کنترل موجودی چیست؟
کنترل موجودی، که به آن کنترل انبار نیز گفته می‌شود، فرایند مدیریت و هماهنگی خرید، نگهداری و استفاده از محصولات برای جلوگیری از مازاد یا کمبود موجودی است. هدف از این فرایند، اطمینان از تأمین کافی موجودی برای پاسخگویی به نیازهای سازمانی، در عین کاهش هزینه‌های نگهداری است.
هدف اصلی کنترل موجودی، افزایش شفافیت و سازماندهی بهتر چرخه عمر موجودی در یک سازمان است.
برخی از اجزای کلیدی کنترل موجودی عبارتند از:
| مولفه | نیاز | عملکرد |
| مدیریت موجودی | پیگیری موجودی سازمان، شامل مواد اولیه، قطعات و محصولات نهایی | سازماندهی و دسته‌بندی آن‌ها برای دسترسی و بازیابی آسان |
| پیش‌بینی تقاضا | پیش‌بینی نیاز مشتری و سازمان و تعیین مقدار بهینه موجودی | تحلیل داده‌های فروش، روندهای بازار و نیازهای تولید برای تصمیم‌گیری آگاهانه درباره سطح موجودی |
| تأمین و خرید | تأمین کالاها و خدمات از تأمین‌کنندگان برای حفظ سطح موجودی | شناسایی تأمین‌کنندگان، مذاکره درباره قیمت و شرایط، صدور سفارش خرید و پیگیری تحویل |
| انبارداری و ذخیره‌سازی | ذخیره‌سازی ایمن موجودی برای جلوگیری از سرقت | سازماندهی و دسته‌بندی اقلام برای دسترسی آسان و حفظ حداکثر امنیت |
| پایش و ردیابی | پایش میزان مصرف موجودی و نظارت بر سطح آن در زمان واقعی | استفاده از شاخص‌های عملکردی مانند میزان مصرف موجودی برای شناسایی مشکلات احتمالی در مدیریت موجودی |
| گزارش‌دهی | تحلیل داده‌ها برای ارزیابی هزینه‌های موجودی و آمادگی برای نوسانات فصلی | تولید گزارش برای تصمیم‌گیری استراتژیک و ارائه آن به ذینفعان مهم برای تحلیل |
تفاوت کنترل موجودی و مدیریت موجودی
بسیاری از کسب‌وکارها از اصطلاحات کنترل موجودی و مدیریت موجودی به جای هم استفاده می‌کنند، اما نقش آن‌ها وابسته به عملیات سازمانی است.
کنترل موجودی عمدتاً بر مدیریت موجودی در انبار سازمان برای عملیات روزانه تمرکز دارد. این فرایند شامل تأمین موجودی مصرفی روزانه به‌منظور حفظ سطح بهینه در تمام زمان‌ها است و پایه و اساسی برای مدیریت روان موجودی محسوب می‌شود.
در مقابل، مدیریت موجودی طیف گسترده‌ای از فرایندهای مرتبط با موجودی، از جمله برنامه‌ریزی، پیش‌بینی و مدیریت کل چرخه عمر موجودی را در بر می‌گیرد. این فرایند شامل بهینه‌سازی کل زنجیره تأمین، از تأمین و خرید تا دفع اقلام، برای ارتقای عملکرد انبار است. مدیریت استراتژیک موجودی به جلوگیری از کمبود یا مازاد موجودی کمک کرده و نرخ گردش کالا و هزینه‌های نگهداری را تنظیم می‌کند.
اهمیت کنترل موجودی
کنترل موجودی که اغلب به‌عنوان یک وظیفه صرفاً لجستیکی نادیده گرفته می‌شود، در واقع ستون فقرات یک استراتژی موفق در مدیریت انبار است. این فرایند نه‌تنها موجب عملکرد روان کسب‌وکار می‌شود، بلکه رضایت مشتریان را افزایش داده و در نهایت، بهبود سودآوری را به دنبال دارد.
با مدیریت سیستماتیک موجودی، کسب‌وکارها می‌توانند از مزایای چشمگیری بهره‌مند شوند، از جمله:
۱. بهبود شفافیت و مشاهده‌پذیری
عدم دسترسی به اطلاعات لحظه‌ای درباره موجودی باعث می‌شود پیش‌بینی و تصمیم‌گیری بر پایه حدس و گمان باشد. این امر به یک چرخه معیوب از خطاهای مداوم در شمارش موجودی منجر می‌شود که نتیجه آن، کمبود کالا، توقف عملیات و برآورده نشدن تقاضا خواهد بود.
با این حال، سیستم‌های مدرن مدیریت موجودی، شفافیت کامل را فراهم می‌کنند و به کاربران امکان می‌دهند تا سوابق موجودی را به‌طور دقیق پیگیری کنند. این سیستم‌ها مشخص می‌کنند که هر قلم کالا در کجا و به چه میزان موجود است. این قابلیت، شناسایی اختلاف بین موجودی فیزیکی و دیجیتال را آسان کرده و امکان اصلاح سریع آن را فراهم می‌آورد. همچنین، ورود داده‌های تکراری را حذف کرده و فرایند سفارش‌گذاری را بهینه می‌کند.
۲. افزایش کارایی انبار
فرایند کارآمد مدیریت موجودی، نقش کلیدی در افزایش بهره‌وری انبار و کارکنان این حوزه ایفا می‌کند. رهگیری خودکار موجودی در لحظه، به کارکنان کمک می‌کند تا بدون نیاز به بررسی دستی قفسه‌ها، اقلام را سریع‌تر پیدا کنند. آن‌ها می‌توانند مکان دقیق کالاها را مشاهده کرده و حتی محل نگهداری آن‌ها را جابه‌جا کنند. همچنین، با استفاده از ردیابی بر مبنای فناوری GPS، می‌توان حرکت کالاهای در حال حمل‌ونقل را پایش کرده و خطر سرقت و گم‌شدن را کاهش داد.
