فهرست مطالب
BPMS چیست ؟
عبارت BPMS مخفف “Business Process Management Software” یا “Business Process Management System” است. نرم افزار BPMS ابزاری برای اجرای متدولوژی‌ای مدیریتی برای بهبود فرایندهای کسبوکار سازمان از طریق شناسایی، مدلسازی، اتوماسیون، تحلیل و سنجش عملکرد فرایندها است.
مزیت کلیدی بهره‌گیری از نرم افزار BPMS این است که کاربران این سیستم فرصت این را دارند که از طریق ابزارهای ساده و بصری به شکلی فعال در بهبود فرایندهای کسبوکار مشارکت کنند. همه این مزایا به دلیل وجود سه جزء جدایی‌ناپذیر سیستم‌های BPMS امکان پذیر می‌شود: ۱. ابزار طراحی و مدلسازی فرایندها، ۲. موتور اجرای فرایندها و ۳. ابزار نظارت و پایش و بهینه‌سازی فرایند (کتابخانه فرایند).
حال که متوجه شدیم BPMS چیست به سراغ این برویم که یک نرم افزار BPMS باید چه امکاناتی را در چه حوزه‌هایی در اختیار ما بگذارند.
نرم افزار BPMS پگاه آفتاب؛ ابزاری برای مدیریت فرایندهای کسبوکار و ساخت اپلیکیشن‌های سازمانی
هر BPMS باید در سه سطح ۱. تعریف و تبیین فرایند ۲. مدلسازی فرایند ۳. اتوماسیون فرایند و ۴. تحلیل فرایندهای کسب و کار به کمک سازمان بیاید:
فرایند اتوماسیون فرایند شامل چندین مرحله است:
۱. مستند‌سازی فرایند:
در نرم افزار BPMS گردش کار باید به خوبی مستند شده و به طور کامل تجزیه و تحلیل شود. این مستندات به ارتباط با ذینفعان مختلف برای شناسایی گلوگاه‌های فرایند و تعیین کارآمدترین گردش کار اتوماسیون نیاز دارد.
۲. مدلسازی فرایند:
استفاده از طراح و مدل‌ساز فرایند در BPMSها اجازه می‌دهد تا به سادگی فرایند مورد نظر خود را با امکانات و ویژگی‌هایی بصری و ساده مثل کشیدن و رها کردن طراحی شود. پشتیبانی از زبان فراگیر و جهانی BPMN 2.0 برای مدلسازی فرایند که استانداردی همه‌فهم و یکسان را از طریق نماد‌ها و نشانه‌های مشخص گرافیکی فراهم می‌آورد یکی از امکانات ضروری BPMSهای امروز است. امکان تعریف مدیریت داده، تنظیم قوانین و اتصال به سیستم های دیگر نیز از جمله امکانات دیگری است که ابزار مورد نظر را متمایز می‌کند. پیش از اتوماسیون هر نوع فرایندی و طراحی گردش کار آن نیاز است که آن فرایند مستند‌سازی شده و به گونه‌ای گرافیکی ترسیم شود تا بتوان شمایی کلی را از نحوهٔ کارکردِ فرایند در اختیار گرفت. اغلب نرم افزار‌های BPMS ابزاری همراه خود دارند که امکان مدلسازی فرایندها را به شیوه‌های مختلف مرسوم در اختیار کاربران قرار می‌دهد. بهترین، ساده‌ترین و و پراقبال‌ترین زبان برای مدلسازی فرایند در حال حاضر زبان مدلسازی BPMN 2.0 است.
نرم افزار BPMS پگاه آفتاب در مدل‌سازِ فرایندی توکارِ خود از زبان BPMN 2.0 بهره گرفته است.
۳. اتوماسیون فرایند:
هدف اصلی پلتفرم‌های BPMS کمک به کسب‌و‌کارها در اتوماسیون و بهینه‌سازی عملیات‌های پشت فرایندهای کسبوکار آن‌ها است. اغلب با اتوماسیون فرایندها زمان گردش کارها در عملیات‌های مختلف سازمانی کاهش می‌یابد و بهره‌وری گردشکارها را نیز بهبود می‌بخشد. جنبه اصلی اتوماسیون فرایند به طور عمده به اتوماسیون کارهای روتین و روزمرهٔ کارمندان ورای محدودیت‌ها در تعاملات انسانیِ پیش‌روی انجام دستی کارها بر‌می‌گردد. یک نرم افزار BPMS باید قادر به اتوماسیون فرایند باشد و به وسیلهٔ موتورهای قواعد کسب‌و‌کاری که با خود دارد باید توانایی جاری ساختن انواع قواعد ساده و پیچیدهٔ کسبوکار را در فرایند دارا باشد.
