این مدل بلوغ نگهداری و تعمیرات برای ارزیابی روش‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت در شرکت‌های کوچک و متوسط تدوین شده است. این مدل بلوغ در سال ۲۰۲۲ با عنوان ‘ A Maintenance Maturity Model for Assessing Information Management Practices for Small and Medium Enterprises (M3AIN4SME) ‘ توسط سه پژوهشگر با نام‌های ماریا روساریا تورتورا (Alessia Maria Rosaria Tortora)، والنتینا دی پاسکوئله (Valentina Di Pasquale) و رافئل یانونه (Raffaele Iannone) از دانشکدهٔ مهندسی صنعتی دانشگاه سالرنوی ایتالیا ارائه شده است.
فهرست مطالب
چکیده
مدیریت نگهداری و تعمیرات (نگهداشت) در کسبوکارهای کوچک و متوسط (SME) نقش روزافزون و توجه بیشتری پیدا کرده است. با این حال، مشکل جمع‌آوری داده‌ها و پردازش اطلاعات در چنین زمینه‌هایی مشهود است. در متون موجود، تنها تعداد کمی از مدل‌های بلوغ نگهداری بر حوزه مدیریت اطلاعات نگهدشت تمرکز دارند. علاوه بر این، اگرچه مدل‌های موجود امکان ارزیابی سطح بلوغ را فراهم می‌کنند، اما برای شناسایی و تعریف اقدامات لازم برای رسیدن به بالاترین سطح، راهنمایی یا کمکی ارائه نمی‌دهند.
همچنین، این مدل‌ها برای هر نوع سازمانی مناسب نیستند، زیرا حوزه‌های ارزیابی تعریف‌شده کاملاً عمومی (در سطح بالا) هستند.
به همین دلیل، این مقاله یک مدل نوآورانه برای ارزیابی سطح بلوغ شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات در کسبوکارهای کوچک و متوسط (SME) ارائه می‌کند.
این مدل نقاط قوت و ضعف شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات سازمان را در اختیار آن قرار می‌دهد.
مدل پیشنهادی سنجش روشنی از بلوغ شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات در صنایع کوچک را امکان‌پذیر می‌سازد و یک برنامه بهبود سفارشی‌شده ارائه می‌دهد. مدل پیشنهادی از شرکت‌های کوچک و متوسط برای بهبود اثربخشی و کارایی زیرساخت اطلاعات مدیریت نگهداری و تعمیرات آنها پشتیبانی می‌کند. مدل بلوغی که توسعه یافته است، علاوه بر اینکه یک ابزار ارزیابی است، دانش مربوط به رفتارها و شیوه‌ها برای دستیابی به نتایج در سطح جهانی را نیز ارائه می‌دهد و از آن حمایت می‌کند.
ماژول‌های نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب
۱. معرفی
نگهداری و تعمیرات (نگهداشت) در طول سال‌ها تحولات زیادی را پشت سر گذاشته است و امروزه به عنوان یک فرایند پیچیده مدیریتی شناخته می‌شود؛ که نقش مهمی در پشتیبانی سازمان‌ها برای رسیدن به اهدافشان در زمینه بهره‌وری، سودآوری، پایداری و رقابت ایفا می‌کند و تضمین کننده عملکرد موثر و کارآمد تجهیزات آنهاست [۱].
فرایند مدیریت نگهداشت یک کارخانه صنعتی شامل رسیدگی به حجم عظیمی از اطلاعات است که به عنوان یک منبع راهبردی برای بهبود عملکرد در سازمان ظاهر می‌شود؛ اما شناسایی، ساختاردهی، تحلیل و استفاده مجدد صحیح از آن ممکن است دشوار باشد. در طول دهه گذشته، حجم اطلاعاتی که در یک سازمان ایجاد و ذخیره می‌شود و دسترسی به آن وجود دارد به طور فزاینده‌ای افزایش یافته است و توسعه فرایندهای کسب‌و‌کار پیچیده‌تر همچنان در حال افزایش است. استفاده از اطلاعات و در نتیجه، توسعه استراتژی‌های موثرتر برای مدیریت آن به شکل گسترده، به عنوان مسائلی مهم برای هر سازمانی پذیرفته شده است. به همین دلیل، فعالیت مدیریت اطلاعات همچنان توسط صنعت و دانشگاه به طور گسترده مورد تحقیق قرار می‌گیرد.
۱.۱ بیان مسئله
شرکت‌های کوچک و متوسط (SMEs) روابط مرتبط بین ویژگی‌ها و موانع، فناوری اطلاعات، شیوه‌های مدیریت نگهداشت و مدل‌های بلوغ خود را نشان می‌دهند. [۲]. SMEها به طور کلی به دلیل ویژگی‌های خاص و منابع محدود، رویکرد ناموفقی نسبت به مدیریت اطلاعات اتخاذ می‌کنند. بسیاری از SMEها برای بهره‌گیری موفق سیستم‌های اطلاعاتی، از تخصص داخلی کافی برخوردار نیستند و به یک پایگاه داده به روز و مدیریت شده نیاز دارند.
چندین نظرسنجی [۳،۴] وجود موانع و شرایط مختلف برای پذیرش سیستم‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات (MMIS) در شرکت‌های SME (سطح بلوغ واحد نگهداشت و عوامل انسانی، سازمانی و اقتصادی) را نشان می‌دهد. سایر مطالعات [۱،۵،۶،۷،۸،۹] نیز شکاف بین قابلیت‌های موجود سیستم و نیازهای خاص SMEها را نشان می‌دهد که باعث عدم اجرای موفقیت آمیز آنها شده است.
مدل‌های موجود بلوغ نگهداشت [۱۰،۱۱،۱۲،۱۳] بر حوزه‌های ارزیابی عمومی که در متون علمی موضوع استخراج شدهاند تمرکز می‌کنند. این مدل‌ها بر فرایندهای کلیدی مدیریت نگهداشت، به عنوان معیارهایی کلیدی که اهمیت آنها بسته به زمینهٔ کسب‌و‌کار تغییر نمی‌کند، تکیه دارند. همچنین در این مدل‌ها، حوزه ارزیابی مدیریت اطلاعات همیشه به طور عمیق و مناسب در نظر گرفته نمی‌شود.
۱.۲ پرسش‌های تحقیق:
چگونه می‌توان وضعیت شیوه‌های مدیریت نگهداشت و سطح کیفیت داده‌های جمع‌آوری و مدیریت شدهٔ نگهداری و تعمیرات در یک SME را شناسایی کرد؟ و چگونه می‌توان آن را با کوششی متناسب با تخصص شرکت بهبود بخشید؟
۱.۳ اهداف:
این مقاله یک مدل نوآورانه بلوغ نگهداشت برای ارزیابی شیوه‌های مدیریت اطلاعات برای کسبوکارهای کوچک و متوسط (M3AIN4SME) ارائه می‌دهد. این رویکرد به درک نقاط قوت و ضعف مربوط به شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت (توانمندی‌های روش‌شناختی، مدیریتی، سازمانی و فناورانه بخش نگهداشت) و در نتیجه شناسایی اقدامات بهبود و نوآوری برای انجام آن کمک می‌کند.
۱.۴ ساختار مقاله:
بخش ۲ مقاله نتایج ادبیات مربوط به رابطه بین SMEها، فناوری اطلاعات (IT) و نگهداری و تعمیرات و جنبه‌های مختلف MMIS ها یا همان سیستم‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت در سازمان‌های صنعتی را گزارش می‌دهد. بخش ۲ همچنین شامل یک نمای کلی از مدل بلوغ نگهداشت است تا بر شکاف‌ها و چالش‌های موجود و نوآوری مدل پیشنهادی در این پژوهش تأکید کند. بخش ۳ مدل M3AIN4SME و تمام مراحلی را که برای توسعه مدل انجام شده است، را شرح می‌دهد. در نهایت، در بخش ۴ نتایج اصلی و پیشرفت‌های آتی برای این مدل ارائه شده است.
۲. بررسی اجمالی ادبیات مقاله
در این بخش از مقاله به بررسی موضوعات مختلفی پرداخته شده است:
- رابطه بین فناوری اطلاعات (IT) و شیوه‌های مدیریت نگهداشت که در کسبوکارهای کوچک و متوسط (SMEs) به کار گرفته می‌شود (بخش ۲.۱)
- گرایش‌ها و جنبه های اصلی سیستم‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات (MMIS) (بخش ۲.۲)
- مدل‌های بلوغ برای واحد‌های نگهداری در محیط‌های صنعتی کوچک (بخش ۲.۳)
این بخش‌ها چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات برای بهبود مدیریت نگهداری و تعمیرات در کسبوکارهای کوچک و متوسط، ویژگی‌های کلیدی و محدودیت‌های سیستم‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت، و چگونگی استفاده از مدل‌های بلوغ برای ارزیابی آمادگی یک شرکت صنعتی کوچک برای اجرای سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات را مورد بررسی قرار می‌دهد.
