نقشه برداری جریان ارزش (VSM) چیست؟
نقشه برداری جریان ارزش یا VSM که مخفف عبارت Value Stream Mapping است بهعنوان یک ابزار مدیریت ناب تعریف میشود که برای تحلیل وضعیت فعلی و طراحی وضعیت آینده فرایندی به کار میرود که یک محصول یا خدمت را از زمان شکلگیری اولیه تا رسیدن به مشتری هدایت میکند، با هدف به حداقل رساندن هر میزان ممکن از اتلاف.
به بیان ساده، این ابزار به شما اجازه میدهد مراحل موجود در فرایندی را که محصول شما را از ابتدا تا انتها منتقل میکند بررسی کنید تا بتوانید راههایی برای کاهش اتلاف و تبدیل فرایند به یک جریان نابتر پیدا کنید. کاهش اتلاف و نابتر کردن فرایند، باعث افزایش بهرهوری و کارایی میشود و در عین حال شناسایی اتلافها را آسانتر میکند. نقشه برداری جریان ارزش بخشی از روششناسی شش سیگما برای دستیابی به رویکرد ناب است.
نقشه برداری جریان ارزش (VSM) از یک فلوچارت با مجموعهای از نمادهای استاندارد استفاده میکند تا جریانهای مختلف کار و جریانهای اطلاعاتی را نشان دهد. هر موردی که در فرایند فهرست میشود، از دیدگاه مشتری بررسی شده و بهعنوان ارزشافزا یا غیرارزشافزا مشخص میشود؛ هدف این است که ریشه فعالیتهایی که ارزش ایجاد نمیکنند شناسایی و حذف شود.
نقشههای استاندارد جریان ارزش معمولاً مراحل ارزشافزا را در بخش مرکزی نقشه نمایش میدهند، در حالی که مراحل غیرارزشافزا بهصورت خطوط عمودی و عمود بر جریان ارزش ترسیم میشوند. این روش باعث میشود فعالیتها بهراحتی در جریان ارزش تفکیک شوند.
نقشه برداری جریان ارزش را میتوان برای هر فرایندی که دارای مراحل تکرارشونده و نقاط انتقال متعدد باشد به کار برد. در یک فرایند تولیدی، این نقاط انتقال معمولاً بهراحتی قابل شناسایی هستند، زیرا شامل جابهجایی فیزیکی و تغییر مالکیت اشیای ملموس میشوند. برای مثال، بهراحتی میتوان فرایند سفارش خرید قطعات یدکی توسط واحد تأمین، ارسال قطعات از تولیدکننده به کارخانه، دریافت قطعات توسط کارخانه و ذخیرهسازی آنها و موارد مشابه را تجسم کرد.
تا اینجا به یکی از مزایای نقشه برداری جریان ارزش اشاره کردیم؛ اما اکنون بررسی میکنیم که این روش چگونه میتواند به پایداری سازمان شما کمک کند و همچنین برخی چالشهایی را که ممکن است ایجاد کند مرور میکنیم.
مزایای نقشه برداری جریان ارزش:
- بهبود عملکرد مالی سازمان از طریق کاهش یا حذف اتلاف و شناسایی علت ریشهای یا منبع ایجاد اتلاف.
- مصورسازی یک ابزار ارتباطی مؤثر است. پس از شناسایی منابع اتلاف، سازمان شما میتواند رفتارهای بهبودیافته، ارتباطات و همکاریها را استاندارد کند.
- دیدگاههای شخصی و فردی کنار گذاشته میشوند و اولویتها بر اساس دیدگاه مشتری تعیین میشوند.
- علاوه بر حذف اتلاف، نقشه برداری جریان ارزش میتواند ارزش نیز ایجاد کند. حذف اتلاف، وسیلهای برای رسیدن به هدف نهایی یعنی افزایش ارزش است. مواردی مانند امکان ارائه قیمت پایینتر و/یا محصولی با کیفیت بهتر، برای مشتریان ارزش ایجاد میکنند.
با این حال، اگر با دقت انجام نشود، نقشه برداری جریان ارزش میتواند خودش به یک فعالیت اتلافزا تبدیل شود. برای جلوگیری از این موضوع، موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- اطمینان حاصل کنید میزان تلاش مورد نیاز برای انجام نقشه برداری جریان ارزش با ارزش یا صرفهجویی احتمالی حاصل از آن متناسب باشد. به عبارت دیگر، بازگشت سرمایه (ROI) را در مرکز تمرکز خود قرار دهید.