۴. تجزیه و تحلیل:
نرم‌افزار BPMS ممکن است گزارش‌هایی تولید کند یا با موتورهای گزارش‌دهی معروف‌تر تعامل داشته باشد تا به تجزیه و تحلیل و بهبود عملکرد فرایندها و گردش‌کارهای کسبوکار کمک کند. این قابلیت شما را از وضعیت مورد به موردِ گردش کارها، خروجی ذینفعان مربوطه و زمان صرف شده برای تکمیل تمام وظایف مطلع می‌سازد.
مجموعه‌ای نرم‌افزاری که به سازمان کمک می‌کند تا فرایندهای کسبوکار خود را با تحلیل و اتوماسیون آن‌ها بهبود دهیم. BPMSها باید ابزاری برای مدلسازی فرایند، اتوماسیون فرایند، ویرایش فرایند و اجرای فرایندهای کسبوکار و گردشکارها را برای ما فراهم آورند و همچنین اجازهٔ گردآوری داده‌ها و تحلیل آن‌ها و بکارگیری نتایج تحلیل در گزارشها و تصمیم‌گیری‌ها را از طریق داشبوردهای مدیریتی را به ما بدهند.
ابزار BPMS باید انواع مختلفی از امکانات گزارش‌گیری‌های خودکار و شخصی‌سازی شده را در قالب‌ها و فرمت‌های مرسوم فراهم آورد. گزارش‌هایی که براساس شاخصهای کلیدی عملکرد تعریف شده استخراج شوند و بتوان آن‌ها را در داشبوردهای مدیریتی کاملاً قابل تنظیم و شخصی‌سازی مشاهده کرد.
امکان گزارش گیری در یک BPMS کارآمد باید بر روی داده‌های عملکرد فردی، فرایندها، اعضای دخیل در فرایند و هر عنصر و عضو دیگر فرایند محیا باشد. این امر به مجریان فرایند و تحلیل‌گران سیستم کمک خواهد کرد که به صورت مستمر فرایند را پایش کنند، گلوگاه‌های احتمالی را شناسایی کرده و بر اساس تحلیلهای به دست آمده از این گزارش‌های کیفی و تاریخچه‌ای بهترین تصمیم را در بهبود فرایند و کسبوکار خود بگیرند.
در نرم افزار BPMS پگاه آفتاب این امکان را داریم که در داشبورد اصلی، نمودار کارها بر اساس وضعیت، فهرست کارهای مهم و هر آنچه که نیاز داریم تا جلوی چشم‌‌مان باشد را قرار دهیم. با راهکار نوآورانه طراحی داشبورد، با روشی تعاملی، نمودارها، فرمهای جستجو و داده‌های آماری را کنار هم چیده و داشبورد اختصاصی خود را طراحی می‌کنیم.
سه لایهٔ BPMS
چرا سازمان‌ها به نرم افزار BPMS نیاز دارند؟
در دنیای فوق‌العاده رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد بماند تا بتواند پایداری و حضور خود در بازار را حفظ کرده و پیشرفت کند.
پیش بردن دستی و مبتنی بر فرمهای کاغذی فرایندها به صورت سنتی باعث می‌شود صاحبان کسبوکار شاهد اتلاف زمانی زیادی در کسبوکار خود باشند و منابع مالی فراوانی بر روی امور بیهوده بسوزانند. و این نقطه درست جایی است که نرم افزار BPMS میتواند بکار آید و به سازمان‌ها جهت رفع این مشکلات کمک کند.
پیاده‌سازی سیستم نرم افزاری BPMS مزایای زیادی به همراه دارد، که مهمترین آن‌ها به شرح زیر است:
افزایش هوش عملیاتی:
نرم افزار BPMS با کاهش کارهای تکراری و دستی و پیش پا افتادهٔ روزمره، که اتفاقاً به طور ناخواسته بیشترین تلاش و زمان صرف آن‌ها می‌شود، به بهبود کارایی فرایندهای کسبوکار شما کمک می‌کند. بهره‌گیری از نرم افزار BPMS همچنین آگاهی‌های عمیفی را در مورد گلوگاه‌های هر فرایند جاری در سازمان ارائه می‌دهد که به شما این امکان را می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه‌ای برای حذف گلوگاه‌ها اتخاذ کنید و در نتیجه هوش عملیاتی را در مسیر درست خود در سازمان هدایت کنید.
چابکی سازمانی:
انطعاف‌پذیری فرایندهای کسب و کار و آمادگی آن‌ها در برابر الزام تغییر باعث خواهد شد تا در دنیای رقابت کسب‌و‌کاری با چنین خصوصیت رقابت‌پذیر شود. چابکی، عنصر اولیه‌ای است که داشتن آن برای بقای هر کسب‌و‌کاری لازم است. اگر سازمان شما نتواند به سرعت و بر اساس منطق تقاضای بازار تغییر کند، مشتریان شما مسیر حرکت خود را در جهت رفع نیازهای خود تغییر می‌دهد و به سمت رقبای شما می‌روند.
