مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که با هر ساختاری و در هر صنعتی دست به اتوماسیون فرایند‌های دستی خود بزنند و به نتایجی چون کاهش نرخ خطا، قطع هزینه‌های مازاد و رشد درآمدی برسند. هنگامی که تعدادی از مدیران کسب‌و‌کار متوجه این نتایج مثبت به واسطهٔ بکارگیری مدیریت فرایند کسب و کار می‌شوند طبیعی است که مدیران دیگر هم خواهان استفاده از نرمافزار مدیریت فرایند کسب و کار خواهند شد.
نکته مورد توجه درمورد نرم افزار BPMS انعطاف پذیری بالای آن برای استفاده در هر نوع سازمان است. با این وجود اما اشتباه بزرگی است که تصور کنیم نرم افزار به تنهایی می‌تواند تمام مشکلات کسب و کار را حل کند.
سازمان‌ها اشتباهات رایجی در مورد بهره‌گیری از نرم افزار BPMS دارند که همه آن‌ها قابل اجتناب هستند. در این یادداشت به ۵ دسته از این اشتباه‌های رایج می‌پردازیم:
۱.بهره‌برداری از BPM به عنوان یک پروژه به جای روشی برای روبرو شدن با کسب‌و‌کار
یکی از رایج‌ترین اشتباهات سازمان‌ها در استفاده از نرم افزار BPMS این است که به سیستم مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار به جای روشی جامع برای انجام کارها به عنوان یک پروژه نگریسته می‌شود.
اگر سازمانی به BPM به عنوان یک پروژه مجزا و مستقل و یا به عنوان یک پروژه در حیطهٔ فناوری اطلاعات نگاه کند (انواع مختلفی از این اشتباه رایج)، در بهترین حالت، از نتایج تلاش‌های خود حداکثر نتیجه را دریافت نخواهد کرد؛ و در بدترین حالت، زمان و پولش را از دست می‌دهد.
بهره‌برداری از یک نرمافزار BPMS تنها یک پروژهٔ موقت و یک ابتکار‌عملِ نوآورانهٔ صرف نیست، بلکه خلق مسیری برای انجام فعالیت‌های کسب‌و‌کار به شکل صحیح آن است.
بهره‌برداری از یک نرمافزار BPMS تنها یک پروژهٔ موقت و یک ابتکار‌عملِ نوآورانهٔ صرف نیست، بلکه خلق مسیری برای انجام فعالیت‌های کسب‌و‌کار به شکل صحیح آن است.
۲. عدم توجه کافی به مدیریت تغییر و کاربری نزدِ کاربرِ نهایی
سازمانی ممکن است یک نرمافزار مدیریت فرایند کسب‌و‌کار فوق‌العاده داشته باشد اما به سادگی آن را به دلیل عدم پذیرش سازمانی رها کند.
از زمانی که به بهره‌گیری از یک نرمافزار BPMS فکر می‌کنید علاوه بر توجه به جنبه‌های یکپارچه‌سازی و بهینه‌سازی فرایند‌ها حتما به کاربری نرمافزار توسط کاربران نهایی هم توجه کنید.
از زمانی که به بهره‌گیری از یک نرمافزار BPMS فکر می‌کنید علاوه بر توجه به جنبه‌های یکپارچه‌سازی و بهینه‌سازی فرایند‌ها حتما به کاربری نرمافزار توسط کاربران نهایی هم توجه کنید.
هنگام استقرار راهکار BPM دستور‌العمل‌های مدیریت تغییر باید اعمال شوند تا کاربران با آموزش‌های تخصصی جهتِ استفاده از آن آماده شده و برای کار با آن اشتیاق داشته باشند.
۳. بررسی‌ها و هماهنگی‌های ناکافی یا بیش از حد
اگر سطوح ارشد مدیریتی در سازمان، راهکار مدیریت فرایند کسب‌و‌کار را بدون در نظر گرفتن ملاحظاتِ دیگر بخش‌های مدیریتی، کارکنان و ذینفعان به سازمان تحمیل کنند کار آن‌ها جز اتلاق وقت و پول دستاوردی به همراه نخواهد داشت.
در عکس این حالت هم زمانی که استقرار نرمافزار BPMS با چک کردن‌ها، بررسی‌ها و تجدید‌نظرهای بی‌پایان همراه شود، پیشرفت استقرار ممکن است پر ابهام و آهسته دنبال شده و هم‌چنین موجب آسیب وارد شدن به روند بهره‌وری شود.
پشتیبانی اجرایی و بررسی‌ها و هماهنگی‌ها تنها باید تا مرز رسیدن به یک موازنهٔ درست برای به حداکثر رساندن موفقیت BPM انجام پذیرد.
اگر سطوح ارشد مدیریتی در سازمان، راهکار مدیریت فرایند کسب‌و‌کار را بدون در نظر گرفتن ملاحظاتِ دیگر بخش‌های مدیریتی، کارکنان و ذینفعان به سازمان تحمیل کنند کار آن‌ها جز اتلاق وقت و پول دستاوردی به همراه نخواهد داشت.
۴. عدم توافق در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌ها
وقتی وظایف و مسئولیت‌ها در سازمان به شکل شفافی تعریف و تبیین نشود، باید انتظار سردرگمی و بروز سوء‌تفاهم را داشته باشیم. به منظور استقرارِ درستِ نرم فزار BPMS نیاز است که تعیین کنیم که «چه شخصی مسئولیت هر نقشی را در سازمان دارد؟»، «برای چه چیزی باید پاسخگو باشد؟» و به چه نحوی پیشرفت کار او باید مورد سنجش قرار بگیرد.
تنها پس از تببین درست نقش‌ها و مسئولیت‌ها است که می توانیم سطوح تعریف شده‌ای داشته باشیم، افراد را در مقابل نقش‌شان پاسخگو کنیم و قادر به اندازه‌گیری پیشرفت کار آن‌ها باشیم.
۵. پایش و بررسی ناقص
سنجش پیشرفت روند بهره‌برداری از BPMS این‌گونه نیست که یک‌بار انجام و تمام شود. درست است که استقرار و پیاده‌سازی BPMS بالاخره یک نقطهٔ پایانی دارد اما پایش و بررسی نتایج حاصل از بهره‌برداری از سیستم مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار باید امری پیوسته و مستمر باشد تا متوجه شویم در چه نقاطی موفق بوده‌‌ایم و کجا کوتاهی کرده‌ایم.
باید اطمینان کسب کنیم که نرم افزار BPMS با بهبود مستمر همراه است؛ بنابراین بررسی منظم نتایج ضروری است.
نتیجه‌گیری
نرم افزار BPMS می‌تواند در یک فرایند سازمانی واحد یا گردش کاری که از چندین فرایند تشکیل شده اعمال شود و تفاوت قابل ملاحظه‌ای در عملکرد آن‌ها نسبت به عملکرد قبلی آن‌ها ایجاد کند. اما ساده اندیشی است اگر فکر کنیم استقرار نرمافزار BPMS تمام مشکلات ما را حل می‌کند.
مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار چیزی بیش‌تر از یک پروژه است و در اصل راه و روشی برای انجام کار در حیطهٔ کسب‌و‌کار است که می تواند به طور قابل توجهی کار روزمرهٔ کاربران نهایی را تحت تاثیر قرار دهد.
برای رسیدن به موفقیت اما باید گام به گام خیلی چیز‌ها را در نظر داشت: از تعریف درست نقش‌ها تا سنجش پیشرفت.
