یک واحد نگهداری و تعمیرات کارآمد، سه مزیت کلیدی به همراه دارد: افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات، همسویی با اهداف کسبوکار و کاهش زمان توقف تجهیزات. این راهنما به شما نشان میدهد که چگونه با ساختاردهی به تیم نگهداشت، تعیین اهداف و بهکارگیری نرم افزار نگهداری و تعمیرات ، چرخه بهبود مستمر را در واحد خود ایجاد کنید.
در حقیقت، پشت هر موفقیت تجاری پایدار به خصوص در صنایع تجهیزمحور، تیم نگهداشت ایستاده است که در پشت صحنه، روانی و تداوم عملیات را تضمین میکند.
اما مدیریت این بخش، مانند هر حوزه دیگر کسبوکار، پیچیدگیهای خاص خود را دارد. هماهنگسازی اجزای مختلف آن نیازمند تلاشی مستمر است؛ چالشی که در صورت کمبود بودجه و منابع، چندبرابر میشود.
با این حال، رمز سازماندهی یک واحد نگهداری و تعمیرات کارآمد در سه گام نهفته است: درک نقش و مأموریت این بخش در سازمان خود، تدوین اهداف هوشمند و راهاندازی تیمی که تشنهٔ موفقیت باشد.
هدف اصلی واحد نگهداری و تعمیرات چیست؟
در نگاه اول، هدف واحد نگهداشت ساده به نظر میرسد: تضمین قابلیت اطمینان و عملکرد بهینه داراییها.
قابلیت اطمینان بالاتر تجهیز به این معنی است که احتمال کارکرد بدون خرابی یک تجهیز در یک دوره زمانی مشخص و تحت شرایط تعیین شده، بیشتر شود. یک دارایی قابل اطمینان مانند یک دوست قابل اعتماد است و به ندرت شما را ناامید میکند.
اما میتوان این تعریف را بهبود بخشید. تعریف دقیقتر و ظریفتر میگوید که هدف اصلی واحد نگهداشت، تضمین قابلیت اطمینان تجهیزات به گونهای است که با نیازها و اهداف تجاری سازمان همسو باشد.
چرا این تعریف بهتر است؟
بهسادگی گفتن اینکه «هدف نگهداری و تعمیرات، حفظ داراییها در بهترین شرایط عملیاتی است» تمام محدودیتهای واقعی مانند بودجه، کمبود نیروی انسانی و محدودیتهای زمانی را نادیده میگیرد.
برای مثال، اگر کسبوکار شما باید که ۱۰٬۰۰۰ بطری کنسروی در روز و ۶۰٬۰۰۰ بطری در هفته تولید کند، نمیتوانید نگهداشت هر دستگاه را هر زمان که خواستید برنامهریزی کنید. باید زمان توقف ماشینها برای نگهداری داراییهای حیاتی را بر اساس اهداف تولید برنامهریزی کنید. به عبارت دیگر، اهداف نگهداری و تعمیرات نباید مانع تحقق اهداف تولید و در نهایت اهداف کلان کسبوکار شوند.
البته ممکن است اهداف تولید و کسبوکار با منابع موجود غیرواقعی یا غیرقابل دستیابی باشند، اما این موضوع بحثی جداگانه است که به زمان دیگری موکول میکنیم.
در حالی که اهداف کلی واحد نگهداری و تعمیرات ثابت میمانند، تمرکز ثانویه آن میتواند بسته به ماهیت کسبوکار متفاوت باشد. بهعنوان مثال، تیم نگهداشت صنعتی ممکن است بر کاهش زمان توقف تجهیزات تمرکز داشته باشد، در حالی که تیم نگهداشت تاسیسات ممکن است بهینهسازی مصرف انرژی را در اولویت قرار دهد.