- مهم است که کارکنان باتجربه از تمام واحدها در فرایند نقشه برداری جریان ارزش مشارکت داشته باشند، زیرا نقشهها میتوانند بسیار بینوظیفهای و پیچیده باشند.
- از کوچک شروع کنید. اگرچه بهبودهای کوچک همیشه در ابتدا صرفهجویی بسیار بزرگی ایجاد نمیکنند، اما اغلب پس از تکمیل یک بررسی کامل فرایند، به صرفهجویی قابلتوجهی در نتیجه نهایی منجر میشوند.
- ساده نگه دارید. در ابتدای کار تلاش نکنید از قالبها و نمادهای حرفهای نقشه برداری استفاده کنید. اشکالی ندارد که یک پیشنویس ساده روی وایتبرد بکشید یا از کاغذ و مداد استفاده کنید و زمانی که تصویر فرایند واضحتر شد، نقشه را رسمی کنید.
به یاد داشته باشید، زیادهروی در این کار و پیچیدهتر کردن آن بیش از حد لازم میتواند مشکلساز باشد. هدف شما کاهش اتلاف است، نه ایجاد اتلاف بیشتر. اگر درباره نقشه برداری جریان ارزش مطمئن نیستید، حتی میتوانید با یک اجرای ساده و کمهزینه، فرایند خود را بهصورت کلی بررسی کنید. این کار به شما کمک میکند مفهوم آن را بهتر درک کنید و حتی میتواند به نتایج عملی منجر شود.
پیشینه VSM در صنعت تولید
نقشه برداری جریان ارزش در قرن بیستم و در شرکت تویوتا شکل گرفت؛ زمانی که مهندسان، نمودارهای جریان مواد و اطلاعات را ترسیم میکردند تا مشخص شود قطعات و اسناد واقعاً چگونه از تأمینکننده به مشتری منتقل میشوند. این نمودارها به یکی از ارکان اصلی سیستم تولید تویوتا تبدیل شدند و به حذف «مودا» (Muda) یا همان اتلاف از مبدأ کمک کردند. با گذشت زمان، نقشه جریان ارزش به ابزاری برای مصورسازی دادهها تبدیل شد که حتی صنایعی مانند لجستیک و خدمات درمانی نیز آن را به کار گرفتهاند.
مزیت رقابتی در دنیای امروز
حتی امروز، در عصر اتوماسیون و تولید پرشتاب، نقشه برداری جریان ارزش همچنان ابزاری ارزشمند در صنایع مختلف به شمار میرود. برای مثال، در فرایند اجرای سفارشهای خردهفروشی، یک نقشه جریان ارزش میتواند نشان دهد که مراحل جمعآوری کالا، بستهبندی و ارسال چگونه موجب افزایش زمان تحویل سفارش به مشتری میشوند. همچنین، انباشت موجودی در ایستگاههای بستهبندی و گلوگاههای انتقال کالا به شرکتهای حملونقل را آشکار میکند تا تیم شما بتواند رسیدگی به آنها را در اولویت قرار دهد.
در بخش خدمات مشتری، نقشه جریان ارزش مشخص میکند که درخواستها یا تیکتهای پشتیبانی پیش از تخصیص یا تأیید، در کدام مرحله معطل میمانند. این موضوع به مدیران کمک میکند منابع را بهگونهای بازتوزیع کنند که تیم بتواند بهموقع به هر مشتری رسیدگی کند. همچنین، داروخانههای بیمارستانی میتوانند با استفاده از نقشه جریان ارزش، نقاطی را شناسایی کنند که سفارشهای نسخه بین مرحله تأیید و تحویل دارو متوقف میشوند و در نتیجه، روند مراقبت از بیماران را سرعت ببخشند.
چه در حال جابهجایی محصولات باشید، چه در حال پاسخگویی به درخواستهای مشتریان یا تحویل دارو بر اساس نسخه، ترسیم فرایند سریعترین راه برای شناسایی هرگونه تأخیر است.
