خرید BPMS یا نخریدن BPMS

کلید واژه‌ها و ادعاهایی که در زیست بوم کسب و کار ما چند وقتی است زیاد شنیده می‌شود من را برآن داشت که چند جمله‌ای در خصوص خرید BPMS و یا نخریدن آن بنویسم.

تا حالا حتما کلیپ‌های تبلیغاتی زیادی را دیدید. ولی بعضی از آ‌ن‌ها واقعا شاهکارند. منظورم هم از نظر محتوا و هم از نظر ادعا است!!! در ۲ هفته خوش اندام شوید، یک ماه این شامپو را استفاده کنید تا تبدیل به رودگولیت شوید، این کتاب را بخوان ۶۶ روز دیگر ثروتمندترین جوان دنیا شو و …

باور این شعارهای به ظاهر مضحک عمدتا برآمده از شکست‌ها، عقده‌ها و آرزوهای ما است. قدرت خیال و شیرینی تصور رسیدن به آرزوهایمان خیلی از ما را فریب می‌دهد و گه‌گاه مشتری این تبلیغات وسوسه انگیز دروغین می‌کند.

البته هیچ فرد عاقلی منکر این نیست که استفاده از یک روش کارآمد، یک ابزار خلاقانه، یک فناوری مثمرثمر، یک دوره آموزشی مفید و چیزهایی از این قبیل می‌تواند ما را در رسیدن به اهدافمان کمک کند و مسیرهای میانبر را پیش راهمان بذارد و یا حداقل موفقیتمان را تضمین کند. مسئله دقیقا اینجاست که باید باور کنیم بدون زحمت، هیچ کار درستی را نمی‌توانیم درست انجام بدهیم؛ و از اثرات بلند مدت آن بهره‌مند شویم.

این مقدمه نسبتا مفصل را گفتم که برسم به بحث اصلی‌ام: خریدن یا نخریدن BPMS

چند وقت پیش دوستی که معاون پشتیبانی یک شرکت نسبتا بزرگ است با من تماس گرفت و مشورتی خواست. گفت می‌دانی ما مشکلات زیادی داریم که بخش عمده‌ای از آن را میشود با نرم‌افزار رفع کرد؟ ما چند سالی است که دنبال خرید ERP هستیم ولی تا حالا نتوانستیم اقدام خاصی انجام بدهیم؛ چون مدیرعامل تفکر سیستمی ندارد و حمایت نمیکند. مخصوصا که چند سال است وضعیت مالی خیلی خوبی هم نداریم. ولی… چند روز پیش فردی آمده و دمویی از نرم‌افزاری داده که ادعا کرده یک BPMS است و گفته اگر این ابزار را بخرید، ۵۰ ساعت آموزش هم به شما می‌دهیم و می‌توانید خودتان همه سیستم‌های‌تان رامکانیزه و یک ERP کامل را پیاده‌سازی کنید. نظرت چیه؟ BPMS خوبه؟ بخریم؟

گفتگوی آن روز را هم با همین مقدمه بالا شروع کردم و ادامه دادم:

BPMS‌ها به صورت ذاتی ابزاری برای پیاده‌سازی رویکرد مدیریت فرایند در سازمان هستند. یعنی اول باید سازمان به دنبال این رویکرد باشد. باید اصالت فرایندها را پذیرفته باشه و پویایی و تغییر پذیری مستمر آن‌ها را جزئی از ذات سازمان خود قرار داده باشد.

خوب دیدگاه سازمان شما نسبت به تغییر مستمر چیست؟ چند تا از فرایندهاتان به شیوه استاندارد شناسایی شد‌ه‌اند؟  اصلا شما امکان تغییر و بهبود چند درصد از فرایند‌های خود را دارید؟ آیا فرایندهاتان از سوی سازمان‌های بالادستی دیکته شده یا اینکه بعنوان یک بنگاه اقتصادی خصوصی واقعی خودتان مدیر کسب و کارتان هستید؟

نتیجه این سوالات این بود که فهمیدم دوستم درک درستی از فرایند و مدیریت فرایند ندارد. و مفهوم رویکرد فرایندی را در حد گردش‌کار و رسم دیاگرام فرایندها نازل می‌داند! برای همین از بُعد دیگری صحبت را ادامه دادم؟