نرم افزار BPMS به شما کمک می‌کند سریع تغییر کنید و بدون زحمت چندانی تجربه بهتری را برای مشتری خود بسازید.
اجزای نرم افزار BPMS.jpg
۱۰ گام برای انتخاب BPMS مناسب کسب‌و‌کارمان
برای انتخاب آسانتر سیستم مناسب، نکته کلیدی این است که مراحل مختلف را تا تصمیم نهایی طی کنید.
۱. تعیین اهداف
اهدافی را که برای بهره‌گیری BPMS در راستای برنامهٔ استراتژیک کسبوکار خود در نظر گرفته‌اید را تعریف کنید و بر سر آن‌ها به توافق در بدنهٔ رهبری سازمان برسید.
۲. مشخص کردن مسئولیت سرپرستی سیستم
قبل از انتخاب BPMS، مهم است که در سازمان خود مشخص کنید که چه فرد یا چه تیم و واحدی در سازمان مسئول پیاده‌سازی و مدیریت سیستم خواهد بود؛ آیا این موضوع وظیفهٔ حوزه مدیریت است، واحدی برای مدیریت فرایند در سازمان خود تعریف کرده‌اید که مسئولیت را آن‌ها باید برعهده بگیرند و یا قرار است واحد فناوری اطلاعات شما این وظیفه را برعهده داشته باشد؟
به طور کلی، توصیه می‌شود که همه طرف‌ها با نشان دادن مسئولیت و حمایت لازم برای عملکرد صحیح سیستم و عملیاتی‌سازی استراتژی‌های کسبوکار با یکدیگر همکاری کنند.
۳. تعیین ویژگیها و امکانات مورد‌نیاز BPMS
مشخص کنید که کسبوکار شما چه نیازهایی دارد و اولویت‌هایی که از یک سیستم BPMS انتظار براورده‌سازی آن‌ها را دارد چیست. در این مرحله کاری که به شما کمک می‌کند تا ساده‌تر این مشخصات را تعیین کنید این است که ببینید که قرار است نسبت به اتومایون کدام فرایندهای خود اقدام کنید، سیستم BPMS شما نیاز به یکپارچهسازی و ادغام با چه سیستم‌هایی دارد و چارچوب و نحوهٔ عملکرد مدیریت اسناد و داده‌ها قرار است چگونه باشد.
۴. گزینش اولیه از میان گزینه‌های موجود
در این گام از بین BPMSهای موجود در بازار با توجه به الزامات و امکانات مورد نیاز شرح‌داده‌شده در گام ۳ گزینه‌های خود محدود کنید تا در نهایت از بین آن‌ها یکی را انتخاب کنید.
۵. جمع آوری اطلاعات
لیست الزامات و امکانات مورد نیاز خود و انتظارات خود از نرم‌افزار BPMS مطلوب خود را برای شرکت‌هایی که در مرحلهٔ قبل کاندیدا شده‌اند ارسال کنید و از این توسعه‌دهندگان راهکار اطلاعات بیشتر و جزئیات دقیق محصول را طلب کنید و اطلاعات آن‌ها را گردآوری کنید.
۶. دموی نرم‌افزار
پس از گام ۵ با انتخاب از بین نامزدهای مورد نظر خود، از آن‌ها دعوت کنید تا محصول خود و امکانات را در قالب یک جلسه دمو به شما معرفی کنند.
۷. تست راهکار و طی کردن دورهٔ آزمایشی
در دورهٔ تریال و آزمایشی استفاده از راهکار BPMS باید بررسی کنید تا ادعاهای توسعه‌دهنده را بسنجید و از وجود امکانات مورد نیاز خود و مطلوبیت آن‌ها برای کسبوکار خود اطمینان حاصل کنید.
۸. بررسی رقبا
یکی از راه‌های رفع تردیدها و اطمینان از اینکه راهکار BPMS مورد نظر شما امکان رقابت برای کسبوکار شما را فراهم می‌کند و عملکرد مناسبی را نشان خواهد داد، این است که رقبای خود را بررسی کنید کنید و ببینید که آن‌ها از کدام سیستم‌ها استفاده می‌کنند.
۹. مذاکره
فرایند خرید را با مذاکرات بر سر قیمت راهکار، روش‌های پرداخت و شرایط پشتیبانی از سوی تامین‌کننده تکمیل کنید.