۲.۱ فناوری اطلاعات و مدیریت نگهداشت در کسبوکارهای کوچک و متوسط
در صنایع و سازمان‌های امروزی، مدیریت اطلاعات یک فعالیت مهم و ضروری است [۱۴]. مدیریت اطلاعات به دنبال پشتیبانی از تمام کارکردهای کسب‌و‌کار، بهبود بهره وری عملیاتی و عملکرد سازمان است. به همین دلایل، مدیریت اطلاعات توسط بسیاری از سازمان‌ها به عنوان جنبه‌ای ضروری که نیاز به ساختاردهی و بهره برداری بهتر دارد، پذیرفته شده است. علاوه بر این، پیشرفت‌های اخیر فناوری و رشد سریع فناوری اطلاعات و شبکه‌های رایانه‌ای، نحوه برخورد شرکت‌ها با اطلاعات را تغییر می‌دهد. جریانی رو به رشد از تحقیقات از سال ۱۹۸۰ به بعد، مفهوم فناوری اطلاعات را به عنوان یک عامل قدرتمند رقابتی برای سازمان‌ها مورد بررسی قرار داده است [۱۵]. مطالعات مربوط به نقش فناوری اطلاعات در رقابت عمدتاً بر سازمان‌های بزرگ متمرکز بوده است [۱۶]. تنها تعداد کمی از پژوهش‌ها سعی در بررسی نقش فناوری اطلاعات در کسبوکارهای کوچک و متوسط، به ویژه نقش فناوری اطلاعات در مدیریت نگهداشت در بستر کسبوکارهای کوچک و متوسط داشته‌اند.
کسبوکارهای کوچک و متوسط به ندرت به نگهداری و تعمیرات به عنوان موضوعی استراتژیک نگاه می‌کنند که به طور قابل توجهی به سودآوری شرکت کمک می‌کند [۱]. با این وجود، اهمیت روزافزون فرایند نگهداری در درون شرکت‌ها و حجم زیاد اطلاعات برای مدیریت، نیاز به معرفی سیستم‌هایی را ایجاد کرده است که به شکل بهتری بتوانند جریان اطلاعات نگهداری را مدیریت کنند. بعلاوه، متون علمی و تحقیقات موضوع اشاره می‌کند که کسبوکارهای کوچک و متوسط به طور کلی رویکرد ضعیفی نسبت به مدیریت فناوری اطلاعات دارند و در نتیجه به دلایل مختلف در این زمینه شکست می‌خورند. کسبوکارهای کوچک و متوسط از نظر منابع مالی و انسانی محدودیت دارند؛ فرایند تصمیم‌گیری در آنها بیشتر شهودی و مبتنی بر تجربه است و اکثر فعالیت‌ها با قوانین و رویه‌های غیررسمی، با درجهٔ پایینی از استانداردسازی و رسمی شدگی اداره می‌شوند.
در سطح سیستم‌های اطلاعاتی، سایر ویژگی‌های مرتبط که در یک مقاله علمی [۷] شناسایی شده است، مورد اشاره قرار گرفت: کسبوکارهای کوچک و متوسط اغلب فاقد تخصص مدیریتی برای برنامه‌ریزی، سازماندهی و هدایت استفاده از منابع اطلاعاتی هستند و بسیاری از کسبوکارهای کوچک و متوسط تخصص‌های داخلی کافی برای پذیرش موفق سیستم‌های اطلاعاتی را ندارند. سیستم اطلاعاتی هنوز در مرحله اولیه تکامل خود درک می‌شود و عمدتاً برای پشتیبانی از عملکرد حسابداری استفاده می‌شود. علاوه بر این، کسبوکارهای کوچک و متوسط تمایلی به سرمایه‌گذاری در فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از فرایند صنعتی، به ویژه در فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از فرایندهای نگهداری و تعمیرات ندارند.
بیشتر بخوانید: راهنمای انتخاب استراتژی‌های نگهداری و تعمیرات
سازمان‌های کوچک به ندرت بودجه مشخصی برای فناوری اطلاعات یا برنامه و استراتژی صریحی برای فناوری اطلاعات دارند [۱۷، ۱۸]. مالک شرکت اغلب به جای هر گونه تحلیل هزینه-فایده یا استراتژیک رسمی، بر سرمایه‌گذاری در فناوری تأثیر می‌گذارد. این دلایل می‌تواند منجر به پایین آمدن نرخ موفقیت سیستم‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات برای پشتیبانی از فرایندهای نگهداشت شود. اکثر کسبوکارهای کوچک و متوسط به فناوری‌های منسوخ و شیوه‌های مدیریت سنتی و کاربر محور متکی هستند. این امر در بسیاری از موارد منجر به کمبود اطلاعات و تخصص‌های داخلی ناکافی شده است [۱۹]. اکثر کسبوکارهای کوچک و متوسط دارای سیستم‌ها و رویه‌های ساده‌ای هستند که انعطاف پذیری، بازخورد فوری، زنجیره تصمیم‌گیری کوتاه، درک بهتر و پاسخ سریعتر به نیازهای مشتری را نسبت به سازمان‌های بزرگتر فراهم می‌کند. با وجود این ویژگی‌های حمایتی، کسبوکارهای کوچک و متوسط تحت فشار زیادی برای حفظ رقابت خود در بازارهای داخلی و جهانی قرار دارند [۸].
۲.۲ سیستم‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات (MMIS)
از آنجایی که برای تصمیم‌گیری بهتر نیاز به تحلیل سریع و کارآمد حجم عظیمی از داده‌های نگهداشت است [۲۰، ۲۱]، سیستم‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات (MMIS) برای بهبود فرایند کلی نگهداشت ضروری شدهاند. ادبیاتِ موضوع بر رشد این حوزه در سال‌های اخیر تاکید می‌کند و ویژگی‌های مثبت و منفی مختلفی در بسیاری از مطالعات مورد بحث قرار گرفته است. در واقع، تحقیقات علمی در این زمینه را می‌توان به خوشه‌های مختلفی تقسیم کرد، که به مسائل خاص مرتبط با سیستم‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات (MMIS) می‌پردازد. برخی از مطالعات بر توصیف و/یا بهبود ویژگی‌های مشترک یک سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات تمرکز کرده‌اند، زیرا این سیستم را می‌توان مجموعه‌ای از توابع در نظر گرفت که داده‌ها را برای توسعه شاخص‌های حمایتی فعالیت‌های نگهداشت پردازش می‌کند. علاوه بر این به نظر می‌رسد که استفاده اصلی از سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات به عنوان انباری از اطلاعات و داده‌های نگهداشت است.
شرکت‌ها زمان قابل توجهی از مدیریت و نظارت را صرف جمع‌آوری، تفسیر و تجزیه و تحلیل داده‌های ثبت شده در یک سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات می‌کنند. بر این اساس، نویسندگان اکثر نرم‌افزارهای آمادهٔ موجود، به ویژه راهکارهای نرم‌افزاری مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) را به عنوان سیستم‌هایی با نیاز شدید به ورودی داده در نظر می‌گیرند که به ندرت خروجی‌ای که پشتیبان تصمیم‌گیری‌ها باشند را ارائه می‌دهند.
با وجود مزایای مرتبط با سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات به عنوان یک ابزار حمایتی در مدیریت نگهداشت، عوامل مختلفی بر اجرای آن تأثیر می‌گذارد. چندین نظرسنجی وجود موانع مختلفی را برای اجرای سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات را نشان داده است [۳،۴]. شایع‌ترین دلایل ذکر شده، سطح بلوغ بخش نگهداشت، هزینه‌های بالای اجرا، کمبود دانش در خصوص سیستم، نیروی کار غیر ماهر و کمبود نیرو و مشکلات در تغییر فرهنگ سازمانی است [۴]. بنابراین، اگر از یک طرف، یک سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات به عنوان ابزاری مناسب برای ارتقاء فعالیت‌های نگهداری معرفی می‌شود، از طرف دیگر، به دلیل سطح آمادگی کم محیط‌های صنعتی کوچکتر که هنوز از نقش کلیدی عملکرد نگهداری آگاه نیستند، با موفقیت کمی روبرو می‌شود.