مزایای نقشه برداری جریان ارزش
مهمترین مزیت نقشههای جریان ارزش این است که عواملی را آشکار میکنند که باعث طولانی شدن اجرای پروژهها و ایجاد هزینههای پنهانی میشوند که بر بودجه شما تأثیر میگذارند. با برطرف کردن این موارد، میتوانید فرایندهای بهتری داشته باشید، رضایت مشتریان را افزایش دهید و جریان نقدی سالمتری ایجاد کنید. در ادامه، به برخی دیگر از مزایای نقشه برداری جریان ارزش برای کسبوکار شما اشاره شده است:
افزایش شفافیت
تدوین نقشه وضعیت فعلی تیمها را وادار میکند بهجای تکیه بر فرضیات، بر واقعیتها تمرکز کنند و دقیقاً نشان میدهد که کارها در کدام بخشها انباشته میشوند یا تصمیمگیریها در چه نقاطی با تأخیر مواجه هستند. با این شفافیت، تیم شما میتواند اصلاحاتی را در اولویت قرار دهد که بیشترین منفعت را برای سازمان به همراه دارند.
کاهش اتلافها
از آنجا که دیدی جامع از کل فرایند در اختیار دارید، احتمال بیشتری دارد که بهجای بهینهسازی یک بخش مجزا، علتهای ریشهای تأخیرهایی را برطرف کنید که اثر آنها در بخشهای مختلف سازمان گسترش مییابد.
تقویت همکاری
وقتی همه اعضای تیم بهصورت مشترک در ترسیم نقشه جریان ارزش مشارکت میکنند، همه نسبت به فرایند احساس مسئولیت و مالکیت پیدا میکنند، صرفنظر از اینکه نقش آنها تا چه اندازه کوچک باشد. مدیران عملیات، توسعهدهندگان و کارشناسان خدمات مشتری میتوانند بهصورت همزمان روی یک نمودار مشترک یادداشتگذاری کنند و درباره اولویتها بهطور گروهی تصمیم بگیرند.
نقشه برداری جریان ارزش در مقایسه با سایر روشها
بهعنوان یک ابزار مصورسازی داده، نقشه جریان ارزش (VSM) در دسته کلی نقشههای فرایند قرار میگیرد؛ به همین دلیل، شباهتهایی با سایر روشهای نقشه برداری دارد. با این حال، هر یک از این روشها دیدگاه متفاوتی نسبت به فرایند ارائه میدهند، انواع مختلفی از شکافها را شناسایی میکنند و برای حل مسائل خاصی به کار میروند.
نقشه فرایند در برابر نقشه جریان ارزش
نقشه فرایند (Process Map) که با نام فلوچارت (Flowchart) نیز شناخته میشود، تمام فعالیتها را بهترتیب وقوع و ارتباط میان آنها نمایش میدهد. این ابزار برای آموزش اعضای جدید تیم یا مستندسازی رویههای استاندارد عملیاتی (SOP) بسیار مناسب است. با این حال، محدودیت اصلی آن کمبود عمق تحلیل است؛ زیرا جعبهها و پیکانهای آن معمولاً زمانهای انتظار پنهان یا گلوگاههای جریان اطلاعات را آشکار نمیکنند.
در مقابل، نقشه جریان ارزش دادههای واقعی مانند زمان چرخه (Cycle Time) و زمان تحویل یا زمان سپریشده تا تکمیل فرایند (Lead Time) را نیز در بر میگیرد. به این ترتیب، شما تنها مراحل فرایند را نمیبینید، بلکه تأثیر هر مرحله بر ایجاد تأخیر را نیز درک میکنید. به بیان دیگر، نقشه فرایند نشان میدهد چه اتفاقی میافتد، اما نقشه جریان ارزش نشان میدهد چرا انجام آن اینقدر زمان میبرد.
نقشه سفر مشتری در برابر نقشه جریان ارزش
نقشه سفر مشتری (Customer Journey Map) نگاه را به سمت بیرون سازمان معطوف میکند و تمام نقاط تماس یک خریدار، بیمار یا فراگیر با برند شما را دنبال میکند. تیمهای تجربه کاربری (UX) و بازاریابی از این نقشهها برای شناسایی بینشهای ارزشمندی مانند نقاط درد مشتری و دیدگاه کاربران استفاده میکنند.
در مقابل، نقشه جریان ارزش بر فرایندهای داخلی سازمان تمرکز دارد و نحوه انجام کارها در داخل مجموعه را دنبال میکند.
ترکیب این دو ابزار، دیدگاهی ۳۶۰ درجه از عملکرد سازمان ارائه میدهد. نقشه سفر مشتری لحظاتی را که برای کاربران اهمیت دارند آشکار میکند، در حالی که نقشه جریان ارزش سازوکارهای پشتصحنه ارائه خدمات را به نمایش میگذارد. این دو در کنار یکدیگر، چارچوبی قدرتمند برای بهبود مستمر ایجاد میکنند.