کاهش خطاهای موجودی منجر به صرفه‌جویی در زمان تصحیح اشتباهات برداشت و انتقال کالا می‌شود. با داشتن یک تصویر دقیق از موجودی، مدیران می‌توانند سفارش‌های جدید را به‌صورت برنامه‌ریزی‌شده ثبت کنند و یا از موجودی فعلی به‌طور هوشمندانه استفاده کنند تا از هزینه‌های اضافی جلوگیری شود.
۳. بهینه‌سازی هزینه‌ها
کنترل مؤثر موجودی فراتر از مدیریت سطح موجودی است و جریان کلی آن را برای دستیابی به سودآوری بیشتر بهینه می‌کند. با ساده‌سازی فرایندهای موجودی، فرصت‌های متعددی برای کاهش هزینه‌ها ایجاد می‌شود. کاهش مازاد موجودی، هزینه‌های نگهداری، بیمه و فرسودگی کالا را کاهش می‌دهد.
علاوه بر این، پیش‌بینی دقیق تقاضا به بهینه‌سازی خرید کمک می‌کند و منجر به مذاکرات بهتر با تأمین‌کنندگان و کاهش هزینه‌های تأمین می‌شود. همچنین، جلوگیری از کمبود کالا تضمین می‌کند که محصولات همیشه در دسترس باشند و از تأخیرهای احتمالی در پروژه‌ها و از دست رفتن فرصت‌های درآمدی جلوگیری می‌شود.
۴. بهبود فرایندهای تأمین و خرید
مدیریت موجودی به بهینه‌سازی فرایندهای تأمین کمک می‌کند و به مدیران این امکان را می‌دهد که جزئیات اقلام موجودی را به‌صورت خودکار ثبت و به‌روزرسانی کنند. جزئیاتی مانند نام کالا، مقدار، محل ذخیره‌سازی و متولی آن می‌تواند در سیستم ثبت شود تا یک پایگاه داده جامع برای دارایی‌های سازمان ایجاد شود.
علاوه بر این، اطلاعات تأمین‌کنندگان نیز در سیستم قابل ثبت است تا تاریخچه خریدهای انجام‌شده از هر تأمین‌کننده مشخص باشد. این قابلیت به ارزیابی هزینه‌های خرید و بررسی عملکرد تأمین‌کنندگان کمک می‌کند.
به‌عنوان مثال، مدیر تأمین می‌تواند از طریق سیستم مدیریت موجودی، سفارش خرید ثبت کرده و آن را از زمان ثبت سفارش تا تحویل پیگیری کند. این قابلیت باعث می‌شود که کل فرایند تأمین شفاف باشد، هزینه‌ها ارزیابی شوند و نقاط ضعف به‌سرعت شناسایی و اصلاح شوند.
۵. برنامه‌ریزی استراتژیک
کنترل بهینه موجودی، امکان مدیریت استراتژیک کالاها را با ارزیابی مقدار موجودی و محل نیاز آن‌ها فراهم می‌کند. مدیران می‌توانند یک برنامه جامع مدیریت موجودی تدوین کنند تا نحوه تخصیص و استفاده از کالاها را مشخص نمایند. هرگونه انحراف از برنامه، به‌سرعت قابل شناسایی و اصلاح است تا از هرگونه مغایرت در مدیریت واقعی موجودی جلوگیری شود.
این برنامه همچنین چارچوبی برای تحلیل مصرف گذشته و پیش‌بینی نیازهای آتی ارائه می‌دهد. با تحلیل روندهای تاریخی، مدیران می‌توانند میزان مصرف آینده را تخمین بزنند تا در شرایط اضطراری آمادگی لازم را داشته باشند. این قابلیت همچنین به مدیران کمک می‌کند تا بر اساس عملکرد گذشته و استانداردهای صنعت، شاخص‌هایی برای بهینه‌سازی فرایندهای مدیریت موجودی تعیین کنند.
مدیریت هوشمندانه موجودی، علاوه بر کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری، موجب بهبود فرایندهای تأمین و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک می‌شود. یک سیستم کنترل موجودی قوی، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و در بازار رقابتی، کارآمدتر عمل کنند.
تکنیک‌های کنترل موجودی
در ادامه به بررسی ۲۱ تکنیک رایج کنترل موجودی می‌پردازیم که به شما کمک می‌کنند سطح موجودی را مدیریت کنید، موجودی را بهینه‌سازی کرده و سودآوری خود را افزایش دهید.
مدیران کسب‌وکار، بسته به نوع، اندازه، موقعیت مکانی و نیازهای سازمان، از تکنیک‌های مختلف کنترل موجودی استفاده می‌کنند.
۱. پیش‌بینی تقاضا
پیش‌بینی تقاضا یکی از تکنیک‌های رایج کنترل موجودی برای خرده‌فروشان و تولیدکنندگان محسوب می‌شود. این روش بر اساس داده‌های فروش گذشته، میزان تقاضای آینده را تخمین می‌زند تا کسب‌وکار بتواند سطح مناسبی از موجودی را حفظ کند.
البته هیچ پیش‌بینی‌ای کاملاً دقیق نیست، اما پیش‌بینی‌های خوب به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا با کمترین منابع، بیشترین بهره‌وری را داشته باشند. کلید اصلی کنترل سطح موجودی، استفاده از تحلیل پیش‌بینی‌کننده (Predictive Analytics) بر اساس داده‌های تاریخی است. به همین دلیل، انتخاب و اجرای مدل‌های پیشرفته پیش‌بینی تقاضا که دقت بالایی دارند، امری ضروری است.