کسبوکارهای کوچک و متوسط باید برای پذیرش یک سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات آماده باشند. این امر مستلزم تغییر در شناخت عملکرد نگهداشت به عنوان ابزاری کلیدی و نه تنها برای صرفه‌جویی در هزینه با کاهش دفعات خرابی، بلکه برای بهبود دسترسی‌پذیری کارخانه (با افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات) و کیفیت محصولات تولیدی است [۲۲]. علاوه بر این، این روند اهمیت معرفی یک سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات مناسب که منعکس‌کنندهٔ سطح آمادگی محیط صنعتی خاص باشد را برجسته می‌کند. این رضایت نه با ویژگی‌های سیستم، بلکه با فرهنگ بخش نگهداشت دیکته می‌شود. یکی از مسائل اصلی در توسعه یک سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات، درک مرحله بلوغ عملکرد نگهداشت است.
۲.۳ مدل‌های بلوغ نگهداری و تعمیرات
تحلیل مقالات و تحقیقات انجام‌شده در این خصوص نشان می‌دهد که شناخت وضعیت فعلی بلوغ فرایند نگهداری و تعمیرات در سازمان، گامی الزامی برای تعیین نیاز خاص در یک محیط صنعتی و در نتیجه، پذیرش موفق یک سیستم مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات است؛ به همین دلیل، یک مطالعه موشکافانه روی این سیستم‌ها انجام شد.
هدف از تحلیل مدل‌های بلوغ نگهداری و تعمیرات درک جنبه‌های اصلی برای توسعه یک مدل بلوغ برای حوزه مدیریت اطلاعات نگهداشت است. از زمانی که مفهوم اندازه‌گیری بلوغ با مدل بلوغ قابلیت (CMM) از مؤسسه مهندسی نرم‌افزار (SEI) – Carnegie Mellon معرفی شد، مدل‌های بلوغ در بسیاری از حوزه‌ها تکثیر شدهاند.
مدل‌های بلوغ را می‌توان روشی ساده در نظر گرفت که به سازمان‌ها امکان می‌دهد کیفیت فرایندهای خود را به طور مؤثر مورد سنجش قرار دهند.
در طول دو دهه گذشته، زمینه‌های کاربرد مدل‌های بلوغ گسترش یافته است. در مطالعه وندلر (Wendler) [10] که اولین خلاصه سیستماتیک از تحقیقات مدل بلوغ را ارائه کرد، هنگام توسعه یک مدل بلوغ، دو دیدگاه مورد تاکید قرار گرفته است:
- چشم‌انداز چرخه عمر، مدل‌هایی را شناسایی می‌کند که دارای یک مرحله نهایی «بلوغ» کاملاً تعریف شده هستند که در حین تکامل به آن خواهند رسید. ایده این است که یک سازمان با گذشت زمان تکامل می‌یابد و بنابراین به طور خودکار باید به دلیل بهبودها و اثرات یادگیری، تمام مراحل را طی کند. کاربر ممکن است تصمیم بگیرد که آیا رفتن به مرحله بعدی مطلوب است یا خیر.
- چشم‌انداز عملکرد بالقوه عمدتاً برای همان هدف بالا، اما با کمی تفاوت استفاده می‌شود. این مدل‌ها نیز مسیر توسعه را نشان می‌دهند، اما مراحل بر بهبودهای بالقوه‌ای که با حرکت به جلو رخ می‌دهند، تمرکز دارند.
مدل‌های بلوغ، صرف نظر از دیدگاه، وضعیت کمال یا کامل بودن بلوغ، قابلیت‌های خاص را توصیف و تعیین می‌کنند. کاربرد این مفهوم به هیچ حوزه‌ای محدود نمی‌شود. بنابراین، مدل‌های بلوغ مراحل یا سطوح بلوغ ساده‌ای را تعریف می‌کنند که کامل بودن آبجکت‌های مورد تحلیل را از طریق مجموعه مختلف معیارهای (چندبعدی) اندازه گیری می‌کنند.
این توضیح در تعریف بکر (Becker) [24] منعکس شده است: «یک مدل بلوغ از توالی سطوح بلوغ برای یک کلاس از آبجکت‌ها تشکیل شده است. این نشان‌دهندهٔ مسیر تکاملی مورد انتظار، مطلوب یا معمولی این آبجکت‌ها است که به صورت مراحل مجزا شکل گرفته است. به طور معمول، این آبجکت‌ها سازمان‌ها یا فرایندها هستند.»
به طور خلاصه، در طول توسعه مدل‌های بلوغ باید دو موضوع مهم در نظر گرفته شود: تعریف سطوح بلوغی که بر اساس آن آبجکت مورد بررسی تکامل می‌یابد و معیارهای اندازه‌گیری.
شناسایی و مشخص کردن سطوح بلوغ در حوزه‌های دانش مختلف مانند مدیریت پروژه، مدیریت کیفیت و توسعه سیستم‌ها مورد بحث قرار گرفته است و کاربرد عملی یافته‌ها منجر به دستیابی به نتایج بهتر شده است [۱۱]. اولین مدل بلوغ در حوزه مدیریت کیفیت توسط کراسبی و فری (Crosby and Free) [25] معرفی شد. مدل‌های بلوغ به یک سازمان اجازه می‌دهند تا روش‌ها و فرایندهای خود را با شیوه‌های مدیریت کارآمد و با مجموعه‌ای از پارامترهای خارجی ارزیابی کنند. به طور معمول، یک مدل بلوغ از اجزای زیر تشکیل شده است [۲۶]:
- تعداد سطوح بلوغ (ML)
- توضیحی برای هر سطح بلوغ (به عنوان مثال، عدم قطعیت، قطعیت)
- توضیحی از ویژگی‌های مورد انتظار از یک سازمان در هر سطح بلوغ
- تعداد ابعاد (زمینه‌های ارزیابی)
- توضیحی از عناصر/فعالیت‌های موجود در هر بعد
- توضیحی از هر فعالیت که در هر سطح بلوغ انجام می‌شود
در طول چند دهه گذشته، مدل‌های بلوغ در زمینه‌های مختلفی از جمله توسعه محصول، مدیریت نرم افزار، فرهنگ ایمنی، مدیریت اطلاعات و مدیریت ریسک، توسعه و به کار گرفته شده است [۲۴، ۲۷، ۲۸]. با این حال، بخش کمی از تحقیقات منتشر شده در مورد توسعه و کاربرد مدل‌های بلوغ در نگهداشت دارایی‌های فیزیکی گزارش شده است [۱۱، ۱۲، ۱۳]. بسیاری از مدل‌های بلوغ قابلیت (CMM) برای نگهداشت دارایی‌ها در منابع تحقیقاتی منتشر شده گزارش شدهاند که عمدتا توسط مشاوران یا شرکت‌های انفرادی به عنوان ابزار ارزیابی بلوغ داخلی توسعه یافته‌اند. این مدل‌ها عمدتا اختصاصی هستند و حاوی اطلاعاتی محدود، به ویژه در مورد توسعه و استفاده آنها هستند. در حالی که در چند دهه گذشته چندین مدل بلوغ قابلیت (CMM) توسعه یافته است، کاربرد چنین مدل‌هایی در نگهداشت دارایی‌ها و تجهیزات محدود است [۱۰]. علاوه بر این، تمام این مدل‌ها که در مطالعه الیویرا و لوپز (Olivera and Lopes) [11] بررسی شدند، امکان ارزیابی سطح بلوغ را فراهم می‌کنند، اما اقدامات/فعالیت‌هایی را که باید برای رسیدن به بالاترین سطح دنبال شوند، نشان نمی‌دهند یا در شناسایی و تعریف آنها کمکی نمی‌کنند. اعمال این مدل‌ها بر سازمان‌های مختلف ممکن است به دلیل تفاوت در جنبه‌های مختلف از جمله ساختار سازمانی و زمینه کسب‌و‌کار ساده نباشد [۱۲].
علاوه بر این، در مدل‌های بلوغ نگهداشت موجود در تحقیقات و مقالات [۱۱، ۱۲، ۱۳]، حوزه مدیریت اطلاعات نگهداشت، در صورت وجود، اغلب یکی از طبقات سنجش را نشان می‌دهد و بنابراین به خوبی شرح داده نشده است.