۱۰. انعقاد قرارداد
در نهایت، پس از طی کردن مراحل بالا قرارداد خود را با تامین‌کنندهٔ راهکار BPMS بر اساس قواعد حقوقی دقیقی منعقد کنید.
ویژگیها و امکانات ضروری نرم افزار BPMS
ویژگیها و امکانات ضروری‌ای که معمولاً راهکارهای BPMS موجود در بازار ارائه می‌دهند از این قرار هستند:
۱. رابط کاربری بصری با امکانات توسعهٔ کم کد
پلتفرم‌های BPMS گستره وسیعی از فرصت‌ها را برای سازمان‌ها برای مدلسازی، نظارت، ساده‌سازی و خودکارسازی فرایندهای کسبوکار پیچیده و سخت مهیا می‌کنند.
تا همین چند سال قبل، هماهنگ‌سازی و سفارشی‌سازی فرایندهای کسبوکار، عمل پیچیده‌ای بود که تنها توسط توسعه‌دهندگان نرم‌افزاری امکان انجام شدن داشت.
خوشبختانه اما امروزه پلتفرم‌های BPMSای با خصوصیت کم کد یا بدون کد وجود دارند، که می‌توان از آن‌ها بدون بهره‌گیری از دانش کدنویسی فرایندها و فرمهای مورد نیاز برای اتوماسیون فرایندهای کسبوکار را طراحی کرد و به اجرا درآورد. چنین پلتفرم‌های کم کدی حتی می‌توانند داده‌ها و اطلاعات روشنگری را نیز در مورد نحوه گردش هر فرایند به ذینفعان هر فرایند ارائه دهد.
بنابراین، بهترین کار این است که به دنبال پلتفرمی از سیستم‌های موجود BPMS در بازار باشید که اولاً برای کسبوکار شما مناسب باشد و در ثانی نیاز به کدنویسی چندانی برای انجام کارها از مدلسازی تا اجرای فرایند نداشته باشد و به کاربران کسبوکار اجازه دهد تا فرایندهای خود را با پشتیبانی حداقلی تیم آی‌‌تی از صفر بسازند و مدیریت کنند.
۲. مطابقت با استاندارد مدلسازی BPMN 2.0
استاندارد مدلسازی BPMN قابلیت مدل کردن تصویری و بصری فرایندهای کسب و کار را را به نشانه‌ها و نماد‌های بصری مشخص و از قبل تعریف‌شده ارائه می‌دهد. وجود زبان BPMN 2.0 به عنوان یکی از امکانات و ویژگی‌های ضروری مدیریت فرایند در تمام نرمافزارهای BPMS شناخته می‌شود. این به کاربران امکان می‌دهد نمودارهای گردش فرایند را از طریق زبان واحد مدلسازی BPMN را از یک ابزار به ابزار دیگر منتقل کنند. بدون این ویژگی، سازمان ها باید یک گردش فرایند را از ابتدا طراحی و ایجاد کنند. پلتفرم‌هایی که از استاندارد مدلسازی BPMN 2.0 پشتیبانی می‌کنند تمام نمودارهای استاندارد BPMN و عناصر طراحی آن را در خود دارند.
۳. یکپارچهسازی مدیریت پروژه بدون مشکل
واضح است که یکی از دردسرها و چالش‌های سازمان‌ها در حوزهٔ فناوری، جابه‌جایی مدام بین سیستم‌های و پلتفرم‌های نرم‌افزاری از هم منفک و غیریکپارچه است که باعث اتلاف وقت و انرژی و در نهایت هزینهٔ زیادی در سازمان‌ها می‌شود. به همین دلیل است که همیشه داشتن ابزارهای چندگانهٔ پوشش‌دهندهٔ نیازهای مختلف در یک سیستم نرم‌افزاری واحد خوب است. یکی از قابلیت‌های متعدد یک سیستم نرم افزاری یکپارچه امکان مدیریت پروژه است. این ویژگی کمک می‌کند تا پروژه‌ها در سازمان به شکلی روان‌تر و کارآمدتر جریان داشته باشند و حتی به اعضای تیم اجازه می‌دهد داده‌ها و منابع را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
۴. معماری کسب و کار و طبقهبندی فرایند
معماری کسب و کار سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا استراتژی کسب و کار خود را طراحی و اجرا کنند، کسب و کار خود را کارآمدتر اداره کنند و به اهداف استراتژیک خود دست یابند. با داشتن نمایی از بالا به پایین و پایین به بالا از کل معماری کسبوکار، می‌توانید چشم‌اندازی مبتنی بر ارزش تجاری از تمام فرایندهای کسب و کار خود در هر واحد به دست آورید.
پلتفرم‌های BPMSای که از طراحی نقشه فرایندی و قابلیت‌های طراحی ساختار سازمانی پشتیبانی می‌کنند این قابلیت را دارند تا مشاهده‌پذیری و شفافیت کل سازمان را بهبود ببخشند.
