فهرست مطالب
۵ گام در محاسبه بازگشت سرمایه پیاده‌سازی مدیریت فرایندهای کسبوکار
شرکت‌ها سالانه ۲۰ الی ۳۰% از درآمد خود را به دلیل فرایندهای ناکارآمد و غیرمؤثر از دست می‌دهند. در واقع ساعت‌های هدر رفته نیروی انسانی در هر هفته باعث چنین ضررهایی می‌شود. ناکارآمدی‌هایی که ناشی از استفادهٔ کارکنان از سیستم‌های نرم‌افزاری دشوار و غیرکاربردی، ورود اطلاعات در برنامه‌های مختلف و تکرار کارهای پیچیده و خسته کنندهٔ دستی هستند.
سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسبوکار با حذف گلوگاه‌های فرایندی، خودکارسازی وظایف و یکپارچه‌سازی سیستم‌های جزیره‌ای، به تغییر این روند کمک می‌کنند. این استراتژی آن قدر قدرتمند است که طبق یک مطالعه، پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار می‌تواند بازگشت سرمایه ای بیش از ۱۵% به همراه داشته باشد. خودکارسازی فرایندها در یک شرکت، نرخ انجام وظایف روزانه را به صورت تصاعدی افزایش می‌دهد و باعث صرفه‌جویی بیش از ۳۰۰۰ هزار ساعت از زمان کارکنان می‌شود. هر بار که فرایندی ناکارآمد حذف می‌شود، نتیجه‌ٔ به دست آمده انعکاسی از صرفه‌جویی در هزینه‌ها است.
تعیین میزان بازگشت سرمایهٔ پلتفرم‌های مدیریت فرایندهای کسبوکار ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما با استفاده از نکات زیر می‌توانید به درآمد بالقوه به‌دست آمده از محل استقرار سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار پی ببرید.
۱. شناسایی فعالیت‌هایی در کسبوکار که باعث کاهش درآمد می‌شوند
پیش از اجرای مدیریت فرایندهای کسبوکار، باید کارهایی را که بهره‌وری سازمان را تضعیف می‌کنند، شناسایی کنید. اگر این گلوگاه‌ها را برطرف کنید، کارکنان می‌توانند روی پروژه‌های اصلی کسبوکار به شکلی مثبت متمرکز شوند.
- آیا اعضای تیم فروش شما زمان زیادی را صرف کپی پیست داده‌ها از سامانه مدیریت ارتباط با مشتری شما در قرارداد‌های نهایی می‌کنند؟
- آیا حسابداران بیش از حد گرفتار کاغذبازی می‌شوند؟ و در نتیجه زمان درست گزارش‌دهی را از دست می‌دهند و در آخر سرعت تصمیم‌گیری را کند می‌کنند؟
- شاید شما بیش از حد به داده‌های یکنواخت و دستی تکیه کرده‌اید، که این باعث می شود تیم شما ضرب‌الاجل‌های تعیینشده گرانبها را از دست بدهد.
با مشخص کردن حجم کار دستی موجود در کسبوکار خود که درآمد شما را کاهش می‌دهد، می توانید شروع به تجسم بازگشت سرمایه بالقوه از محل یک سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار کنید.
پیش از اجرای مدیریت فرایندهای کسبوکار، باید کارهایی را که بهره‌وری سازمان را تضعیف می‌کنند، شناسایی کنید. اگر این گلوگاه‌ها را برطرف کنید، کارکنان می‌توانند روی پروژه‌های اصلی کسبوکار به شکلی مثبت متمرکز شوند.
۲. محاسبه صرفه‌جویی‌های مالی احتمالی ناشی از خودکارسازی کارهای دستی و تکراری
مهم است که با داشتن درک درستی از فرایندهای فعلی خود بتوانید مدت زمان تکمیل فعالیت‌ها و وظایف دستی تیم خود را بررسی کنید. هر واحدی در یک سازمان به میزان وظایف و کارهایی که نیاز به بهبود در زمینهٔ فرایندهای کسبوکار دارند آسیب‌پذیر است.
تیم‌های حسابداری با انواع کاغذبازی‌ها مانند گزارشات هزینه‌ها و صورتحساب‌ها، که هریک از آن‌ها به خودی خود مجموعه‌ای از وظایف تکراری را ایجاد می‌کنند، دست به گریبانند.
شاید باور نکید که ۹۰ درصد از صورتحساب‌های پردازش شده در جهان هنوز کاغذی هستند. این آمار پیامدهایی به همراه دارد: براساس یک مطالعه ، پردازش هر فاکتور کاغذی می‌تواند به طور متوسط ۳۰ دلار برای یک شرکت هزینه داشته باشد. با استفاده از این محاسبه، می‌توانید میزان صرفه جویی در هزینه‌ها از محل استقرار سیستم BPM ، که باعث تبدیل فرایندهای قدیمی کاغذی به گردش‌کارهای خودکار و قدرتمند می‌شود را شناسایی کنید.
سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار پگاه آفتاب، agileBPMS
۳. محاسبه صرفه‌جویی مالی بالقوهٔ ناشی از حذف اشتباهات رگولاتوری
فرایندهای طولانی و چند مرحله‌ای. توده‌ای از اسناد و مدارک که مدام بین کارمندان رد و بدل می‌شود. پایش وظایف که وابسته به پر کردن دستی ردیف‌ها و ستون‌های صفحه‌های اکسل است. آشنا به نظر نمی‌رسد؟
فرض کنید یک سازمان با این ناکارآمدی‌های عملیاتی هنگامی که درگیر مشکلات رگولاتوری نیست روبرو شود. اگر سازمان نتواند اطلاعات را تا مهلت مقرر قانونی ثبت کند، سازمان در معرض از دست دادن بازپرداخت‌های مورد نیاز خود قرار می گرفت که این امر به سیل ضررهای مالی روزانه تفسیر می‌شود.