روش‌های توسعه ارزیابی بلوغ
در حالی که مدل‌های بلوغ رویکردی رایج و با دامنه‌ٔ کاربرد گسترده هستند، دستورالعمل‌ها، رویه‌ها و روش‌های کمی برای توسعه‌ٔ یک مدل بلوغ که از نظر تئوری مستحکم، به طور دقیق ارزیابی شده و به طور گسترده برای شرکت‌های کوچک و متوسط پذیرفته شده باشد، ارائه می‌شود. مدل‌های اصلی موجود در تحقیقات [۲۴، ۲۸، ۲۹، ۳۰، ۳۱، ۳۲] در جدول ۱ گزارش شده است. این مطالعات عمدتا روشی را برای توسعه یک مدل بلوغ عمومی بدون در نظر گرفتن عناصر کلیدی خاص مرتبط با کسبوکارهای کوچک و متوسط پیشنهاد می‌کنند.
جدول ۱ مطالعات انجام‌شده در خصوص تدوین و توسعه مدل‌های بلوغ
روش‌های توسعه ارزیابی بلوغ که در این منابع ذکر شده است، فعالیت‌های کلی را در نظر می‌گیرند که در مرحله اول شامل شناسایی مشکل، شناسایی مشارکت‌کنندگان و تعیین محدوده و برنامه‌ریزی اهداف است. در مرحله دوم، فعالیت‌ها، استراتژی طراحی و معماری مدل را تعیین می‌کنند. یعنی آنها سطوح قابلیت و ابعاد آن را تعریف می‌کنند و بهروش‌های مورد انتظار برای هر بعد را با توجه به سطح قابلیت آن تعیین می‌کنند. در مرحله سوم، ابزاری برای سنجش بلوغ موضوع مورد نظر ساخته می‌شود و رویه‌های استقرار و مدیریت آن تعریف می‌شود. در آخرین مرحله از توسعه، مدل بلوغ و ابزار ارزیابی اعتبارسنجی می‌شوند. در صورت پذیرش مدل، وارد مرحله نگهداری می‌شود، جایی که تغییرات مدیریت شده و در صورت نیاز مدل یا ابزار به‌روز می‌شود.
۲.۴ مدل‌های بلوغ و مدیریت نگهداشت: شکاف‌ها و انگیزه‌های مقاله
مدل‌های بلوغ نگهداری و تعمیرات (MMMs) که مورد تحلیل قرار گرفته‌اند، استفاده از معیارهای ارزیابی ذهنی متعددی را پیشنهاد می‌کنند و به همین دلیل، ممکن است در صورت استفاده برای سنجش بلوغ نگهداشت با چالش‌هایی در کاربرد مواجه شوند [۱۰، ۱۱، ۱۲]. با این حال، مدل‌های بلوغ نگهداری و تعمیراتی که در بخش قبلی مورد بحث قرار گرفتند، چندین نکتهٔ مهم را برای همه انواع شرکت‌ها، چه کسبوکارهای کوچک و متوسط و چه شرکت‌های بزرگ، نادیده می‌گیرند، از جمله:
- فقدان یک روش و چارچوب روشن برای به دست آوردن موارد ارزیابی
- نبود ارتباط واضح بین فرایند نگهداری و تعمیرات (به ویژه اجرایی) و موارد ارزیابی
- نبود برنامه بهبودی که از شرکت‌ها برای رسیدن به سطح بلوغ بالاتر پشتیبانی کند
علاوه بر این، در مدل‌های موجود، حوزه‌های ارزیابی تعریف شده، عمومی (سطح بالا) هستند، که از مطالعاتی چون معیارهای کلیدی فرایند مدیریت نگهداشت تدوین شدهاند و بسته به زمینه کسب‌و‌کار از نظر اهمیت تغییر نمی‌کنند. این موضوع به طور بالقوه می‌تواند منجر به نتایج مبهم در مورد بلوغ شود. این امر به ویژه برای کسبوکارهای کوچک و متوسط که معمولاً سازمان نگهداشت ساختاریافته ای ندارند، اهمیت پیدا می‌کند؛ بنابراین، طبقات اندازه‌گیری شناسایی‌شده ممکن است با زمینه کسب‌و‌کار خاص آنها ناسازگار باشد.
به همین دلایل، این مقاله با هدف توسعه یک مدل بلوغ مناسب برای ارزیابی سطح بلوغ شرکت‌های کوچک و متوسط مرتبط با شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات آنها تدوین شده است. مدل بلوغ بر اساس رویکردی که به درستی طراحی شده و سیستماتیک توسعه یافته است و مدل پیشنهادی را در خروجی به همراه نقاط قوت و ضعف در محیط صنعتی کوچک ارائه می‌دهد. هدف از یک برنامه بهبود سفارشی‌شده که از سطح بلوغ فعلی شرکت شروع می‌شود، ارائه جهت یا نشانه‌ای برای بهبود شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت و رسیدن به سطح بلوغ بالاتر است. و هدف این است که از شرکت‌های کوچک و متوسط در معرفی زیرساخت مدیریت اطلاعات نگهداشت مناسب که منعکس کننده سطح بلوغ فعلی آنها باشد، پشتیبانی کند.
۳. مدل بلوغ M3AIN4SME
عناصر مشخص‌کنندهٔ مدل‌های بلوغ ارائه شده در بخش ۲.۳ و مراحل توسعه آنها (جدول ۱) به عنوان مرجع در نظر گرفته شده و به شکل ابتکاری در توسعه مدل M3AIN4SME ادغام شدهاند. رویکرد پیشنهادی (شکل ۱)، که از سه مرحله تشکیل شده است، با هدف سنجش و بهبود اثربخشی شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات در کسبوکارهای کوچک و متوسط تدوین شده است.
شکل ۱ مدل The M3AIN4SME
گام اول شامل اختصاص مناسب محتوای اطلاعاتی به فرایند نگهداری و تعمیرات است. خروجی این مرحله، شناسایی زیرساخت اطلاعات نگهداری و تعمیرات، شامل مهمترین پایگاه‌های دادهٔ اطلاعاتی ضروری برای اجرای صحیح فرایند نگهداری و تعمیرات، است.
ارزیابی سطح بلوغِ (ML) شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات (گام دوم) از طریق رویکردی سازمان‌یافته و استاندارد انجام می‌پذیرد. اندازه‌گیری سطح بلوغ به شناسایی زمینه‌هایی که نیازمند بهبود هستند، کمک می‌کند.
برای دستیابی به بالاترین سطح بلوغ (گام سوم)، برنامه‌های بهبود تعریف می‌شوند تا شرکت بر اساس انتخاب بهروش‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات، با یک نقشه راهبردی هدایت شود.
۳.۱ گام ۱: فرایند نگهداری و تعمیرات و تخصیص محتوای اطلاعاتی
فرایند نگهداری و تعمیرات به صورت کلی مورد بررسی قرار گرفته است تا تمام محتوای اطلاعاتی احتمالی شناسایی شود. در بسیاری از مطالعات، نمایشی از فرایند نگهداشت ارائه شده است [۳۳، ۳۴، ۳۵، ۳۶]، و با استفاده از تجزیه و تحلیل استاندارد اروپایی EN-17007 [37]، تمام محتوای اطلاعاتی که وارد فرایند نگهداری و تعمیرات می‌شوند، شناسایی شدهاند. صرف نظر از نوع درخواست نگهداشت (حرفه‌ای، مستقل یا اضطراری) و موردی (تجهیزی) که باید مورد نگهداشت واقع شود، یک فرایند نگهداشت کلی را می‌توان به چهار زیر فرایند تقسیم کرد: ۱. برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، ۲. اجرا، ۳. اتمام کار و ۴. نظارت و بهبود مستمر.
برای انجام صحیح فعالیت‌های موجود در هر زیر فرایند، چندین قطعه از محتوای اطلاعاتی باید به راحتی در دسترس باشد. هر زیر فرایند بر اساس دسترسی به یک مخزن اطلاعاتی خاص برای تصمیم‌گیری مناسب استوار است. شکل ۲ زیرساخت اطلاعاتی پیچیدهٔ پشت سر فرایند نگهداشت را با استفاده از ابزار مدل سازی آرچی (Archi) [5، ۶] توصیف می‌کند.
شکل ۲ معماری فرایند نگهداشت
مدل‌سازی معماری سطح بالا، تعامل مهم بین فرایند کسب‌و‌کار نگهداشت و مجموعه برنامه‌ها (دیده شده به عنوان مجموعه‌ای از پایگاه‌های داده) را برجسته می‌کند که هر سازمانی برای رقابت‌پذیری باید داشته باشد.
