مدیریت موجودی دارایی و شرح ابزارها و فرایندهای آن
اگر از شما فهرستی از دارایی‌های شرکت بخواهند به راحتی میتوانید آن لیست را ارائه دهید؟ همچنین در مورد جای دقیق، شرایط و کاربرد هر دارایی چطور؟
در صورتی می‌توان به این سوال پاسخ داد که شرکتهایی که تعداد زیادی دارایی فیزیکی دارند، سیستم و فرایند مدیریت موجودی دارایی را نیز در اختیار داشته باشند. این سیستم به کاهش هزینه مدیریت موجودی و بهبود بهره‌وری کسبوکار کمک می‌کند.
بنابراین باید ببینید مدیریت موجودی دارایی شامل چه مواردی است و بهتر است از چه ابزارهایی برای سادهسازی و بهبود فرایندهای موجود در آن استفاده کنید.
فهرست مطالب
تفاوت بین مدیریت دارایی و مدیریت موجودی
مدیریت موجودی دارایی به اصطلاح، از مدیریت دارایی و مدیریت موجودی حاصل شده است. پس برای شناخت مدیریت موجودی دارایی، ابتدا باید سراغ مفاهیم کلی آن برویم. در پاراگرافهای بعدی تعاریف لازم برای کمک به صورتبندی این اصطلاح بیان شده است.
نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب
دارایی (Asset) چیست ؟
دارایی به منابعی گفته میشود که شرکتها برای راهاندازی کسب و کار خود از آن استفاده می‌کنند خواه میخواهد عملیات اصلی کسبوکار تولید اقلام باشد یا ارائه خدمات.
معمولا واژهٔ دارایی به دارایی های فیزیکی اشاره دارد؛ از جمله ماشین آلات، وسایل نقلیه، قطعات، تجهیزات کامپیوتری، مبلمان و موارد مشابه.
در معنای وسیعتر اما، دارایی می‌تواند ختی به مورادی چون دارایی‌های معنوی (مانند اختراعات) و دارایی‌های دیجیتالی (مانند اسناد مهم، وبینارها، فیلم‌ها، ,محتوای آموزشی و…) نیز گسترش معنا داشته باشد.
موجودی (Inventory) چیست؟
واژهٔ موجودی به دسته وسیعی از مواد و اقلامی که برای ساخت یک محصول و همچنین به محصولات نهایی گفته میشود. موجودی انواع مختلفی دارد که اصلی‌ترین آنها شامل این موارد است:
- مواد اولیه و اجزاء (آیتمی که بخشی از محصول نهایی را تشکیل می‌دهد)
- دارایی در حال پردازش (Work in Progress – WIP) – محصولات نیمهتمام یا کالاهای واسطه‌ای (semi-finished products; intermediate goods)
- محصول نهایی یا همان محصول آمادهٔ فروش
- موجودی نگهداشت، تعمیرات و عملیات‌ها (MRO) (اقلام و کالاهایی مورد نیاز برای نهگداشت)
مدیریت دارایی در مقایسه با مدیریت موجودی
مدیریت دارایی (Asset Management) چیست؟
مدیریت دارایی به مجموعهای از ابزارها و شیوههایی اطلاق میشود که ردیابی، نگهداشت و تعمیرات دارایی‌های سازمان را عهده‌دار هستند و کل چرخه عمر دارایی از خرید تا توقف دارایی را شامل میشود.
- ردیابی دارایی‌های سازمان
- حفظ دارایی‌ها دارایی‌ها در شرایط عملیاتی برای کاهش احتمال خرابی‌های غیرمنتظره و افزایش طول عمر دارایی
- تسهیل و کارآمد‌سازی تمامی امور نگهداری و تعمیرات (چه نگهداشت واکنشی باشد و چه نگهدلشت پیش اقدام)
یک مدیریت دارایی خوب همیشه به دنبال بهبود عملکرد دارایی، رخ کاهش حوادث مربوط به ایمنی، افزایش بهره‌وری کسبوکار و از همه مهم‌تر کاهش هزینه‌های عملیاتی است.
مدیریت موجودی (Inventory Management) چیست؟
مدیریت موجودی شامل ابزارها و شیوههایی است که برای مدیریت موجودی سازمان شما استفاده میشود. و این شامل اقداماتی مانند خرید، انبار کردن و ردیابی موجودی است. مدیریت موجودی همچنین بر موجودی انبار و تقاضای تولید، نظارت دارد و سعی می‌کند موجودی ماههای آینده را پیشبینی دهد.