نمودار اسپاگتی در برابر نقشه جریان ارزش
اگر هدف شما کاهش اتلاف ناشی از جابهجاییها باشد، نمودار اسپاگتی (Spaghetti Diagram) بهترین انتخاب است. این نمودار مسیر واقعی حرکت افراد یا مواد را، معمولاً روی نقشه یا پلان محیط کار، ترسیم میکند. به این ترتیب، ناکارآمدیها و فرصتهای بهبود، مانند رفتوآمدهای طولانی به محل نگهداری کالا یا بازگشتهای مکرر بین ماشینآلات، بهوضوح مشخص میشوند.
در مقابل، نقشه جریان ارزش تأخیرهای موجود در کل فرایند را آشکار میکند. این نقشه تمام فعالیتها، از جمله مراحل پردازش و انتقال کار بین افراد یا واحدها، را فهرست میکند. مشاهده همه مراحل در کنار یکدیگر، شناسایی ناکارآمدیها را آسانتر میکند و اصلاح آنها را نیز تسهیل میسازد. شناخت تفاوتهای میان این چهار ابزار مصورسازی داده به شما کمک میکند ابزاری را انتخاب کنید که بیشترین تناسب را با نیازهای شما داشته باشد.
جدول مقایسهای نقشه جریان ارزش با سایر روشهای نقشه برداری
| معیار مقایسه | نقشه جریان ارزش | نقشه فرایند | نقشه سفر مشتری | نمودار اسپاگتی |
| هدف اصلی | شناسایی اتلافها، گلوگاهها و فرصتهای بهبود در کل جریان ارزش | نمایش ترتیب مراحل و ارتباط بین فعالیتها | تحلیل تجربه مشتری در تمام نقاط تماس با سازمان | تحلیل مسیر حرکت افراد، مواد یا تجهیزات برای کاهش جابهجاییهای غیرضروری |
| تمرکز | فرایندهای داخلی و جریان ارزش از ابتدا تا انتها | ترتیب اجرای فعالیتها و جریان کار | تجربه و تعامل مشتری با برند | حرکت فیزیکی افراد یا مواد در محیط کار |
| نوع اطلاعات | دادههای عملیاتی مانند زمان چرخه، زمان تحویل، زمان انتظار و انتقال | مراحل، تصمیمها و ارتباط بین فعالیتها | احساسات، نیازها، نقاط تماس و نقاط درد مشتری | مسیرهای حرکتی و میزان جابهجایی |
| آنچه آشکار میکند | گلوگاهها، اتلافها، تأخیرها و فعالیتهای بدون ارزش افزوده | ساختار و توالی اجرای فرایند | مشکلات و فرصتهای بهبود در تجربه مشتری | حرکات اضافی، مسیرهای طولانی و رفتوآمدهای غیرضروری |
| بهترین کاربرد | بهبود فرایندها، کاهش زمان و هزینه و افزایش بهرهوری | مستندسازی فرایندها، آموزش کارکنان و تدوین رویههای استاندارد | طراحی تجربه مشتری، بازاریابی و بهبود خدمات | بهینهسازی چیدمان محیط کار و کاهش اتلاف ناشی از حرکت |
| نقطه قوت | ترکیب جریان فرایند با دادههای واقعی برای شناسایی ریشهای مشکلات | سادگی، وضوح و مستندسازی آسان فرایندها | درک عمیق نیازها و انتظارات مشتری | نمایش بصری و دقیق مسیرهای حرکت و شناسایی اتلافهای ناشی از جابهجایی |
| محدودیت | تهیه آن به دادههای دقیق و مشارکت تیمی نیاز دارد | معمولاً زمانهای انتظار، گلوگاهها و اتلافها را نشان نمیدهد | فرایندهای داخلی و ناکارآمدیهای عملیاتی را بهطور مستقیم تحلیل نمیکند | تنها بر حرکت فیزیکی تمرکز دارد و سایر جنبههای فرایند را پوشش نمیدهد |
| سؤال کلیدی که پاسخ میدهد | چرا فرایند اینقدر زمان میبرد و کجا ارزش از بین میرود؟ | چه مراحلی در فرایند انجام میشوند؟ | مشتری در هر مرحله چه تجربهای دارد؟ | افراد یا مواد چگونه حرکت میکنند و کجا حرکت غیرضروری وجود دارد؟ |
نمادهای نقشه برداری جریان ارزش
نقشههای جریان ارزش از مجموعهای از نمادهای استاندارد استفاده میکنند تا اطمینان حاصل شود که همه افراد برداشت یکسانی از آنها دارند و با یک زبان مشترک صحبت میکنند. این نمادها به چهار دسته تقسیم میشوند:
- نمادهای فرایند
- نمادهای مواد
- نمادهای اطلاعاتی
- نمادهای عمومی
در ادامه، این نمادها را بررسی میکنیم و توضیح میدهیم هرکدام چه چیزی را نشان میدهند.