آیا تا حالا یک نرم‌افزار برای خودتان نوشته‌اید؛ مثلا یکی از کارکنان آن را نوشته باشد و یا اینکه به یک تیم برنامه‌نویس سفارش داده باشید که آن را بنویسد؟ چند سال توانستید آن نرم‌افزار را نگهداری کنید، چقدر از اولین نسخه تا الان نرم‌افزار را تغییر دادید، الان چند درصد از کارهایی که نرم‌افزار برای آن ساخته شده بود را هنوز به وسیلهٔ همان نرم‌افزار انجام می‌دهید ؟

خوب این نوع سوالات انگار قابل فهم‌تر بود. البته پاسخ‌های ایشان خیلی امیدوار کننده نبود. چون دو سه تا سیستمی که مختص خودشان نوشته بودند الان تقریبا چند سالی بود که یا خاک می‌خورد و یا فقط برای ثبت بخشی از اطلاعات مورد نیاز استفاده می‌شد.

این جنس سوالات را ادامه دادم و پرسیدم:

حالا فرض کن شما می‌خواهید همه نیازهاتان را خودتان نرم‌افزاری کنید!!! داشته‌هاتون چیست؟! چند نفر تحلیل‌گر دارید؟ چند نفر کارشناس نرم‌افزار پای کار دارید؟ اصلا چقدر از وقت نیروهای بخش‌های IT و سیستم‌ها و روش‌ها همین الان آزاده و چند نفر ساعت در ماه می‌توانند وقت بگذارند؟ اصلا کسی را دارید که تا به حال چنین پروژه‌هایی را مدیریت کرده باشد؟

جواب این سوالات هم خیلی امیدوار کننده نبود. البته در این مرحله در خصوص بخشی از سوالات اول هم پاسخ‌هایی دریافت کردم:

آن‌ها تقریبا نیروی تاثیرگذاری که بتواند نسبت به وضع موجود سازمان اظهار نظر کند نداشتند. در بخش‌های مختلف سازمان سال‌ها بود که به یک شیوه تقریبا یکسان کار می‌کردند. با خیلی از سیستم‌ها و استاندارهای روز در حوزه‌های مختلف مثل استانداردهایی که در حوزه‌های مدیریت منابع انسانی، مدیریت آموزش، مدیریت دارایی‌های فیزیکی، مدیریت مالی و … مطرح هستند تقریبا بیگانه بودند. در برخی از موارد دستورالعمل‌ها و قوانینی داشتند که از سوی سازمان‌های بالاسری دیکته شده بود و اصلا امکان دخل و تصرف در آن را نداشتند. مثلا هیچ اختیاری نسبت به تغییر در نظام طبقه‌بندی مشاغل، کارگزینی و جبران خدمت نداشتند. IT سازمان بیشتر تمرکزش بر زیرساخت‌های شبکه، سخت افزار، وب سایت و اینترنت سازمان بود و در بخش نرم‌افزار هم فقط راهبری پکیج‌های نرم‌افزاری خریداری شده را بعنوان رابط سازمان با آن شرکت‌ها انجام می‌داد.

خوب ایشان که حوصله اش سر رفته بود (احتمالا مثل شما) گفت بالاخره بخریم یا نخریم؟ BPMS به درد ما می‌خورد یا نمی‌خورد؟

لبخندی زدم و گفتم چند تا سوال دیگه هم دارم. این‌ها را هم جواب بده و بعد نتیجه‌گیری می‌کنیم.

آیا در حال حاضر نرم‌افزاری دارید که کارتان رار اه انداخته باشد و ازش راضی باشید؟ جواب داد که اگه اوضاع نرم‌افزارهای‌مان خوب بود که مشکلی نداشتیم. ما اصلا دنبال رفع همین مشکلات هستیم.

