نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی یا همان نرم افزار EAM، چشم‌انداز جامعی از دارایی‌ها و زیرساخت‌های فیزیکی سازمان را در سراسر چرخه عمر خود، از طراحی و راه‌اندازی و تدارکات تا عملیات، فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات، اسقاط و جایگزینی، ارائه می‌دهد.
فهرست مطالب
نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی باید شامل چه اجزایی باشد؟
اجزای نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی
مدیریت چرخهٔ عمر دارایی
نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی باید تمام داده‌های یک دارایی فیزیکی و اسناد مربوط به آن را در دسترس شما قرار دهد. این باعث خواهد شد تا شما بدون توجه به اینکه در کدام مرحله از چرخه عمر دارایی قرار دارید امکان دسترسی به به اطلاعات به هنگام نیاز را داشته باشید.
مدیریت دستور‌کار
به سرعت یک مشکل را تشخیص داده و متخصصینی مناسب را برای رفع مشکل اختصاص می‌دهید. قابلیت مدیریت دستور‌کار‌ها در نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی امکان برنامه‌ریزی و سازماندهی دستور‌کار‌ها برای کارکنان، پیمانکاران و پیگیری تمام کار‌های آتی را فراهم خواهد کرد.
مدیریت مواد خام در عملیات نگهداری و تعمیرات
یک سیستم کارآمد مدیریت دارایی‌های فیزیکی باید امکان کنترل هزینه‌ها با نظارت کامل بر مدیریت تدارکات و موجودی کالا را فراهم آورد. میزان تقاضا برای مواد خام در هر یک از دارایی‌های فیزیکی سازمان را به اطلاع برساند و بر اساس داده‌های مربوط به این تقاضاها امکان مدیریت قطعات یدکی را بدهد.
مدیریت نیروی کار
مدیریت ارزیابی، آموزش و صدور گواهی‌نامه برای کارکنان و پیمانکارانی که مسئولیتی در قبال هر یک از دارایی‌های سازمان شما دارند.
مدیریت قرارداد‌های ارائهٔ خدمات
کنترل انطباق و صرف هزینه در هر مرحله از چرخه عمر قرارداد یکی از ویژگی‌های ضروری هر نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی است. ثبت و مدیریت قراردادها و توافق‌نامه‌های ارائهٔ خدمات با مشتریان، فروشندگان، شرکای تجاری و کارکنان از جمله موارد دیگری است که در این بخش نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی ارائه می‌دهد.
مدیریت مالی
در این بخش با جمع‌آوری داده‌های مالی استخراج شده از هزینه‌های اقدامات صورت گرفته در مورد دستور‌کار‌ها و ادغام آن با اطلاعات به دست آمده از نرم‌افزار مالی سازمان امکان مدیریت هزینه‌های پروژه مهیا می‌شود.
تحلیل‌های آماری و گزارش‌دهی
تحلیل عملکرد دارایی‌های فیزیکی برای حل مشکلات پیش از این که به مشکلات بزرگتری تبدیل شوند. جمع‌آوری داده و گزارش‌دهی از میان شاخص‌های کلیدی عملکرد برای کلیهٔ تجهیزات به منظور فراهم کردن بینشی برای تصمیم‌گیری بهتر در حوزه‌های مختلف کسب‌و‌کار.
ماژول‌های نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب
بیشتر بخوانید: نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب؛ امکانات و ویژگی‌ها
نرم‌افزار مدیریت دارایی های فیزیکی و سوالاتی دربارهٔ هر تجهیز
سازمان‌ها هم‌چنین می‌توانند از نرم افزار مدیریت دارایی‌های فیزیکی برای تصمیم‌گیری در مورد تعمیر یا جایگزینی تجهیز استفاده کنند. نرم افزار مدیریت دارایی‌های فیزیکی می‌تواند پاسخگوی این سوالات دربارهٔ هر تجهیز در سازمان شما باشد:
- این تجهیز در گذشته اغلب به چه نحوی خراب می‌شده است؟
- زمان توقف بکار تجهیز چه تاثیری بر بهره‌وری گذاشته است؟
- در هر یک از موارد خرابی هزینه‌های ناشی از تعمیر تجهیز و کاهش بهره‌وری به چه میزان بوده است؟
- در آینده غالباً چه مواردی ممکن است موجب بروز خرابی در تجهیز شود و این موضوع چه هزینه‌هایی را می‌تواند بر سازمان تحمیل کند؟
- هر تجهیز چه میزان از عمر مفیدِ مورد انتظار خود را سپری کرده است؟
- شرایط و ملزومات هر گونه از ضمانت‌‌نامه‌های موجود برای هر تجهیز چه چیزهایی است؟
- هزینهٔ جایگزینی و تعویض هر تجهیز چه مقدار خواهد بود؟
مزایای بهره‌گیری از نرم‌افزار مدیریت دارایی های فیزیکی
۱. داده‌های در دسترس و همواره مرتب
سازمان‌های بزرگ اغلب در به اشتراک گذاشتن اطلاعات بین ادارات یا واحد‌های مختلف مشکل دارند که همین موضوع باعث ایجاد مشکل ناخوشایند سازمان‌های یعنی سیلوهای اطلاعاتی۱ می‌شود. اما وقتی که همه در سازمان از یک سیستم متمرکز استفاده می‌کنند، داده‌ها آزادانه امکان حرکات میان بخش‌های مختلف سازمانی را پیدا می‌کنند و این به سازمان اجازه می‌دهد تا تصویر کامل و بزرگی از هر یک از دارایی‌های فیزیکی خود تهیه کند.
۲. تصمیم‌های آگاهانه
یک مزیت بزرگ بهره‌مندی از سیستم نرم افزاری مدیریت دارایی های فیزیکی قدرت آن در محاسبهٔ TCO (کل هزینه مالکیت) دارایی است؛ یعنی مجموع تمام هزینه‌ها از تملک تا نگهداشت دارایی فیزیک مورد نظر. امری که موجب تصمیم‌گیری با چشمان باز در مورد هر تجهیزی می‌شود.
اگر بخواهیم یک مثال ساده بزنیم فرض کنید شما یک خودرو می‌خرید. درست است که همان ابتدا برای خرید خودرو پولی را می‌پردازید اما پس از آن هزینه‌هایی جاری شامل هزینه‌های بیمه، بنزین، تعویض منظم روغن موتور نیز وجود دارند. زمانی که شما نسبت به کل هزینه‌های مالکیت خودرو یعنی TCO آن آگاه باشید، می‌توانید بر اساس اطلاعاتی درست و با بینشی عمیق تصمیم بگیرید که آیا باید خودرو را نگه دارید، آن را بفروشید و یا این که کم‌تر از آن استفاده کنید.
۳. بودجه‌بندی دقیق
یک مزیت بزرگ بالقوهٔ دیگر در نرم افزار مدیریت دارایی‌های فیزیکی محاسبهٔ عمر هر تجهیز و دارایی فیزیکی در خلال چرخهٔ عمر آن است. هر چه سن تجهیز بیشتر باشد، سازمان باید منابع بیشتری را برای نگهداشت، تعمیرات و در نهایت جایگزینی آن اختصاص دهد.
پانوشت:
۱. سیلوهای سازمانی به منفک بودن واحد‌های مختلف سازمانی از یکدیگر و مشکل عدم ارتباط میان آن‌ها و ایجاد مشکل در گردش اطلاعات در سازمان اشاره دارد.