برای خرده‌فروشان و تولیدکنندگان کوچک و متوسط، معمولاً نیازی به بررسی مدل‌های پیچیده پیش‌بینی تقاضا نیست. اغلب، دنبال کردن الگوهای فروش گذشته و در نظر گرفتن عوامل جانبی مانند فصلی بودن تقاضا و روندهای بازار کفایت می‌کند.
عوامل مؤثر در پیش‌بینی تقاضا
۱. فصلی بودن تقاضا:
تقاضا ممکن است در فصول مختلف سال تغییر کند. پیش‌بینی بازار بر اساس داده‌های فصول قبلی، دقت پیش‌بینی‌های آینده را افزایش می‌دهد.
۲. روندهای بازار:
تقاضای محصول تحت تأثیر رویدادها، جشنواره‌ها، تغییرات در ارزش‌های اجتماعی، فناوری، شرایط اقتصادی و قوانین قرار می‌گیرد. ردیابی این روندها و پیش‌بینی تغییرات آینده به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا استراتژی‌های موجودی خود را به‌روز کنند.
پیاده‌سازی ساده پیش‌بینی تقاضا
برای یک دوره زمانی مشخص، داده‌های تاریخی را تحلیل کرده و موجودی احتیاطی (Safety Stock) و نقطه سفارش مجدد (Reorder Point) را محاسبه کنید:
- موجودی احتیاطی: حداقل میزان موجودی لازم برای جلوگیری از کمبود کالا.
- نقطه سفارش مجدد (ROP): زمانی که سطح موجودی به حد مشخصی می‌رسد و نیاز به ثبت سفارش جدید برای حفظ حداقل موجودی ایمنی ایجاد می‌شود. این نقطه بر اساس میزان موجودی ایمنی و مدت زمان تأمین کالا (Lead Time) تعیین می‌شود.
دو رویکرد کلیدی در پیش‌بینی تقاضا برای کنترل موجودی
۱. تأمین مبتنی بر تقاضا (Demand-Driven Replenishment – DDR)
در این روش، داده‌های تقاضا برای تعیین میزان مناسب سفارش استفاده می‌شوند. داده‌های مورد نیاز می‌توانند از منابع مختلفی مانند فروش‌های گذشته، نظرسنجی از مشتریان و تحقیقات بازار جمع‌آوری شوند. رویکرد DDR به جلوگیری از انباشت بیش از حد کالا و کمبود موجودی کمک کرده و دقت مدیریت موجودی را بهبود می‌بخشد.
۲. تأمین مستمر (Continuous Replenishment – CR)
در این روش، موجودی به‌صورت پیوسته و نه در دسته‌های جداگانه سفارش داده می‌شود. این کار هزینه‌های انبارش را کاهش داده و مانع از انباشت موجودی بیش از حد می‌شود. همچنین رویکرد CR به افزایش دقت در مدیریت موجودی کمک می‌کند، زیرا همیشه میزان مناسبی از کالا در دسترس خواهد بود.
۲. تحلیل ABC
تحلیل ABC یکی از تکنیک‌های کنترل موجودی است که اقلام را بر اساس اهمیت و سودآوری آن‌ها دسته‌بندی می‌کند. این روش از اصل ۸۰/۲۰ پیروی می‌کند، به این معنا که تقریباً ۸۰٪ از درآمد یک کسب‌وکار از ۲۰٪ اقلام موجودی آن تأمین می‌شود.
بر این اساس، موجودی کالاها به سه دسته تقسیم می‌شود:
- دسته :A شامل ۲۰٪ از اقلام که بیشترین سهم را در درآمد دارند و بسیار ارزشمند هستند.
- دسته :B شامل ۳۰٪ از اقلام که از نظر اهمیت بین دسته‌های A و C قرار می‌گیرند.
- دسته :C شامل ۵۰٪ از اقلام که کمترین ارزش را دارند. این اقلام برای عملکرد کلی کسب‌وکار ضروری هستند اما به‌صورت مستقل تأثیر چندانی بر سودآوری ندارند.
این طبقه‌بندی به مدیران کسب‌وکار کمک می‌کند تا روی کالاهای مهم‌تر تمرکز کنند، هزینه‌های نگهداری را کاهش داده و استراتژی کنترل موجودی را بهینه کنند.
۳. مقدار سفارش اقتصادی (EOQ)
مقدار سفارش اقتصادی(EOQ) فرمولی برای تعیین مقدار ایده‌آل سفارش است که بر اساس عواملی مانند هزینه‌های خرید، هزینه‌های نگهداری کالا، هزینه‌های حمل و نقل، هزینه‌های تولید، تقاضا و سایر متغیرها محاسبه می‌شود.
هدف اصلی EOQ کاهش هزینه‌های مرتبط است. این فرمول، مقدار بهینه سفارش کالاها را محاسبه می‌کند تا هزینه فروش کالا (COGS) را به حداقل برساند. این امر به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا پول نقدی که در موجودی کالاها قفل شده است، آزاد شود.
این فرمول زمانی مؤثر است که کسب‌وکارها از نرخ‌های خرید عمده بهره‌مند شوند، هزینه‌های نگهداری و حمل و نقل اهمیت زیادی داشته باشند، و هزینه‌ها در تولید مقیاس بزرگ به طور قابل توجهی کاهش یابد.
فرمول EOQ
در تصویر زیر می‌توانید فرمول کامل محاسبه EOQ را مشاهده کنید. سپس به تک تک اجزای این فرمول می‌پردازیم.
مروری بر مفهوم هر بخش از فرمول:
۱. مولفهٔ S – هزینهٔ سفارش:
این مولفه به هزینه‌های راه‌اندازی (Setup Cost) (گاهی اوقات هزینه سفارش نامیده می‌شود) اشاره دارد. این مبلغی است که برای سفارش موجودی، شامل بسته‌بندی، جابجایی و حمل و نقل آن به محل کسب و کارتان برای توزیع به مشتریان، نیاز است.