گفتم مسلما برخی از سیستمهایی که دارید اصلا ازشان راضی نیستید و می‌خواهید از شر آن‌ها راحت شوید. منظورم نرم‌افزارهایی است که دارند خوب کار میکنند. مثلا آیا سیستم جمعداری – اموالتان کار محاسبه استهلاک را به خوبی انجام می‌دهد؟ یا مثلا امکان ثبت اطلاعات تحویل و جابجایی دارایی‌ها را فراهم می‌کند؟ بله ممکن است این سیستم نرم‌افزاری با یک نگاه فرایندی توسعه داده نشده باشد و ارتباطی با فرایندهای زنجیره تامین کالا، تحویل کالا، بازسازی، خروج موقت و دائم اموال و … نداشته باشد ولی بعنوان یک سیستمی که وظیفه پشتیبانی از تراکنش‌های عملیاتی این حوزه را برعهده دارد آیا کارتان را راه انداخته است؟ خوب ایشان از این دست پکیج‌های نرم‌افزاری چند تایی را نام برد. البته میزان رضایت از آنها ۶۰ – ۷۰ درصد بیشتر نبود. در ضمن می‌گفت حتی آن‌هایی که خیلی خوب کار می‌کنند باز همه نیاز را پوشش نمی‌دهند و کارهایی هست که در اکسل و امثالهم اطلاعاتش نگهداشته می‌شود.

گفتم خوب موافقی با هم نتیجه‌گیری کنیم؟

رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار یک رویکرد مدیریتی است که نوع نگاه به سازمان را از نگاه عمودی به نگاه افقی تغییر می‌دهد. بجای تمرکز بر وظایف و انجام صحیح آن‌ها توسط واحدهای سازمانی نسبتا مستقل، به فرایندهای کاری و نقش‌هایی که در هر مرحله و در قالب وظایف قابل انجام توسط کارکنان توجه می‌کند. پس نوعی همکاری و مدیریت ماتریسی را در سازمان بسط می‌دهد. باید بدانیم که استقرار چنین رویکردی هم باید با نگاه فرایندی همراه باشد. فرایندی که نقش آفرینان آن کلیه ذی‌نفعان سازمان چه در داخل و چه در خارج آن هستند. بنابراین ایجاد همگرایی بین آن‌ها در ایجاد، پایداری و بهبود مستمر رویکرد فرایندی و نتایج حاصل از آن بسیار حائز اهمیت است.

فرایند بخشی از یک سیستم است و مجموعه‌ای از یک یا چند فرایند معمولا یک سیستم را تشکیل می‌دهند. پس نگاهمان به اتوماسیون فرایند باید نگاهی سیستمی باشد. یعنی نباید فرایند را محدود به اتوماسیون گردش‌کار و ترسیم دیاگرام BPD با استاندارد BPMN دانست. یک سیستم وقتی نرم‌افزاری می‌شود که ساختار داده، عملیات‌ها، قواعد کسب و کار، فرم‌های رابط کاربری، گردش کار، خروجی‌هایی مانند گزارش‌ها و داشبوردهای آن نرم‌افزاری شود.

پس برای اتوماسیون فرایندها بعد از فاز شناخت، نیازمند تحلیل کارایی و اثربخشی فرایندها، گروه‌های فرایندی و فعالیت‌های هر فرایند هستیم. این اقدام باید در کنار بررسی استاندارهای حوزه‌های تخصصی کسب و کار و به‌روش‌ها و فریم‌ورک‌هایی که فرایندهایی مرتبط با کسب و کار ما را پیشنهاد می‌دهند انجام شود.

خروجی این مرحله مشکلات، کمبودها و نقایص فرایندهای سازمان را مشخص خواهد کرد و نقشه راهی برای تدوین وضع مطلوب کسب و کار خواهد بود. در طراحی وضع مطلوب برای رفع این موارد اقدامات زیر صورت گیرد:

• اعمال اصلاحات ساختار سازمانی

• رفع نواقص فرایندهای موجود

• تدوین و طراحی فرایندهای کاری جدید

• حذف فرایندهای مازاد

• ادغام فرایندهای مشابه.

