نرم افزار BPMS به طور کلی می‌تواند مزایای زیادی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها به همراه داشته باشد. جای تعجب نیست که علاقه به بکارگیری BPMSها در صنایع مختلف و کسب‌و‌کارهایی در اندازه‌های کوچک و متوسط و بزرگ. در این مقاله به ۱۶ کاربرد نرم افزار BPMS اشاره کرده‌ایم که خلاء هر کدام آن احتمالا در هر کسبوکاری دیده می‌شود. سناریو‌های مختلفی که نشان‌دهندهٔ نیاز سازمان یا شرکت ما به یک سیستم نرم افزاری BPMS است.
فهرست مطالب
۱. اگر کسبوکار گرفتار یک سیستم کاملا متمرکز است
در یک سیستم مبتنی بر مدیریت متمرکز، قدرت به یک فرد یا گروهی از افراد مانند مدیرعامل یا هیئت مدیره محدود می‌شود.
اما وقتی ساختار قدرت غیرمتمرکز شود، سطوح پایین‌تری از مدیریت بیشتر و بیشتر در فرایند تصمیم‌گیری درگیر می‌شوند و در نتیجه کیفیت کلی فرایند بهبود می‌یابد.
در حال حاضر دنیای کسبوکار به صورت منطقی به سمتی هدایت شده است که افرادی را که به صورت عملی و در عالم واقع از فرایندها استفاده می‌کنند در تصمیم‌گیری در مورد این فرایندها نیز دخیل باشند. و این امکانی است که یک نرم افزار BPMS در اختیار سازمان قرار می‌دهد. و این توزیع تمرکز در مدیریت فرایندهای از این حیث مهم است که اطلاعات یک مدیر میانی دخیل در فرایندهای کسبوکار می‌تواند یاری‌دهندهٔ مهمی در تصمیم‌گیری مدیران ارشد و بدنهٔ رهبری سازمان باشد. زیرا با تصمیمات متمرکز، ممکن است تخصص سایر سطوح مورد غفلت واقع شود.
۲. اگر گردش‌کارهای ناکارآمد وجود دارد
هنگامی که یک سازمان مجهز به یک سیستم BPMS می‌شود یکی از نخستین کاربردهایی که از این سیستم می‌تواند انتظار داشته باشد استفاده از آن برای کشف این است که در سازمان چه می‌گذرد و چه گردش کارهایی وجود دارد. در حالت عادی و بدون یک BPMS کشف گردش کارهای ناکارآمد و اصلاح آنها بسیار دشوار است و حتی ممکن است این کار به قیمت متوقف ساختن سیستم‌های نرم‌افزاری تمام شود اما با نرم افزار BPMS می‌توان با کشف داده‌های تکراری و گلوگاه‌های فرایندی گردش کارهای معیوب را شناسایی و به سادگی در سیستم نسبت به اصلاح آنها اقدام کرد.
به عنوان مثال، اگر یکی از اعضای شرکت نیاز به جستجوی چیزی داشته باشد و چندین ورودی مربوط به آنچه نیاز دارد بیابد، ممکن است در میان این اطلاعات تکراری گیج و متحیر شود.
اما با داشتن یک سامانه مدیریت فرایندهای کسب و کار شرکت می‌تواند سوابق و رکوردها را با یکدیگر تطبیق داده و به‌جای حذف دستی، داده‌های ورودی را می‌توان به یک ورودی متصل کرد و سیستم را پاکسازی کرد.
۳. اگر کارها و سیستم‌های تکراری وجود دارد
بخش بزرگی از کاربرد یک نرم افزار BPMS در بهبود و بهینه سازی سیستم‌های مورد استفاده یک سازمان است. یکی از راه‌های انجام این کار استفاده از تجزیه و تحلیل برای حذف سیستم‌های تکراری غیر ضروری است. و نرم افزار BPMS با این کار به هماهنگ‌سازی کارمندان با یکدیگر کمک می‌کند.