بهطور کلی، مسئولیتهای یک واحد نگهداری و تعمیرات شامل موارد زیر است:
- پیشگیری از خرابیهای ناگهانی ماشینآلات
- بیشینه کردن دسترسپذیری و قابلیت اطمینان تمام سیستمهای عملیاتی
- حفظ سلامت تجهیزات و سیستمها برای جلوگیری از مشکلات ایمنی و تضمین استانداردهای عملیاتی بالا
- همکاری با تیمهای تولید برای تحقق اهداف تولید
- پشتیبانی از تلاشهای سایر بخشها
- ارائه خدمات نگهداری و تعمیرات با کیفیت در حالی که هزینهها تحت کنترل باقی میمانند
- ارائه خدمات نگهداشت بهموقع و با کیفیت در حالی که هزینهها کنترل شده باشند
این تعریف جامعتر است زیرا محدودیتها و الزامات عملیاتی واقعی را در نظر میگیرد و اهداف واحد نگهداری و تعمیرات را در مسیر حمایت از اهداف کلان کسبوکار قرار میدهد.
ایجاد یک تیم نگهداری و تعمیراتِ واجد صلاحیت
ترکیب دقیق هر تیم نگهداشت بسته به اندازه سازمان و حجم کارهای موردنیاز متفاوت است. یک ترکیب استاندارد برای یک واحد نگهداری و تعمیرات با اندازه متوسط، معمولاً چیزی شبیه به این است:
اگر تعداد تکنسینها تکرقمی باشد، اغلب نیازی به یک واسطه (لایه مدیریتی میانی) نیست؛ بنابراین مدیر نگهداری و تعمیرات معمولاً مسئولیتهای سرپرست نگهداری و تعمیرات را نیز بر عهده میگیرد.
فهرست مسئولیتهایی که در تصویر بالا آمده را باید با کمی احتیاط در نظر گرفت، زیرا تقسیم دقیق کارها و وظایف از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. این موضوع بهمحض آنکه آگهیهای شغلی مربوط به نقشهای مختلف نگهداری و تعمیرات را در اینترنت جستوجو کرده و فهرست مسئولیتهای ذکرشده را با هم مقایسه کنید، کاملاً آشکار میشود.
سازمانهای بزرگ بهویژه در بخش تولید، برای حفظ روانی عملیات ناچارند موقعیتهای شغلی بیشتری در حوزه نگهداری و تعمیرات ایجاد کنند. در ادامه، فهرستی جامع از نقشهای مختلف نگهداری و تعمیرات با رویکردی از بالا به پایین ارائه شده است:
- مدیر ارشد نگهداشت
- مدیر نگهداشت
- برنامهریز نگهداشت
- سرپرست نگهداشت
- مهندس نگهداشت
- هماهنگکننده نگهداشت
- تکنسین نگهداشت
- مکانیک نگهداشت
- کارگر عمومی نگهداشت
برای کمک به درک تفاوت میان این نقشها و جایگاه نسبی آنها در سازمان، به نمودار زیر نگاهی بیندازید.
باز هم تأکید میشود که مسئولیتهای روزمره دقیقاً ثابت و غیرقابلتغییر نیستند. بسته به ساختار دقیق تیم نگهداری و تعمیرات و توانمندیهای موجود، همواره همپوشانیهایی در وظایف و مسئولیتها وجود خواهد داشت.
هرچند در تصمیمگیری، نظر همه به یک اندازه وزن ندارد، اما تکتک این موقعیتها اجزای مهمی از تیم نگهداری و تعمیرات هستند که به حرکت روان چرخدندههای سازمان کمک میکنند.
