در این مقاله یاد می‌گیریم که چرا مدلسازی فرایند (فرایندهای کسبوکار) مهم است، چگونه می‌تواند فرایندهای شما را بهبود بخشد و چطور می‌توانید همین امروز کار را آغاز کنید.
مدلسازی فرایند را به‌عنوان جعبه‌ابزار نهایی برای رمزگشایی سازوکارهای درونی یک شرکت در نظر بگیرید. این کار مانند ترسیم یک نقشه دقیق است که هر مرحله از عملیات یک کسبوکار را به‌وضوح مشخص می‌کند و آماده اجرا نگه می‌دارد.
چرا این نقشه تا این حد حیاتی است؟ زیرا به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند. با تبدیل فرایندهای پیچیده به دیاگرام‌هایی شفاف، شرکت‌ها می‌توانند وظایف را بهینه‌سازی کنند، بهره‌وری را افزایش دهند و خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهند.
بیایید بررسی کنیم که چگونه مدلسازی فرایند می‌تواند محرکی برای حرکت روان‌تر در دریای پرتلاطم کسبوکار باشد!
کاوشی در مدلسازی فرایند
بیایید نگاهی سریع داشته باشیم به اینکه چگونه می‌توان از واقعیت به دنیای مدلسازی فرایند گام برداشت. چرا اصلاً باید این کار را انجام دهیم؟
توصیف اقدامات با دیاگرام‌ها
مدلسازی فرایند هنری است که فعالیت‌های واقعی یک سازمان را به نمودارهای بصری تبدیل می‌کند؛ نمودارهایی که به‌طور جهانی قابل‌درک هستند.
با استفاده از نمادها و استانداردهای شناخته‌شده‌ای مانند BPMN، مدل‌های فرایندی می‌توانند روش‌های پیچیده را به‌طور مؤثر انتقال دهند. این نمودارهای بصری به‌عنوان یک زبان مشترک عمل می‌کنند، ابهامات را از بین می‌برند و درک روشنی را میان ذینفعان ایجاد می‌کنند.
برای ایجاد این نمودارها، ابتدا باید اطلاعات دقیقی درباره فرایندهای موجود جمع‌آوری کنید. این کار از طریق مشاهده، مصاحبه و تجزیه‌وتحلیل اسناد انجام می‌شود. سپس این اطلاعات را بررسی کرده و عناصر کلیدی را برای گنجاندن در مدل شناسایی کنید.
با ایجاد این نمودار، ابزاری برای بررسی فرایند از زوایای مختلف در اختیار دارید. می‌توانید روی وظایف جزئی و الزامات آن‌ها تمرکز کنید یا دیدگاه گسترده‌تری از تأثیر فرایند بر کل گردش کار داشته باشید.
این انعطاف‌پذیری همان چیزی است که نمودارهای فرایندی را قدرتمند می‌کند.
مزایای مدلسازی فرایند
ایجاد مدل‌های فرایندی صرفاً یک تمرین آکادمیک نیست، بلکه اهداف مهمی را در سازمان دنبال می‌کند:
✅ شفافیت: یک مدل فرایندی دقیق، نحوه انجام کارها در سازمان را به‌وضوح نمایش می‌دهد. این مدل حدس و گمان را از بین برده و تصویری واقعی و جامع از فرایند ارائه می‌کند.
✅ کارایی: با داشتن یک مدل فرایندی شفاف، می‌توان موانع، گام‌های غیرضروری و دوباره‌کاری‌ها را شناسایی کرد. این امر به بهینه‌سازی فرایندها، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.
✅ یکپارچگی: استانداردسازی فرایندها، اساس کیفیت و قابلیت اطمینان است. مدل‌های فرایندی اطمینان می‌دهند که تیم‌ها کارهای خود را به شیوه‌ای سازگار انجام می‌دهند و خطاها و ناهماهنگی‌ها را کاهش می‌دهند.
