اغلب راهکار‌های نرم‌افزاری کسب و کار‌ها و البته سیستم‌های BPM بر اساس نیازمند‌های فنی تبیین شده توسط کابران کسب و کار شکل می‌گیرد و توسط برنامه‌نویسان به کد‌های کامپیوتری ترجمه می‌شوند. اما متاسفانه در خیلی از موارد این کد‌ها منطبق بر الزامات و نیازمندی‌های تبیین شده نیستند.
با این وجود رابطهٔ موفقِ کسب و کار و فناوری اطلاعات یک عامل کلیدی در افزایش بهره‌وری سازمان و رشد رقابت‌پذیری آن سازمان به شمار می‌رود. یک راهکار نرم‌افزاری باید پوشش دهندهٔ نیاز‌های واقعی کسب و کار باشد نه این که تبدیل به یک سرگرمی گران‌قیمت برای واحد فناوری اطلاعات سازمان شود.
بر اساس پروژه‌های متعدد استقرار BPM در سازمان‌های مختلف می‌توان شفافیت، انعطاف، پایش لحظه‌ای و چابکی را ۴ عاملی دانست که یک سیستم BPM در صورت بهره بردن از آن‌ها می‌تواند پلی میان کسب و کار و فناوری اطلاعات بسازد.
شاخصهٔ شفافیت از عوامل اصلی ایفای نقش حداکثری کاربران کسب و کار در مدیریت فرایند خواهند شد
۱. شفافیت
ما معتقدیم کاربران کسب و کار باید نقشی فعال در سیر تکامل و توسعهٔ راهکار نرم‌افزاری ایفا کنند. به این دلیل که آن‌ها از هر شخص دیگری نسبت به نیاز‌های حقیقی کسب و کار خود آگاه‌تر هستند. برای تحقق این هدف (نقش فعال کاربران در توسعه) راهکار BPMS باید در یک محیط گرافیکی ساده ابزار‌های بصری‌ای را در اختیار کاربر قرار دهد.
اما این به چه معنا است؟ در دنیای BPM این بدین معنی است که پیاده سازی فرایندهای کسب و کار تنها به خطوطی از کد‌های رایانه‌ای محدود نمی‌شود. هر فرایند یک فلوچارت کاملاً قابل فهم است که گام‌های فرایند و تعاملات منطقی میان مشارکت‌کننده‌های مختلف در فرایند را به صورت بصری به نمایش می‌گذارد. به شکلی که کاربران غیر فنی می‌توانند بدون داشتن هیچ گونه دانش برنامه‌نویسی در توسعه راهکار مشارکت داشته باشند.
۲. انعطاف
راهکار BPMS باید منعطف باشد و هر فرایند منطقی‌ای را پیاده‌سازی کند. به ویژه این موضوع زمانی مفید خواهد بود که مشغول اتوماسیون فرایندهای اصلی (Core Processes) سازمان شویم.
به یک مثال واقعی بپردازیم. شرکتی که تولید کنندهٔ قرقره‌های نخ صنعتی است از یک مشتری رده بالا سفارش تولید قرقره‌های آبی رنگ می‌گیرد. لیست موجودی شرکت اما شامل قرقره‌های آبی نمی‌باشد و آن‌ها محبور می‌شوند دست رد به سینهٔ این مشتری خاص زده و به سودآوری خود آسیب بزنند. چنین شرایطی برای دیگر محصولات شرکت نیز ممکن است رخ دهد. برای حل این مشکل شرکت یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS تهیه می‌کند تا با آن «فرایند مدیریت درخواست‌های غیر استاندارد مشتریان» خود را سر و سامان دهد. به عنوان بخشی از فرایند یک درخواست غیراستاندارد تحلیل شده و مشارکت‌کنندگان در فرایند با بررسی جنبه‌های مختلفی که از قبل تعیین شده است، تصمیم به پذیرش یا رد سفارش می‌گیرند؛ و در صورت پذیرش آن منابع لازم برای پردازش این سفارش را فراهم می‌کنند.