۵. مدیریت قابل اعتماد داده
برای کسب‌و‌کارها نکتهٔ ضروری این است که داده‌ها را جزئی از دارایی‌های اساسی خود بشمار بیاورند. دارایی‌هایی که کارکنان به عنوان بخشی از وظایف روزانه خود با آن سروکار دارند.
کارمندان حجم عظیمی از اطلاعات دیجیتال را در دست دارند و اداره می‌کنند و غیرممکن است که بتوان این داده‌ها را به صورت دستی و به سادگی مرور و مدیریت کنند.
درعوض، یک پلتفرم BPMS نه تنها تمام این اطلاعات را ثبت می‌کند، بلکه کلان داده‌ها را نیز در یک مخزن داده همراستای سیستم نرم‌افزاری شما ذخیره و مدیریت می‌کند که برای هر فردی در سازمان بر اساس مجوزهای تعریف‌شده قابل دسترسی خواهد بود.
فراموش نکنید که حتماً وجود امکانات و ویژگی‌های امنیتی و ذخیره‌سازی ابری در BPMS انتخابی خود را لحاظ کنید. پلتفرم BPMS شما باید تضمین کند که داده های شما به شکلی مخرب مخرب قابل دسترسی نیستند و در صورت رخنه یا حتی یک رخداد طبیعی در معرض نابودی کامل قرار نمی‌گیرند.
۶. قابلیت‌های ارتباط و همکاری سازمانی
در زمان بحران، متخصصان به خوبی می‌توانند اهمیت همکاری و ارتباط بین تیم‌های درون یک سازمان را درک کنند. از اشتراک‌گذاری محتوا گرفته تا پیام‌های داخلی و بحث در مورد مسائل و مشکلات بر سر راه سازمان و فرایندهای کاری، راهکار BPMS باید یک پورتال کاربری مرکزی و پایگاه دانشی را ارائه دهند که در آن کاربران بتوانند اطلاعات را با خیال راحت به اشتراک بگذارند، به سرعت با همکاران خود ارتباط برقرار کنند، شمایی کلی از فرایندهای کسبوکار داشته باشند و کارها و اقدامات خود را برنامهریزی کنند.
۷. بهینهسازیشده برای کاربری موبایل
چشم انداز بازار نیروی کار یک تغییر پارادایم جدی در جهت افزایش دورکاری داشته است. علاوه بر این به دلیل انعطاف پذیری و راحتی‌ای که عصر دیجیتال برای کاربران و البته نیروی کار در بهره‌گیری از وسایل دیجیتال فراهم کرده است وضاح است که هر روز تعداد بیشتری از افراد هستند که مایلند کارهای خود را با گوشی‌های تلفن هوشمند انجام دهند. مطابق با این روند مطمئن شوید که راهکار BPMS برای کاربری روی موبایل بهینه شده باشد. کاربران دیگر امروز تحمل برنامه‌هایی که فقط روی دسکتاپ قابل کار کردن باشند را ندارند. بنابراین، واقعاً بهره‌گیری نرم افزار BPMS از یک نسخهٔ موبایلی یک الزام جدی است.
اعضای تیم باید بتوانند محیط کاری خود را انتخاب کنند و از راه دور حتی تنها با گوشی هوشمندشان پلتفرم BPMS دسترسی داشته باشند. اگر بتوانیم سایر ابزارهای کار آنلاین را نیز یکپارچه کنیم تا اعضای تیم ما بتوانند در هر زمان، حتی زمانی که خارج از دفاتر کاری سازمان هستند، روی یک پروژه کار کنند، مزیت بیشتری به حساب می‌آید.
۸. گزارشها و تحلیلهای بیدرنگ
تولید و طراحی گزارشها از دسته کارهایی تکراری و در عین حال حیاتی هستند که برای پایش و پیگیری امور امری حیاتی هستند و باید همیشه در راس امور قرار بگیرند. خوشبختانه، با پلتفرم‌های BPMS راهی برای خودکارسازی کامل این فرایند همراه با تجزیه و تحلیل دقیق و بیدرنگ وجود دارد. با داشبوردهای مبتنی بر شاخصهای کلیدی عملکرد یا همان KPI می‌توانید در یک نگاه به بینش‌های ارزشمندی دست پیدا کنید، عملکرد کسب‌وکارتان را زیر نظر بگیرید و گلوگاه‌های فرایند‌های‌تان را شناسایی کنید.