این هماهنگ‌سازی از سوی از این طریق بوجود می‌آید که BPMS مورد استفادهٔ سازمان با تجزیه و تحلیل عملیات یک کسبوکار کمک می‌کند به جزئیاتی مانند هزینه‌های سیستم‌های متعدد و وجود کارهای تکراری توجه شود. پس از آن می‌توان با حذف سیستم‌های تکراری و ادغام واحد‌ها و تیم‌ها در همان سیستم‌های فناوری اطلاعات، به راه‌هایی برای بهبود و بهینه‌سازی این فرایندها فکر کرد.
این موضوع نه تنها باعث صرفه جویی در منابع می‌شود، بلکه اعمال خط‌مشی‌ها و برقراری ارتباطات میان سطوح مختلف را در تمامی لایه‌های سازمان یا شرکت ما آسان‌تر می‌سازد.
agileBPMS؛ نرم‌افزار BPMS پگاه آفتاب
۴. اگر شفافیت بین واحدهای سازمانی وجود ندارد
خلاء شفافیت بین واحدهای سازمانی و فرایند‌هایی که بین واحد‌ها در حال رفت و آمد هستند می‌تواند یکی از گلوگاه‌های مهم بر سر راه کارکرد صحیح کسبوکار باشد. جمع آوری اطلاعات با سیستم BPMS به شما کمک می کند تا شفافیت میان واحدهای سازمانی را بهبود بخشید. با امکان مدل‌سازی و تهیهٔ نقشه‌های دقیق فرایندی می‌توان به دید و شمایی کاملی از فرایندهای کسبوکار رسید و به وسیلهٔ آن نحوه پیوند فرایندهای مختلف را در نقاط مختلف کسبوکار شفاف ساخت و به راحتی تأثیر تغییرات یا ارتقاء یک نقش، سند، قانون کسبوکار یا سیستم را قبل از اجرای واقعی ارزیابی کنید.
۵. اگر سیستم‌های ERP دیگر پاسخ‌گوی نیارها نیستند
سیستم‌های جامع مدیریت برنامه‌ریزی سازمان یا همان سیستم‌های ERP، که معمولاً دربرگیرندهٔ زیرسیستم‌های عمومی و تخصصی هر صنعت هستند و برای فرایندهای مرسوم هر کسبوکار توسعه داده می‌شوند در بسیاری اوقات پاسخ‌گوی نیازهای سیستمی سازمان‌ها نیستند؛ به خصوص وقتی پای فرایندهای خاص و اختصاصی به میان می‌آید. همچنین گاهی اوقالت به دلیل پیچیدگی سیستم‌های ERP ممکن است کار با آنها در تمام سطوح سازمان دشوار باشد. همچنین یکی از چالش‌ها بکارگیری ERPها در کسب‌و‌کارهایی است که مبتنی بر فرایندهای پویایی هستند که مدام باید تغییر کنند و این موضوع به دلیل ماهیت بسته و ایستای ERPها سازمان‌ها را در اعمال تغییرات مورد نظر خود دچار مشکل می‌سازد، تا جایی که فرایندهای کسبوکار باید خود را با سیستم ERP وفق دهند و بر اساس الزامات و پیش‌فرض‌های ERP به شکل آن درآیند.
در این گونه موارد، سیستم نرم افزاری BPMS می‌تواند جایگزین مناسبی برای پوشش خلاء‌های ERPها باشد. BPMS به سازمان این امکان را می‌دهد که به راحتی فرایندهای کسبوکار خود را سفارشی کرده و این فرایندها با موقعیت‌ها و سناریو‌های مختلف وفق دهد و در پویاترین حالت ممکن به راحتی تغییر مورد نظر خود را با کم‌ترین خسارت جانبی و ایجاد چالش در فرایند، ساختار اطلاعاتی پشت فرایند، گردش‌کارها و رابط‌های کاربری اجرای گام‌های فرایند (شامل فرم‌ها و لیست‌ها و …) اعمال کند. و این پویایی در نهایت می‌تواند کارآمدترین مسیر را برای اثربخشی و بهره وری بالاتر ارائه دهد.