ویژگیهای یک واحد نگهداری و تعمیرات مدرن
حال که ساختار شغلی را بررسی کردیم، بیایید نگاهی به ویژگیهای یک واحد نگهداری و تعمیرات مدرن بیندازیم:
- اجرای یک برنامه نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه و پیشنگرانه
- استفاده از تکنیکهای مدرن نگهداری و تعمیرات (مانند تجهیزات پایش وضعیت)
- پشتیبانی از فعالیتهای نگهداری و تعمیرات با راهکارهای نرمافزاری نوین
(مانند نرم افزارCMMS ، سیستم مدیریت انرژی، تحلیلهای پیشبینانه، نرمافزار مدیریت موجودی و(… - برخورداری از یک تیم نگهداری و تعمیرات آموزشدیده و توانمند
- شناسایی و بهکارگیری بهروشها و تجربیات برتر صنعت
- داشتن مسیر و چارچوب ارتباطی شفاف با سایر واحدهای سازمان
- تلاش برای استقرار اصول نگهداری و تعمیرات ناب (Lean Maintenance)
- تعیین اهداف هوشمند (SMART) برای حرکت در مسیر بهبود
بسیاری از واحدهای نگهداری و تعمیرات بودجه کافی برای پیادهسازی ابزارها و تکنیکهای مدرن را در اختیار ندارند. با این حال، یک نکته وجود دارد که هر تیم نگهداری و تعمیرات باید برای آن تلاش کند: رویکردی فعال و پیشگیرانه داشته باشد و سهم فعالیتهای پیشگیرانه را بیش از اقدامات واکنشی افزایش دهد.
چگونه برای واحد نگهداری و تعمیرات خود اهداف S.M.A.R.T تعیین کنیم
احتمالاً با سرواژهٔ S.M.A.R.T آشنا هستید. این مفهوم به شیوهای اشاره دارد که باید اهداف خود را بر اساس آن ساختاردهی کنید.
بیایید ببینیم این چارچوب چگونه در تعریف اهداف نگهداری و تعمیرات بهکار میرود:
- مشخص(Specific)
اهداف نگهداری و تعمیرات باید شفاف، دقیق و بهروشنی تعریف شده باشند. همه افراد باید بدانند «چه کسی»، «چه کاری»، «کجا»، «چه زمانی» و «چرا» قرار است انجام شود. - قابل اندازهگیری (Measurable)
هر هدف باید دارای معیارهای مشخصی برای سنجش میزان پیشرفت در دستیابی به آن باشد. در حالت ایدهآل، برای هر هدف نگهداری و تعمیرات میتوان یک یا چند شاخص عملکرد تعریف کرد که قابل پایش و اندازهگیری باشند. - دستیافتنی (Achievable)
هدف باید قابل دستیابی باشد؛ بهاندازهای چالشبرانگیز که انگیزه ایجاد کند، اما نه آنقدر دشوار که عملاً غیرممکن باشد. - واقعبینانه (Realistic)
هدف باید با توجه به زمان تخصیصیافته، بودجه موجود و نیروی انسانی در دسترس، قابل تحقق باشد. - زمانبندیشده (Timely)
هدف باید دارای بازه زمانی مشخص و شفاف باشد تا حس فوریت ایجاد کند. این مورد برای موفقیت غیرقابلچشمپوشی است، زیرا اهدافی که موعد مشخص ندارند، چیزی بیش از یک فهرست آرزوها نخواهند بود.
برای درک دقیقتر ارتباط میان اهداف نگهداری و تعمیرات و شاخصهای اندازهگیری عملکرد، توصیه میشود راهنمای ما درباره تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد نگهداری و تعمیرات را مطالعه کنید.
سازماندهی واحد نگهداشت برای بیشینهسازی بهرهوری
اقدامات متعددی وجود دارد که با انجام آنها میتوانید گام بلندی در مسیر ایجاد یک واحد نگهداری و تعمیرات کارآمد بردارید. در اینجا به پنج مورد از مهمترین آنها میپردازیم که بیشترین تأثیر را دارند.
۱. استخدام هوشمندانه
با بازنشسته شدن نیروی کار سالخورده، نشانههای زیادی وجود دارد که حوزه نگهداری و تعمیرات با کمبود جدی نیروی انسانی مواجه خواهد شد. این موضوع یکی از چهار پرسش کلیدی مطرحشده در رویداد MRO Europe 2018 بود، در نظرسنجی MRO اولیور وایمن در سال ۲۰۱۷ نیز پیشبینی شد و در نهایت، گزارش نگهداری و تعمیرات در سال ۲۰۲۱ نیز آن را تأیید کرد.