مهمتر از همه، در بخش گزارشها و داشبوردِ BPMSها باید بتوانید آمار و سنجه‌های کمی‌ای را مرور کنید که همه کارهای باز، وضعیت فعلی یک مورد، مدت زمان انجام کارها و غیره را مشاهده کنید. همچنین باید توانایی سفارشی‌سازی گزارش ها، دانلود آن ها را داشته باشید و امکان آنالیز‌های عمیق‌تر مورد نیاز برای بررسی کارایی فرایندها برای‌تان فراهم باشد.
۹. یکپارچه سازی با سیستم های دیگر
اکثر سازمان‌ها دارای چندین سیستم نرم افزاری هستند. و یک سیستم BPMS باید با تمام سیستم‌های نرم افزاری موجود و سایر سیستم های طرف سوم ارتباط برقرار کند. توانایی یکپارچه‌شدن با سیستم‌های اصلی سازمان یکی از حیاتی ترین ویژگی‌های BPMS است که یک سازمان باید قبل از سرمایه گذاری بر روی هر سیستم BPMSای آن را به عنوان یک ویژگی کلیدی در نظر داشته باشد. بدون یکپارچهسازی و برقراری ارتباط داده‌ها بین سیستم BPMS و دیگر سیستم‌های مرکزی سازمان، کاربران مجبورند برای انجام وظایف و تکمیل فرایندها، داده‌ها را به صورت دستی از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل کنند و این موضوع به طور کلی فلسفهٔ وجودی BPMS را تا حدی زیر سوال می‌برد.
۱۰. ویژگی‌های راهبری و تنظیمات مجوزهای دسترسی
راهکار BPMS باید دارای ویژگی‌های قدرتمند در بخش راهبری سیستم باشد. به عنوان یک راهبر سیستم BPMS، کاربر باید کارهای ساده‌ای مانند تخصیص مجدد وظایف فردی، تخصیص مجدد گروه کارها، حذف موارد و ویرایش فرم‌ها را در صورت نیاز در فرایند مورد نظر خود انجام دهد، بدون اینکه برای انجام این کارها نیاز به دخالت فردی از تیم توسعه‌ٔدهندهٔ BPMS داشته باشد و یا به پشتیبانی شرکت ارائه‌دهندهٔ راهکار وابسته باشد.
همچنین مدیریت تنظیمات سطوح دسترسی در سیستم‌های BPMS نیز امکان مهمی است که باید به آن توجه داشت. زیرا به عنوان راهبر سیستم ممکن است بخواهید فقط فیلدهای خاصی را برای افراد نمایش دهید، دسترسی به برخی از بخش‌های فرم خود را به چند نفر محدود کنید، یا اجازه ویرایش بخشی از داده‌های خود را به یک تیم مشخص بدهید. تنها زمانی می‌توانید از سیستم BPMS خود به بهترین نحو بهره ببرید که بتوانید تمام سناریوهای مختلف در دسترسی به بخش‌های مختلف را به سادگی مدیریت کنید.
نمونه‌هایی از فرایندهای پیاده‌شده در نرم‌افزار BPMS
نمونه‌هایی از فرایندهای کسبوکار که می‌توانند توسط سیستم‌های BPMS بهبود یابند شامل موارد زیر است:
- مدیریت حساب
- پیگیری و مدیریت بودجه
- مدیریت مطالبات
- مدیریت انطباق
- مدیریت سفارشات مشتری
- مدیریت جذب و استخدام
- مدیریت موجودی
- پردازش فاکتور
- نظارت بر عملکرد
- پایش پروژه
- پایش گردشکار
۱۰ دستاورد استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
پس از این که متوجه شدیم BPMS چیست و شناخت امکاناتی که یک نرم افزار BPMS باید در اختیار ما بگذارد به سراغ مزایای حاصل شده پس از بهره‌برداری درست از یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار برویم:
۱. کار هوشمندانهتر با اتوماسیون وظایف تکراری و هر روزه کارمندان
۲. شفافیت با مدیریت دسترسیهای کاربری، واحدهای سازمانی و کارمندان هر یک از واحدها به اطلاعات
۳. خودکارسازی تصمیم با سپردن وظیفهها به نقشهای سازمانی به جای افراد
۴. امکان برنامهریزی قبلی با امکان تعیین هر خروجی محتمل از هر فرایند در سناریوهای مختلف
۵. سنجش و بهبود با امکان تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد یا همان KPIها برای تحلیل و بهبود فرایندها
۶. ذخیرهٔ منابع مالی و زمانی با خداحافظی با فرمهای کاغذی و ارجاع سریعتر و ارزانتر کارها به صورت سیستمی
۷. آگاهی کامل از جزئیات امور با امکان رجوع به تاریخچهٔ فرایند و دسترسیهای مختلف در مراحل مختلف گردشکار
۸. مقیاسپذیری با اجرای صحیح گردشکارِ بهینه
۹. روبرو شدن با اهداف و موعد‌های زمانی با اتکا به پشتیبانی از بسترهای ارتباطی مختلفی مانند کارپوشه، پیام، پیامک، ایمیل، پیام‌رسان‌های فضای مجازی
۱۰. پرورش کار تیمی با افزایش مشارکت کارکنان و ایجاد هم‌گرایی
۱. کار هوشمندانهتر
باید هر هفته شنبه راس ساعت ۹ گزارشی ارسال کنیم؟ یا هنگامی که تصمیم جدیدی می‌گیریم باید افرادی را در سازمان نسبت به این تصمیم آگاه کنیم؟ این گونه وظایف تکراری و هر روزه، که معمولا ساده هستند ولی وقت زیادی از کارکنان می‌گیرند، را می‌توان با کمک یک سیستم BPMS اتوماسیون کرد. حتی به کمک BPMS می‌توانیم در طول زمان از اطلاعات حاصل از نمونه فرایندهای اجرا شده نیز مجدد استفاده کنیم.