انجام ضعیف مدیریت موجودی منجر به ذخیرهسازی بیش از حد و یا ذخیرهسازی کمتر از حد لازم، گم شدن اقلام، ایجاد مشکل با فروشندگان و تامین کنندگان و ایجاد مسائل مختلف در بهره‌وری میشود که همه این موارد می‌تواند بر میزان سودآوری شرکت تاثیر منفی بگذارد.
یکی از زیربخشهای مهم مدیریت موجودی، مدیریت موجودی قطعات یدکی است؛ که از آن برای پیشبینی، خرید، ذخیرهسازی و ردیابی موجودی در عملیات نگهداری و تعمیرات (MRO) استفاده میشود. ویژگی خاص اقلام MRO یا همان عملیات نگهداری و تعمیرات این است که آنها تنها نوع موجودی هستند که در نهایت جزئی از محصول نهایی نیستند، در عوض اقلامی هستند که برای نگهداری و تعمیرات دارایی‌های شرکت (موارد مصرفی مانند چسب، میلههای جوش، لوازم خدماتی، لوازم اداری، قطعات یدکی برای دارایی‌های مختلف و…. ) استفاده می‌شوند.
مدیریت موجودی دارایی (Asset Inventory Management) و اهداف آن
همانطور که از اسم آن مشخص است، هدف موجودی دارایی یعنی داشتن لیستی بهروز از موجودی دارایی‌های سازمان است.
اجزاء و تعریف مدیریت موجودی دارایی
مدیریت موجودی دارایی‌ها بخشی از استراتژی مدیریت دارایی، با اهدافی شامل این موارد است:
- ایجاد یک درگاه یا مخزن مرکزی از تمام دارایی‌های سازمان که نیاز به ردیابی دارند
- ردیابی موقعیت فیزیکی دارایی‌های سازمان ( به ویژه داراییهایی مثل تجهیزات حملونقل و ساختوساز که در مکان‌های مختلف قرار دارند)
- ردیابی موارد استفاده‌ای که از دارایی‌ها میشود (زمان استفاده از دارایی در مقابل زمان بیکاری آن)
- ردیابی عملکرد دارایی
- ردیابی وضعیت دارایی (که اغلب با تحلیل تاریخچه نگهداری و تعمیرات دارایی مورد نظر انجام میشود)
- ردیابی دارایی باتوجه به چرخه عمر آن ( در نتیجه حسابدار می‌تواند دارایی‌های ثابت را در طول زمان مستهلک کند تا مدیران بتوانند برای ارتقا یا توقف و خرید دارایی های جایگزین برنامه‌ریزی کنند)
طبیعتا شما نمیتوانید همه این عوامل را روی تک تک دارایی‌ها پیاده‌سازی کنید. و این بستگی به شرکت شما دارد که تصمیم بگیرد برای هر دارایی چه معیار و درجه‌ای از ردیابی در نظر بگیرد.
نقش ردیابی دارایی در مدیریت موجودی دارایی
ردیابی دارایی به فرایندی می‌گویند که طی آن از تگهای الکترونیکی برای ردیابی مکان فعلی دارایی، کاربر، وضعیت و محل ذخیرهسازی دارایی استفاده میشود.
برای ردیابی دارایی‌ها رروش‌های مختلفی وجود دارد؛ از جمله:
- برچسبهای بارکددار قابل اسکن
- سامانه بازشناسی با امواج رادیویی (RFID)
- بلوتوث کممصرف (BLE )
- موقعیتیاب جی پی اس (GPS)
هر دارایی به یک شناسه (ID) دارایی منحصر به فرد نیاز دارد، بنابراین در صورت داشتن چندین دارایی از یک نوع، جایی برای تفسیر و سردرگمی باقی نمیماند. به همین دلیل بهتر است هر سازمان یک درگاه مرکزی (central repository) از دارایی‌های خود به همراه لاگ‌های مربوط به همان دارایی داشته باشد.
این لاگها به ویژه برای ردیابی تغییر محل دارایی‌های بارکددار، کاربردی است یعنی به ثبت موارد زیر میپردازد:
- آخرین بار چه زمانی دارایی جابه جا شده
- توسط چه فردی این جابهجایی صورت گرفته؟ (منظور کاربر فعلی دارایی است)
به عبارت دیگر به کمک این لاگها می‌توان زنجیره کنترل اقلامی که اغلب جابهجا می‌شوند را دنبال کرد.