✅ ارتباطات: یک مدل بصری، نقطه تمرکزی برای بحث و همکاری ایجاد می‌کند. این مدل شکاف‌های میان بخش‌های مختلف سازمان را از بین برده و درک مشترکی از چگونگی مواجهه با چالش‌های کسبوکار ارائه می‌دهد.
✅ انطباق با مقررات: بسیاری از سازمان‌ها ملزم به رعایت استانداردها و قوانین خاصی هستند (مانند GDPR در اتحادیه اروپا یا قاونین تسهیل صدور مجوزها در ایران). مدل‌های فرایندی چارچوبی را برای اطمینان از پایبندی مداوم به این الزامات در تمامی عملیات سازمان فراهم می‌کنند.
✅ بهبود مستمر: در دنیای کسبوکار، ایستایی برابر با عقب‌گرد است. مدل‌های فرایندی اسناد ثابتی نیستند، بلکه مستنداتی پویا هستند که به‌عنوان پایه‌ای برای تحلیل و بهینه‌سازی مداوم استفاده می‌شوند.
با مدلسازی فرایندها یک سازمان مسیر حرکت به سمت عملکرد بهتر، ارتباطات شفاف‌تر و فرهنگ بهبود مستمر را هموار می‌کند. چه برای گسترش عملیات، ادغام فناوری‌های جدید، یا بهینه‌سازی فرایندهای موجود، ابزاری ارزشمند در مسیر دستیابی به برتری عملیاتی است.
تعریف عناصر یک مدل فرایند
بررسی عمیق ساختار یک مدل فرایندی نشان می‌دهد که این مدل از اجزای منظمی تشکیل شده است که هر یک نقشی کلیدی در نمایش و توضیح نحوه عملکرد یک کسبوکار دارند. درک این عناصر برای هر فردی که قصد دارد فرایندهای موجود را تحلیل یا بهبود دهد، ضروری است.
فعالیت‌ها، رویدادها، گیت‌وی‌ها (دروازه‌های تصمیم) و جریان‌ها (فلو‌ها)
برای درک بهتر مدل‌های فرایندی، ابتدا باید اجزای اصلی آن را بررسی کنیم که شامل موارد زیر می‌شوند. شناخت این اجزا، پایه‌ای برای مدلسازی مؤثر فرایندها و بهینه‌سازی گردش کار سازمانی فراهم می‌کند.
۱. فعالیت‌ها (Activities)
فعالیت‌ها وظایف یا واحدهای کاری اصلی در یک فرایند هستند. این عناصر در استاندارد مدلسازی BPMN به‌صورت مستطیل یا مستطیل‌های با گوشه‌های گرد نمایش داده می‌شوند. فعالیت‌ها می‌توانند ساده باشند، مانند ارسال یک ایمیل، یا پیچیده، مانند فرایند کامل پذیرش مشتری جدید.
۲. رویدادها (Events)
رویدادها نقاطی در فرایند هستند که وقوع یک اتفاق را نشان می‌دهند، مانند شروع، رخداد میانی، یا پایان یک فرایند. در BPMN، این رویدادها به شکل دایره نمایش داده می‌شوند و می‌توانند به شکل قابل‌توجهی بر جریان فرایند تأثیر بگذارند.
۳. گیت‌وی‌ها یا دروازه‌های تصمیم (Gateways)
گیت‌وی‌ها نقاط تصمیم‌گیری در یک فرایند هستند. آن‌ها مسیرهای مختلف را بر اساس شرایط و قوانین مشخص هدایت کرده و باعث انشعاب یا ادغام جریان فرایند می‌شوند. این عناصر در BPMN با نماد لوزی نمایش داده می‌شوند و مدیریت پیچیدگی تصمیمات عملیاتی را آسان‌تر می‌کنند.
۴. جریان‌ها (Flows)
جریان‌ها خطوطی هستند که ترتیب فعالیت‌ها، رویدادها و گیت‌وی‌ها را نشان می‌دهند. این خطوط، مسیر حرکت فرایند را از یک نقطه به نقطه دیگر مشخص کرده و باعث ایجاد وضوح در جهت و پیشرفت فرایند می‌شوند.
