راهنمای استقرار ای‌آر‌پی - ERP مجموعه مطالبی است که به تناوب در وبلاگ پگاه آفتاب منتشر خواهد شد. در قسمت اخر به موضوع «تعریف موفقیت در استقرار ERP» می‌پردازیم. هم‌چنین در پایان هم نتیجه‌گیری از این یازده گام تا موفقیت در استقرار ERP آمده است.
به نظر می‌رسد به شکلی ذاتی تعریف موفقیت در یک پروژه فناوری اطلاعات بسیار دشوار‌تر از تعریف موفقیت در رخداد‌های مالی یا هدف گذاری برای تولید محصولات باشد. با این حال، در مرحلهٔ پس از استقرار، بدون داشتن مجموعه‌ای از انتظاراتِ روشن قضاوت درباره موفقیتِ پروژه استقرار تبدیل به یک نظر کاملاً سلیقه‌ای و در بدترین حالت یک دیدگاه بی پشتوانه خواهد شد.
اگر سازمان چابک نباشد و برای قضاوت دربارهٔ موفقیت پروژه استقرار تنها به گفته‌ها و نظرات نیرو‌هایی که دائم در حال غر زدن درباره ERP هستند اتکا کند تقریباً باید آن‌ها را در تمام استقرار‌های‌شان شکست خورده تلقی کنیم. برای حفظِ تمرکز تیم استقرار، سلامتی سازمان و هم‌چنین تخصیص بهینه منابع، ضروری است که مجموعه‌ای از معیار‌های قابل اندازه‌گیری برای تعیین موفقیت ERP را پیش از رفتن به گامِ راه‌اندازی به‌کار بگیریم تا بتوانیم با استناد به آن‌ها دربارهٔ میزان موفقیت استقرار حکم صادر کنیم.
فقط در صورتی بلندپروازی کنید که استقرار شما به صنعت هوا فضا مربوط باشد. تعریف شما از موفقیت به علوم موشکی نیاز ندارد. مانند کاغذ تورنسل (کاغذ تورنسل یکی از شناساگرهای محیط می‌باشد و برای شناسایی اسیدها و بازها استفاده می شود.) عمل کنید، مهم نیست که در حاشیه چه اتفاقی می‌افتد یا چه حرف‌هایی زده می‌شود؛ مهم این است که شما احساس کنید پروژه استقرار به درستی انجام شده است. به عنوان مثال، یک تعریف ساده از موفقیت می‌تواند این باشد که همه فرایند‌ها بدون مشکل از همان روز اول تحت پوشش ERP قرار بگیرند. ولی اگر شما نتوانید در همان یکی دو روز اول همهٔ مشکلات را حل کنید آیا ناامید می‌شوید؟ اگر بله به فکر تعریف موفقیت اینگونه باشید: «یکپارچه سازی فرایند‌ها با ERP بدون ایجاد اختلال در در فرایند‌های اصلی‌تان». بهتر شد، نه؟ حتا می‌توانید موفقیت را به شکل «یکپارچه‌سازی فرایند‌ها با ERP بدون ایجاد اختلال در فرایند‌های اصلی و تاثیر منفی بر مشتریان خارج سازمان» تعریف کنید.
تعریف آخر حتا از موارد قبل هم خاص‌تر است و باعث آغاز بحث‌هایی درباهٔ این موضوع می‌شود که عبارات «بدون تاثیر منفی» صحیح است یا «بدون تاثیر منفی ناشی از استقرار ERP»؟ این شکل از تعریف موفقیت در صورتیکه معیار‌های موفقیت زمان‌بندی شده باشند و پیشرفت در هر زمان را بسنجند می‌تواند کاملاً قابل پذیرش باشد. نمونه‌ای از تعریف موفقیتِ زمان‌بندی شده این است که هدف در پایان هفتهٔ اول تاخیر تحویل سفارشات کم‌تر از متوسط تاخیری که در دوازده هفتهٔ گذشته اتفاق افتاده باشد. (اگر شما معیار موفقیتان زمان‌بندی شده نباشد، ۲۰ درصد تاخیر ناگهانی را ناشی از استقرار ERP خواهید دانست). هدف در پایان هفته دوم می‌تواند کاهش تاخیر در سفارش‌ها، دریافت نکردن شکایات از سوی مشتری‌ها و فروشی به مقدار متوسط هفتگی باشد. در پایان هفته سوم هدف می‌تواند تحقق تمام اهداف هفتهٔ دوم و عدم کمبود مواد اولیه و قطعات در حال ساخت باشد. در پایان هفته چهارم هدف می تواند تحقق اهداف سه هفته گذشته و گزارش اولیهٔ فعالیت‌های روزانه باشد. و به همین شکل برای هفته‌های بعدی.
نکته حیاتی برای موفقیت، اجماع سازمان روی معیار‌های سنجش موفقیت است. بدیهی است که در یک آزمایشگاه اگر به موش‌های آزمایشگاهی به صورت تصادفی شوک وارد کنید در نهایت موش‌ها از حرکت دست می‌کشند و در گوشه‌ای منتظر شوک بعدی می‌مانند. اگر تیم ERP هم برای آن عدم موفقیت‌هایی که به درستی معیار موفقیت آن‌ها تدوین نشده باشند مورد انتقاد قرار بگیرند آن‌ها را در سازمان منزوی خواهیم کرد. به تیم ERP بگویید چطور و بر اساس چه متر و معیاری موفق شوند و وقتی به موفقیت دست یافتند آن‌ها را تشویق کنید.
