با این که روز به روز اهمیت «مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار» در میان سازمان‌های مختلف آشکار‌تر می‌شود اما هنوز هم سردرگمی‌ها و باورهای نادرستی در مورد BPMSها وجود دارد. باورهایی که اغلب محصول نادیده گرفتن مسیر تحول BPMSها تا امروز و تقلیل سیستم‌های مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار به ابزار‌هایی با ماموریتی حداقلی است، که با توجه به قیمت‌شان بازده مثبت چندانی نباید از آن‌ها انتظار داشت.
۱. BPMSها گران هستند
اگر بخواهیم منصفانه نگاه کنیم BPMSهای درون‌سازمانی (On-premises)هزینهٔ زیادی برای خریدار دارند. اما دوران این نرم‌‌افزارها به‌سر آمده و بیشتر BPMSها امروز تحت فناوری ابری عرضه می‌شوند و از مدل تجاری اجاره نرم‌افزار ( (SaaSاستفاده می‌کنند که در آن مشتری مسئول تامین هزینهٔ زیرساخت‌های محصول نیست. چنین نرم‌افزارهایی در قیمت‌گذاری منعطف هستند؛ و معمولاً فقط هزینه بهره‌برداری را بر اساس تعداد کاربر از مشتری دریافت می‌کنند.
به علاوه BPMSها با بهبود زمان گردش فرایندها، کاهش میزان خطا در آن‌ها و زمان پاسخ سریع‌تر، می‌توانند به سرعت بازده سرمایهٔ مثبتی را ایجاد کنند.
۲. BPMSها فقط ابزاری برای مدیریت گردش کار هستند
البته که بسیاری از BPMSها ابزاری مناسب برای مدیریت گردش کار هستند؛ اما حالا دیگر ثابت شده است که آن‌ها توانایی انجام کارهای بسیار بیشتری را نیز دارند.
در صورت انتخاب درست، نرم‌افزار BPMS باید چرخهٔ حیات کامل مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار که شامل مواردی چون مدل‌سازی فرایندها، اجرا، نظارت و پایش، گزارش‌گیری، شبیه‌سازی و بهینه‌سازی فرایندها، و اعمال قوانین کسب‌و‌کار بر فرایندها است را پوشش دهد.
۳. کار با BPMSها نیاز به دانش برنامه‌نویسی دارد
بله تا چند سال پیش چنین بود؛ اما حاالا بیشتر BPMSها به سمت اصول و قواعد کاربری بدون کد و کم کد حرکت کرده‌اند.
قطعاً برای نصب و یک‌پارچه‌سازی BPMSها با سیستم‌های دیگر سازمان به متخصصان برنامه‌نویس در شرکت تولید‌کنندهٔ نرم‌افزار نیاز است، اما بعد از آن دیگر جای نگرانی نیست.
نسل جدید BPMSها با ساده‌سازی و بصری‌سازی ابزارها و امکانات خود، کاربری نرم‌افزار را برای متخصصان کسب‌و‌کار که آشنایی‌ای با برنامه‌نویسی ندارند، ممکن کرده‌اند.
۴. نگهداشت BPMSها سخت و پیچیده است
برخلاف سیستم‌های درون‌سازمانی قدیمی در BPMSهای ابری هیچ مسئولیتی فراتر از کنترل و مدیریت فرایندها و گردش‌کار‌ها، داشبورد‌ها و گزارش‌های طراحی‌شده بر‌عهدهٔ بهره‌بردار نیست.
فروشندهٔ BPMS ابری همهٔ الزامات زیرساختی مانند ذخیره‌سازی داده‌ها، امنیت نرم‌افزار، به‌روزرسانی‌ها و نگهداری نسخ (Versioning) را برعهده خواهد داشت.
تنها چیزی که کسب‌و‌کار شما برای سرمایه گذاری بر BPMS نیاز دارد، هزینه بهره‌برداری اولیه و پرداخت صورت‌حساب ماهیانه است. و دیگر لازم نیست نگران آموزش فنی کارکنان خود، راه اندازی فضای جدید در سرور، استخدام مشاور و غیره باشید.
۵. BPMSها مختص کسبوکارهای بزرگ و فرایند‌های پیچیده هستند
بله استقبال از BPMSها در سازمان‌های بزرگ با فرایند‌های پیچیده بیشتر است، اما کسبوکارهای کوچک و متوسط هم با کاهش قیمت BPMSها و ساده‌تر شدن کاربری آن‌ها می‌توانند به همان اندازه از مدیریت موثر فرایند‌های کسب‌و‌کار خود سود ببرند.
فارغ از ابعاد کسب‌و‌کار، BPMSها مزایایی چون تصمیم‌گیری سریع‌تر و آگاهانه‌تر برای مدیران در تمام سطوح سازمانی، دید و کنترل بهتر نسبت به فرایندها، شناسایی مشکلات از طریق تحلیل فرایندها، کمک به اجرای سیاست‌های سازمانی، به حداقل رساندن پیچیدگی‌ها و بهبود بهره‌وری را برای بهره‌بردار خواهند داشت.