در روش‌های ردیابی پیشرفته مانند استفاده از فناوری GPS می‌توان مکان واقعی دارایی را در همانزمان لحظه ردیابی کرد.
با وجود چنین فناوری‌هایی اما گزارش‌های دارایی همچنان بسیار کاربردی هستند؛ زیرا به کمک آنها می‌توان سابقه نگهداری و تعمیرات و هزینه‌های مربوط به هر دارایی را ردیابی کرد.
با وجود یک سیستم ردیابی احتمال سرقت یا از قلم افتادن یک کالای اساسی به طور چشمگیری در سازمان کاهش پیدا می‌کند، و علاوه بر این با دادههای به دست آمده از طریق ردیابی نیز می‌توان به محاسبه استهلاک دارایی (و دیگر اهداف مالی) پرداخت.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت موجودی دارایی
پیاده سازی یک نرم افزار مدیریت موجودی دارایی که به اختصار به آن سیستم AIM گفته میشود، به شما کمک می‌کند تا یک درگاه و مخزن مرکزی از دارایی‌های موجود سازمان خود در دست داشته باشید.
داشتن این درگاه مرکزی از دارایی‌های موجود به جهات مختلفی کارآیی دارد که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره می‌کنیم:
۱) افزایش بهره‌وری
با دانستن موقعیت هر دارایی و وضعیت و میزان استفاده از آن، می‌توان بهره‌وری را در سطوح مختلف مرتبط با دارایی‌ها افزایش داد. همچنین دیگر نیازی نیست که کارکنان وقت خود را برای پیدا کردن محل دارایی صرف کنند.
سازمان با آگاهی از وضعیت هر یک از دارایی‌های خود دیگر لازم نیست زمان پرسنل خود را برای فرایند خاصی که منجر به شناسایی خرابی دارایی‌ها یا وضعت آنها در حالت تا حدی کارکرده و یا کنار گذاشته‌شده برای نگهداری و تعمیرات تلف کند.
همچنین اگر نوع استفاده و عملکرد دارایی قابل ردیابی باشد، سازمان بهتر می‌تواند برای ارتقا و خرید داریی مطابق نیازهای خود عمل کند. همچنین این ردیابی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سطح بهینه موجودی دارایی را حفظ کنند.
۲) هزینه‌های عملیاتی کمتر
هرگونه فعالیت تجاری نیازمند یک سری تجهیزات است. اگر در نهایت یک دارایی به سرقت رود و یا بیدلیل جابهجا شود شرکت مجبور است جایگزینش را خریداری کند که در نتیجه با هزینه‌های بالای عملیاتی روبهرو میشویم. برای پیشگیری از این موضوع به کمک ردیاب دارایی می‌توان اطلاعات بهروزی از موجودی دارایی داشت.
علاوه بر این، با داشتن یک سیستم نرم افزاری برای مدیریت موجودی دارایی دیگر نیازی به وارد کردن دستی داده‌ها نیست. کاغذبازی‌ها را حذف می‌کند و نیاز به بررسی‌های خسته کننده موجودی دارایی را کاهش می‌دهد. در نتیجه هزینه‌های نیروی کار و هزینه‌های عملیاتی کاهش مییابد.
۳) توانایی ارزیابی ارزش دارایی
داراییهایی که در سازمان به طور منظم استفاده می‌شوند با گذشت زمان ارزش خود را از دست میدهند و از نظر حسابداری مستهلک به حساب میآیند.
اگر می‌خواهید ارزش یک دارایی را کاملاً نادیده بگیرید و آن را جزء مستهلکها قرار دهید، ابتدا باید ارزش اصلی آن دارایی در سازمان را بسنجید و ببینید این دارایی اکنون در چه مرحله‌ای از چرخه عمر خود است و چقدر کارکرد داشته است؟ در واقع این روش، به نوعی ارزیابی میزان سرعت از‌کار‌افتادگی دارایی است؛ که تمام این داده‌ها را می‌توان در سیستم AIM (سیستم مدیریت موجودی دارایی) مشاهده کرد؛ البته به شرط آنکه پایگاه دادههای ما به روز باشد.
همچنین می‌توان اطلاعات بیشتر از سوابق مربوط به دارایی‌های فیزیکی را نرم افزار نگهداری و تعمیرات (CMMS) و سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی (EAM) که احتمالا در سازمان‌مان مورد استفاده است استخراج کرد.
بنابراین در اختیار داشتن لاگ دقیق دارایی‌ها و سابقه نگهداشت آنها بهترین راه برای آگاهی از وضعیت دارایی و تخمین باقیمانده عمر مفید آن است.