۲. شفافیت
با BPMS فرایندی که مدلسازی شده است با ثبات و در شفافیت کامل اجرا خواهد شد. هر فردی می‌داند که چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد. کارمندان همیشه ابزار و اطلاعاتی که برای انجام وظایف‌شان نیاز دارند را در دسترس خواهند داشت. مسئولیت‌ها به شکل روشنی تعریف می‌شوند و با مدیریت دسترسیهای کاربری، واحدهای سازمانی و کارمندان هر یک از واحدها تنها به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی خواهند داشت. و البته مهمترین نکته این است که فرایند همان طور که مدلسازی شده اجرا می‌شود.
۳. خودکارسازی تصمیم
با BPMS دیگر وظیفه (Task) به کارمند مشخصی سپرده نمی‌شود؛ بلکه به یک نقش سازمانی (عنوان شغلی) اختصاص داده می‌شود و مسئولیت این نقش سازمانی را نیز می‌توان به هر نیرویی در سازمان سپرد. سودمندی این روش در این است که اگر نیرویی به هر دلیلی از جمله جابه‌جایی، ترفیع شغلی، اخراج یا هر دلیل دیگری با نفر جدیدی تغییر کرد، تنها کافی است در سیستم نام کارمند جدیدی که مسئول پست سازمانی مورد نظر شده است را ثبت کنیم.
همچنین با وجود BPMS می‌توان از تصمیماتی که به صورت خودکار در جریان فرایند تعریف می‌شوند بهره برد. به عنوان مثال، اگر تاریخ انجام کاری سر رسیده است می‌توان آن را به صورت خودکار به نیروی دیگری در سازمان فرستاد.
مدلسازی فرایند با عناصر bpmn2 در agileBPMS
۴. برنامه از پیش تعیین شده
با BPMS امکان برنامهریزی قبلی و تعیین هر خروجی محتمل از فرایند را در اختیار داریم. می‌توان از قبل معین کرد که در هر سناریوی محتمل (با توجه به شرط‌ها) در فرایند چه کاری باید صورت بگیرد. آمادگی برای رخ دادن هر سناریوی پیش‌بینی شده باعث کاهش فشار روانی، اشتباهات و مشکلات ناخواسته می‌شود.
۵. سنجش و بهبود
با وجود BPMS همهٔ اطلاعات مربوط به اجرای فرایند از قبیل فایل‌ها، نظرات، تصمیمات، زمان‌بندی‌ها و موارد دیگر تنها در یک محل ذخیره می‌شود.
امکان تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد یا همان KPIها برای تحلیل و بهبود فرایندهای خود را داریم. بر مبنای شاخصهای کلیدی عملکرد، BPMS به صورت خودکار شروع به گزارش‌سازی می‌کند. با این گزارشها می‌توان به نحوهٔ عملکرد تیم‌های کاری و کل کسبوکار پی برد و در صورت لزوم تغییرات لازم برای بهبود عملکرد را در بخش‌هایی از فرایند اعمال کرد.
۶. ذخیرهٔ منابع
بهره‌گیری از BPMS در سازمان موجب صرف‌جویی در زمان و پول می‌شود. دیگر به فرمهای کاغذی نیاز نداریم و ارجاع کارها به واحدهای دیگر به صورت سیستمی، که روشی سریعتر و ارزانتر است، انجام خواهد شد.
۷. آگاهی کامل از جزئیات امور
مدیریت فرایندهای کسبوکار با BPMS به راحتی به ممیزی‌ها پاسخ می‌دهد. در عرض چند ثانیه می‌توان مراحل مختلف فرایند را بررسی کرد و مواردی مانند تصمیم‌گیرندهٔ اصلی و این که چه زمانی چه نوع اطلاعاتی در دسترس چه افرادی بوده است را متوجه شد. همیشه عامل تاخیر در اجرای فرایند و مسئول به وجود آمدن تاخیر شناسایی می‌شود و آخرین نسخه از اسناد را با چند کلیک در برنامه می‌توان پیدا کرد.