همچنین بکارگیری نرم افزار BPMS برای پوشش خلاء‌های ERPها می‌تواند منجر به استفاده و بهره‌گیری عمیق‌تر از سیستم‌های ERP بیانجامد تا این سیستم‌های جامع اما معمولاً بسته با کارآیی بیشتری کار کنند.
نقش نرم افزار BPMS در سیستم‌های ERP
۶. اگر یک مخزن اسناد به سرعت در حال رشد هستید
کسبوکاری که دارای یک مخزن اسناد بزرگ است، به‌ویژه در دوره‌های رشد سریع خود ممکن است دچار مشکلات بزرگی در کنترل و ادارهٔ حجم وسیع این اسناد و داده‌ها داشته باشد. BPMSها به چند دلیل در چنین سناریویی می‌توانند کمک حال سازمان‌های سند‌محور باشند.
اول این که می‌توانند یک بستر دیجیتالی برای ذخیره‌سازی و سازماندهی اسناد ایجاد کنند. دوم این که دسترسی ساده به اسناد را برای ویرایش آنها را فراهم کنند. و همچنین از آن‌جا که این اسناد معمولاً در بستر ابری یا یک سیستم مرکزی (یا هر دو) ذخیره می‌شوند، به کارکنان و کاربران مختلف کسبوکار در سراسر واحدهای سازمانی یا بیرون سازمان بر اساس سطوح دسترسی تعریف‌شده بر اساس نقش سازمانی اجازه می‌دهند به آنچه نیاز دارند دسترسی داشته باشند.
همچنین در BPMS پگاه آفتاب می‌توان مراحل احراز هویت را برای محافظت از اسنادی اضافه کرد که دارای حساسیت‌های به‌خصوصی هستند.
۷. اگر جزایر جداافتادهٔ کارکردی وجود دارد
اگر فرایندهای کسبوکار و رویه‌های انجام کار و گردش اطلاعات در یک سازمان در چنبرهٔ سیلوهای کارکردی و جزایر منفصل از هم گیر بیافتند، باید دیگر با بهره‌وری خداحافظی کرد.
همچنین این موضوع می‌تواند شامل موانع و جزیره‌ای شدن سیستم‌های نرم‌افزاری مورد استفاده توسط سازمان نیز باشد. این پراکندگی و عدم ارتباط فرایندها و سیستم‌های نرم‌افزاری با یکدیگر به شدت بر اثربخشی و کارآیی کارکنان و عملیات مرکزی هر کسبوکار اثر منفی دارد.
و به همین دلیل است که وجود یک سیستم نرم‌افزاری کل‌نگرِ مرکزیِ یکپارچه، می‌تواند نجات‌بخش هر کسبوکاری باشد. وقتی سیستمی وجود داشته باشد که بتواند جزایر دورافتاده از یکدیگر را به هم متصل کند، گردش اطلاعات، سرعت طی شدن فرایندهای کاری از صفر تا صد، ارتباطات میان واحدی و فرایند و کارهای غیرمتمرکز که در ایستگاه‌های کاری مختلف باید در واحدهای متفاوتی گردش داشته باشند، با کارآیی بیشتری صورت می‌پذیرد و منابع و ایده‌ها را در یک مسیر واحد شکل می‌دهد. و سیستمی که بتواند این یکپارچگی را در کلیت کسبوکار بوجود آورد، نرم افزار BPMS است.
اگر فرایندهای کسبوکار و رویه‌های انجام کار و گردش اطلاعات در یک سازمان در چنبرهٔ سیلوهای کارکردی و جزایر منفصل از هم گیر بیافتند، باید دیگر با بهره‌وری خداحافظی کرد.