گاهی یک دارایی به یک سربار (burden) تبدیل میشود. به این صورت که میزان ارزشی که دیگر این دارایی برای سازمان به ارمغان می‌آورد کمتر از مقدار منابعی است که برای نگهداشت آن صرف میشود. مدیریت موجودی دارایی رسیدن به این مرز را کنترل می‌کند و به شما کمک می‌کند تا برای خرید دارایی‌های جدید برنامه ریزی کنید.
۴) هماهنگی اقدامات نگهداشت با چالش کمتر
زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات دارایی‌های خراب‌شده بسیار ساده‌تر از زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات معمول و روتین است. و آن هم به این دلیل که دارایی‌های خراب در حال استفاده نیستند و زیر بار عملیاتی قرار ندارند.
وقتی یک سرپرست امور نگهداشت به زمانی برای توقف برنامه‌ریزی‌شده دارایی‌های عملیاتی نیاز پیدا می کند، دیگر این اخیتار و قدرت را ندارد که به دلخواه خود این زمان را چه از لحاظ تاریخ آن و چه بازهٔ زمانی توقف تعیین کند؛ خواه این موضوع دربارهٔ نصب مجدد ویندوز روی سیستم‌های رایانه‌ای سازمان باشد یا مربوط به تسمه نقاله‌ای در یک کارخانهٔ تولیدی عظیم که باید مورد بازرسی ماهانه قرار بگیرد. سرپرست نگهداشت باید بداند دارایی‌ها چه زمانی از بند عملیات اصلی خود آزاد هستند تا فعالیت‌های عملیاتی یا برنامه‌زمانی تولید را مختل نکند.
برای دارایی‌ها و ماشین‌آلات پیچیده در کارخانه، بکارگیری استراتژی نگهداری و تعمیرات پیشبینانه (PdM) می‌تواند به برنامه‌ریزی قبلی فعالیت‌های نگهداشت یاری برساند.
همچنین همانطور که آگاهی از «زمان» برای برنامه‌ریزی امور نگهدارشت اهمیت دارد، «مکان» نیز عامل مهمی است. بسیاری از دارایی‌ها توسط افراد مختلف در مکان‌های مختلف استفاده میشود. در این مورد وسایل نقلیه و تجهیزات کامپیوتری اولین دارایی هایی هستند که به ذهن می‌رسند. به همین خاطر تکنسین‌های نگهداری و تعمیرات باید از محل به کار گرفته شدن دارایی باخبر باشند.
۵) اطلاعرسانی خریدهای آتی
آگاهی از نبض و ضربانِ موجودی دارایی برای بهینه‌سازی فرایند خرید و برنامه‌ریزی برای خریدهای جدید ضروی است.
به عنوان مثال فرض کنید اگر ۲۰ لپتاپ برای نیروی کار خود در دسترس دارید. اگر عملکرد دارایی بهدرستی ردیابی شود و بدانید که ۱۵ لپتاپ به طور منظم در حال استفاده و ۳ لپ تاپ گهگاهی استفاده می‌شوند، در صورت استخدام کارمند جدید بلافاصله میدانید که نیازی به خرید تجهیزات کامپیوتری اضافی نیست.
به همین ترتیب، ممکن است دارایی‌های مشابهی اما از تامین‌کنندگان و فروشندگان مختلفی داشته باشید؛ که این فرصتی برای مقایسه عملکرد دارایی با هزینه‌های نگهداشت آن است. دانشتن اینکه کدام تامین‌کننده ارزش بیشتری برای ما خلق می‌کنند، از جمله اطلاعات مفید قبل از انجام خریدهای آتی است.
در نرم افزار مدیریت موجودی دارایی (نرم افزار AIM) به دنبال چه چیزی باشیم؟
برای پاسخ به سوال بالا ابتدا باید از نیازهای سازمان خود در حیطهٔ مدیریت دارایی آگاهی داشته باشید.
این‌کنه چه تعداد دارایی در دست دارید؟ اینکه آیا می‌خواهید موجودی دارایی‌های خود را ردیابی کنید یا اصلاً این که به نرم‌افزاری نیاز دارید که به شما در برنامه‌ریزی نگهداری و تعمیرات روتین و مدیریت دستور کار نگهداری و تعمیرات کمک کند؟
در مورد اینکه کدام مشکل مدیریت دارایی را می‌خواهید با نرم افزار حل کنید (آیتم‌های ناپدید‌شده، خرابی‌های مکرر تجهیزات، هزینه‌های عملیاتی بالا) با همکاران خود گفت‌و‌گو کنید و لیستی از مشخصات ضروری این نرم افزار را فراهم کنید.