۲. مولفهٔ D – تقاضا:
این مولفه نشان‌دهنده تقاضا بر حسب واحد (Demands in unit) است. این مولفه فقط به تعداد واحدهایی از کالا که مشتریان سفارش می‌دهند اشاره دارد. معمولاً تقاضا بر حسب واحد در یک بازه زمانی مشخص، مانند ماه یا سال، تعیین می‌شود. در اکثر موارد، تقاضا بر حسب واحد به صورت سالانه محاسبه می‌شود (تعداد واحدهای محصولی که مشتریان شما در کل سال درخواست می‌کنند).
۳. مولفهٔ– H هزینه‌های نگهداری موجودی:
به هزینه‌های نگهداری موجودی (Holding Cost) اشاره دارد. این به معنای هزینه‌ای است که برای نگهداری موجودی صرف می‌شود. هزینه‌های نگهداری موجودی معمولاً به صورت سالانه برای هر واحد محاسبه می‌شود. بنابراین، هزینه نگهداری یک قطعه از موجودی برای کل سال چقدر خواهد بود؟ فرمول جداگانه‌ای برای محاسبه هزینه‌های نگهداری وجود دارد که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.
برای بدست آوردن EOQ، دو برابر هزینه سفارش یا همان راه‌اندازی (S) را در تقاضا بر حسب واحد (D) ضرب کنید.
2 x S x D
سپس، آن عدد را بر هزینه نگهداری (H) تقسیم کنید.
(S x 2 x D) / H
در مرحله نهایی جذر نتیجه را بگیرید.
√ of ((2 x S x D) / H)
۴. تحلیل VED
تحلیل VED که مخفف سه دسته کالای Vital items, Essential items, Desirable items است، یک استراتژی محبوب مدیریت موجودی برای تولیدکنندگان کوچک و متوسط است که در آن برخی مواد اولیه برای ادامه تولید حیاتی هستند اما بازتأمین مجدد آن‌ها دشوار است. این روش به سازماندهی اقلام برای برنامه‌ریزی تولید کمک می‌کند.
بر اساس اهمیت اقلام، تحلیل VED آن‌ها را به سه دسته حیاتی، ضروری و مطلوب تقسیم می‌کند:
- اقلام حیاتی(V): این اقلام برای ادامه کسب‌وکار ضروری هستند. بدون این اقلام، کسب‌وکار متوقف خواهد شد. نداشتن موجودی برای این اقلام خطرناک است. برخی اقلام در کسب‌وکار شما حیاتی هستند و نمی‌توانید روی موجودی آن‌ها کوتاهی کنید. همیشه باید یک مقدار احتیاطی از این اقلام را در دسترس داشته باشید.
- اقلام ضروری (E): اقلام ضروری آن‌هایی هستند که هزینه‌های ناشی از کمبود موجودی آن‌ها بسیار بالا خواهد بود. این اقلام کسب‌وکار شما را متوقف نمی‌کنند، اما مشتریان از شما انتظار دارند که این اقلام را داشته باشید. پس از اقلام حیاتی، مطمئن شوید که موجودی کافی از اقلام ضروری دارید.
- اقلام مطلوب (D): این اقلام خوب هستند و ممکن است مستقیماً بر کسب‌وکار شما تأثیر نگذارند، اما پتانسیل و فرصت‌های بیشتری را به کسب‌وکار شما اضافه می‌کنند. ممکن است برخی فروش‌ها به دلیل کمبود موجودی از دست بروند، اما این تأثیرات کم و به راحتی قابل جبران هستند.
۵. روش سفارشات معوقه (Backordering)
سفارش معوقه به سفارشی اطلاق می‌شود که حتی اگر موجودی فعلی تمام شده باشد، ثبت می‌شود. برای تأمین این سفارش، اقداماتی همچون خرید از تأمین‌کننده یا شروع تولید برای سفارشات فروش انجام می‌شود. به عبارت دیگر، سفارشات فروش در چارچوب زمان تحویل ثبت می‌شوند و خرید از تأمین‌کننده یا تولید در زمان تحویل انجام می‌شود.
ماهیت سفارش معوقه و تعداد اقلام معوقه، بر زمان دریافت محصول توسط مشتری تأثیر خواهد گذاشت. هرچه تعداد اقلام معوقه بیشتر باشد، تقاضا برای آن محصول بیشتر است.
۶. فروش بدون موجودی (Dropshipping)
فروش بدون موجودی (Dropshipping) روشی است که اغلب برای فروش محصولات آنلاین بدون نیاز به نگهداری موجودی کالا استفاده می‌شود. زمانی که یک مشتری سفارش می‌دهد، فروشنده با تأمین‌کننده تماس می‌گیرد و تأمین‌کننده محصول را مستقیماً به مشتری ارسال می‌کند. این بدان معناست که فروشنده نیازی به نگرانی درباره انبار، بسته‌بندی یا ارسال محصولات ندارد که این امر می‌تواند زمان و هزینه زیادی را صرفه‌جویی کند.
فروش بدون موجودی یک روش عالی برای راه‌اندازی یک کسب‌وکار آنلاین است زیرا ریسک و سرمایه‌گذاری کمی دارد. شما نیازی به خرید موجودی کالا به صورت پیش‌پرداخت ندارید و می‌توانید بلافاصله فروش محصولات را آغاز کنید. با این حال، انتخاب تأمین‌کنندگان قابل اعتماد و راه‌اندازی کسب‌وکار به‌طور دقیق ضروری است تا مشتریان تجربه خوبی داشته باشند.