همچنین باید به اجرای مطلوب این فرایندها در سازمان نیز توجه ویژه نمود. یعنی به نحوه اتوماسیون آن‌ها نیز باید پرداخت و برای آن راه‌حل در نظر گرفت. این راه‌حل‌ها نیز باید ذات مدیریت فرایند و بهبود مستمر فرایندها را داشته باشند و با توجه به پتانسیل، فرهنگ و شرایط درون سازمان و برون سازمانی طراحی شوند. لذا ممکن است در گام اول بهبود تعداد فرایندهایی که قرار است بهیود یابند و یا اتوماسیون شوند بسیار محدود باشد. حتی شیوه اتوماسیون آن‌ها هم می‌تواند در گام‌های نخست بوسیله روش‌های سنتی‌تری چون هارد کد، state machine و … انجام پذیرد.

موضوع خریدن نرم‌افزار جدید و یا جایگزینی سیستم‌های قدیمی با نرم‌افزارهای جدید، سفارش تولید نرم‌افزارهای جدید، ایجاد یکپارچگی بین نرم‌افزارهای موجود و جدید(خریداری یا تولید شده)، و در نهایت انتخاب و خریداری یک BPMS برای پوشش بخشی از نیازهای مدیریت فرایند سازمان، از اقداماتی است که باید در مرحله طراحی وضعِ مطلوب و سپس ِ مطلوب مدنظر قرار گیرد.

بنابراین با توجه به طراحی وضع مطلوب در اولین گام بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار می‌توان تصمیم گرفت که زمان خریداری نرم‌افزار BPMS رسیده است یا نه و چه نرم‌افزاری با چه امکاناتی مورد نیاز سازمان است.

پس ممکن است شما رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPM را در سازمان‌تان آغاز کرده باشید ولی تا سال‌ها نیاز به هیچ نرم‌افزار BPMS‌ای نداشته باشید.

بنابراین BPMS اولین راه‌حل برای استقرار رویکرد فرایندی نیست و صد البته تنها ابزار نرم‌افزاری مورد نیاز برای تحقق آن هم نیست. در بهترین شرایط تنها ایجاد همگرایی بین فعالیت‌هایی که توسط نرم‌افزارهای مختلف درگیر در فرایندهای کسب و کار صورت می‌گیرد توسط نرم‌افزار BPMS قابل انجام خواهد بود.

پس BPMS برای پیاده‌سازی فرایندهایی که سیستم‌های نرم‌افزاری برای آن‌ها وجود ندارد بسیار عاجز بوده و شما را با چالش‌های جدی مواجه می‌کند. توجه به این موضوع که فقط ساخت فرم و به گردش درآوردن آن در خلال یک دیاگرام فرایندی کفایت نمی‌کند و ما همواره نیازمند رعایت اصول مهندسی نرم‌افزار در ساخت نرم‌افزار برای سیستم‌های خود هستیم. موضوعی که BPMS‌ها به صورت ماهوی برای آن تولید نشده‌اند. پس اگر تعداد کمی از نیازهای نرم‌افزاری شما در بخش‌های عملیات و اطلاعات پایه نرم‌افزاری نیستند خریداری BPMS کمک بسیار کمی به شما خواهد کرد.

ما در پگاه آفتاب با توجه به تمرکزی که از سال ۱۳۸۱ تاکنون در این حوزه داشته‌ایم علی رغم اینکه نیاز به نرم‌افزارهای سفارشی و حتی پکیج‌ها را نفی نمی‌کنیم اما برای پوشش بخش مهمی از نیازهای نرم‌افزاری فرایندهای سازمانی، بالاخص اتوماسیون فرایندهای اختصاصی سازمان، برنامه‌ساز فرایندی خود را پیشنهاد می‌دهیم. ابزاری که با آن می‌توان بعنوان یک پلتفرم، اجزای فرایندی و غیرفرایندی سیستم‌های سازمان را پیاده‌سازی نمود. نیازهایی که پویایی بالایی دارند و به دلایل مختلفی از جمله عمر کم کسب‌و‌کار، تغییر پذیری بالای آن، شناخت اندک از فرایندها، آغاز راه مدیریت فرایند و … تغییرپذیری در ذات آنها است.

برای آشنایی بیشتر با ما و توانمندی‌های‌مان به سایت www.pegaheaftab.com سر بزنید و یا با ما با شماره ۸۸۵۲۲۸۰۶ در تماس باشید.

وحید سلمانی

salmani@pegaheaftab.com