نقش مشارکت‌کنندگان، منابع، ورودی‌ها و خروجی‌ها در مدل فرایند کسبوکار
مدلسازی یک فرایند تنها به نمایش مراحل و تصمیمات خلاصه نمی‌شود، بلکه شامل عناصر کلیدی است که اجرای موفقیت‌آمیز آن را ممکن می‌سازند. در ادامه، نقش این عناصر را بررسی می‌کنیم:
۱. مشارکت‌کنندگان / بازیگران
این دسته شامل افراد یا سیستم‌هایی است که مسئول اجرای فعالیت‌های فرایند هستند. مشارکت‌کنندگان می‌توانند شامل کارمندان، تیم‌ها، بخش‌ها یا حتی نهادهای بیرونی باشند که هر کدام نقش مشخصی در جریان کار دارند. تعیین دقیق این نقش‌ها برای مدیریت کارآمد فرایند و مسئولیت‌پذیری ضروری است.
۲. منابع
منابع شامل ابزارها، اطلاعات و سایر دارایی‌هایی هستند که برای اجرای فعالیت‌ها مورد نیازند. این منابع کارایی مشارکت‌کنندگان را افزایش داده و زیرساخت فرایند را شکل می‌دهند. منابع می‌توانند سیستم‌های نرم‌افزاری، تجهیزات، پایگاه‌های داده، یا حتی دستورالعمل‌های اجرایی باشند.
۳. ورودی‌ها و خروجی‌ها (Inputs and Outputs)
- ورودی‌ها شامل داده‌ها یا مواد اولیه‌ای هستند که برای انجام یک فعالیت نیاز است.
- خروجی‌ها نتایج یا محصولات نهایی حاصل از اجرای یک فعالیت هستند.
این دو عنصر تعریف‌کننده هدف فرایند و معیارهای موفقیت آن هستند. بدون درک دقیق ورودی‌ها و خروجی‌ها، ارزیابی کیفیت و کارایی فرایند دشوار خواهد بود.
اهمیت استفاده از نمادگذاری استاندارد در مدلسازی فرایندها
وضوح و اثربخشی یک مدل فرایندی، به کارگیری یک استاندارد مدلسازی مناسب وابسته است. یکی از شناخته‌شده‌ترین این استانداردها BPMN (Business Process Model and Notation) است که مجموعه‌ای از نمادهای گرافیکی را برای نمایش فرایندها ارائه می‌دهد.
مزایای استفاده از BPMN شامل موارد زیر است؛
✅ ایجاد یک زبان مشترک میان همه ذینفعان، از مدیران ارشد گرفته تا توسعه‌دهندگان و تحلیلگران فرایند
✅ از بین بردن ابهامات در تعریف و نمایش فرایندها
✅ بهبود ارتباطات و همکاری‌ها بین تیم‌های فنی و غیر فنی
✅ ایجاد پایه‌ای محکم برای تجزیه‌وتحلیل و بهینه‌سازی فرایندها
با بهره‌گیری از این عناصر و قدرت استانداردهای مدلسازی، سازمان‌ها می‌توانند عملکردهای پیچیده خود را در قالبی دقیق، قابل‌دسترسی و قابل‌بهبود ثبت کنند. این همان سنگ‌بنای یک مدل فرایندی کارآمد است—نمایشی روشن و جامع از نحوه عملکرد کسبوکار، که امکان بهینه‌سازی مستمر و همسویی با اهداف استراتژیک را فراهم می‌سازد.
مدلسازی فرایند با نرم افزار BPMS پگاه آفتاب
نرم‌افزار BPMS پگاه آفتاب با یک موتور طراحی و مدلسازی فرایند مبتنی بر استاندارد BPMN به شما این امکان را می‌دهد که مدل‌های فرایند کسبوکار خود را در سریع‌ترین زمان ممکن به صورت آنلاین ترسیم کنید و همچنین فرایندهای خود با ویژگی‌های مختلفی چون فرم‌ساز بدون کد، موتور اعمال قوانین کسبوکار و موتور اجرای فرایند را دیجیتالی و اتوماسیون کنید.