۷. استراتژی موجودی به‌هنگام (Just in Time – JIT)
مدل موجودی به‌هنگام (JIT) تضمین می‌کند که عرضه به‌هنگام انجام شود تا نقدینگی قفل‌شده و هزینه‌های نگهداری کاهش یابد. زمانی که محصولات بر اساس یک برنامه زمان‌بندی تقاضا ایجاد می‌شوند، این مدل تضمین می‌کند که مواد اولیه مستقیماً به تولید تحویل داده شوند. نیازی به ذخیره‌سازی موجودی در انبار برای مدت طولانی نیست. این مدل تأمین کالا را زمانی که نیاز است، تضمین می‌کند.
با این حال، مدل موجودی به‌هنگام دیگر مانند گذشته به‌طور گسترده استفاده نمی‌شود. به این دلیل که موجودی به‌هنگام نیازمند سطح بالایی از هماهنگی بین کسب‌وکار و تأمین‌کنندگان آن است. اگر در زنجیره تأمین اختلالی ایجاد شود، ممکن است منجر به کمبود موجودی شود.
۸. مدیریت موجودی به‌صورت احتیاطی (Just-in-Case – JIC)
مدیریت موجودی به‌صورت احتیاطی (JIC) استراتژی‌ای است که در آن موجودی زیادی نگهداری می‌شود تا ریسک کمبود موجودی کاهش یابد. این استراتژی برخلاف مدل موجودی به‌هنگام (JIT) است که بر کاهش هزینه‌های نگهداری موجودی با سفارش تنها موجودی مورد نیاز در زمان نیاز تمرکز دارد.
مدیریت موجودی به‌صورت احتیاطی معمولاً توسط کسب‌وکارهایی که تقاضای غیرقابل پیش‌بینی دارند یا زمان تحویل طولانی برای تأمین‌کنندگانشان دارند، استفاده می‌شود. همچنین این تکنیک در صنایعی که کمبود موجودی می‌تواند پیامدهای جدی به‌دنبال داشته باشد، مانند صنایع بهداشتی و غذایی، معمول است.
۹. مدیریت موجودی توسط تأمین‌کننده (Vendor Managed Inventory – VMI)
مدل مدیریت موجودی توسط تأمین‌کننده (VMI) مدلی است که در آن یک تأمین‌کننده، فروشنده یا تولیدکننده، موجودی فروشنده یا خرده‌فروش خود را مدیریت می‌کند. در این مدل، تأمین‌کننده مسئولیت کامل نگهداری موجودی و تصمیم‌گیری در خصوص مدیریت موجودی فروشنده یا خرده‌فروش را بر اساس تقاضاها و سایر عوامل مرتبط بر عهده دارد.
مدیریت موجودی توسط تأمین‌کننده (VMI) یک توافق زنجیره تأمینی است که در آن عامل بالادستی مسئول موجودی عامل پایین‌دستی است. این مدل همچنین به نام موجودی مدیریت‌شده، برنامه تأمین مداوم یا تأمین موجودی با کمک تأمین‌کننده نیز شناخته می‌شود.
مدل مدیریت موجودی توسط تأمین‌کننده به‌صورت زیر عمل می‌کند:
- داده‌های عامل پایین‌دستی با عامل بالادستی به اشتراک گذاشته می‌شود.
- تمرکز بر تقاضاها، موجودی احتیاطی، نقاط سفارش مجدد و زمان‌های تحویل است.
- تأمین‌کنندگان، فروشندگان یا تولیدکنندگان مسئول مدیریت تأمین و موجودی هستند.
- سیستم VMI به‌طور مداوم مورد کنکاو قرار می‌گیرد، موارد قابل بهبود شناسایی می‌شوند و همکاری بین عوامل بالادستی و پایین‌دستی صورت می‌گیرد.
۱۰. موجودی امانی (Consignment Inventory)
اکثر صاحبان کسب‌وکارهای کوچک احتمالاً پول اضافی برای سرمایه‌گذاری در موجودی ندارند. در اینجا، تکنیک کنترل موجودی به روش امانی می‌تواند اتفاقی نجات‌دهنده باشد.
موجودی امانی به موجودی‌ای گفته می‌شود که متعلق به شخص دیگری است، اما در محل کسب‌وکار شما ذخیره شده است. معمولاً شما تنها زمانی برای موجودی هزینه می‌پردازید که آن موجودی به فروش برسد، بنابراین این تکنیک روشی عالی برای حفظ سطح موجودی بدون نیاز به پرداخت هزینه کامل از ابتدا است.
البته اگر قصد استفاده از موجودی امانی را برای کسب‌وکار خود دارید، چند نکته وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:
- باید فضای کافی برای ذخیره موجودی داشته باشید.
- باید با ذخیره موجودی شخص دیگری در مکان خود کنار بیایید و راحت باشید.
- باید مطمئن شوید که سیستم مناسبی برای ردیابی موجودی و فروش دارید.
۱۱. انتقال مستقیم کالا یا کراس‌داکینگ (Cross-Docking)
انتقال مستقیم کالا یا کراس‌داکینگ یک روش حمل‌ونقل است که در آن محصولات مستقیماً از تأمین‌کنندگان به فروشگاه‌های خرده‌فروشی یا به مراکز توزیع برای توزیع بیشتر ارسال می‌شوند. این روش نیاز به انبارداری را از بین می‌برد و می‌تواند به کاهش سطح موجودی و هزینه‌ها کمک کند.
کراس‌داکینگ برای انواع مختلفی از محصولات قابل استفاده است، اما بیشتر برای کالاهای فاسدشدنی یا کالاهایی که حساس به زمان هستند، کاربرد دارد. این روش حمل‌ونقل می‌تواند به کاهش فساد محصولات و اطمینان از تحویل محصولات تازه کمک کند.