سازمان اما با خودکارسازی بسیاری از وظایفی که باعث می‌شد مهلت قانونی‌شان به اتمام برسد، می‌تواند در ۱۲ ماه اول استقرار سیستم مدیریت فرایندهای کسب وکار حساب‌های دریافتنی یا طلب‌های خود را تا ۲۵ درصد کاهش دهد.
۴. محاسبه صرفه‌جویی‌های مالی ناشی از عدم از دست رفتن فرصت‌ها
انجام وظایف دستی نه تنها بهره‌وری را کاهش می‌دهد، بلکه به توانایی شما در به دست آوردن فرصت‌های سودآور نیز آسیب می‌رساند. به عنوان مثال می‌توان به یک تیم بانکی که باید داده‌ها را به صورت دستی در یک برنامه اعطای وام وارد کنند، اشاره کرد. هرچقدر برای یک نیرو مدت زمان زیادی طول بکشد تا این وظیفهٔ دستی وورد اطلاعات را تکمیل کند، آن روز تعداد کمتری از مشتریان را می‌تواند جذب کند.
با خودکارسازی فرایندهای اداری و به دنبال آن خودکارسازی فرایند جذب و پذیرش مشتری می‌توانید زمان‌هایی را برای سازمان خود به منظور انجام فعالیت‌های سودآورتر مانند ایجاد ارتباط با مشتریان بالقوه و ملاقات با مشتریان جدید آزاد کنید.
۵. محاسبه هزینه صرف شده بر روی سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار
یکی از مهمترین ملاحظاتی که باید در انتخاب سیستم نرم‌افزاری مناسب مدیریت فرایندهای کسبوکار برای سازمان خود در نظر بگیریم، محاسبهٔ هزینه کلی این نرم‌افزار است. در حالی که در بازار فعلی بسیاری از ارائه‌دهندگان نرم‌افزار BPMS هزینه‌های‌شان را پشت مدل‌های مختلف کاربری و هزینههای مخفی پنهان می‌کنند، باید به دنبال ارائه‌دهندهٔ نرم‌افزاری رفت همیشه در ساختار هزینههای خود شفاف باشد.
یکی از مهمترین ملاحظاتی که باید در انتخاب سیستم نرم‌افزاری مناسب مدیریت فرایندهای کسبوکار برای سازمان خود در نظر بگیریم، محاسبهٔ هزینه کلی این نرم‌افزار است. در حالی که در بازار فعلی بسیاری از ارائه‌دهندگان نرم‌افزار BPMS هزینه‌های‌شان را پشت مدل‌های مختلف کاربری و هزینههای مخفی پنهان می‌کنند، باید به دنبال ارائه‌دهندهٔ نرم‌افزاری رفت همیشه در ساختار هزینههای خود شفاف باشد.
پلتفرم‌های کم کد و ابری مانند agileBPMS پگاه آفتاب ساده‌ترین راه برای تحقق بازگشت سرمایه از محل سرمایه‌گذاری بر روی سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار است. در مقایسه با راهکارهای مستقر در سازمان (on-premise)، سیستم‌های ابری کم کد، همه کاربران کسبوکار را قادر می‌سازد که تا بدون افزودن کاری به کارهای تیم فناوری اطلاعات، فرایندهای کسبوکار را ایجاد کرده و مدیریت کنند. راهکارهای مستقر در سازمان (on-premise) معمولاً باعث افزایش هزینههای فناوری اطلاعات می‌شوند؛ زیرا به توسعه‌دهندگان جدید برای مدیریت راهبردی زیرساخت‌ها مانند مقیاس‌بندی استفاده از سرور و همچنین متخصصان فنی برای برنامه‌نویسی برنامه‌های جدید به زبان‌های برنامه‌نویسی مانند جاوا و سی نیاز خواهد شد.
پلتفرم‌های BPMS کم کد، حجم کار را بین کل نیروی کار شما توزیع می‌کنند. و با استفاده از قابلیت بصری بکش و بنداز (Drag & Drop) برای طراحی فرایند و کتابخانه‌‌ای از الگوهای کاربردی از پیش ساخته شده، هرکسی در تیم شما را قادر می‌سازد تا فرایندهایی دیجیتالی ایجاد کند که بهره‌وری را افزایش و سودآوری نهایی را بهبود ببخشد.
شکی نیست که اتوماسیون و دیجیتالی‌سازی فرایندها و گردش‌کارهای موجود در عملیات کسبوکار، کارآیی و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهند. علیرغم مشکلات آشکار سیستم‌های سازمانی منسوخ، برخی از شرکت‌ها هنوز در دیجیتالی کردن فرایندهای خود با استفاده از پلتفرم های مدیریت فرایندهای کسبوکار تردید دارند و شعارشان این است که «کسبوکار مرسوم» آسانتر از «نگهداشت یک سیستم» است. اما وقتی که نوبت به کنترل فرایندهای کسبوکار شما می‌رسد، چیزی که منجر به ضررهای اضافی می‌شود احساس رضایت است . شما به کمک نکاتی که در بالا گفته می‌توانید درآمد قابل توجه سازمان خود را از محل استقرار یک سیستم کارآمد مدیریت فرایندهای کسبوکار را محاسبه کنید. همچنین با داده‌های درستی که به دست می‌آورید، می‌توانید به سرعت پشتیبانی مدیران ارشد دربارهٔ بازدهی پیاده‌سازی BPMS را کسب کرده و تیم خود را با ابزارهای اتوماسیون و گردش کار، که به صورت تصاعدی بهره‌وری را افزایش می‌دهند، تقویت کنید.