در حالی که پیشبینیهای مربوط به عرضه و تقاضای نیروی کار باید با در نظر گرفتن تغییرات بازار بازبینی شوند، واقعیت این است که جوانانی که وارد بازار کار میشوند، نسبت به نسلهای پیشین علاقه بسیار کمتری به مشاغل یدی و فنی دارند.
برای سازمانهایی که قصد دارند ابعاد واحد نگهداری و تعمیرات خود را افزایش دهند، توجه به این نکته بسیار مهم است. ناتوانی در جذب نیروی متخصص و واجد صلاحیت، منجر به افزایش اضافهکاری و برونسپاری میشود که هر دو هزینههای عملیاتی را بالا میبرند.
زمانی که یک سازمان سرانجام تصمیم به استخدام نیروهای جدید نگهداشت میگیرد، نباید از ویژگیهای شخصیتی افراد تازهاستخدامشده غافل شود.
در گفتوگوهایی که طی سالها با تکنسینهای نگهداری و تعمیرات داشتهایم، بهوضوح مشخص بود که آنها بیش از همه از همکاری با دو نوع همکار ناراضی هستند: افراد تنبل و افرادی که تمایلی به یادگیری ندارند.
در بیشتر موارد، دو یا چند تکنسین بهصورت همزمان در یک شیفت کاری فعالیت میکنند. شغل تکنسین نگهداری و تعمیرات کاری فیزیکی است و اگر فردی بیش از آنکه به کار علاقهمند باشد، به استراحت تمایل داشته باشد، بار کاری او ناگزیر یا بر دوش همکاران همان شیفت میافتد یا به شیفت بعدی منتقل میشود.
به همین شکل، برخی کارکنان لجباز ترجیح میدهند کارها را به روش خودشان انجام دهند؛ روشی که ممکن است بههیچوجه بهینه نباشد. علاوه بر این، چنین افرادی معمولاً علاقهای به صرف وقت برای یادگیری ماشینآلات خاص ندارند، زیرا میدانند با افزایش مهارتها، دامنه مسئولیتهایشان گستردهتر شده و بار کاری بیشتری بر دوششان قرار میگیرد؛ در نتیجه فشار کار به سایر تکنسینها منتقل میشود.
بنابراین، اگر این امکان را دارید، ارزیابی ویژگیهای شخصیتی نیروهای بالقوه جدید و ارائه یک مسیر شغلی شفاف برای رشد و ارتقا در ساختار سازمانی، سرمایهگذاری ارزشمندی خواهد بود.
اگر به دنبال نقطه شروع هستید، میتوانید از وبسایتهای عمومی آگهی شغلی یا پلتفرمهای تخصصی مرتبط با صنعت استفاده کنید.
سازمانهای بزرگتر نیز بهتر است همکاری با دانشگاههای محلی را در نظر بگیرند و از طریق طراحی برنامههای کارآموزی و منتورینگ، راههای جدیدی برای جذب استعدادهای تازه ایجاد کنند.
۲. ایجاد سلسلهمراتب شفاف و خطوط ارتباطی مشخص
داشتن یک محیط کاری بهرهور دشوار است اگر افراد ندانند برای مسائل مختلف باید به چه کسی مراجعه کنند، چه کسی مسئول تصمیمگیری است و دقیقاً چه انتظاری از آنها میرود.
اگر این موارد بهصورت مبهم و غیرشفاف تعریف شوند، با موقعیتهایی روبهرو خواهید شد که در آن یک تکنسین تازهکار برای حل یک مشکل مجبور میشود کار سه نفر را قطع کند، دو پاسخ متفاوت دریافت کند و در نهایت، بر اساس توصیه نادرست اقدام کند.
