با وجود ارائه‌دهندگان مختلف و متعدد راهکار مدیریت داراییهای فیزیکی یافتن راهکار و پیمانکاری که متناسب با نیاز‌های کسب‌و‌کار و صنعت شما باشد اقدامی پرچالش و مملو از پرسش‌ها و ابهامات متعدد است. بسیاری تصور می‌کنند اصلی‌ترین و مهم‌ترین فاکتور انتخاب یک راهکار نرم‌افزاری ویژگی‌ها و قابلیت‌های کاربردی آن است اما موضوع در حقیقت فراتر از این‌ها است.
در یادداشت زیر در مورد ۸ فاکتور کلیدی هنگام انتخاب راهکار مدیریت داراییهای فیزیکی صحبت کرده‌ایم.
۱. راه‌حلی برای چالش‌های کسب‌و‌کار
با شناسایی مشکلاتی که سازمان شما با آن روبرو است ارزیابی بهتری از راهکار‌های موجود در حوزهٔ مدیریت داراییهای فیزیکی خواهید داشت و دقیق‌تر می‌توانید راهکاری که پاسخ‌گوی نیاز‌های شما باشد را انتخاب و دربارهٔ خرید آن تصمیم‌گیری کنید.
۲. کاربران، کاربران، کاربران
پیش از هرچیز باید شنوندهٔ نظرات کاربران راهکار نرم‌افزاری در سازمان خود باشید؛ پیش از هر چیز. اگر کاربران اصلی راهکار مدیریت داراییهای فیزیکی در سازمان شما نظر مثبتی در مورد آن نداشته باشند و راغب به استفاده از آن نباشند سرمایه‌گذاری شما قطعاً بازده مناسبی نخواهد داشت و شکست خواهد خورد.
۳. پشتیبانی و خدمات پس از فروش
خرید یک راهکار نرم‌افزاری کارآمد تنها نیمی از مسیر رسیدن به هدف است، نیمهٔ دیگر را باید در پشتیبانی شرکت ارائه‌دهندهٔ راهکار و خدمات پس از فروش پیدا کنید. در صورت بهره‌مندی از یک کانال ارتباطی مستقیم با فروشنده و گرفتن خدمات مستمرِ پشتیبانی است که می‌توانید تضمین کنید مسیر استقرار نرم‌افزار در سازمان شما هموار و ساده خواهد بود و امکان بهره‌برداری طولانی‌مدت را خواهید داشت.
پشتیبانی
۴. پشتیبانی از دستگاه‌های همراه
از آنجا که نیروهای تیم نگهداری و تعمیرات در اکثر اوقات بیرون از ساختمان‌های اداری و در محیط‌های صنعتی انجام وظیفه می‌کنند لازم است که راهکار مدیریت داراییهای فیزیکی مورد نظر ما از دستگاه‌های همراه از جمله گوشی‌های هوشمند و تبلت پشتیبانی کند تا نیروها بتوانند به سادگی برای انجام کار‌های روتین روزانهٔ خود و انجام دستور‌کار‌ها از آن‌ها استفاده کنند.
پشتیبانی از تلفن‌های هوشمند
۵. آموزش
پیش از هر گونه عقد قرادادی با فروشندهٔ راهکار نرم‌افزاری مدیریت داراییهای فیزیکی لازم است که از پیمانکار دسترسی به منابع آموزشی، میزان و نحوهٔ خدمات آموزشی، راهنماهای ویدیویی و متنی، دستورالعمل‌های نصب نرم‌افزار و هر مورد دیگر مرتبط با بحث آموزش را طلب کنید تا از وجود خدمات آموزشی مناسب و مکفی هنگام استقرار و پس از استقرار مطمئن شوید.
۶. عملکرد
احتمالا واضح و بدیهی است اما با این وجود ذکر این نکته ضروری است که باید به دنبال راهکاری باشید که ویژگی‌های کلیدی و عملکردی آن منطبق بر نیاز‌های کسب‌و‌کار شما باشد تا ویژگی‌های لوکسی که ممکن است هیچ‌گاه در سازمان شما مورد استفاده قرار نگیرد.
۷. قیمت و هزینه‌ها
در بازار نرم‌افزار برای هر محصولی از فروشنده‌های مختلف قیمت‌های منفاوتی را می‌شنوید اما آن‌چه که مهم است این است که فروشنده باید تخمینی از قیمت پروانهٔ بهره‌برداری نرم‌افزار (لایسنس نرم‌افزار)، استقرار آن و دیگر هزینه‌ها را به صورت شفاف مشخص کند تا شما بر اساس بودجهٔ خود برنامه‌ریزی کرده و دست به محاسبهٔ نرخ بازگشت سرمایهٔ بالقوه بزنید.
۸. مقیاس‌پذیری
رشد کسب‌و‌کار شما، در نهایت منجر به افزایش انتظارات از راهکار نرم‌افزاری مدیریت داراییهای فیزیکی بهره‌برداری توسط شما خواهد شد. یک راهکار نرم‌افزاری کارآمد باید مقیاس‌پذیر باشد تا بتواند منطبق بر رشد سازمان شما، پاسخ‌گوی نیاز‌های بالقوهٔ آن در میان‌مدت نیز باشد.