شکل ۲ لایه‌های اصلی کسب‌و‌کار (بخش‌های زرد) و برنامه (بخش‌های آبی روشن) را نشان می‌دهد تا نشان دهد که مدیریت داده‌ها و اطلاعات برای تصمیم‌گیری و بهبود عملکرد چقدر ارزشمند و با ارزش است.
در لایه کسب‌و‌کار، از انواع مختلف مولفه‌های کسب‌و‌کار (ذخایر اطلاعات) برای نمایش تمام داده‌ها و اطلاعات مرتبط با اجرای هر زیر فرایند استفاده شده است. با توجه به عملیات نگهداشت، برنامه‌ریز به جزئیات تجهیزاتی که باید روی آنها کار شود، منابع انسانی و مواد و همه اطلاعات مرتبط موجود در پایگاه‌های دادهٔ تجهیزات، منابع و درخواست کارها نیاز دارد. زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات به اطلاعاتی مانند تکنسین‌های نگهداشت، تجهیزات، مواد مورد نیاز و دلایل کار و اقدامات نیاز دارد. این مرحله‌ای است که درخواست کار به یک دستور کار (WO) تبدیل می‌شود. تمام داده‌های ثبت شده در مرحله اجرا (مربوط به اتفاقاتی که برای تجهیزات افتاده و این که چه کاری انجام شده است) پردازش و سازماندهی شده در فایل سابقه تجهیزات قرار می‌گیرد. پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و تحلیل روند‌ها، امکان تعریف بهروش‌های نگهداشت و شناسایی تمام برنامه‌های بهبود را فراهم می‌سازد.
بیشتر بخوانید: استاندارد نگهداشت مبتنی بر ریسک و طبقه‌بندی پیامد‌ها NORSOK Z008
در لایهٔ برنامه، برای پشتیبانی و اتوماسیون فرایند، یک راهکار مدیریت اطلاعات نگهداشت یا MMIS یکپارچه پیشنهاد می‌شود. این راهکار نرم‌افزاری از اجزای مختلفی تشکیل شده است که عملکردهای خاصی را انجام می‌دهند (به عنوان مثال، مدیریت داده‌های تجهیزات، مدیریت داده‌های منابع انسانی، تجزیه و تحلیل، گزارش‌دهی)، به لطف یک پایگاه داده (DB) سازماندهی شده و ساختاریافته که شامل تجهیزات، منابع انسانی، دستور کارها، گزارشات دستور کارها و برنامه‌های بهبود می‌شود. برای رسیدن به یکپارچگی کامل، راهکار مدیریت اطلاعات نگهداشت باید از طریق یکپارچه‌سازی برنامه‌های سازمانی، با تمام عملکردهای کسب‌و‌کار ارتباط برقرار کند. با این حال، صرفاً حفظ کیفیت، قابلیت اطمینان و یکپارچگی داده‌ها و اطلاعات برای کسبوکارهای کوچک و متوسط (SMEs) یک نقطه مهم تلقی می‌شود. به همین دلیل، کسبوکارهای کوچک و متوسط به رویه‌ای برای ایجاد، سازماندهی و پردازش صحیح پایگاه‌های داده خود نیاز دارند.
۳.۲ گام ۲: ارزیابی شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت
گام ۱ که در شکل ۱ نشان داده شده است، امکان تعریف زیرساخت اطلاعات نگهداشت معمولی را فراهم می‌کند. خروجی گام ۱ در توسعه مدل بلوغ (گام ۲) استفاده می‌شود. فایل اطلاعات نگهداشت که توسط تحلیل اولیه ثابت شد، الهام بخش و پشتیبان تعریف ساختار مدل بلوغ بود. در زیر‌بخش بعدی، تمام مراحل توسعه مدل بلوغ شرح داده شده است.
۳.۲.۱. توسعه مدل مفهومی
رویکرد پیشنهادی توسط بکر [۲۴] برای توسعه یک مدل ارزیابی/آمادگی در زمینه شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت در حوزهٔ کسبوکارهای کوچک و متوسط به کار گرفته شده است. در زیر‌بخش بعدی، تمام مراحل (شکل ۳) شرح داده شده است.
شکل ۳ مراحل توسعه مدل‌های بلوغ ارائه شده توسط بکر
۱. تعریف مشکل:
اولین قدم در طراحی مدل بلوغ، تعیین حوزه کاربرد آینده‌نگر آن، شرایط استفاده و مزایای مورد نظر آن است [۲۴].
استفاده از اطلاعات و در نتیجه، توسعه استراتژی‌های موثرتر برای مدیریت آن، به طور گسترده به عنوان موضوعات مهمی برای هر سازمانی، به ویژه برای کسبوکارهای کوچک و متوسط (SME) شناخته شده است.
اطلاعات، نقش محوری در برنامه‌ریزی استراتژیک، مدیریت، کنترل، برنامه‌ریزی تاکتیکی و عملیات روزانه دارد. هدف از یک استراتژی، مدیریت اطلاعات موثرتر، حمایت کارآمد از این فعالیت‌ها برای اطمینان از شناسایی و بهره‌برداری از ارزش اطلاعات به طور کامل است. از دهه ۱۹۸۰، پیشرفت‌های قابل توجهی در فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) و در زمینه مدیریت اطلاعات الکترونیکی حاصل شده است. در نتیجه، توسعه و کاربرد تکنیک‌ها و ابزارهای مبتنی بر فناوری رایانه‌ای برای یک فرایند یا فعالیت خاص، پیشرفت کرده است. برای فرایند نگهداری و تعمیرات، سیستم‌های اطلاعاتی زیادی توسعه یافته است. همانطور که در تحلیل مطالعات این حوزه به طور گسترده نشان داده شده است، این سیستم‌ها به دلیل ویژگی‌های ذاتی خود توسط کسبوکارهای کوچک و متوسط با موفقیت اجرا نمی‌شوند. و علت اصلی این عدم موفقیت مربوط به سطح بلوغ بخش نگهداری و تعمیرات است.
سنجش شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت، با هدف ارائه تصویری جامع از وضعیت زیرساخت اطلاعاتی یک کسب‌و‌کار کوچک و متوسط انجام می‌شود. شناسایی کاستی‌های موجود و زمینه‌های آتی برای اقدام با استفاده از یک مدل بلوغ، به طور کلی با مطالعات موجود که در بخش اول مورد بحث قرار گرفت، توجیه می‌شود. ارزیابی وضعیت موجود، گامی حتمی برای حمایت از شرکت‌های کوچکتر در پذیرش سیستم اطلاعات نگهداشت مناسب است.
۲. مقایسه مدل‌های بلوغ موجود:
نیاز به توسعه و تدوین یک مدل بلوغ جدید باید با مقایسه با مدل‌های موجود تأیید شود. مدل جدید همچنین ممکن است فقط بهبودی از مدل موجود باشد [۲۴].
در مطالعات این حوزه، کمبود مدل‌های بلوغی وجود دارد که صراحتا به شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات بپردازند. در عوض، مدل‌های بلوغ متفاوتی شناسایی شدهاند که مدیریت اطلاعات نگهداشت را به عنوان زیرمجموعه‌ای در ارزیابی بلوغ فرایند نگهداشت در نظر می‌گیرند. این مدل‌های بلوغ به طور کلی از اهمیت جمع‌آوری داده‌ها و کیفیت اطلاعات جمع‌آوری شده برای پایگاه‌های داده مدیریت‌شده صرف نظر می‌کنند. با این حال، مدل‌های بلوغ مجزایی برای مدیریت فناوری اطلاعات و هم‌ترازی سیستم‌های اطلاعاتی کاربردی وجود دارد، اما این مدل‌ها به طور خاص به حوزه نگهداری و تعمیرات مرتبط نیستند. علاوه بر این، استدلال می‌شود که این درک اساسی از زیرساخت اطلاعات موجود برای مشخص کردن و اجرای موثر عناصر اضافی زیرساخت برای بهبود مدیریت اطلاعات بسیار مهم است. همچنین پیش نیاز برای مدیریت و توسعه بلندمدت موثر زیرساخت سیستم اطلاعاتی است. این موضوع توسط مدل‌های بلوغ موجود به خوبی ارزیابی نمی‌شود زیرا دامنه آنها متفاوت است.