کراس‌داکینگ می‌تواند یک روش حمل‌ونقل مفید برای هم خرده‌فروشان و هم تأمین‌کنندگان باشد. این روش می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی کمک کند.
در سیستم مدیریت موجودی کراس‌داکینگ، محصولات از تأمین‌کنندگان مستقیماً به فروشگاه‌های خرده‌فروشی یا مراکز توزیع ارسال می‌شوند، که منجر به حذف انبارداری میان‌مدت و کاهش سطح موجودی و هزینه‌ها می‌شود.
۱۲. روش‌های FIFO و LIFI
روش FIFO (First In First Out) (اولین ورودی، اولین خروجی) به این معناست که موجودی‌های وارد شده به انبار اولویت فروش را دارند، یعنی قدیمی‌ترین موجودی‌ها اول به فروش می‌رسند. تکنیک FIFO روش هوشمندانه‌ای برای نگهداری موجودی‌ها به‌صورت تازه است. با استفاده از این روش، می‌توان اطمینان حاصل کرد که محصولات قدیمی‌تر به سرعت به فروش می‌رسند و از انبار شدن طولانی مدت جلوگیری می‌شود.
روش LIFO (Last In, First Out) (آخرین ووردی، اولین خروجی)، به این معناست که موجودی‌های جدیدتر اول به فروش می‌رسند. این روش کمک می‌کند تا موجودی‌های قدیمی که ممکن است خراب شوند یا تاریخ انقضای آن‌ها نزدیک باشد، در زمان مناسبی به فروش برسند. این روش برای اقلام خوراکی و نوشیدنی مناسب است، که در آن صنعت برخی از موجودی‌ها ممکن است خراب شده یا منقضی شوند.
۱۳. روش FEFO
تکنیک FEFO (First Expire, First Out) یک تکنیک مدیریت موجودی است که تضمین می‌کند محصولات با تاریخ انقضای زودتر، اول به فروش می‌رسند یا استفاده می‌شوند. این روش برای کسب‌وکارهایی که کالاهای فاسدشدنی می‌فروشند، مانند مواد غذایی و نوشیدنی‌ها، یا کالاهایی که تاریخ انقضای محدودی دارند مانند داروها و لوازم آرایشی، بسیار مهم است.
روش FEFO به چندین شیوه قابل پیاده‌سازی است، اما رایج‌ترین روش، چیدن محصولات به ترتیب زمانی است، به طوری که محصولات قدیمی‌تر در جلو و محصولات جدیدتر در عقب قرار می‌گیرند. این روش اطمینان می‌دهد که محصولات قدیمی‌تر قبل از انقضا به فروش می‌رسند یا استفاده می‌شوند.
پیاده‌سازی و نگهداری سیستم FEFO ممکن است پیچیده باشد، اما برای کسب‌وکارهایی که محصولات فاسدشدنی می‌فروشند، ضروری است. با استفاده از FEFO، کسب‌وکارها می‌توانند میزان ضایعات را کاهش داده و اطمینان حاصل کنند که مشتریان محصولات تازه و باکیفیتی دریافت می‌کنند.
۱۴. ردیابی دسته‌ای (Batch Tracking)
روش ردیابی دسته‌ای یا Batch tracking به فرایند پیگیری و مدیریت مجموعه‌ای از محصولات یا اقلام اطلاق می‌شود که ویژگی‌های مشترکی مانند تاریخ تولید، شماره دسته یا تاریخ انقضا دارند. این محصولات یا هم‌زمان تولید می‌شوند یا هم‌زمان دریافت می‌شوند.
هدف اصلی از تکنیک ردیابی دسته‌ای این است که به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا رکوردهای حرکتی موجودی را نگهداری کرده و در صورت بروز هرگونه مشکلی در کیفیت محصول، فراخوانی محصولات یا نیازهای قانونی، به راحتی شناسایی کنند که محصول از کدام دسته یا بچ است.
این روش به‌طور گسترده‌ای در صنایعی مانند مواد غذایی و نوشیدنی، داروسازی و صنایع الکترونیکی استفاده می‌شود، جایی که پیگیری محصولات و کنترل کیفیت از اهمیت بالایی برخوردار است.
۱۵. تحلیل سرعت گردش موجودی (FSN Analysis)
روش تحلیل سرعت گردش موجودی یا FSN Analysis مخفف Fast-Moving, Slow-Moving, and Non-Moving به معنای تحلیل اقلام پرگردش، کم‌گردش و راکد است. این تکنیک ساده اما مؤثر برای کنترل موجودی، اقلام را بر اساس میزان تقاضا طبقه‌بندی می‌کند. این امر به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا تلاش‌های خود را در زمینه موجودی اولویت‌بندی کنند، منابع را به‌طور مؤثری تخصیص دهند و عملکرد کلی موجودی را بهبود بخشند.
اهداف روش تحلیل FSN:
- شناسایی و اولویت‌بندی اقلام پرگردش. این اقلام نیاز به نظارت دقیق، پیش‌بینی صحیح و تجدید موجودی مکرر دارند تا از بروز کسری موجودی جلوگیری شود.
- بهینه‌سازی سطح موجودی برای هر دسته، کاهش هزینه‌های نگهداری برای اقلام کم‌گردش و راکد.
- تدوین خط‌مشی‌های سفارش‌دهی و تجدید موجودی مناسب بر اساس طبقه‌بندی اقلام. این کار ممکن است شامل تناوب مختلف سفارش‌دهی، مقادیر سفارش و سطوح موجودی ایمنی باشد.
۱۶. رده‌بندی موجودی بر اساس ارزش قیمتی (HML Analysis)
تحلیل HML ابزاری است که در مدیریت موجودی انبار برای طبقه‌بندی اقلام بر اساس قیمت واحد آن‌ها استفاده می‌شود. این ابزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اولویت‌های خود را در کنترل موجودی تعیین کرده و منابع خود را به طور مؤثر تخصیص دهند.