اینها رایجترین نمادهایی هستند که در یک نقشه جریان ارزش استفاده میشوند. بیشتر افراد آنها را چاپ کرده و یک جدول مرجع نمادها ایجاد میکنند تا تا زمانی که نمادها را به خاطر بسپارند، بتوانند بهسرعت به آنها مراجعه کنند.
نحوهٔ انجام تحلیل جریان ارزش (VSM)
پیش از اینکه فرایند ایجاد واقعی یک نقشه جریان ارزش را آغاز کنید، مدتی را صرف مشاهده فرایندهای شرکت خود کنید تا بتوانید بعداً آنها را بهصورت بصری نمایش دهید. هنگام آماده شدن برای تحلیل جریان ارزش، این نکات را در نظر داشته باشید:
- اهداف را با مدیران کلیدی مطرح کنید و هنگام شروع فرایند تحلیل فرایندها، این اهداف را در نظر بگیرید. اهداف شما باید بر سه معیار برای فعالیتهای ارزشافزا متمرکز باشند:
- مشتری میخواهد شما آن کار را انجام دهید
- مواد به محصولات نهایی تبدیل میشوند
- کار از همان بار اول بهدرستی انجام میشود
- فرایند را بهصورت فیزیکی مشاهده کنید و داده جمعآوری کنید. از کارکنان بخواهید فرایند فعلی خود و نحوه انجام کارهای روزانه را برای شما توضیح دهند. بسیاری از مهندسان فرایند ترجیح میدهند از انتهای فرایند شروع کنند و مسیر خود را به سمت ابتدای آن ادامه دهند. مواردی مانند زمان لازم برای تکمیل هر مرحله و هرگونه ناکارآمدی که در طول آن زمان مشاهده میکنید را ثبت کنید. تعداد کارکنان، تعداد ساعات کاری، زمان فعالیت و توقف ماشینآلات و موارد مشابه را یادداشت کنید.
- در ابتدا روی وضعیت فعلی تمرکز کنید. پس از اینکه مشخص کردید مشکلات در کجا قرار دارند، میتوانید نقشه جریان ارزش وضعیت فعلی را ایجاد کنید که نشان میدهد اکنون کارها چگونه انجام میشوند، پیش از آنکه به سمت وضعیت ایدهآل آینده حرکت کنید.
چگونه یک نقشه جریان ارزش ایجاد کنیم
شما فرایند سازمان خود را مشاهده کردهاید و تیم شما آماده ایجاد یک نقشه جریان ارزش وضعیت فعلی است. در ادامه هر مرحله را توضیح میدهیم، اما اصول اصلی به این صورت هستند:
- محدوده نقشه جریان ارزش خود را مشخص کنید.
- هر مرحله از فرایند خود را نقشه برداری کنید.
- موجودی و زمانهای انتظار را به نقشه اضافه کنید.
- جریان اطلاعات را ترسیم کنید.
- یک خط زمانی ایجاد کنید.
مرحله ۱. محدوده نقشه جریان ارزش خود را مشخص کنید
نقاط شروع و پایان خود را با قرار دادن آنها در گوشه بالای سمت چپ (شروع) و سمت راست (پایان) نقشه مشخص کنید.
برای مثال، اگر زنجیره تأمین خود را بررسی میکنید، به احتمال زیاد با تأمینکننده خود (مواد اولیه) در گوشه بالای سمت چپ شروع میکنید و با مشتری در گوشه بالای سمت راست پایان میدهید.
در کنار مشتری، زمان تاکت را بنویسید؛ یعنی حداکثر مقدار زمانی که میتوانید صرف کنید و همچنان مشتری را راضی نگه دارید. این مقدار با تقسیم دقیقههای تولید در دسترس بر تعداد واحدهای مورد نیاز برای تولید محاسبه میشود.
