برنامهریزی منابع سازمانی (نرم افزار ERP) و برنامهریزی نیازمندیهای مواد (MRP) دو نوع نرمافزار کسبوکار هستند که با هدف بهبود کارایی و عملکرد عملیات سازمان طراحی شدهاند. برای اینکه مشخص شود کدام سیستم برای شما مناسبتر است، لازم است تفاوتهای اساسی میان آنها را بهخوبی درک کنید.
در گام نخست،MRP یک سیستم نرمافزاری تخصصی با کارکردهای مشخص و محدود است. در مقابل، سیستمهای ERP راهکارهایی یکپارچه به شمار میآیند که برای پوشش دادن جنبههای مختلف اداره و مدیریت یک کسبوکار طراحی شدهاند.
با این حال، موضوع به همین سادگی نیست. این راهنما به شما کمک میکند تفاوتهای میان ERP و MRP را بهروشنی تشخیص دهید، مزایا و قابلیتهای هر یک از این دو نوع نرمافزار را بررسی کنید و مشخص سازید کدام راهکار بیشترین تناسب را با نیازهای خاص شما دارد.
نرم افزار ERP چیست؟
نرمافزار برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) به یک بستر نرمافزاری یکپارچه گفته میشود که از ماژولهای مختلفی تشکیل شده است. هر یک از این ماژولها برای کمک به مدیریت و بهینهسازی فعالیتهای روزمرهٔ کسبوکار طراحی شدهاند. سیستمهای ERP معمولاً در حوزههایی مانند تولید، توزیع، خردهفروشی و مراقبتهای بهداشتی مورد استفاده قرار میگیرند، هرچند در صنایع دیگر نیز میتوان آنها را یافت.
ماژولهای رایج در نرمافزارهای ERP عبارتاند از:
- امور مالی
- مدیریت موجودی
- مدیریت زنجیره تأمین
- مدیریت پروژه
- فروش
- منابع انسانی
- تولید
- حملونقل و ارسال
- گزارشدهی و تحلیل دادهها
البته همهٔ راهکارهای ERP شامل تمامی این قابلیتها نیستند. در بسیاری از موارد، سیستمهای ERP بهگونهای طراحی میشوند که بیشترین انطباق را با نیازهای نوع خاصی از کسبوکار داشته باشند. برای مثال، یک راهکار ممکن است بر ویژگیهای موردنیاز شرکتهای تولیدی تمرکز داشته باشد، در حالی که راهکار دیگری متناسب با نیازهای بیمارستانها و مراکز درمانی توسعه یافته باشد.
با یکپارچهسازی این کارکردهای گوناگون در قالب یک سیستم مرکزی، نرمافزار ERP ارتباط میان بخشهای مختلف سازمان را بهبود میبخشد و به مدیران کمک میکند عملکرد کسبوکار را در تمامی حوزهها تحلیل کرده و ارتقا دهند.
سیستمهای ERP برنامههای رایانهای جامع و یکپارچهای هستند که قابلیتها و کارکردهای کسبوکار را در میان بخشها و واحدهای مختلف سازمان پوشش میدهند.
نرمافزار ERP برای چه سازمانهایی مناسبتر است؟
نرمافزار ERP معمولاً برای سازمانهایی با نیازهای پیچیده یا خاص مناسب است؛ بهویژه سازمانهای بزرگ یا شرکتهایی که با چالشهای منحصربهفردی روبهرو هستند که با سایر سیستمها قابل حل نیست. به دلیل هزینههای بالای اشتراک، ریسک زیاد در پیادهسازی و فرایند زمانبر استقرار و آموزش، ERP اغلب برای شرکتهای کوچک یا متوسط با نیازهای ساده گزینهٔ مناسبی محسوب نمیشود.
