تا چندی قبل بازارِ راهکار‌های نرم‌افزاری نگهداری و تعمیرات انتخاب‌های معدودی را پیش‌روی ما قرار می‌داد و به همین خاطر چندان کار سختی برای برگزیدنِ یکی از آن‌ها نداشتیم. اما بازارِ امروز ماهیت متفاوتی دارد و پر از ابزار‌های گوناگون با ویژگی‌های متنوعی است که در بسیاری از موارد مخصوص به خود آن‌ها است. این موضوع باعث شده که کار انتخاب راهکار برای سازمان‌ها به تصمیمی دشوار و سرگیجه‌آور بدل شود. در مسیر انتخابِ راهکار نرم‌افزاری نگهداری و تعمیرات اشتباهات رایجی وجود دارد که خیلی از سازمان‌ها در دام آن‌ها می‌افتند و در نهایت انتخاب مناسبی نمی‌توانند داشته باشند. در نوشتهٔ زیر به ۵ مورد از این اشتباهات پرداخته‌ایم:
۱. تلاش برای پیدا کردنِ یک راهکار CMMS یا EAM بدونِ نقص و ایده‌آل
هرگز یک کتاب را از روی جلدش قضاوت نکنید. البته که راهکار نگهداری و تعمیرات باید رابط کاربری کاربر‌پسند و استانداردی داشته باشد اما «رابط کاربری» نباید به عاملِ اساسی برای قضاوت بین راهکار‌های مختلف تبدیل شود. راهکار نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب با امکانات شخصی‌سازی فراوان در رابط کاربری، برخورداری از داشبورد‌های متنوعِ قابلِ شخصی‌سازی و ارائهٔ گزارش‌ها در قالب‌های مورد نیاز سازمان پاسخ‌گوی تمام نیازهای مرتبط با رابط کاربری در سطوح مختلف سازمان است.
«رابط کاربری» نباید به عاملِ اساسی برای قضاوت بین راهکار‌های مختلف تبدیل شود.
۲. بهره‌گیری از راهکارِ نرم‌افزاری به‌منظورِ برطرف کردن نیازهای کوتاه‌مدتِ سازمان
برای ایجاد تغییری مشهود در سازمانمان مهم است که راهکار CMMSای را انتخاب کنیم که نه تنها به نیازهای کنونی ما پاسخ دهد، که پاسخ‌گوی نیازهای آتی ما نیز باشد. نیازهای تیمِ سازمانی ما در محدودهٔ یک راهکار CMMS باید پوشش‌دهندهٔ اهداف سازمانمان حداقل برای سه سال آینده باشد. راهکار انتخاب شده نه تنها باید منطبق با نیازهای آتیِ واحد نگهداری و تعمیرات باشد، که باید در برابر تغییرات بیرونی محتمل در واحد‌های مالی، مهندسی، خرید و تدارکات و دیگر واحد‌های سازمانی نیز منعطف باشد.
راهکاری را انتخاب کنیم که نه تنها به نیازهای کنونی ما پاسخ دهد، که پاسخ‌گوی نیازهای آتی ما نیز باشد.
۳. مالکیت راهکار بهترین گزینه برای سازمان است
بسیاری به درستی تصور می‌کنند که مالکیت صددرصدی یک نرم‌افزار CMMS برای سازمان‌ها گزینه‌ای هزینه‌زا و گران است. این مشکل امروزه با تحول نوینی که در مدل ارائهٔ راهکار‌های نرم‌افزاری به‌وجود آمده حل شدنی است. مدل «اجارهٔ نرم‌افزار – سرویسِ نرم‌افزاری» یا همان مدل SaaS باعث شده تا مشتریان راهکار‌های نرم‌افزاری به واسطهٔ اجارهٔ ماهیانهٔ راهکار، هزینهٔ مالکیتِ کم‌تری متحمل شوند، برخلاف مدلِ مالیکت نرم‌افزار زیر بار تعهدات طولانی مدت و به تبع آن هزینه‌زا نروند و در کنار این به صورت مرتب از به‌روز‌رسانی‌ها و بهبود‌های خودکار توسط شرکت ارائه‌دهنده نیز بهره‌مند شود.
مدل «اجارهٔ نرم‌افزار» باعث کاهشِ هزینه‌های مالکیت و بهره‌مندی از به‌روز‌رسانی‌ها و بهبود‌های متناوبِ خودکار توسط شرکت ارائه‌دهنده می‌شود.
۴. صرف کردن همهٔ انرژی بر عملیاتی شدن راهکار
استقرار هر نرم‌افزاری یک فرایند است، و به همین دلیل نباید با عملیاتی شدن راهکار نگهداری و تعمیرات در سازمان خود این فرایند را متوقف کنیم. استقرارِ ویژگی‌های راهکار نگهداری و تعمیرات باید امری پیوسته و بر اساس اهداف تعیین شدهٔ سازمانی باشد. پس از این که تازگی سیستم از بین رفت تعیین این اهداف و اختصاص منابع بیشتری به استقرار پیوسته، به جای هر‌چه‌سریع‌تر عملیاتی کردن راهکار، به پیشرفت‌های طولانی‌مدت‌تری منجر خواهد شد. به اضافه این که تمرکز بیش از حد بر عملیاتی شدن سریع راهکار ممکن است منجر به انتخاب راهکاری شود که به درستی مراحل تست و سنجش را طی نکرده باشد و خدماتی را که ما برای پوشش نیازهای‌مان به آن نیاز داریم پشتیبانی نکند.
استقرار هر نرم‌افزاری یک فرایند است، و به همین دلیل نباید با عملیاتی شدن راهکار نگهداری و تعمیرات در سازمان خود این فرایند را متوقف کنیم.
۵. غفلت از داشتن تصویری کلی از سازمان
سازمان‌هایِ گستردهٔ چند شعبه‌ای هنگامِ انتخاب یک راهکار CMMS یک اشتباه رایج دارند و آن هم توجهِ صرف به یکی از مجموعه‌های‌شان است. با توجه به این‌که یک راهکار پیشرفتهٔ نگهداری و تعمیرات قابلیت مقیاس‌پذیری در هر سازمانی با هر شکل و اندازه را دارد؛ پس مهم است که این موضوع را به عنوان یکی از عوامل کلیدی در انتخاب راهکار مدنظر قرار دهیم. هنگام انتخاب راهکار CMMS باید شمایی کلی از سازمان خود در نظر داشته باشیم و بهترین برنامه‌ها را برای استفادهٔ حداکثری و بهینهٔ بخش‌های مختلف سازمان خود از این راهکار تعریف و اجرایی کنیم.