۳. پایش لحظه به لحظه
پس از اینکه راهکار توسعه یافت و در مسیر عملیاتی شدن قرار گرفت کاربر باید قادر باشد به صورت لحظه به لحظه بر اثربخشی راهکار نظارت کند.
چرا این موضوع اهمیت دارد؟ به این دلیل که فراهم شدن امکان پایش و نظارت لحظه به لحظه منجر به حرکت از مدیریت واکنشی به مدیریت کنش‌گرایانه می‌شود. مدیریت واکنشی به شرایطی اشاره دارد که در آن هیچ برنامهٔ مشخص قبلی برای روبرو شدن با ریسک‌ها یا منافع بالقوهٔ خود نداریم. در عوض به محض رخ دادن آن‌ها تنها نسبت به آن‌ها رویکردی واکنشی داریم.
از مهمترین تاثیرات مدیریت فرایند‌ها – BPM – آمادگی دربرابر انواع ریسک‌های بالقوه است
برخلاف چنین رویکردی، مدیریت کنش‌گرا به شما اجازه می‌دهد تا شما برای جلوگیری یا مدیریت بهتر مشکلات برای آن‌ها برنامه‌ای قبلی داشته باشید. یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار – نرم افزار BPMS باید ابزاری برای مدیریت ریسک‌های بالقوه در دستان شما باشد.
به طور عمومی سه نوع ریسک داریم که باید به آن‌ها توجه شود:
- ریسک‌های انسانی: شکست‌های احتمالی به دلیل خطاهای انسانی
- ریسک‌های فناوری اطلاعات: شکست‌های احتمالی برای اساس خرابی‌های سیستم
- ریسک‌های فرایندی: شکست‌های احتمالی به خاطر پردازش غیر دقیق اطلاعات
کاربر نرم افزار BPMS (سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار) باید قادر به تشخیص ریسک‌های بالقوه باشد تا از بروز مشکلات تا حد امکان جلوگیری کند.
اجازه دهید به مثالی بپردازیم. بانکی فرایند درخواست وام خود را اتوماسیون کرده است. به عنوان بخشی از این فرایند شاخص کلیدی عملکردی (KPI) برای سنجش میزان زمان اختصاص شده از سوی کارمندان بانک برای بررسی درخواست‌های وام تعریف شده است. اگر رقم شاخص مربوطه به صورت سیستماتیک بهتر از زمان مورد پذیرش باشد بدین معنی است که این گام از فرایند، بدون خطرِ از دست دادن مشتری طی شده است.
۴. چابکی
نیروهای هر کسب و کاری از این موضوع آگاه هستند که حفظ ارتباط با مشتریان و سازگاری سریع نسبت به تغییر خواسته‌های آن‌ها تا چه اندازه مهم است. اگرچه تشخیص این موضوع لازمه بقای کسب و کار است اما در عمل این اتفاق باعث تغییر مدل تجاری و قرار گرفتن کسب و کار در مسیری جدید دارد. در چنین وضعیتی شرکت‌های بزرگ‌تر با پیچیدگی‌های بسیار بیشتری برای تغییر رویه‌های پیشین خود مواجه هستند.
مدیریت فرایند – BPM – و چابکی
وقتی تغییرات از راه برسند و سازمان‌ها به تحول در فرایندهای کسب و کار خود نیاز داشته باشند با یک نرم افزار BPMS (سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار) کارآمد می‌توانند به شکلی چابک از این مرحله عبور کنند.
سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار باید سریع‌ترین مسیر از ایده به راهکار را ارائه دهد. هنگامی که گلوگاه‌های فرایندی شناسایی شد، کاربر می‌تواند به سرعت فرایند را تغییر داده و نسخه‌های مختلفی از فرایند به وجود آورد. بنابراین، نرم افزار BPMS ، سازمان را به روز نگه داشته و موجب پاسخ به موقع به تغییرِ الزامات کسب و کار می‌شود.