بهطور کلی، نرمافزار ERP بیشترین تناسب را با موارد زیر دارد:
- سازمانهای بزرگ با تعداد زیادی واحد داخلی یا شعب و موقعیتهای جغرافیایی مختلف
- سازمانهای پیچیده با نیازهای بسیار خاص، حساس به زمان یا دارای الزامات قانونی و نظارتی سختگیرانه
- کسبوکارهایی که قصد دارند تمامی کارکردهای نرمافزاری خود را نزد یک ارائهدهندهٔ واحد متمرکز کنند
- شرکتهایی با بودجهٔ قابلتوجه و زمان محدود برای فرایند انتخاب، پیادهسازی و آموزش نرمافزار
این ویژگیها باعث شده است ERP به گزینهای محبوب برای بنگاههای بزرگ در حوزههای تولید، لجستیک، آموزش و سلامت تبدیل شود، بهویژه در سطح ملی یا چندملیتی. با این حال، بنگاههای کوچک و متوسط نیز در صورتی که نیازهای پیچیده و بودجهٔ کافی داشته باشند، میتوانند از مزایای ERP بهرهمند شوند.
نرمافزار MRP چیست؟
نرمافزار برنامهریزی نیازمندیهای مواد (MRP) عمدتاً توسط تولیدکنندگان برای برنامهریزی و تأمین مواد اولیه، بهینهسازی سطح موجودیها و افزایش شفافیت در فرایندهای حیاتی و تراکنشهای مالی مورد استفاده قرار میگیرد. این نرمافزار کمک میکند اطمینان حاصل شود که مواد مناسب، در مکان مناسب و در زمان مناسب، بر اساس سطح تقاضای مشتریان و بهینهسازی جریان نقدینگی، در دسترس خواهند بود.
سیستمهای MRP با تجزیهوتحلیل نیازمندیهایی که تداوم و کارایی فرایندهای تولید را تضمین میکنند عمل مینمایند. این سیستمها مشخص میکنند برای هر کار یا سفارش تولیدی چه موادی لازم است، چه مقدار از آن مورد نیاز است و بهترین زمان برای ثبت سفارش خرید چه زمانی است.
با استفاده از دادههای حاصل از سیستم MRP میتوان بهصورت معکوس نیازهای نیروی انسانی، تجهیزات و تأمینکنندگان را تعیین کرد، فعالیتهای تولید را اولویتبندی نمود و شاخصهای کلیدی عملکرد را برای اطمینان از بهبود مستمر اندازهگیری و پایش کرد.
نرمافزار MRP برای چه شرکتهایی مناسبتر است؟
نرمافزار MRP بیشترین تناسب را با شرکتهای تولیدی دارد که به دنبال کنترل هزینههای تولید و بهینهسازی گردشکارهای کلیدی مرتبط با تولید، موجودی و تأمین (خرید) هستند. اگرچه شرکتهای کوچک یا با ساختار ساده ممکن است در مراحل ابتدایی فعالیت خود بتوانند با سیستمهای مبتنی بر اکسل یا نرمافزارهای مشابه رایگان یا ارزان نیازهای خود را برطرف کنند، اما بیشتر شرکتهای تولیدی مدرن در نهایت از بهکارگیری یک سیستم MRP مناسب بهرهمند خواهند شد.
چند نشانهٔ کلیدی وجود دارد که بیانگر مفید بودن MRP برای یک شرکت است، از جمله:
- سروکار داشتن با ساختارهای پیچیده یا چندسطحی فهرست مواد (BOM) برای مونتاژها
- هزینههای بیش از حد ناشی از انباشت موجودی، کمبود کالا، نرخ بالای خطا یا عدم رعایت مهلتهای تحویل
- غیرقابلاعتماد بودن دادهها و پیشبینیهای فروش که به بروز مکرر مشکلات جریان نقدینگی منجر میشود
- دشواری در پایش و رعایت الزامات مهم قانونی و مقرراتی
- وجود فرایندهای دستی که باعث ایجاد گلوگاههای تولید شده و سودآوری را تحت تأثیر قرار میدهند
همانطور که در ادامه اشاره خواهد شد، راهکار دیگری نیز برای کاهش بسیاری از این چالشها وجود دارد: نرمافزار مدیریت موجودی تولید. این نوع نرمافزار معمولاً شامل برخی قابلیتهای سیستم MRP است و با افزودن کارکردهای مدیریت زنجیره تأمین، به دستیابی به کارایی بالاتر و کاهش بیشتر هزینهها کمک میکند.
