هستند اما این لیست در اینجا متوقف نمی‌شود. برای بهبود در فرایندهای منابع انسانی دامنهٔ وسیعی وجود دارد. فناوری می‌تواند این فرصت را در اختیار ما بگذارد تا متوجه شویم چه فرایندهایی در مسیر رشد و تعالی سازمانی نیستند تا اقدام به اصلاح و بهبود آنها کنیم.
از ساده‌سازی گردش‌کارهای ساده مثل مدیریت حضور و غیاب تا ساده کردن یک فرایند پیچیده مثل ارزیابی عملکرد، فناوری می‌تواند به عنوان یک عامل موثر خدمت کند و مشکلات و خرابی‌ها را حل کند. وقت آن است که فرایندهای منابع انسانی از حالت دستی و فیزیکی خارج شود و شروع به استفاده از ابزار مدیریت فرایند برای ایجاد راهکارهای نرم‌افزاری مورد نیاز خود کند.