۳. تعیین استراتژی توسعه و تدوین مدل بلوغ:
مهمترین استراتژی‌های اساسی قابل تشخیص، طراحی مدل کاملاً جدید یا ارتقاء یک مدل موجود (CMM)؛ ترکیب چندین مدل در یک مدل جدید (CMMI)؛ و همچنین انتقال ساختارها (DPMM، eMM) یا محتوا (ACMM، IS/ICT CMF) از مدل‌های موجود به حوزه‌های کاربردی جدید است [۲۴].
مقایسه مدل‌های بلوغ موجود با تعریف مشکل، استراتژی طراحی را پیشنهاد می‌کند که منجر به توسعه یک مدل جدید می‌شود. مدل‌های بلوغ شناسایی شده به عنوان نقطه شروع فرایند طراحی استفاده می‌شوند زیرا برخی از جنبه‌های مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات را پوشش می‌دهند.
از یک طرف، ساختار طبقه‌بندی شده، تعریف سطوح بلوغ و پیشنهاد مربوط به محاسبه سطح بلوغ، الهام بخش ساختار مدل بلوغ بود. همه این بخش‌ها به طور مفیدی به حوزه مشکل ما منتقل شدند. از طرف دیگر، تمام محتوا، تعریف معیارهای ارزیابی، توصیف و تعریف سطوح بلوغ، مشارکت های جدید هستند.
۴. توسعه تکرارشونده مدل بلوغ:
فاز مرکزی مدل رویه، توسعه تکرارشونده مدل بلوغ است. زیرگام‌های این فاز، شامل انتخاب سطح طراحی، انتخاب رویکرد، طراحی بخش مدل و تست نتایج به صورت تکرارشونده انجام خواهند شد. [۲۴]
طراحی مدل بلوغ از طریق پنج مرحله انجام شد. در تکرار اول، یک معماری اولیه ترسیم شد که شامل شناسایی پایگاه‌های داده‌ی اطلاعاتی اصلی بود. بر اساس پژوهشی گسترده، محتواهای اصلی هر طراحی مدل، ویژگی‌ها و معیارهای ارزیابی آنها در تکرار دوم تعریف شدند. در این مرحله، پنج درجهٔ بلوغ، از شناسایی وضعیت آشفته (۰) تا بهترین در نوع خود (۴)، گنجانده و توصیف شدند. در مرحله‌ٔ سوم، یک بررسی ساختاری انجام شد و یک فرمول‌بندی ریاضی از مدل برای اندازه‌گیری سطح بلوغ توسعه داده شد. علاوه بر این، یک جدول ارزیابی بلوغ با کمک اکسل ایجاد شد. در مرحله‌ٔ چهارم، مصاحبه‌های نیمه‌ساختاریافته با کارشناسان نگهداشت برای تأیید کامل بودن و عملی بودن مدل انجام شد. جهت‌گیری قوی به جنبه‌های عملیاتی شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت به طور گسترده‌ای مورد تأیید قرار گرفت، همچنین دقت و جزئیات بالای محتوای مدل مورد تحسین قرار گرفت، در حالی که برخی جنبه‌های فنی مورد انتقاد قرار گرفت. با پیروی از پیشنهادات بهبود، معماری اصلاح‌شده که در مرحله‌ٔ پنجم و آخرین مرحله انجام شد، منجر به نسخه‌ٔ تجدیدنظرشده‌ای از مدل بلوغ گردید که بازخورد خوبی از کارشناسان حوزهٔ مربوطه دریافت کرد.
۵. مفهوم انتقال و ارزیابی:
طبق [۲۴]، شکل‌های مختلف انتقال نتایج برای جوامع دانشگاهی و کاربران باید تعیین شوند.
علاوه بر مطالعات علمی، مفهوم فعلی انتقال و ارزیابی شامل اجرای نظرسنجی در میان شرکت‌های کوچک و متوسط منطقه‌ای برای درک وضعیت فعلی و سنجش میزان بلوغ شرکت‌ها می‌شود. این کار به منظور گسترش مبنای تجربی، ایجاد مجموعه‌ای منسجم از داده‌ها و اعتبارسنجی مدل که تاکنون تنها از ارزیابی مصاحبه‌های کارشناسی تشکیل شده، انجام می‌شود. نتایج نظرسنجی باید امکان بررسی آماری توزیع سطوح بلوغ در هر شرکت را برای حمایت از تعریف و ایجاد مسیر تکامل/بهبود فراهم کند.
۳.۲.۲ طراحی مدل معماری
معماری فرایند اجرای نگهداشت که از طریق ArchiMate انجام می‌شود، امکان تعریف زیرساخت اطلاعات مدیریت نگهداشت را فراهم کرد.
شکل ۴ معماری مدل بلوغ M3AIN4SME
بانک اطلاعات تجهیزات شامل تمام اسناد و پرونده‌های اطلاعاتی مرتبط با تجهیزات و مرتبط با انجام مداخلات مناسب نگهداشت است. برای برنامه‌ریزی مداخله نگهداشت و انجام دستورکارها، باید به تمام انواع اسناد مراجعه شود. پرونده‌های اطلاعاتی مرتبط با تجهیزات شامل اسناد فیزیکی و فنی، اسناد خرابی، اسناد نگهداشت و برنامه‌های بهبود است.
بانک اطلاعات پرسنل نگهداشت شامل تمام اسناد و سیستم‌های مرتبط با پرسنل نگهداشت است و برای برنامه‌ریزی و انتخاب اپراتور مناسب برای انجام مداخله مرتبط است. سیستم‌های مرتبط با پرسنل نگهداشت شامل سیستم‌های آموزش، و پاداش و تقدیر، برای نظارت بر عملکرد و بهبود شایستگی‌ها با یک برنامه آموزشی خاص می‌باشد.
سیستم دستور کار نگهداشت از دو قسمت تشکیل شده است: درخواست دستورکارهای نگهداشت و دستورکارهای نگهداشت. درخواست دستورکارهای نگهداشت، تکمیل فرم (به صورت کاغذی و یا روی موبایل یا رایانه) حاوی تمام اطلاعات مفید برای برنامه‌ریز یا هماهنگ‌کننده نگهداشت به منظور برنامه‌ریزی عملیات نگهداشت را نشان می‌دهد. این درخواست می‌تواند توسط هر فردی در سازمان انجام شود. دستورکار نگهداشت، تکمیل فرم حاوی تمام اطلاعات مفید برای اپراتور نگهداشت و / یا تولید به منظور انجام کار نگهداشت (چه بازرسی، چه پیشگیرانه یا تعویضی یا اضطراری) را نشان می‌دهد. به این ترتیب، درخواست پس از برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، عملیاتی می‌شود.
سیستم گزارشات نگهداشت شامل عناصر (داده‌هایی) است که قبلاً برای آبجکت‌های نگهداشت جمع‌آوری شده است: تجهیزات، پرسنل نگهداشت و دستورکارها.
هدف این است که درک کنیم چه اطلاعاتی برای تعریف شاخص‌ها و نظارت بر پیشرفت فرایند نگهداشت وجود دارد. هدف ارزیابی بلوغ هر بانک اطلاعاتی با در نظر گرفتن چندین معیار است: چه تعداد و چه نوع اسنادی (پرونده های اطلاعاتی) مرتبط با هر بانک اطلاعاتی در حال حاضر در دسترس و آماده برای مشاوره هستند؛ سطح دسترسی کاربران و کیفیت هر سند (چگونه)؛ دوره ارتقا (چه زمانی)؛ ابزار حمایتی استفاده شده برای نگهداری و مدیریت آنها (کدام)؛ و اینکه آیا برای هر یک، کارمند خاصی وجود دارد که از مدیریت صحیح آن مراقبت کند (چه کسی).
تمام معیارها برای هر بانک اطلاعاتی اهمیت ندارند؛ بنابراین، فقط برای دستور کار تعمیرات، معیارهای چگونه و چه زمانی ارزیابی می‌شوند. با توجه به جنبه های گنجانده شده در یک درخواست دستور کار و دستور کار، معیارهای دیگر (چه زمانی و چه کسی) اهمیت ندارند.
با این حال، مدل توسعه یافته تا به امروز، چهار بانک اطلاعاتی را پوشش می‌دهد: تجهیزات، پرسنل نگهداری، دستور کار تعمیرات و گزارشات تعمیرات؛ بنابراین از یک رویکرد سیستمی برای ارزیابی سطح بلوغ هر کدام استفاده می‌شود (شکل ۴).