برای مثال، تصور کنید مالک یک شرکت برشتهکاری قهوه هستید و برای پاسخگویی به تقاضا باید روزانه ۱۰۰ کیلو قهوه برشته کنید. با توجه به اینکه برشته کردن ۱۰۰ کیلو قهوه حدود یک ساعت زمان میبرد، زمان تاکت برابر خواهد بود با:
۰٫۶ دقیقه (۶۰ دقیقه ÷ ۱۰۰ کیلو قهوه = ۰٫۶ دقیقه)
مرحله ۲. مراحل فرایند خود را نقشه برداری کنید
با استفاده از نمادهای اختصاصی فرایند، باکسهای فرایند را اضافه کنید تا هر مرحله درگیر در فرایند را نمایش دهید.
یک دایره کوچک با یک عدد درون آن قرار دهید که تعداد اپراتورهایی را که در این مرحله از فرایند کار میکنند نشان دهد.
همانطور که در مثال زیر مشاهده میکنید:
- یک نفر دانههای قهوه را برشته میکند.
- دو نفر قهوه را بستهبندی کرده و برای ارسال آماده میکنند.
- دو نفر در پیشخوان قهوه را میفروشند یا آماده میکنند.
- یک نفر تحویلهای عمدهفروشی را انجام میدهد.
در زیر هر باکس فرایند، یک باکس داده مرتبط اضافه کنید که شامل تحلیل شما باشد (با استفاده از «نماد اطلاعات دیگر»).
دادههایی که ممکن است بخواهید در این باکسها قرار دهید شامل موارد زیر هستند:
- زمان لازم برای تکمیل یک واحد (زمان چرخه)
- زمان لازم برای تغییر نوع محصول (زمان تغییر آمادهسازی)
- زمان فعالیت
- بازده
تعداد باکسهای فرایند را محدود کنید تا نقشه متمرکز و در سطح یا محدوده مناسب باقی بماند. محدود کردن باکسهای فرایند به ۱۰ تا ۱۵ مرحله تعداد قابل قبولی است. همیشه میتوانید برای سایر فرایندها، نقشه جریان ارزش دیگری با مجموعهای از ۱۰ تا ۱۵ مرحله ایجاد کنید.
مرحله ۳. افزودن موجودی و زمانهای انتظار
اکنون میتوانید از نمادهای پیکان که جریان فرایند را نشان میدهند برای اتصال نقاط شروع و پایان خود استفاده کنید؛ در این مثال، از تأمینکننده به مشتری.
پیکانهایی که از یک خط ضخیم و پیوسته تشکیل شدهاند معمولاً نشاندهنده ارسال هستند.
در مثال ما، تأمینکننده دانههای قهوه را برای برشتهکننده قهوه ارسال میکند و برشتهکننده قهوه را برای مشتری ارسال میکند.
میتوانید از نمادهای «پیکان فشار» برای نشان دادن نحوه جابهجایی مواد از یک فرایند به فرایند دیگر استفاده کنید.
بین هر مرحله، از نماد مثلث موجودی استفاده کنید تا تعداد قطعات یا موادی که در پایان هر مرحله دارید نشان داده شود.
همچنین میتوانید روی پیکانهای ارسال، نمادهای کامیون، هواپیما یا تجهیزات دیگر را اضافه کنید تا روش حملونقل مشخص شود.
مرحله ۴. جریان اطلاعات را ترسیم کنید
اکنون زمان آن است که جریان اطلاعات درون فرایند تولید را نمایش دهید.
نمادهای باکس کنترل تولید را اضافه کنید تا مشخص شود چه کسی برنامهریزی و کنترل تولید را انجام میدهد. باکسهای کنترل تولید معمولاً بین نقاط شروع و پایان قرار میگیرند.
اطمینان حاصل کنید که مسئولیتهای فرد یا گروه مربوطه را در بخش پایینی باکس ثبت کنید.
پس از قرار دادن باکسهای کنترل تولید، خطوط ارتباطی را اضافه کنید.
- از خطوط دندانهدار برای نشان دادن ارتباطات الکترونیکی مانند ایمیل یا تلفن استفاده کنید.
- از خطوط مستقیم برای نشان دادن ارتباطات دستی مانند یادداشتها، پرینتها یا گفتوگوهای حضوری استفاده کنید.
باکسهای جزئیات را با اطلاعاتی مانند موارد زیر اضافه کنید:
- چه اطلاعاتی مبادله میشود.