عبارت HML مخفف موارد زیر است:
- اقلام H: با ارزش بالا (با بالاترین قیمت واحد)
- اقلام M: با ارزش متوسط
- اقلام L: با ارزش پایین
اهداف تحلیل HML عبارتند از:
- شناسایی و اولویت‌بندی اقلام با ارزش بالا. این اطمینان را ایجاد می‌کند که این اقلام به دقت کنترل و بر روی آن‌ها نظارت شود، که به نوبه خود خطر کسری موجودی و زیان‌ها را به حداقل می‌رساند.
- بهینه‌سازی سطح موجودی برای هر دسته از اقلام، که منجر به کاهش هزینه‌های نگهداری و بهبود جریان نقدی می‌شود.
- ایجاد سیاست‌های مناسب برای سفارش‌دهی و تجدید موجودی بر اساس طبقه‌بندی اقلام.
۱۷. تحلیل فصلی و غیرفصلی موجودی (SOS Analysis)
تحلیل SOS یا تحلیل فصلی و غیرفصلی موجودی که مخفف Seasonal and Off-Seasonal است، یک تکنیک خاص در کنترل موجودی برای اقلامی است که تقاضای آن‌ها بر اساس فصول تغییرات قابل توجهی دارد. این تکنیک به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا سطح موجودی خود را بهینه کرده، از کسری موجودی در فصول اوج تقاضا یا پیک جلوگیری کرده و از انبار کردن بیش از حد در فصول کم‌تقاضا پرهیز کنند.
نحوه کار تحلیل :SOS
- شناسایی اقلام فصلی: با تحلیل داده‌های فروش تاریخی، اقلامی که تقاضای آن‌ها در فصول مختلف نوسان زیادی دارد شناسایی می‌شوند.
- طبقه‌بندی الگوهای تقاضا: الگوهای فصلی به دوره‌های مختلف مانند فصل پیک، فصل کم‌تقاضا و فصل انتقالی تقسیم می‌شوند.
- سنجش تقاضا: تقاضای هر فصل با استفاده از داده‌های تاریخی، روندهای بازار و فعالیت‌های تبلیغاتی پیش‌بینی می‌شود.
- تعیین سطح موجودی: حداقل و حداکثر سطح موجودی برای هر فصل بر اساس پیش‌بینی تقاضا، زمان‌های تأمین و نیاز به موجودی ایمنی مشخص می‌شود.
- تدوین استراتژی‌های سفارش‌دهی: برای هر فصل، برنامه‌ها و تناوب‌های مختلف سفارش‌دهی بر اساس نوسانات تقاضا تعیین می‌شود.
- پیاده‌سازی استراتژی‌های تبلیغاتی: از تخفیف‌ها و تبلیغات هدفمند در فصول کم‌تقاضا برای تحریک فروش و کاهش موجودی استفاده می‌شود.
- نظارت و بازنگری: به طور منظم سطح موجودی، داده‌های فروش و روندهای بازار را پیگیری کرده و پیش‌بینی‌ها را اصلاح کرده و استراتژی‌ها را بر اساس نیاز به روز رسانی می‌کنیم.
۱۸. رده‌بندی موجودی بر اساس سختی تأمین (SDE Analysis)
تحلیل SDE یا رده‌بندی موجودی بر اساس سختی تأمین که مخفف Scarce، Difficult و Easy است، یک تکنیک ساده و مؤثر در کنترل موجودی است که اقلام را بر اساس میزان سختی تأمین آن‌ها طبقه‌بندی می‌کند. این تکنیک به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا تلاش‌های خود در کنترل موجودی را اولویت‌بندی کنند، منابع را به طور مؤثر تخصیص دهند و عملکرد کلی موجودی را بهبود بخشند.
اهداف تحلیل SDE:
- شناسایی و اولویت‌بندی اقلام کمیاب: این اقلام به سختی قابل دسترسی هستند و نیاز به نظارت دقیق و مدیریت پیش‌کنش‌گر موجودی دارند.
- بهینه‌سازی سطح موجودی: حفظ موجودی کافی از اقلام کمیاب در حالی که هزینه‌های نگهداری اقلامی که تأمین آن‌ها آسان است را کاهش می‌دهیم.
- تدوین سیاست‌های مناسب سفارش‌دهی و تجدید موجودی: خط‌مشی‌های را بر اساس سختی تأمین هر کالا تنظیم می‌کنیم.
- کاهش هزینه‌های موجودی: خطرات و هزینه‌های مرتبط با تأمین اقلام کمیاب را به حداقل می‌رسانیم.
۱۹. تحلیل منابع تأمین دولتی، عمومی، محلی و خارجی (GOLF Analysis)
تحلیل GOLF مخفف تأمین دولتی (Government Supply)، در دسترس به‌طور معمول (Ordinarily Available)، در دسترس محلی (Local Availability) و منبع تأمین خارجی (Foreign Source of Supply) است. این یک تکنیک جامع برای کنترل موجودی است که اقلام را بر اساس منبع تأمین آن‌ها تحلیل می‌کند. این تحلیل به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا استراتژی‌های تأمین خود را بهینه‌سازی کرده، فرایندهای موجودی را ساده‌سازی کنند و هزینه‌های مرتبط با مدیریت موجودی را کاهش دهند.
اهداف تحلیل GOLF
- شناسایی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با منابع مختلف تأمین: این امر به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اقدامات پیشگیرانه برای کاهش ریسک‌ها انجام داده و از در دسترس بودن به‌موقع موجودی اطمینان حاصل کنند.