به خاطر داشته باشید که نرم افزار مدیریت موجودی دارایی هیچ‌گاه به عنوان یک راهکار مستقل نرم افزاری مطرح نمی‌شود. بلکه این راهکار خود اغلب بخشی از راهکارهای گسترده‌تر و جامع‌تر حوزهٔ مدیریت دارایی مانند نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی یا EAM و نرم افزار نگهداری و تعمیرات یا CMMS و یا سیستم های جامع مدیریت تاسیسات است. به طور کلی این راهکارها به سه گروه تقسیم می‌شوند.
گروه اول بر نگهداشت دقیق دارایی تمرکز دارد و در کنار آن ویژگی‌های ردیابی دارایی ها را نیز ارائه می‌دهد.
گروه دوم بر ردیابی دارایی‌ها تمرکز دارد و به ندرت امکانات مورد نیاز یک سیستم نگهداری و تعمیرات را ارائه می‌دهد.
و تمرکز گروه سوم بر مدیریت نگهداشت دارایی‌ها است و امکانات محدودی برای ردیابی دارایی‌ها ارائه می‌دهد.
قبل تصمیم به خرید و استقرار چنین سیستم‌هایی باید به بررسی دقیق نیازهای سازمان خود و امکانات موجود در این سیستم‌ها بپردازیم.
از جمله ویژگی‌های کلی نرم‌افزاری چنین سیستم‌هایی باید موارد زیر باشد:
- راهکار مبتنی بر وب باشد، به شکلی که برای دسترسی به پایگاه داده فقط نیاز به دسترسی اینترنت باشد و نه چیز دیگر و این که به صورت لحظه‌ای داده‌ها در آن بروز شوند.
- راهکار باید برای استفاده روی تلفن‌های همراه هم توسعه داده شده باشد و به راحتی روی دستگاه‌های همراه مختلف در سیستم عامل‌ها و ابعاد متفاوت قابل استفاده باشد.
- راهکار باید قابلیت ردیابی درست دارایی ( بسته به نیاز سازمان ردیاب هایی مانند بارکد، GPS، RFID و…) را پشتیبانی کند.
- راهکار نرم افزارهایی باید ابزارهایی برای یکپارچه‌سازی مناسب داشته باشد تا در صورت نیاز به نرم افزار ERP، مالی و… متصل شود.
- راهکار عملکرد مناسبی در مدیریت سابقه نگهداشت دارایی و مدیریت دستورکارها، بسته به نوع نیاز نگهداری و تعمیراتی سازمان ارائه دهد.
خیلی مهم است که نرمافزار مدیریت دارایی باید پویا و به راحتی قابل استفاده باشد. ممکن است بسیاری از راهکارهای نرم افزاری در بازار روی کاغذ با نیازهای و امکانات درخواستی سازمان شما مطابقت داشته باشند، اما هنگام اجرایی شدن این تطابق را از خود نشان ندهند. پس از همان ابتدا هر مشخصه و امکان درخواستی را با توجه به وجه اجرایی آن تست و امتحان کنید.
به همین دلیل است که همیشه به کسبوکارها توصیه میشود فهرست کوتاهی از راهکارهای منتخب خود تهیه کرده و با ارائه‌دهندگان این راهکارها در مورد ویژگی‌ها و امکانات آنها صحبت کنند و یک دورهٔ آزمایشی رایگان عملی از آنها طلب کنند.
نتیجه‌گیری
روز به روز با افزایش تعداد دارایی‌ها، حفظ آگاهی و بهینه کردن موجودی دارایی سخت‌تر میشود و در چنین وضعیتی سازمان‌ها و کسبوکارها در صنایع تجهیز‌محور هیچ گزینه دیگری جز پیاده‌سازی مدیریت دارایی و راهکارهای نرم‌افزاری ردیابی دارایی برای کنترل دارایی‌ها و موجودی آنها در سازمان خود ندارند.
برای اطلاعات بیشتر در خصوص مدیریت دارایی های فیزیکی، سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات، کنترل موجودی دارایی و کدگذاری کالا و قطعات یدکی (نگاه کنید به نرم افزار مدیریت کالا و قطعات یدکی پگاه آفتاب) با ما در تماس باشید تا متخصصان ما در اولین فرصت جزئیات بیشتری در اختیار شما قرار دهند.
مترجم: شهره خشکباری