- اطلاعات هر چند وقت یکبار مبادله میشود.
- از چه رسانهای استفاده میشود.
در مثال زیر، میتوانید ببینید که چگونه مدیر شرکت برشتهکاری قهوه سفارشهای مشتری را دریافت میکند و پیشبینیهای هفتگی را بهصورت الکترونیکی از طریق ایمیل برای تأمینکننده ارسال میکند. برنامههای روزانه و وظایف نیز بهصورت حضوری به کارکنان داخلی اعلام میشوند.
مرحله ۵. ایجاد یک خط زمانی
خط زمانی مهمترین بخش نقشه جریان ارزش شما برای شناسایی نقاط اتلاف در فرایند است.
یک خط زمانی دارای دو سطح است؛ بالا و پایین.
سطح پایین شامل زمانهای مربوط به فرایندهای ارزشافزا است (که از باکسهای داده در نقشه شما گرفته میشوند).
سطح بالا شامل فرایندهای غیرارزشافزا است.
در مثال ما، میتوانید زمانهای غیرارزشافزا را بر اساس موجودی ثبتشده برای محاسبه تولید بیش از حد محاسبه کنید.
مشتریان شما روزانه به ۱۰۰ کیلو قهوه برشتهشده نیاز دارند، بنابراین ۱۰۰ واحد برابر با یک روز زمان غیرارزشافزا در نظر گرفته میشود.
در پایان خط زمانی خود، باید یک باکس داده قرار دهید که این اطلاعات را خلاصه کند. این باکس داده باید شامل موارد زیر باشد:
- زمان تحویل تولید: مجموع زمان غیرارزشافزا از نیمه بالایی خط زمانی.
- زمان ارزشافزا: مجموع زمان ارزشافزا از بخش پایینی خط زمانی.
- کارایی چرخه فرایند: درصد زمان ارزشافزا نسبت به زمان تحویل تولید.
نقشه جریان ارزش وضعیت آینده
پس از اینکه تصویر مناسبی از وضعیت فعلی فرایند خود ایجاد کردید، میتوانید شروع به ایجاد یک نقشه جریان ارزش وضعیت آینده کنید؛ نقشهای که نشان میدهد فرایند پس از حذف اتلافها چگونه میتواند باشد.
هنگام برنامهریزی نقشه وضعیت آینده، چند مورد را در نظر بگیرید:
- گلوگاهها کجا هستند؟
از نقشه وضعیت فعلی، مواردی مانند زمان پردازش و زمان چرخه را بررسی کنید. اگر این دادهها بیشتر از زمان تاکت شما باشند (یعنی فاصله زمانی مورد نیاز برای تولید یک قطعه جهت پاسخگویی به تقاضا)، شما یک گلوگاه دارید. این موضوع ممکن است نشانهای از تولید بیش از حد یا زمان پردازش اضافی مانند اضافهکاری باشد. - کجا میتوان موجودی را کاهش داد؟
ممکن است اجرای یک سیستم «سوپرمارکت» مفید باشد؛ یک سیستم کنترلشده موجودی که در آن فرایند پاییندستی اقلام را از «قفسه» دریافت میکند و صاحبان فرایند بالادستی، اقلام را دوباره برای «سوپرمارکت» تأمین میکنند.
مواردی مانند مواد اولیه، کار در جریان (WIP)، موجودی حائل و موجودی احتیاطی را بررسی کنید تا مشخص شود کجا میتوان موجودی را کاهش داد و آیا اجرای یک سیستم «سوپرمارکت» منطقی است یا خیر.
- کجا میتوان جریان را بهبود داد؟
به دنبال نقاطی باشید که میتوانید جریان را بهبود دهید. آیا راههایی وجود دارد که مواد را از توقف و انتظار دور نگه دارید؟ آیا استفاده از یک مسیر اولین ورودی، اولین خروجی (FIFO) در فرایند شما میتواند مفید باشد؟
بهروشهای نقشه برداری جریان ارزش
بهروشهایی وجود دارند که میتوانید برای کمک به نقشه برداری جریان ارزش از آنها پیروی کنید. این روشها به شما کمک میکنند فرایند خود را بهتر درک کنید و شانس بیشتری برای ایجاد یک نقشه جریان ارزش دقیق و اثربخش داشته باشید. در ادامه، چهار مورد مهم که باید در نظر بگیرید آورده شده است:
در گمبا قدم بزنید و دادهها را اعتبارسنجی کنید
گمبا اصطلاحی ژاپنی است که در دنیای کسبوکار برای اشاره به محلی به کار میرود که در آن ارزش آفریده میشود؛ از جمله کف کارخانه، کارگاه ساختمانی یا فضای فروش. این واژه در زبان ژاپنی به معنای «مکان واقعی» است و در بافتهای غیرتجاری نیز برای اشاره به صحنه جنایت یا محل گزارشدهی خبرنگاران تلویزیونی به کار میرود.