نتیجه‌گیری
اگر شما این یازده گام را خوانده باشید و درباره‌اش فکر کرده باشید احتمالاً با حسی آمیخته از هراس و بی‌اعتمادی روبرو خواهید بود.
هراس به این دلیل که مسالهٔ استقرار ERP موضوعی بسیار سخت و پیچیده است و تقریباً کم‌تر کسی را پیدا می‌کنید که به شکلی طبیعی، مهارت و یا تجربهٔ قبلی انجام آن را داشته باشد. بی اعتمادی هم به این دلیل که بعد از مدتی موضوع شبیه به لیستی نه چندان لذت بخش از مجموعه کارهایی می‌شود که باید دربارهٔ استقرار نرم‌افزار انجام بدهیم. اگر حتا چیزی هم از این سلسله گام‌ها به دست نیاوردید ولی باور داشته باشید که این مراحل و گام‌ها برای موفقیت حقیقی و ضروری هستند.
دست کم گرفتن دشواری استقرار ERP یک اشتباه مرگبار است. افرادی که پیش‌تر مسیر استقرار ERP رفته‌اند را پیدا کنید و از آن‌ها دربارهٔ عوامل حیاتی در موفقیت استقرار بپرسید. افرادی که بتوانید به نقطه نظرات‌شان اعتماد کنید. کارشناسان ارشد آی‌تی، مشاوران، ارائه‌دهندگان راهکار‌های نرم‌افزاری و مدیران پروژه‌های دیگر. در تمام روز‌های پروژهٔ استقرار هراس‌تان را حفظ کنید ولی مراقب باشید این هراس شما را فلج نکند. فقط با حفظ احترام نسبت به روش‌های مختلف است که انگیزه‌ها برای تلاش را حفظ می کنید و این باعث خواهد شد تا از ریل خارج نشوید. بدانید که به چه کسانی بدون هیچ پیش‌شرطی می‌توانید اعتماد کنید و روی آن‌ها حساب باز کنید.
یازده قدم برای استقرار موفق ERP بیش از آن‌که لیستی از موارد انجام کار باشد نوعی از فلسفه است. هر روز از استقرار، هر تصمیم و هر تعامل باید از مجموعه‌ای از فیلتر‌ها گذر کند: چه چیز تیم را قوی‌تر خواهد کرد؟ چه چیزی کاربر نهایی را آماده‌تر خواهد کرد؟ چه چیزی تعهد و ایمان مدیران و رهبران سازمان را حفظ خواهد کرد؟ و این‌که چگونه می‌توانیم ایده‌هایمان را آزمایش کنیم؟ شما به صورت خودکار راهکارهایی که با این گام‌ها همخوانی ندارند را کنار خواهید گذاشت و با این کار نیرو‌های‌تان می‌آموزند راهکارهایی بر مبنای موفقیت بیافرینند.اطمینان حاصل کنید که همه در سازمان اصرار و تلاش شما در مباحثی مثل مدیریت تغییر، پاکسازی داده و مدیریت تغییر فرایند‌های کسب‌و‌کار را متوجه می‌شوند.
تناقضی که با آن روبرو خواهید بود این است که همه از شما انتظار موفقیت در استقرار را دارند حتا اگر شما تجربه یا آمادگی قبلی مرتبط هم نداشته باشید. تنها راه منطقی برای برون‌رفت از این تناقض و کسب اعتبار برای خودتان استفاده و جذب سریعِ دانش افرادی است که پیش‌تر مسیری که شما در حال پیمودن آن هستید را پیموده‌اند.
آن‌چه که به دشواری استقرار ERP می‌شناسیم به این معنی نیست که استقرار ERP نتواند سرگرم‌کننده و لذت‌بخش باشد. یک مدیر پروژهٔ خوب لزوماً این نیست که مانند ستاره‌های موسیقی راک یا بازیکنان فوتبال هوادارن فراوانی داشته باشید. اگر کار را درست پیش ببرید نیرو‌های‌تان متوجه خواهند شد که چه کار کرده‌اید و چطور آن را انجام داده‌اید. در مسیری حرکت کنید که بقیه رفته‌اند و به مقصد رسیده‌اند و همیشه تمرکز‌تان را روی هدفتان که راه‌اندازی موفق ERP است حفظ کنید. امیدواریم ماجراجویی ERP شما با یک موفقیت بزرگ همراه شود.
قسمت دهم: انطباق با فرایند‌های کسب‌و‌کار
قسمت نهم: منطقی خرج کنید
قسمت هشتم: آموزش کاربران
قسمت هفتم: تست ERP
قسمت ششم: تیم مستعد
قسمت پنجم: تعهد مدیریت
قسمت چهارم: پالایش داده
قسمت سوم: مدیریت تغییر
قسمت دوم: انتخاب مشاوران استقرار
قسمت اول: انتخاب تامین‌کنندهٔ ERP