۳.۲.۳. اجرای نظرسنجی
برای ارزیابی سطح بلوغ شیوه‌های مدیریت اطلاعات به کار گرفته شده، یک نظرسنجی با استفاده از پرسشنامه‌ای که به خوبی طراحی شده بود انجام شد. هدف درک و سنجش کمی زیرساخت اطلاعات نگهداشت توسط شرکت‌های کوچک و تعیین سطح بلوغ آنها بود.
این نظرسنجی ساختارمند برای جمع‌آوری داده‌ها از طریق یک پلتفرم منبع باز به نام LimeSurvey طراحی و اجرا شد. نمونه‌گیری از فهرست‌های شرکت‌های متعلق به انجمن‌های تجاری منطقه‌ای جمع‌آوری شد. شکل ۵ ساختار منطقی نظرسنجی، شامل گروه‌های سوالات اصلی را نشان می‌دهد.
شکل ۵ ساختار نظرسنجی
اطلاعات مقدماتی شامل مجموعه‌ای از سوالات مربوط به شرکت (اندازه، بخش و ستاد عملیاتی) و مصاحبه‌شونده (نقش حرفه‌ای) است.
در این نظرسنجی مجموعه‌ای از سوالات مربوط به شیوه‌های کلی نگهداری و تعمیرات برای درک استراتژی و رویکردی که شرکت‌ها برای عملیات نگهداشت خود اتخاذ کرده‌اند، مطرح شده است.
بر اساس ساختار مدل، بخشی برای هر بانک اطلاعاتی حاوی سوالاتی برای هر معیار ارزیابی پیشبینی شد. پاسخ‌ها بر اساس توضیحی از پایین‌ترین سطح (تمرین اولیه/پایه) تا بهترین سطح (تمرین خوب/بهینه) رتبه‌بندی می‌شوند. بالاترین سطح بلوغ (ML) زمانی اختصاص داده می‌شود که شیوه‌های مدیریت موجود مطابق با بهترین شیوه‌ها عمل کنند؛ پایین‌ترین سطح بلوغ (ML) زمانی اختصاص داده می‌شود که شیوه‌ها به طور ضعیف در دسترس باشند یا اصلاً انجام نشوند. برای درک بهتر، یک مثال عملی در شکل ۶ ارائه شده است.
شکل ۶ نمونه‌ای از سوالات نظرسنجی
بر اساس ساختار اساسی مدل، بخشی برای هر پایگاه داده ایجاد شده است که شامل سوالاتی برای ارزیابی هر معیار است. پاسخ‌ها بر اساس توضیحی که ارائه می‌شود، رتبه‌بندی می‌شوند که از سطح ابتدایی/پایه تا سطح خوب/بهترین عملکرد را در بر می‌گیرد. بالاترین سطح بلوغ (ML) زمانی اختصاص می‌یابد که شیوه‌های مدیریت موجود مطابق با بهروش‌ها عمل کنند. پایین‌ترین سطح بلوغ هم زمانی اختصاص می‌یابد که بهروش‌ها به شکل ضعیفی عمل شوند یا اصلاً اجرا نشوند. برای درک بهتر، یک مثال عملی در شکل ۶ ارائه شده است.
بخش پایانی، «پیشنهادات»، شامل سؤالاتی برای جمع‌آوری بازخورد و توصیه‌های کارشناسان تدوین‌کننده‌ٔ نظرسنجی است. یک الگوریتم ساده که در اکسل پیاده‌سازی شده است، شاخص بلوغ کل و سطح بلوغ خاص برای هر بانک اطلاعاتی را به همراه معیارهای ارزیابی برای شناسایی نقاط قوت و ضعف هر یک از آنها محاسبه می‌کند.
۳.۲.۴ فرمول‌بندی ریاضی
مدل پیشنهادی، سطح بلوغ هر یک از چهار پایگاه داده را به عنوان میانگین وزنی از سطح بلوغ تک تک محتوای اطلاعاتی آن پایگاه داده خاص، کمی‌سازی می کند. به طور مشابه، سطح بلوغ تک تک محتوای اطلاعاتی به عنوان میانگین وزنی از سطوح مربوط به چهار حوزه (چگونه، چه چیزی، چه زمانی و چه کسی) برای هر قطعه از محتوای اطلاعاتی محاسبه می‌شود.
به طور خاص، در فرمول‌بندی ریاضی پیشنهادی، متغیر i = 1، …، n نشان‌دهنده جزئیات محتوای اطلاعاتی (چه) مرتبط با هر پایگاه داده است. برای مثال، نقشه‌ها، فایل‌های سازنده و مهندسی، فهرست تجهیزات (کد تجهیزات، مکان، هزینه و غیره)، فهرست مواد، مشخصات فنی (پارامترهای عملیاتی)، آنالیز بحرانیت حالات و اثرات خرابی، بهروش‌های نگهداشت (روش‌های تعمیر، رویه‌های استاندارد عملیاتی نگهداشت)، پروندهٔ سوابق تجهیزات (خرابی‌ها و بازرسی‌ها) و برنامه مدیریت بهبود تجهیزات، محتوای اطلاعاتی درون پایگاه داده تجهیزات هستند.
امتیاز برای «چه؟» به تعداد قطعات محتوای اطلاعاتی موجود در هر پایگاه داده که توسط یک سازمان نگهداری می‌شود، بستگی دارد. اگر محتوای اطلاعاتی در دسترس باشد، متغیر ‘z’ برابر با ۱ و در غیر این صورت برابر با ۰ است. بر اساس مقداری که برای هر قطعه از محتوای اطلاعاتی اختصاص داده می‌شود، سطح بلوغ «چه» از ۱ تا ۴ متغیر است.
متغیر j = 1، …، ۴ نشان‌دهنده حوزه‌های مختلف مرتبط با هر قطعه محتوای اطلاعاتی (چگونه، کدام، چه زمانی و چه کسی) است. این حوزه‌ها استانداردسازی شدهاند و به یک اندازه مهم نیستند. b1، b2، …، b4 وزن نسبی این حوزه‌ها هستند.
متغیر Sij سطح عملیاتی است که در حوزه j برای جریان i استفاده می‌شود (عملکرد اولیه = سطح بلوغ ۱، بهترین عملکرد = سطح بلوغ ۴).
سپس، سطح بلوغ برای محتوای اطلاعاتی iام به صورت زیر قابل محاسبه است:
فرمول ۱
علاوه بر این، فرض می‌کنیم که جریان‌های اطلاعات از اهمیت یکسانی برخوردار نیستند. wi وزن نسبی را نشان می‌دهد که نشان‌دهنده اهمیت آن برای سیستم نگهداشت است. بر اساس اصل امتیاز مرکب، می‌توان معیاری از سطح بلوغ پایگاه داده (MLDB) برای پایگاه داد k ام (k = 1, … , ۴) را به دست آورد:
فرمول ۲
سطح بلوغ هر حوزه (MLDj) به عنوان میانگین سطوح عملکردی که برای همه محتواهای اطلاعاتی استفاده می‌شود، سنجیده می‌شود.
فرمول ۳
سطح بلوغ نقاط قوت و ضعف شیوه‌های جاری مدیریت اطلاعات نگهداشت را برجسته می‌کند. نمودارهای مختلف (به عنوان مثال نمودار میله‌ای و نمودار راداری) با سطح بلوغ برای هر پایگاه داده و هر حوزه به عنوان نتیجه فرایند ارزیابی که در بالا توضیح داده شد نمایش داده می‌شوند.
شکل ۷ نتایج به دست آمده از موردی که برای آزمایش مدل استفاده شده است را گزارش می‌کند. ناحیه‌هایی با پایین‌ترین سطح بلوغ نامزد برنامه‌های بهبود هستند. با در نظر گرفتن نقاط ضعف هر حوزه، یک نقشه راهبردی شکل خواهد گرفت. برنامه‌های بهبود نگهداشت، مسیر رو به رشدی را با گام‌هایی برای حمایت از شرکت برای رسیدن به بالاترین سطح بلوغ ارائه می‌دهند. برای رسیدن به مرحله بعدی در نقشه راه، سازمان باید مرحله قبلی را تکمیل کند. این امر به شرکت امکان می‌دهد تا به استاندارد اثربخشی نگهداشت بالاتری دست یابد و فرایند بهبود مستمر فعال شود.
شکل ۷ فرمول‌بندی ریاضی و نتایج
۳.۲.۵: خروجی مدل
خروجی مدل پیشنهادی، شرح و مفهوم سطح بلوغ به دست آمده برای هر معیار را ارائه می‌دهد، همانطور که در جداول موجود در پیوست A نشان داده شده است.