تفاوت ERP و MRP
هر دو سیستم ERP و MRP میتوانند در محیطهای تولیدی برای بهبود عملیات مورد استفاده قرار گیرند، اما تفاوتهای اصلی آنها در کارکردها، هزینه، میزان ریسک و تمرکز عملکردی نهفته است.
سیستم ERP گردشکارها را در بخشها و حوزههای مختلف یک سازمان یکپارچه میکند. اگرچه برخی از ابزارهای ERP دارای قابلیتهای MRP برای بهینهسازی مراحل مختلف فرایند تولید هستند، اما در عین حال حوزههای دیگری از کسبوکار مانند امور مالی، تأمین و تدارکات و فروش را نیز پوشش میدهند.
در مقابل، سیستمهای MRP با تمرکز مشخص بر برنامهریزی تولید طراحی شدهاند. قابلیتهای آنها عمدتاً حول زمانبندی تولید، مدیریت موجودی و مدیریت سفارشهای خرید شکل گرفته است. دامنهٔ امکانات MRP نسبت به ERP محدودتر است، اما معمولاً هزینهٔ کمتری دارند، پیادهسازی و استفاده از آنها سادهتر است و از نظر سرمایهگذاری ریسک پایینتری به همراه دارند.
از آنجا که سیستمهای MRP تمرکز عملکردی مشخص و محدودی دارند، اغلب قابلیتهای تخصصی قویتری در حوزهٔ تولید نسبت به سیستمهای ERP ارائه میکنند. با این حال، برخی نرمافزارهای ERP در ابتدا بهعنوان یک سیستم MRP شکل گرفتهاند و بهتدریج با افزودن قابلیتهای جدید، سایر کارکردهای کسبوکار را نیز در بر گرفتهاند.
در چنین مواردی، ماژول MRP موجود در سیستم ERP ممکن است به همان اندازه، یا حتی بهتر از برخی راهکارهای مستقل MRP عمل کند.
| جنبه | MRP | ERP |
| کارکرد اصلی | مدیریت تولید | مدیریت یکپارچهٔ کل سازمان |
| دامنه | تمرکز بر موجودی و مواد | یکپارچگی جامع میان واحدها و بخشهای مختلف |
| مناسب برای | نیازهای خاص و تخصصی تولید | مدیریت کلنگر و یکپارچهٔ سازمان |
| یکپارچگی | محدود | یکپارچهٔ کامل، شامل CRM، منابع انسانی و سایر بخشها |
تصویر زیر تفاوتهای کلیدی میان این دو سیستم را بهطور خلاصه نشان میدهد:
MRP در مقایسه با ERP و نرمافزار مدیریت موجودی تولید
برای بسیاری از تولیدکنندگان، یک مجموعهٔ جامع ERP ممکن است بیش از حد پرهزینه یا پیچیدهتر از نیازهای واقعی تولید آنها باشد. از سوی دیگر، نرمافزار MRP نیز ممکن است از نظر دامنهٔ قابلیتها آنقدر محدود باشد که نتواند همهٔ ناکارآمدیهای عملیاتی را برطرف کند.
در اینجا راهکار سومی مطرح میشود.
نرمافزار مدیریت موجودی تولید بسیاری از قابلیتهای مشترک هر دو سیستم MRP و ERP را در خود جای میدهد. مشابه نرمافزار MRP، این راهکار میتواند به مدیریت فهرست مواد (BOM)، ردیابی موجودی مواد اولیه و کالاهای نهایی و برنامهریزی تولید کمک کند. در عین حال، همانند نرمافزارERP ، از گردشکارهای مدیریت زنجیره تأمین نیز پشتیبانی میکند؛ از جمله فرایندهای مرتبط با تأمین و خرید، مدیریت سفارشها و حسابداری موجودی.
این همپوشانی قابلیتها به تولیدکنندگان امکان میدهد ضمن بهبود گردشکارهای مدیریت تولید، سایر فرایندهای عملیاتی اصلی را نیز سادهسازی و بهینه کنند؛ آن هم با هزینهای بهمراتب کمتر از سیستمهای ERP بزرگ و جامع.