۸. مقیاسپذیری
فرقی نمی‌کند صاحب یک کسب و کار کوچک باشیم یا یک سازمان بزرگ را اداره کنیم، اجرای گردش کار به وسیلهٔ BPMS کسب و کار ما را مقیاس‌پذیر می‌سازد. می‌توان مطمئن بود که فرایندهای کسبوکار طبق برنامه (مدل طراحی و پیاده‌سازی شده) اجرا می‌شوند. شاخص‌ها بدون دخالت عامل انسانی به صورت خودکار ساخته می‌شود و یکپارچهسازی سیستم‌ها باعث کاهش خطای انسانی می‌شود.
مقیاسپذیری در BPMS
۹. روبرو شدن با اهداف و موعد‌های زمانی
با BPMS برای هر وظیفه‌ای می‌توان یک مهلت زمانی تعیین کرد تا از انجام کار در مهلت مقرر مطمئن شد. می‌توان برای کارکنان اعلان‌های مکانیزه‌ای ارسال کرد که به آن‌ها در مورد زمان باقیمانده برای انجام کار هشدار دهد. این هشدارها میتواند بر بسترهای ارتباطی مختلفی مانند کارپوشه، پیام، پیامک، ایمیل، پیام‌رسان‌های فضای مجازی قرار گیرند. حتی می‌توان قبل از سررسید مهلت نهایی، اقدامات خاصی را نیز برنامهریزی کرد، مانند گرفتن کار از کسی که آن را در بازه مقرر انجام نداده و ارسال مکانیزه آن به مسئول بالاتر برای ایجاد جدیت و سرعت در انجام کار.
۱۰. پرورش کار تیمی
با وجود BPMS و مشارکت تیم‌های سازمانی در مدلسازی فرایندها، میان گرو‌های مختلف سازمان هم‌گرایی به وجود می‌آید. اشتراک دانش در هر سازمانی موضوع بسیار مهمی است و مشارکت دادن تیم‌ها در طراحی و ساخت فرایندها باعث هم‌دلی میان کارکنان و بهبود فرایندهای کسبوکار خواهد شد.
یک نرم‌افزار BPMS باید چه امکاناتی را دراختیارمان بگذارد؟
۱. ساماندهی به فرایندهای کسبوکار
۱.۱ داشبوردهای مدیریتی
نمایش گزارشها و اطلاعات قابل فهم، خلاصه و با شکل و شمایل گرافیکی بر اساس اطلاعات به لحظه بر روی هر فرایند.
۱.۲ گزارش‌گیری و تحلیل
ساخت گزارش‌های خودکار و گزارش‌هایی با تنظیمات و شاخص‌هایی شخصی‌سازی شده جهت استفاده در داشبوردها و کمک عملیاتی به تصمیم‌گیری و بهبود فرایندها
۱.۳ طراح فرایندِ بصری
امکان مدلسازی فرایندها و گردشکارها به صورت بصری و اعمال تغییرات سریع هر زمانی که اراده می‌کنیم
۱.۴ بهینه‌سازی فرایند
امکان شکافتن فرایندها به صورت عمیق برای شناسایی و تشخیص گلوگاه‌های فرایند
۲. چابکی
۲.۱ مسیریابی پویا
مسیر موارد و فعالیت‌ها به صورت خودکار و بر اساس متد «استاندارد رویه‌های عملیاتی» (Standard operating procedure) به مناسب‌ترین فرد در تیم اجرای فرایند هدایت شود.
۲.۲ قواعد کسبوکار پویا
امکان مدیریت شعبات تصمیم‌گیری و شرط‌های پیچیده و تغییر نمونه فرایند در موارد لزوم
۲.۳ پیاده‌سازی چابک
ساخت فوری فرایندها و اختصاص کارها به کاربران در گام‌های مختلف بدون تاخیر
۳. سهولت
۳.۱ رابط کاربری بصری
رابط کاربری باید همه فهم، ساده و سریع باشد
۳.۲ فرمهای گردش‌کاری بدون کد
ساخت فرم با عناصر و المان‌های مختلف پیش‌ساخته و عدم نیاز به نوشتن حتی یک خط کد
۳.۳ دسترسی پذیری
دسترسی به داده‌ها از دستگاه‌های مختلف از قبیل پی‌سی، تبلت و تلفن همراه
ویدیوی ۱۰ ویژگی ضروری نرمافزارهای BPMS