ایجاد یک سلسلهمراتب روشن و اطمینان از اینکه همه افراد از مسئولیتهای خود آگاه هستند، نقش مهمی در حفظ نظم و انسجام امور خواهد داشت.
اهمیت خطوط ارتباطی شفاف را میتوان از دو زاویه متفاوت بررسی کرد. نخست، اهمیت جریان روان و مؤثر اطلاعات در سراسر واحد نگهداری و تعمیرات که به حفظ بهرهوری عملیاتی بالا کمک میکند. دوم، وجود سیاست «درِ باز» که به کارکنان اجازه میدهد آزادانه ایدههای خود را برای بهبود فرایندها مطرح کنند یا شکایات و دغدغههایشان را بدون ترس بیان نمایند.
۳. استانداردسازی رویههای مهم و فعالیتهای تکرارشونده
هر سازمان گردش کاری منحصربهفرد خود را دارد که بر اساس عواملی مانند نحوه ثبت درخواست کارها، استراتژی نگهداری و تعمیرات مورد استفاده، ابزارها و تجهیزات در دسترس، استفاده یا عدم استفاده از نرمافزارCMMS ، کانالهای ارتباطی و موارد مشابه تعریف میشود.
حتی زمانی که یک تکنسین باتجربه وارد سازمان میشود، برای تطبیق با گردش کاری جدید و رویههای استاندارد سازمان به زمانی نیاز خواهد داشت.
یکی از راههای هموارتر کردن این فرایند تطبیق، اجرای صحیح برنامههای معارفه یا آنبوردینگ و آموزش است. علاوه بر آن، اقدامات زیر نیز نقش مهمی دارند:
- تهیه و تدوین راهنماهای بهرهبرداری و نگهداشت (O&M Manuals)
- توسعه روشهای اجرایی استاندارد نگهداری و تعمیرات
- تدوین و شفافسازی دستورالعملهای ایمنی، بهداشت و محیطزیست (EHS)
- تهیه و نگارش چکلیستهای نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه
این اقدامات باعث میشوند فعالیتها یکپارچهتر انجام شوند، خطاها کاهش یابند و کیفیت عملکرد تیم نگهداری و تعمیرات به شکل محسوسی افزایش پیدا کند.
۴. مدیریت کارها و موجودی انبار با استفاده از CMMS
داشتن یک واحد نگهداری و تعمیرات مدرن بدون بهرهگیری از یک سیستم نرم افزاری نگهداری و تعمیرات (CMMS) عملاً امکانپذیر نیست. تعداد فرایندهای که این سیستم خودکارسازی کرده و بهبود میبخشد آنقدر زیاد است که نمیتوان از آن چشمپوشی کرد.
بهطور خلاصه، یک سیستم CMMS به شما امکان میدهد:
- برنامهریزی و نظارت بر تمامی فعالیتهای نگهداری و تعمیرات
- ایجاد سریع و تخصیص یا بازتخصیص دستورکارها بر اساس اولویت و منابع در دسترس
- بهینهسازی فعالیتها متناسب با استراتژیهای مختلف نگهداری و تعمیرات
- ایجاد برنامههای زمانبندی متعادل و کارآمد
- پایش مصرف قطعات یدکی و پیشبینی خودکار میزان تقاضای آنها
- دسترسی سریع به اطلاعات کامل داراییها از هر مکانی که دسترسی به اینترنت وجود دارد
- و قابلیتهای بسیار دیگر
راهکارهای CMMS معمولاً هزینه بالایی ندارند، پیادهسازی آنها امروز سادهتر از هر زمان دیگری است و بازگشت سرمایه (ROI) سریعی ایجاد میکنند. به بیان دیگر، دلایل منطقی بسیار کمی برای مخالفت با پیادهسازی این سیستم وجود دارد.