ویژگیهای رایج نرمافزار ERP
| ویژگی | توضیح و نمونهها |
| کارکردهای ویژهٔ هر واحد سازمانی | قابلیتهایی که مختص یک بخش خاص هستند و بسته به نوع سیستم متفاوتاند. نمونهها: حسابداری و حقوق و دستمزد، مدیریت موجودی، CRM، تأمین و خرید، تحقیق و توسعه، لجستیک، خدمات و پشتیبانی |
| یکپارچگی | سیستمهای ERP بهصورت ماژولار یکپارچه طراحی شده و دادهها بین واحدها بهصورت روان جریان مییابند. باعث شکستن سیلوهای اطلاعاتی و تسهیل همکاری بین تیمها میشود |
| تمرکز دادهها و شفافیت | امکان دسترسی به دادهها از یک داشبورد واحد و رصد فرایندها از ابتدا تا انتها. مثال: پیگیری جریان موجودی از تأمینکننده تا تولید، فروش و ارسال کالا |
| اتوماسیون | انجام خودکار کارهای ساده و تکراری برای صرفهجویی در زمان و کاهش خطا. مثال: ورود خودکار دادهها و جایگزینی فرایندهای دستی در اکسل |
| تحلیل دادهها و گزارشدهی | تولید گزارشها و تجسم دادهها برای ارزیابی شاخصهای کلیدی موفقیت. امکان مقایسه دادهها بین بخشها و کانالها و تصمیمگیری هوشمند بر اساس روندها و پیشبینیها |
۱. کارکردهای ویژهٔ هر واحد سازمانی
این ویژگیها به عملکرد یک بخش خاص در سازمان مربوط میشوند و بسته به نوع سیستم میتوانند متفاوت باشند. برای مثال، یک سیستم ERP تولیدی احتمالاً شامل مجموعهای از قابلیتهای مدیریت تولید است که در سیستم ERP منابع انسانی مشاهده نمیشوند.
سایر نمونههای کارکردهای ویژهٔ بخشها عبارتاند از:
- حسابداری و حقوق و دستمزد
- مدیریت موجودی
- مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)
- تأمین و خرید
- تحقیق و توسعه
- لجستیک
- خدمات و پشتیبانی
۲. یکپارچگی
سیستمهای ERP بهصورت پیشفرض دارای قابلیتهای ماژولار یکپارچه هستند. در مورد راهکارهای سفارشی، سیستمها بهگونهای طراحی میشوند که بتوانند با یکدیگر همکاری کنند و جریان دادهها بهصورت روان از یک واحد کسبوکار به واحد دیگر منتقل شود. این ویژگی باعث شکستن سیلوهای اطلاعاتی شده و تیمها را قادر میسازد بهتر با یکدیگر همکاری کنند.
۳. تمرکز دادهها و شفافیت
یکپارچهسازی واحدهای کسبوکار امکان تمرکز دادهها را فراهم میکند. سیستمهای ERP داشبوردی واحد ارائه میدهند که از طریق آن مدیران و سرپرستان تیمها میتوانند به بینشهای مربوط به کل سازمان دسترسی داشته باشند. با استفاده ازERP ، میتوان فرایندها را از ابتدا تا انتها رصد کرد. برای مثال، یک کسبوکار میتواند جریان موجودی را از تأمینکننده، از طریق تولید، فروش و ارسال کالا دنبال کند.
۴. اتوماسیون
اتوماسیون کارهای ساده و تکراری را بهصورت خودکار برای کاربران انجام میدهد.
ورود دادهها نمونهای رایج است، زیرا زمانبر بوده و احتمال خطای انسانی در آن بالا است. سیستمهای ERP میتوانند ساعتها از زمان لازم برای ورود دستی اطلاعات به سیستمهایی مثل اکسل را صرفهجویی کنند و در عین حال اطمینان دهند که اطلاعات کاملاً دقیق و بدون خطا ثبت میشوند.
۵. تحلیل دادهها و گزارشدهی
نرمافزار ERP میتواند برای تولید گزارشها و تجسم دادههای مرتبط با شاخصهای کلیدی موفقیت کسبوکار مورد استفاده قرار گیرد. این قابلیت به شما امکان میدهد دادههای سازمانی بین بخشها و کانالهای مختلف را مقایسه کرده و بر اساس روندها و پیشبینیها تصمیمات هوشمندانهتری اتخاذ کنید.
