رمزگشایی از رازهای چابکی سازمانی

تحول سازمانی، جو سازمانی، سیاست‌های سازمانی و حالا جدید‌ترین آن‌ها: چابکی سازمانی!

چابکی سازمانی چیست؟

ما در روزگاری زندگی می‌کنیم که همه چیز مدام در حال تغییر و تحول است.در چنین شرایطی سازمان‌ها چطور می‌توانند بی وقفه عملیات خود را پی بگیرند و از گزند تغییرات لازمِ محیط کسب‌و‌کار خود آسیب نبینند؟

چابکی سازمانی توانایی سازمان برای بازیابی، انطباق، تغییر سریع و به موفقیت رساندن خود در یک محیطِ متغیر، غیرحتمی و آشفته است.

برای رسیدن به موفقیت در چابکی کسب‌و کار به دو عنصر نیاز است: پویایی و ثبات.

پویایی: محیط پویای کسب‌و‌کار از نگرش درست، چابکی، انعطاف‌پذیری، کنشگرایی و شورمندی حاصل می‌شود.  

ثبات: چابکی به طور مستقیم به ثبات مربوط است، حتی برای تحقق چابکی سازمانی به ثبات بیشتری نیاز است.

 

بسیار مهم است هنگامی که بخش‌های زیادی از سازمان در حال تغییر است نقطهٔ ثباتی داشته باشیم.  

در این نوشتار به جزئیات بیشتری در مورد نحوهٔ چابک‌سازی کسب‌و‌کار و استفاده از این مفهوم جدید به شیوه‌ای درست و عمل‌گرایانه اشاره خواهیم کرد.

منظور از چابکی سازمانی چیست؟

اهمیت «چابکی سازمانی» زمانی آشکار خواهد شد که ما تشنهٔ روبرو شدن با سختی باشیم.

زیر فشار و سختی ما قوی‌تر شده، به مزایای رقابتی بیشتری دست خواهیم یافت و سازمان ما مملو از انرژی خواهد شد.

در حال حاضر چابکی در کسب‌و‌کار به طور فزاینده‌ای در حال مهم‌تر شدن است؛ به خصوص برای سازمان‌هایی که در سطحی از عدم قطعیت، ابهام، نوسانات و جهانی سازی به سر می‌برند.

چابک بودن، واکنش سریع به تغییرات و منافع حاصل از آن‌ها هر روز دارد به عنصر کلیدی‌تری در بقای سازمان‌ها در شرایط فعلی جهانی کسب‌و‌کار‌ها بدل می‌شود.  

چالش‌های چابک‌سازی سازمان

در دنیای واقعی بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌هایی که در بازار موقعیت مستحکمی دارند با چالش بیشتری برای همگام‌سازی خود با پویایی بیشتر دنیای واقعی روبرو هستند.

به طور کلی این شرکت‌ها دشواری بیشتری برای چابک‌سازی دارند زیرا آن‌ها معمولاً یک ساختار سلسله‌مراتبی با مدیریتی مرکزی دارند که برای سال‌های متمادی در طول سازمان آن‌ها جا افتاده است.

بنابراین این‌گونه شرکت‌ها و سازمان‌ها نیازی به تغییر در ساختارِ همیشگی (و احتمالاً موفق) خود احساس نمی‌کنند؛ چون با همین ساختار به نتایج خوبی دست یافته‌اند. و این دقیقاً همان چیزی است که موجب فریب آن‌ها می‌شود.  

کارمندان در عصر حاضر به صورت بالقوه خواهان چابکی عملیاتی در کار خود و استقلال عملِ بیشتر هستند و تمایل دارند تا در تصمیم‌گیری‌ها حضور فعالانه‌تری داشته باشند. کارکنان می‌خواهند بخشی از این فرایند باشند. به همین منظور باید میان پویایی و ثبات توازن ایجاد شود.

و اگر شرکتی بدون دلیل و سریع حرکت کند و از ثبات خود دور شود این فرایند کار نحواهد کرد. و البته هم‌چنین اگر سازمان خیلی سفت و سخت و به آهستگی و با شیوه‌های بروکراتیک به ریشه‌های خود بچسبد هم ارتباط خود را با دنیای واقعی و تغییراتی که هر لحظه پیرامون خود حس خواهد کرد را از دست خواهد داد.

چالش‌های چابک‌سازی سازمان را با دستورالعمل‌های زیر می‌توان تحت کنترل درآورد:

۱. به شیوه‌ای سازمان خود را سازمان‌دهی کنید که قابلیت‌های ثبات و پویایی از در آن قابل تشخیص باشد و بتوان آن‌ها را رصد کرد و بهبود داد.