در تولید ناب، این باور وجود دارد که ارزشمندترین ایدههای بهبود در همان گمبا، جایی که مشکلات بهوضوح دیده میشوند، پدید میآیند. تیمهای مدیریتی ممکن است «گشت گمبا (Gemba walk)» انجام دهند تا فرصتهایی برای بهبود عملی کف کارگاه بیابند.
جریان ارزش خود را از داخل اتاق جلسات و تنها بر اساس شواهد تجربی یا گزارشهایی که از چندین مرحله عبور کردهاند، ترسیم نکنید. دادههای دقیق از حضور فیزیکی در گمبا به دست میآیند؛ یعنی باید در محلی حضور داشته باشید که کار واقعی در آن انجام میشود.
فرایند را از نزدیک مشاهده کنید، زمانها را اندازهگیری کنید، موجودیها را شمارش کنید و با افرادی که کار را انجام میدهند گفتوگو کنید. این مشاهده مستقیم به شناسایی اتلافهای پنهان و راهحلهای موقتی کمک میکند؛ مواردی که معمولاً از فاصله دور قابل مشاهده نیستند.
این کار تضمین میکند که نقشه جریان ارزش وضعیت فعلی واقعیت را منعکس کند و برنامههای بهبود بر پایه واقعیتها و دادههای معتبر شکل بگیرند.
زمان تاکت را محاسبه و استفاده کنید
پیش از اینکه حتی نقشه وضعیت فعلی را ترسیم کنید، زمان تاکت (Takt Time) را محاسبه کنید. این شاخص حیاتی که از تقاضای مشتری و زمان تولید در دسترس به دست میآید، سرعت مطلوب کل جریان ارزش را تعیین میکند.
در طول تحلیل خود، بهطور مداوم از زمان تاکت استفاده کنید تا مشخص شود کدام زمانهای چرخه فرایندها بیش از حد کند هستند (گلوگاهها) یا بیش از حد سریعاند (که میتواند به تولید بیش از حد منجر شود).
زمان تاکت در طراحی نقشه جریان ارزش وضعیت آینده به هدف نهایی تبدیل میشود و تمام تلاشها را برای متعادلسازی کار و ایجاد یک جریان مبتنی بر تقاضا هدایت میکند.
بر کل جریان تمرکز کنید، نه مراحل جداگانه
یکی از اشتباهات رایج، بهینهسازی مراحل فرایند بهصورت جداگانه است. بهبود مراحل منفرد مفید است، اما قدرت اصلی نقشه جریان ارزش در آشکار کردن اتلافهایی است که بین فرایندها وجود دارند؛ مانند زمان انتظار، موجودی بیش از حد و حملونقل غیرضروری.
در بسیاری از موارد، این فعالیتهای بدون ارزش افزوده بخش عمدهای از کل زمان تحویل را تشکیل میدهند.
هنگام تحلیل وضعیت فعلی و طراحی وضعیت آینده، تلاشهای خود را بر کاهش اندازه دستهها و حذف فاصلههای بزرگ موجود در نردبان زمانی متمرکز کنید.
ابتدا وضعیت فعلی را ترسیم کنید، سپس به سراغ وضعیت آینده بروید
در برابر وسوسه رفتن مستقیم به سمت راهحلها مقاومت کنید. یک نقشه جریان ارزش وضعیت فعلی دقیق و جزئی، پایه و اساس کار است. این نقشه درک مشترکی از نحوه واقعی انجام کار ایجاد میکند.
با استفاده از آن، میتوانید مشکلاتی مانند زمان تحویل طولانی، موجودیهای بزرگ و گلوگاهها را در مقایسه با زمان تاکت بهراحتی اندازهگیری کنید.
تنها پس از درک کامل شرایط فعلی است که تیم شما میتواند بهطور مؤثر ایدهپردازی کند، اولویتبندی انجام دهد و یک نقشه وضعیت آینده تأثیرگذار و قابل اجرا طراحی کند.