ویژگیهای رایج نرمافزار MRP
| ویژگی | توضیح و نمونهها |
| ردیابی موجودی | امکان بهروزرسانی و مشاهدهٔ جریان موجودی در کل سازمان بهصورت لحظهای. صرفهجویی در زمان شمارش دستی، کاهش خطر کمبود یا سفارش بیش از حد و بهبود دقت موجودی و جریان نقدی |
| پیشبینی تقاضا | تحلیل روندهای گذشته و دادههای فروش برای پیشبینی نیازهای تولید آینده. استفاده از این دادهها در فرایندهای تأمین و خرید برای سفارش مقادیر مناسب مواد در زمان و میزان مورد نیاز |
| مدیریت فهرست مواد (BOM) | تعیین دقیق مواد اولیه، قطعات و زیرمجموعههای لازم برای هر محصول و مقایسه با موجودی فعلی برای اتخاذ تصمیمات خرید دقیق |
| برنامهریزی اصلی تولید (MPS) | تبدیل فهرست مواد به یک برنامه عملیاتی که جزئیات نیروی انسانی، ماشینآلات و زمان مورد نیاز برای تکمیل کار تولیدی با کیفیت بالا و تحویل بهموقع را مشخص میکند |
| مدیریت سفارشهای خرید | متمرکز کردن فرایندهای خرید و مدیریت تأمینکنندهها، شامل ایجاد سفارشهای خرید با اطلاعات تأمینکننده خودکار و تعیین نقاط بهینه سفارش مجدد. هماهنگی با مدیریت موجودی تولید و حذف نیاز به مصالحهٔ دستی |
| زمانبندی تولید | استخراج اطلاعات از MPS، BOM، پیشبینی تقاضا و دادههای موجودی لحظهای برای ایجاد برنامه تولید واقعی. اطمینان از جریان روان مواد و استفاده بهینه از نیروی انسانی و تجهیزات |
۱. ردیابی موجودی
ردیابی موجودی بهصورت لحظهای امکان بهروزرسانی و مشاهدهٔ جریانهای موجودی در کل سازمان را فراهم میکند. این ویژگی باعث صرفهجویی در زمان شمارش دستی کالاها و کاهش خطر کمبود یا سفارش بیش از حد میشود و در نهایت دقت موجودی و جریان نقدی در تمامی سطوح را بهبود میبخشد.
۲. پیشبینی تقاضا
قابلیتهای پیشبینی تقاضا به تولیدکنندگان کمک میکند تا روندهای گذشته و دادههای فروش و تغییرات احتمالی آینده در حجم فروش را تحلیل کنند و بر اساس آن نیازهای تولید برای مجموعههای آینده را پیشبینی کنند. این دادهها در فرایندهای تأمین و خرید مواد مورد استفاده قرار میگیرند و اطمینان حاصل میکنند که مقادیر مناسب مواد در زمان و میزان مورد نیاز سفارش داده شوند.
۳. مدیریت فهرست مواد (BOM)
مدیریت فهرست مواد یکی از عملکردهای اساسی نرمافزار MRP است. این قابلیت به تولیدکنندگان امکان میدهد تا دقیقاً بدانند برای هر محصول چه مواد اولیه، قطعات و زیرمجموعههایی لازم است و این نیازها را با سطح موجودی فعلی مقایسه کنند تا تصمیمات خرید با دقت بیشتری انجام شود.
۴. برنامهریزی اصلی تولید (MPS)
برنامهریزی اصلی تولید سندی حیاتی است که فهرست مواد (BOM) را به یک برنامهٔ عملیاتی تبدیل میکند. این برنامه جزئیات مربوط به نیروی انسانی، ماشینآلات و زمان مورد نیاز برای تکمیل هر کار تولیدی با کیفیت بالا و تحویل بهموقع را مشخص میکند.
۵. مدیریت سفارشهای خرید
مدیریت سفارشهای خرید، تمامی فرایندهای خرید و مدیریت تأمینکنندهها را متمرکز میکند؛ از ایجاد سفارشهای خرید با اطلاعات تأمینکننده بهصورت خودکار تا تعیین نقاط بهینهٔ سفارش مجدد برای هر محصول. نرمافزار MRP میتواند فرایندهای خرید را با مدیریت موجودی تولید هماهنگ کند و نیاز به مصالحهٔ دستی را از بین ببرد.