۲. برای پیکربندی پویا و باثباتِ سازمان خود به باید سه ظلعِ ساختار، فرایند و افراد را در نظر داشت:

• ساختار تنها به معنی سلسله‌مراتب سازمانی نیست بلکه شامل حاکمیت سازمانی هم می‌شود.
• فرایند به معنی توسعهٔ شاخص‌ها و اهداف با شناسایی فعالیت‌های اصلی سازمان و ارزش‌های افزودهٔ آن است. این شاخص‌ها فضایی در مقابل مجموعه‌ای از سوالات دربارهٔ روند‌های انجام کار در حوزه‌های داخل و خارجِ سازمانی باز می‌کند.

• هم‌چنین باید دست به تحلیلِ جنبه‌های مختلفی از پویایی و ثبات زد. چه کارها و فعالیت‌هایی دارای ثبات است و چه عناصری از پویایی لازم برخوردارند؟ اختصاص نقش‌های جدید به افراد – با استفاده از کار منعطف یا کار موقت – می‌تواند منجر به پویایی بیشتر شود.

چیزی که معمولا در سازمان‌ها دارای ثبات است فرهنگ سازمانی است. ساخت فرهنگی سلامت در سازمان امری است که نیاز به اختصاص زمان و تفکری طولانی مدت دارد.

به همین سبب کشف یا تشخیص قابلیت‌ها و شایستگی‌هایی که به واسطهٔ فرهنگ سازمانی خلق شده و موجب ایجاد مزیت‌های رقابتی می‌شوند زمان‌بر است.

رازهای موفقیت چابکی سازمانی

سه ضلعی که می‌تواند ما را در مسیر چابک‌سازی سازمانی به موفقیت برساند شامل این موارد است:

۱. فرایند

اگر کسب‌و‌کار پذیرای تغییرات و پویا باشد فرایند‌ها نیز نیاز به همگام‌سازی با این وضعیت پویا دارند.

در یک فضایِ چابک، فرایند‌ها باید به اندازهٔ کافی ساده باشند تا تغییر و بهبود آن‌ها ساده‌تر شود.

در فضای پر از تغییرِ عصر حاضر ما دیگر قادر به مدیریت فرایند‌های پیچیده و طولانی نیستیم که با اهدافی کمال‌گرایانه ساخته شده‌اند. به اضافه این که فضای کسب‌و‌کار‌ها امروز برای چابکی بیشتر روز به روز بیشتر به سمت مینیمالیسم در حال حرکت هستند. یادمان باشد که آیفون فقط یک دکمه دارد.

کاری که ما باید انجام دهیم این است که فرایند‌ها را شفاف کنیم و روند‌های تکراری و روتین هر فرایند را برای افراد دخیل در فرایند ساده و قابل فهم کنیم. زیرا نمی‌توانیم انتظار داشته باشیم که همهٔ افراد دخیل در هر فرایند برای درست انجام دادن کار‌هایش یک متخصص فرایندها نیز باشد.  

با این وجود اما نسبت به عبارت «انعطاف‌پذیری» هوشیار باشید!

«انعطاف‌پذیری» به این معنی نیست که یک فرایند به صورت سهل‌انگارانه طراحی و تبیین شده باشد. برای فرایند‌ها همیشه باید محدود‌ه‌ها، موراد انطباق و دستور‌العمل‌ها را در نظر داشت. به این مثال نگاه کنید: 

• نمی‌توانیم یک تاییدیه خرید بفرستیم بدون این که حدقل از قبل ۳ پیش تاییدیه نگرفته باشیم.
• خریدی که متجاوز از ۵ میلیون تومان باشد باید حتماً به تایید مدیر برسد.

یک فرایند چابک باید حداقلِ کنترل را تضمین کند.

۲. ساختار

سازمان‌ها و شرکت‌های چابک معمولاً چندان دست به شیوه‌ای که حول آن ساختار یافته‌اند نمی‌زنند.  

تمایل این‌گونه سازمان‌ها بیشتر بر این است که نقاطی از ساختار سازمانی خود که به درستی تعریف شده‌اند را حفظ کرده و بهترین شیوهٔ انجام کار‌ها در واحد‌های مختلف سازمانی را به وسیلهٔ خرد جمعی کارکنان همان واحد‌ها استخراج کنند. 

به علاوه این‌ شکل از سازمان‌ها سازوکاری فراهم می‌آورند که به وسیلهٔ آن قدر به سازماندهی تیم‌های چابک و شایسته‌محور هستند که اعضای آن با اتکا به استعداد خود با فناوری‌ها و پروژه‌های نو و چالش‌برانگیز روبرو می‌شوند. 

۳. حکمرانی

حکمرانی سازمانی درست و مسئولیت‌پذیر باعث بهبود در تصمیم‌گیری‌ها و هم‌چنین تضمین‌‌بخش طول عمر سازمان خواهد بود.

ثبات به شیوه‌ای منسبجم و دقیق می‌تواند نقش مهمی در تصمیم‌گیری ایفا کند.

نیروی انسانی سازمان باید روشن کنیم که می‌توانند نظرات‌شان را به اشتراک بگذارند و تصمیم‌گیری با توجه به این نظران باید مولفه‌ای دائمی از یک مدل عملیاتی کسب‌و‌کار چابک باشد.