۸. اگر استفاده از نرم افزار فعلی برای کارمندان مشکل است
فناوری دائماً در حال تغییر است و سازگاری با برخی سیستم‌های منسوخ و قدیمی روز به روز برای کارمندان در صنایع مختلف دشوار و دشوارتر می‌شود. روشن است که هر سازمان و شرکتی برای جا انداختن یک سیستم نرم افزاری پیچیدهٔ مورد استفادهٔ خود می‌تواند با آموزش کارکنان و اختصاص وقت کافی در نهایت این سیستم‌ها را مورد بهره‌برداری قرار دهد اما همیشه باید توجه داشت که استفاده از سیستمی که درک آن از ابتدا برای کارکنان ساده‌تر باشد، کاری منطقی‌تر و سودمند‌تر است.
یکی از ویژگی‌های کلیدی BPMSها همین سادگی نسبی و سازگاری آنها با شرایط و سناریو‌های مختلف است. معماری نرم افزارهای BPMS نسل جدید و طراحی آنها به شکلی است که به کسب‌و =کارها کمک می‌کند تا عملیات‌ها و فرایندهای جاری در سازمان خود را به شکلی روان بر بستر سیستم‌های دیجیتالی انجام دهند. همچنین یکی از ویژگی‌های ماهوی BPMSها این است که به گونه‌ای ساخته شده‌اند که به راحتی با دیگر ابزارهای نرم‌افزاری سازمانی یکپارچه شوند و همچنین به گونه‌ای طراحی شده‌اند که مسیر استقرار تا استفاده از آن توسط کاربران در حداقل زمان یک منحنی یادگیری برای کاربران جدید طی شود.
۹. اگر نیازهای نرم‌افزاری یک شرکت یا سازمان پیچیده باشد
در نقاط خاصی از چرخه حیات یک کسبوکار که معمولاً سال‌های اولیه حضور آنها در بازار است، ممکن است به یک سیستم پیچیده نیاز نباشد. اما به مرور، اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها به نقطه‌ای می‌رسند که با پیچیده‌تر شدن فرایند‌های‌شان و هستهٔ اصلی کسب‌و‌کار‌شان، در کنار دایرهٔ نفوذ آنها، تعداد نفرات و مواردی از این دست احتیاج به پیاده‌سازی سیستم‌های نرم افزاری پیچیده برای پوشش این موارد دارند.
همچنین با پیچیده‌تر شدن پارامترهای مختلفی از کسبوکار، مانند افزایش تعداد کارکنان، افزایش شعب و دفاتر شرکت یا سازمان ما و افزایش تعداد مشتریان نیاز به یک سیستم نرم افزاری BPMS با کیفیت برای کنترل این پیچیدگی و از دست خارج نشدن آن افزایش می‌یابد.
وجود یک نرم افزار BPMS می‌تواند به کنترل و پردازش اطلاعات پیچیده در سازمان کمک کند. سازماندهی و پردازش پایدار و قابل انطباق و سازگار اطلاعات توسط سیستم BPMS برای هر کسب و کار در حال رشد ضروری است.
۱۰. اگر کارمندان زمان زیادی را در جستجوی اطلاعات صرف می‌کنند
اگر یک کارمند مجبور باشد بیش از ۲۰ درصد از زمان خود را صرف جستجوی اطلاعات کند، این امر باعث می‌شود تا زمان مفیدی که برای پیشرفت و انجام کارها و وظایف خود کند به شدت کاهش یابد. در این موارد، مهم است که اقداماتی را انجام دهید تا مطمئن شوید که این جستجو ساده‌تر شده است.
نرم افزار BPMS به این امر کمک می‌کند زیرا اطلاعات را برای هر کسی که به دنبال آن است در دسترس‌تر می‌سازد. این موضوع همچنین باعث تطبیق ورودی اطلاعات با یکدیگر برای تصمیم‌گیری دربارهٔ داده‌های تکراری می‌شود.
با یک جستجوی ساده، کارمندان قادر خواهند بود اطلاعات مورد نیاز خود را به جای جستجوی چندین ورودی، در یک جا پیدا کنند.