۶. زمانبندی تولید
زمانبندی تولید اطلاعات مورد نیاز را از برنامهریزی اصلی تولید (MPS)، فهرست مواد (BOM)، پیشبینی تقاضا و دادههای موجودی لحظهای استخراج میکند تا یک برنامهٔ تولید واقعی و قابل اجرا ایجاد کند. این برنامه تضمین میکند که مواد بهطور روان از ایستگاههای کاری عبور کنند و نیروی انسانی و تجهیزات بهصورت بهینه مورد استفاده قرار گیرند.
مزایای MRP و ERP نسبت به یکدیگر
هر دو سیستم MRP و ERP برای تولیدکنندگان مدرن مزایای منحصر به فردی ارائه میدهند. برخی از این مزایا مشترکاند، مانند افزایش بهرهوری، بهینهسازی گردشکارها و بهبود دقت دادهها، هرچند میزان تأثیر آنها بسته به ساختار عملیاتی سازمان متفاوت است.
همچنین، هر سیستم مزایای خاص خود را دارد که باعث میشود انتخاب یکی بر دیگری برای برخی کسبوکارها مناسبتر باشد.
مزایای انتخاب سیستم ERP در مقایسه با MRP
- دسترسی به مجموعهٔ گستردهای از قابلیتها که کارایی واحدهای مختلف سازمان را بهبود میبخشد.
- یکپارچگی دادهها و افزایش شفافیت مرکزی، که دید جامع و کاملی از وضعیت مالی و عملکرد سازمان فراهم میکند.
- یک ارائهدهندهٔ نرمافزاری واحد برای کل سازمان، که پشتیبانی اختصاصی ارائه میدهد و مدیریت قراردادهای متعدد را کاهش میدهد.
مزایای انتخاب سیستم MRP در مقایسه با ERP
- پیادهسازی نرمافزار معمولاً ارزانتر، سریعتر و کمریسکتر است.
- قابلیتهای پیشرفته و تخصصی MRP بهطور کامل ارائه میشوند، نه یک ماژول محدود MRP که بهعنوان ضمیمهای در یک سیستم پیچیدهتر باشد.
- شما تنها برای ویژگیها و قابلیتهایی هزینه میکنید که واقعاً مورد نیاز و مرتبط با فرایندهای تولیدتان هستند.
چگونه بین سیستمهای MRP و ERP انتخاب کنیم
انتخاب مناسب برای کسبوکار شما به عواملی مانند محدودیتهای بودجه، نیازمندیهای قابلیتها و اندازهٔ سازمان بستگی دارد.
بهطور کلی میتوان گفت:
- سیستم MRP برای شرکتهای تولیدی کوچکتر که به دنبال بهینهسازی فرایندهای تولید هستند، مناسبتر است.
- سیستم ERP برای سازمانهای بزرگتر که میخواهند گردشکارها را در تمامی واحدهای سازمان هماهنگ و بهینه کنند، گزینهٔ بهتری است.
با این حال، هر کسبوکاری شرایط خاص خود را دارد. برای تصمیمگیری بهتر، پرسشهای زیر را مطرح کنید:
- بودجهٔ ما چقدر است؟
- چه نیازهای خاصی را با نرمافزار قصد داریم برطرف کنیم؟
- چه نوع آموزشی لازم است؟ آیا نیاز به استخدام کارکنان متخصص برای مدیریت سیستم داریم؟
- آیا انتظار رشد در سالهای آینده داریم؟ قابلیت مقیاسپذیری چقدر اهمیت دارد؟
- آیا به نرمافزاری نیاز داریم که بتواند چالشهای پیچیدهٔ قانونی و مقرراتی را مدیریت کند؟
- میزان پذیرش ریسک ما در مواجهه با چالشهای فناوری اطلاعات و امنیت سایبری چقدر است؟
همیشه ارزشمند است قبل از سرمایهگذاری در فناوری جدید با یک مشاور کسبوکار یا حسابدار خود مشورت کنید؛ آنها معمولاً میتوانند توصیههایی متناسب با نیازهای خاص شما ارائه دهند.