- بهینه‌سازی فرایندهای تأمین برای هر منبع تأمین، با در نظر گرفتن عواملی مانند هزینه، زمان تأمین و مقدار سفارش
- بهبود دید و کنترل موجودی از طریق ردیابی سطوح موجودی و حرکت اقلام بر اساس منبع تأمین آن‌ها
- کاهش هزینه‌های تأمین و نگهداری موجودی با شناسایی و حذف ناکارآمدی‌ها در زنجیره تأمین.
نحوه عملکرد تحلیل GOLF
- شناسایی اقلام موجودی: تمام اقلام موجود در موجودی خود را فهرست کنید.
- طبقه‌بندی منابع موجودی: هر اقلام را بر اساس منبع تأمین آن طبقه‌بندی کنید:
- اقلام G: تامین دولتی
- اقلام O: در دسترس به‌طور معمول
- اقلام L: در دسترس محلی
- اقلام F: منبع تأمین خارجی
- تحلیل هر منبع: برای هر منبع، عواملی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:
- هزینه: قیمت هر واحد، تخفیف‌های احتمالی، هزینه‌های حمل و نقل
- زمان تأمین: زمان بین ثبت سفارش و دریافت کالا
- مقدار سفارش: حداقل مقدار سفارش، مقدار اقتصادی سفارش
- شرایط پرداخت: روش‌های پرداخت، دوره‌های اعتباری، تخفیف‌ها
- کیفیت: ثبات و قابلیت اطمینان کیفیت تأمین‌کننده
- کارهای اداری: مستندات، ارتباطات و سایر وظایف اداری.
- توسعه استراتژی‌های تأمین: بر اساس تحلیل‌ها، استراتژی‌های تأمین خاصی برای هر منبع ایجاد کنید. این ممکن است شامل برنامه‌های مختلف برای سفارش‌دهی، مقادیر سفارش، سطوح موجودی ایمنی و معیارهای انتخاب تأمین‌کننده باشد.
- نظارت و بازبینی: به‌طور منظم عملکرد هر منبع را نظارت و بازبینی کنید تا فرصت‌های بهبود شناسایی شده و با شرایط تغییرات سازگار شوید.
۲۰. تحلیل XYZ
تحلیل XYZ یک تکنیک ساده و در عین حال مؤثر در کنترل موجودی است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اقلام موجودی را بر اساس تغییرات تقاضا و دقت پیش‌بینی تقاضا طبقه‌بندی کنند. با درک الگوهای تقاضای اقلام مختلف، کسب‌وکارها می‌توانند منابع خود را به‌طور مؤثر تخصیص دهند، سطوح موجودی را بهینه‌سازی کرده و عملکرد کلی موجودی را بهبود بخشند.
اقلام را بر اساس ضریب تغییرات (CV) آن‌ها به سه دسته تقسیم کنید:
- اقلام X (تغییرپذیری بالا): که نشان‌دهنده تقاضای غیرقابل پیش‌بینی است و نیاز به نظارت دقیق و سفارش‌دهی مکرر دارد
- اقلام Y (تغییرپذیری متوسط): که نیازمند توجه معقول و احتمالاً بهبود پیش‌بینی‌ها است
- اقلام Z (تغییرپذیری کم) :که نشان‌دهنده تقاضای قابل پیش‌بینی است و اجازه می‌دهد که سفارش‌دهی کمتری انجام شود و سطوح احتیاطی کمتری نگهداری شود.
اهداف:
۱. شناسایی و اولویت‌بندی اقلام موجودی: تمرکز بر اقلامی که تغییرات تقاضای بالایی دارند و اولویت‌بندی تلاش‌های کنترل آن‌ها.
۲. بهینه‌سازی سطوح موجودی: نگهداری موجودی کافی برای جلوگیری از کمبود موجودی در حالی که هزینه‌های نگهداری اقلام با تقاضای کم تغییر را حداقل می‌کنید.
۳. تعیین خط‌مشی‌های مناسب سفارش‌دهی و تأمین: پیاده‌سازی تناوب مختلف برای سفارش‌دهی، مقادیر سفارش و سطوح ایمنی موجودی بر اساس ویژگی‌های تقاضای هر کالا.
۴. بهبود دقت پیش‌بینی: شناسایی اقلام با تقاضای غیرقابل پیش‌بینی و سرمایه‌گذاری در روش‌های پیش‌بینی بهتر برای آن اقلام.
۲۱. موجودی مدیریت‌شده توسط مشتری (CMI)
موجودی مدیریت‌شده توسط مشتری (CMI) یک استراتژی مدیریت زنجیره تأمین است که در آن مشتری، به‌جای تأمین‌کننده، مسئول مدیریت سطوح موجودی خود و انجام سفارشات تأمین است. این رویکرد با مدیریت موجودی سنتی که در آن تأمین‌کننده موجودی را نگهداری کرده و آن را بر اساس پیش‌بینی‌ها یا نقاط سفارش توافقی تأمین می‌کند، تفاوت دارد.
نحوه عملکرد CMI:
- توافق: تأمین‌کننده و مشتری یک توافق CMI ایجاد می‌کنند که مسئولیت‌ها و انتظارات هر دو طرف را مشخص می‌کند
- اشتراک‌گذاری داده‌ها: تأمین‌کننده داده‌های موجودی و اطلاعات فروش را به‌صورت آنی در اختیار مشتری قرار می‌دهد
- پیش‌بینی و سفارش‌دهی: مشتری تقاضای خود را پیش‌بینی کرده و سفارشات را بر اساس سطوح موجودی خود و زمان‌های تحویل با تأمین‌کننده انجام می‌دهد
- تأمین: تأمین‌کننده کالاهای سفارش‌داده‌شده را به مشتری تحویل می‌دهد
- نظارت و گزارش‌دهی: هر دو طرف سطوح موجودی و شاخص‌های عملکرد را نظارت کرده و نواحی نیازمند بهبود را شناسایی می‌کنند