۱۱. اگر کارکنان در مورد ساختار سیستم‌ها سردرگم هستند
یکی از مشکلات عمده هنگام استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی سردرگمی کارکنان در میان سیستم‌های مختلف مورد استفاده است. در یک ردیف شغلی مشخص، کارکنان وظایف خاصی را بر عهده دارند. با این حال، اگر آنها ندانند چگونه از عهده این مسئولیت‌ها برآیند، اگر نگوییم غیرممکن است، رسیدگی به آنها دشوار خواهد بود. زمانی که به کارمندان وظایف و مسئولیت‌های جدید و ناآشنا داده می‌شود، هم این موضوع ممکن است تبدیل به یک مشکل حاد شود.
پایگاه اطلاعاتی که BPMSها ارائه می‌دهند به کارکنان کمک می‌کند تا در مدت زمان کوتاه تری اطلاعاتی در مورد وظایف خود و نحوه انجام آنها پیدا کنند.
این موضوع منجر به سریع‌تر طی شدن منحنی یادگیری کارکنان می‌شود و احتمال سردرگمی آنها در خصوص فرایندها و نحوهٔ انجام وظایف‌شان را به شکل قابل توجهی کاهش می‌دهد.
پایگاه اطلاعاتی که BPMSها ارائه می‌دهند به کارکنان کمک می‌کند تا در مدت زمان کوتاه تری اطلاعاتی در مورد وظایف خود و نحوه انجام آنها پیدا کنند.
۱۲. اگر سیستم‌ها روی موبایل عملکرد صحیحی ندارند
مشکل بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزاری سازمانی و اداری این است که با وجود کارکرد عالی روی دسکتاپ اما قابلیت‌های کارکردی مناسبی بر روی موبایل‌ها و تبلت‌ها که روز به روز کاربرد آنها در امور شغلی فراگیر‌تر می‌شود را ندارند. این مشکل می‌تواند انجام وظایف کارکنان را زمانی که آنها نیاز به کار در خارج از دفتر سازمانی دارند یا هنگام دور کاری که امروز شیوه‌ای مرسوم و پذیرفته‌شده‌ای از کار است، دشوار کند.
بخشی از دلایل توسعه و پیشرفت سیستم‌های BPM اصولاً برای برای کمک به حل این مشکل بوده است. از آنجایی که BPMSها سیستم‌های مبتنی بر وب و کلاود هستند، پس دسترسی به اطلاعات لازم در آنها از هر نقطه‌ای ممکن است.
همچنین بسیاری از BPMSها علاوه بر محیط وب، دارای اپلیکیشن‌های اندرویدی و مبتنی بر IOS هستند که به افراد اجازه می دهد زمانی که از کامپیوتر شخصی یا سازمانی خود دور هستند از دستگاهی مانند تلفن همراه به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
این امکان به خصوص در حالتی مفید است که یک کارمند نیاز داشته باشد به سوالات کاربران، مشتری یا حتی همکاران خود در حالی که به کامپیوتر دسترسی ندارد، پاسخ دهد.
۱۳. اگر کارکنان گرفتار مستند‌سازی هستند
در بسیاری از دفاتر سازمان‌ها و شرکت‌ها، کارمندان زمان زیادی را صرف کار بر روی فایل‌های اکسل و ارسال ایمیل به این طرف و آن طرف می‌کنند. و این مشکل یک‌بار دیگر ما را به اهمیت ذخیره سازی اطلاعات و جستجو و یافتن سریع آنها سوق می‌دهد.