۳.۳. گام ۳: تعریف برنامه‌ٔ بهبود
تنها تعداد معدودی از مطالعات در تلاش برای توسعه‌ٔ مدل بلوغ، برنامه‌ٔ بهبودی برای رسیدن به بالاترین سطح بلوغ پیشنهاد کرده‌اند. به همین دلیل، برخلاف خود مدل بلوغ، روش‌های تعریف یک برنامه‌ٔ بهبود هنوز در تحقیقات و مطالعات در این حوزه موجود نیست. بنابراین، در این مقاله ایده‌ٔ اولیه‌ٔ چگونگی تدوین یک برنامه‌ٔ بهبود را پیشنهاد می‌کنیم که در پژوهش‌های آتی به تفصیل شرح داده خواهد شد.
برنامه‌ٔ بهبود (گام ۳) بر اساس مدل ارزیابی توسعه‌یافته طراحی خواهد شد. این برنامه بر پایه‌ٔ تعیین اهداف و مرتبط با ضعفِ خاصِ اندازه‌گیری‌شده در طول ارزیابی خواهد بود؛ و نقشه راهی با انتخاب اقداماتی که برای رسیدن به بالاترین سطح بلوغ باید دنبال شوند، پیشنهاد خواهد شد. این نقشه راه را می‌توان به عنوان گام اولیه‌ای برای بهبود یا معرفی شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت با فرایندهای آن در نظر گرفت. این برنامه قابل استفاده برای اهداف مختلفی است: برای سازمانی که به دنبال انتقال بهروش‌های مدیریت اطلاعات به واحد نگهداشت خود است یا برای سازمان‌های دیگر که شروع به پذیرش زیرساخت اطلاعات مدیریت نگهداشت برای بخش نگهداری و تعمیرات خود می‌کنند. این نقشه راه برای ایجاد امکان تعدیل با توجه به هر استراتژی نت، انعطاف‌پذیر خواهد بود.
بهبود را می‌توان در جهت افقی (با افزایش محتوای اطلاعاتی/سیستم‌ها و تبدیل آنها به زیرساخت اطلاعاتی واقعی) یا عمودی (با بهبود روش مدیریت زیرساخت اطلاعاتی) دنبال کرد. این امر به شرکت اجازه می‌دهد تا بیش از یک بار به استاندارد اثربخشی نگهداشت بالایی دست یابد؛ در نتیجه، فرایند بهبود مستمر فعال خواهد شد و همواره هدفِ دستیابی به سطح بلوغ بالاتر حفظ می‌شود.
هدف، تعریف یک مسیر رو به رشد شامل گام‌های متوالی برای بهبود مدیریت هر بانک اطلاعاتی با تعریف بهروش‌ها برای هر کدام است.
برنامه‌ٔ بهبود بر اساس اصل نگهداری و تعمیرات بهره ور فراگیر بنا خواهد شد و بهروش‌ها، تکنیک‌ها و متدولوژی‌هایی را که می‌توان برای بهبود روش‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت معرفی کرد، شناسایی می‌کند. با این حال، هنگامی که در مورد اطلاعات صحبت می‌شود، برقراری ارتباط با فناوری‌های موجود توصیه می‌شود. بنابراین، شناسایی فناوری‌های موجودی که از شیوه‌های مدیریت نگهداشت پشتیبانی می‌کنند، انجام خواهد شد.
با شروع از سطح بلوغ معیار «چه» (مهمترین معیار، زیرا زیرساخت اطلاعاتی هر پایگاه داده را تعریف می‌کند) برای هر سطح، اقدامات مختلفی برای رسیدن به سطوح بلوغ پیشرفته تعریف خواهد شد. کامل بودن هر سطح تنها در صورتی به دست می‌آید که تمام معیارهای ارزیابی دیگر (چگونه، چه زمانی، کدام و چه کسی) به بالاترین سطح رسیده باشند.
همانطور که در مدل نشان داده شده است، چهار سطح وجود دارد، اما یک سطح ابتدایی نیز وجود دارد که به آن «سطح صفر» گفته می‌شود که قابل اندازه‌گیری نیست. این سطح، موقعیت اولیه‌ای را برای شرکت‌هایی شناسایی می‌کند که می‌خواهند فرایند نخستین بهبود را آغاز کنند اما از وضعیت زیرساخت اطلاعات نگهداشت خود کاملاً بی‌اطلاع هستند:
سطح ۰: آشفتگی/بداهه‌پردازی
اولین سطح با شرایط آشفته‌ای مشخص می‌شود که در آن سؤال این است که اصولاً چه اطلاعاتی باید جمع‌آوری شود. در این سطح ذی‌نفعان از اهمیت و ارتباط اطلاعات و داده‌ها آگاه نیستند. در شرکت یا سازمان، درک مشخصی از اطلاعات نگهداشت مورد نیاز برای بهبود روش‌های مدیریت نگهداشت وجود ندارد.
پیشنهاد اقدام:
کارهای زیادی برای انجام وجود دارد. اول، تعریف روشنی از فرایند نگهداشت، به ویژه از نظر اطلاعات و داده‌های مورد نیاز برای مدیریت موثر نگهداشت، باید ارائه شود تا به شرکت اهمیت جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات القاء شود.
سطح ۱: جهت‌گیری
سطح دوم با آگاهی از اهمیت داده‌های نگهداشت به عنوان منبعی برای بهبود عملکرد عملیاتی شرکت مشخص می‌شود. در این سطح شرکت، ارزش افزودهٔ اطلاعات را به رسمیت می‌شناسد، اما داده‌ها در آن به صورت پراکنده و نامنظم جمع‌آوری می‌شوند.
اقدام پیشنهادی:
داده‌ها باید مرتب و طبقه‌بندی شوند.
سطح ۲: تعریف
در سطح سوم، تمام داده‌ها و اطلاعات مرتب‌سازی می‌شوند، اما تعریف نمی‌شوند.
اقدام پیشنهادی:
یک نقشه دقیق و مشخص از اینکه چه نوع اسناد و داده‌هایی باید جمع‌آوری شوند، با تعریف تمام تکنیک‌ها، متدولوژی‌ها و ابزارهای موجود برای تعریف و جمع‌آوری بهتر انجام می‌شود.
سطح ۳: حفظ
سطح چهارم ممکن است مرحله‌ای باشد که در آن هدف اطلاعات و داده‌ها، و همچنین روش جمع‌آوری آنها، توسط سازمان درک می‌شود. در این مرحله، سطح بالایی از بلوغ به دست آمده است.
اقدام پیشنهادی:
نحوه استفاده از این اطلاعات باید روشن شود. موضوعی مهم در این مرحله تبدیل اطلاعات به دانش، حفظ و به کارگیری کارآمد و مؤثر اطلاعات و داده‌ها برای بهبود عملکرد کلی نگهداشت است.
سطح ۴: بهترین در نوع خود
پنجمین سطح بالاترین سطح بلوغ است. شرکت دارای پایگاه داده‌ای به خوبی مدیریت شده و سازماندهی شده است و زیرساخت اطلاعاتی آن قوی و مؤثر است. شرکت آماده است تا از یک سیستم اطلاعات مدیریت نگهداشت مناسب استفاده کند که کاملاً یکپارچه باشد و قابلیت همکاری بین سیستم‌های اطلاعاتی درون/بین سازمانی را برای یکپارچه‌سازی بدون خلل بخش‌های داخلی در طول زنجیره تأمین تضمین کند.
۴. جمع‌بندی
مدیریت اطلاعات مهمترین مسئله در میان فعالیت‌های مدیریت نگهداشت در سازمان‌های تولیدی است. نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که شرکت‌های کوچک و متوسط به دلیل ویژگی‌های ذاتی و موانع متعدد، رویکرد ناموفقی در مدیریت اطلاعات نت در پیش می‌گیرند. از آنجایی که مهمترین هدف، بلوغ واحد نگهداری و تعمیرات است، شرکت‌های کوچک و متوسط باید آماده بکارگیری شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداشتی با کیفیت بالاتر باشند. پیشنهاد تحقیقی ارائه شده در این مقاله، که فاز اول یک پروژه بزرگتر است، قصد دارد روشی استاندارد برای ارزیابی سطح بلوغ فعلی شیوه‌های مدیریت اطلاعات نگهداشت را تعریف کند. با شروع بررسی این نتایج، هدف ترسیم یک نقشه راهبردی است که به شرکت‌های کوچک امکان می‌دهد از طریق مسیرهای هدایت‌شده به سطوح بلوغ بالاتر برسند.