۵. حفظ انگیزه و مشارکت فعال تیم نگهداشت
آیا تا به حال به هزینه کارکنان بیانگیزه فکر کردهاید؟ در ادامه، بخشی از یک مقاله Forbesآمده است که نشان میدهد چرا باید بهطور جدی به این موضوع توجه کرد:
بر اساس گزارش موسسه گالوپ، کارکنان بیانگیزه دارای ۳۷٪ غیبت بیشتر، ۱۸٪ بهرهوری کمتر و ۱۵٪ سودآوری پایینتر هستند. وقتی این ارقام به زبان مالی ترجمه میشوند، هزینهای معادل ۳۴٪ از حقوق سالانه یک کارمند بیانگیزه را نشان میدهند.
چند نکته برای ایجاد انگیزه و افزایش مشارکت اعضای تیم نگهداری و تعمیرات:
- پرداخت حقوق و مزایای مناسب و منصفانه
- در نظر گرفتن پاداشها و مشوقهای ویژه برای کارکنان برجسته
- فراهم کردن محیط کاری ایمن، استاندارد و توانمندساز
- ارائه آموزشهای لازم و تضمین مسیر روشن برای رشد و پیشرفت شغلی
- درگیر کردن تیم در فرایند تصمیمگیری تا حد امکان
- تلاش برای ایجاد یک واحد منظم و پیشگیرانه بهمنظور کاهش نارضایتی ناشی از کمبود ابزار و قطعات یا اضافهکاریهای بیش از حد
- قدردانی از عملکرد خوب؛ زمانی که همهچیز بهخوبی پیش میرود، تشکر را فراموش نکنید
در نهایت، اطمینان حاصل کنید مدیرانی که مسئول برنامهریزی، آموزش و وظایف مشابه هستند، شایسته و منصفانه عمل میکنند. کارکنان اغلب سازمانها را ترک نمیکنند؛ بلکه مدیران خود را ترک میکنند.
۶. تعهد به بهبود مستمر
اگرچه نگهداری و تعمیرات پویاترین حوزه کاری محسوب نمیشود، اما این به آن معنا نیست که نباید همواره بهدنبال فناوریهای جدید، ابزارهای نوین، استراتژیهای بهروز نگهداری و تعمیرات، بهترین رویهها و سایر روشهای بهبود عملکرد واحد خود باشید.
اگر بودجه محدود است، این موضوع باید انگیزهای مضاعف برای استفاده از یک سیستم CMMS باشد. برای مثال، پگاه آفتاب به مشتریان خود کمک میکند تا از طریق شناسایی ناکارآمدیهای عملیاتی، بهبود جریان اطلاعات، کنترل هزینههای موجودی انبار و جمعآوری دادههای مرتبط با بهرهوری و هزینههای انواع فعالیتهای نگهداری و تعمیرات به صرفهجویی مالی برجستهای دست یابند. سپس از این دادهها برای تهیه گزارشهای کاربردی و دستیابی به درک عمیقتر از ریشه مشکلات مختلف استفاده میشود.
در نهایت، سادهترین راه برای پایبندی به بهبود مستمر این است که بهطور مداوم در شناسایی و حذف مشکلات موجود تلاش کنید.
بزرگ فکر کنید اما از کوچک شروع کنید
رهبری یک واحد نگهداری و تعمیرات آسان نیست. خبر خوب این است که یک واحد نگهداری و تعمیرات همراه با سازمانی که از آن پشتیبانی میکند رشد میکند؛ به این معنا که مدیر واحد میتواند ابتدا یک پایه قوی بسازد و سپس با پیچیدگیهای جدیدی که با رشد کسبوکار ایجاد میشوند، مقابله کند.
با وجود راهکارهای نرمافزاری موجود در بازار، داشتن یک واحد نگهداری و تعمیرات منظم و سازمانیافته برای تقریباً هر سازمانی قابل دستیابی است.
اگر در مورد سیستم نگهداری و تعمیرات یا نحوه حمایت آن از کسبوکار خود سوالی دارید، میتوانید در بخش نظرات با ما در میان بگذارید یا از طریق ایمیل، تلفن یا درخواست دمو با ما تماس بگیرید.