اگر در سازمان نیاز باشد که به یک سوال پاسخ داده شود، و پاسخ به هر سوال مستلزم صرف زمان‌های غیرضروری زیادی برای ارسال ایمیل بین واحدهای مختلف سازمانی یا سطوح مدیریتی باشد، باید به فکر استفاده از نرم افزار BPMS افتاد. زیرا با یک BPMS مانند نرم افزار BPMS پگاه آفتاب می‌توانید به یک دفتر اداری واقعاً بدون کاغذ برسید. به شکلی که دسترسی به اطلاعات مورد نیاز به آسانی امکان‌پذیر است و یافتن این اطلاعات با بروز کم‌ترین مشکل و کم‌ترین رفت و برگشت امکان‌پذیر است. موضوعی که با آن می‌توان زمان و منابع ذخیره‌شده را برای افزایش بهره‌وری و نوآوری استفاده کرد. هر چه یک کارمند زمان کمتری را صرف تقلا برای یافتن اطلاعات و کاغذبازی کند، زمان و انرژی بیشتری را می‌تواند برای مسئولیت‌های اصلی خود بگذارد.
۱۴. اگر دسترسی و یافتن اطلاعات بسیار پیچیده شده است
برخی از تصمیم‌ها در کسبوکار نیاز به زمان و تفکر زیادی دارد. و برخی دیگر تصمیم‌هایی هستند که نیاز به واکنش سریع دارند. مهم نیست که شخصی در یک سازمان یا شرکت در چه موقعیتی قرار دارد و تصمیمی که می‌خواهد بگیرد از چه نوعی است، مهم این است که باید به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشد.
اگر اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیرندگان به سختی یافت شود و یا روند یافتن اطلاعات گیج‌کننده و مبهم باشد اتخاذ تصمیمات از هر نوعی دشوارتر خواهد شد.
تمرکز بر بهبود فرایندهای کسبوکار که در امتداد بهره‌گیری از نرم افزار BPMS اتفاق می‌افتد، باعث می‌شود تا دسترسی به اطلاعات و فرایند چرخش اطلاعات در سازمان ساده و طبق اصول مشخصی پیش رود تا اطلاعاتدر صورت نیاز در اختیار طرف‌هایی که به آن نیاز دارند، قرار گیرد.
۱۵. اگر کسبوکار شما یک بازار حاشیه‌ای دارد
برای یک شرکت مهم است که جایگاه خود را در بازار پیدا کند. متأسفانه، اگر آنها در یک جایگاه حاشیه‌ای از بازارهای بالقوه گیر کرده باشند یا فقط سیستمی داشته باشند که از یک واحد از سازمان آنها مراقبت کند، رشد کسبوکار احتمالاً فوق العاده دشوار خواهد بود. در عوض، در این حالت شما به سیستمی نیاز دارید که بتواند همه چیزهایی را که شرکت و سازمان شما باید انجام دهد را در بر بگیرد. استفاده از سیستم BPMS راهکاری عالی برای اطمینان از این است که سیستمی که به شما در اداره شرکت شما کمک می‌کند، به اندازه ظرفیت رشد کسبوکار شما انعطاف پذیر است.
۱۶. اگر هزینه‌های یکپارچه‌سازی نرم‌افزاری بیشتر از حد انتظار باشد
ادغام و همگام‌سازی کسبوکار با فناوری در عصر مدرن امر بسیار مهمی است. با این حال این کار احتمالاً هزینه‌های زیادی را در پی خواهد داشت.
اما با برنامه‌ریزی صحیح می‌توان از برخی از این هزینه‌ها جلوگیری کرد. نرم افزار BPMS به صاحبان و مدیران شرکت کمک می‌کند تا خطرات و مزایای تصمیمات را قبل از اتخاذ بررسی و تحلیل کنند.
علاوه بر این، BPMSها می‌توانند به شما در سنجش عملکردی در زمینه‌های خاصی چون ادغام فناوری اطلاعات کمک کنند و به بهبود و بهینه‌سازی طرح و برنامهٔ شما کمک کنند.
همچنین اتوماسیونِ برآمده از بکارگیری BPMS در صورتی که به درستی اجرا شود، می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌هایی از محل حذف یا کاهش کارهای دستی و مبتنی بر کاغذ شود.