برای بهره‌برداری بهینه از فرایندها، پیشنهاد می‌کنیم نرم‌افزار BPM ما را امتحان کنید.
انتخاب نوع مدل برای مدلسازی فرایندهای کسبوکار
همه مدل‌های فرایندهای کسبوکار یکسان ایجاد نمی‌شوند (اگرچه می‌توان از همان ابزار برای همه آن‌ها استفاده کرد). انواع مختلف مدل‌ها برای اهداف گوناگونی به کار می‌روند، از انتقال یک تصویر کلی گرفته تا امکان ایجاد تغییرات عملیاتی دقیق.
در ادامه سه نوع اصلی مدل فرایندی، یعنی توصیفی، تحلیلی و اجرایی را بررسی می‌کنیم تا کاربردها و مزایای منحصربه‌فرد آن‌ها را درک کنیم.
مدل‌های توصیفی
مدل‌های توصیفی روایت‌گران دنیای مدلسازی فرایند هستند. آن‌ها اغلب نقطه‌ی شروع برای هرگونه مستندسازی فرایندهای کسبوکار هستند. هدف اصلی آن‌ها ارائه‌ی نمایی سطح بالا از یک فرایند است که مراحل کلیدی و گردش‌کار را بدون ورود به جزئیات بیش از حد مشخص می‌کند.
مدل‌های توصیفی برای آموزش کارکنان جدید، انتقال فرایندها به ذینفعان، یا ارائه‌ٔ یک نمای کلی برای اهداف انطباق ایده‌آل هستند. این مدل‌ها از نشانه‌گذاری‌های ساده استفاده می‌کنند و خواندن و درک آن‌ها حتی برای کسانی که در مدلسازی فرایند تجربه‌ی عمیقی ندارند، آسان است.
هرچند که این مدل‌ها ممکن است شامل داده‌های تحلیلی یا جزئیات اجرایی نباشند، اما ابزاری عالی برای اشتراک‌گذاری دانش و ایجاد درک مشترک از یک فرایند هستند.
مدل‌های تحلیلی
وقتی زمان آن رسید که با جزئیات دقیق‌تر به فرایند نگاه کنید، مدل‌های تحلیلی بهترین گزینه هستند. آن‌ها اطلاعات پایه‌ای از مدل‌های توصیفی را گرفته و لایه‌های جزئیات به آن اضافه می‌کنند که به شناسایی ناکارآمدی‌ها، گلوگاه‌ها و فرصت‌های بهبود کمک می‌کند.
مدل‌های تحلیلی پیچیده‌تر هستند و اغلب شامل داده‌هایی مانند زمان، هزینه، و اطلاعات مربوط به منابع در هر مرحله‌ی فرایند می‌شوند.
وقتی هدف شما بهینه‌سازی فرایندهای یک شرکت است، این مدل‌ها به کار می‌آیند. آن‌ها به تحلیلگران فرایند و سایر ذینفعان امکان بررسی عمیق و انجام تحلیل‌های «چه می‌شود اگر» را می‌دهند تا تأثیر احتمالی تغییرات را پیش‌بینی کنند.
با شبیه‌سازی سناریوهای مختلف، تصمیم‌گیرندگان می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد این که چه تغییراتی بیشترین مزیت را خواهند داشت، اتخاذ کنند.
مدل‌های اجرایی
در پیشرفته‌ترین سطح مدلسازی فرایندهای کسبوکار، مدل‌های اجرایی قرار دارند. این مدل‌ها صرفاً نمایش‌دهنده‌ی فرایند نیستند، بلکه می‌توان آن‌ها را مستقیماً در نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار) اجرا کرد.
این مدل‌ها شامل جزئیات دقیقی از منطق، قواعد، و توالی‌های لازم برای خودکارسازی یک فرایند هستند.
مدل‌های اجرایی برای سازمان‌هایی مناسب هستند که آماده‌ی پیاده‌سازی راهکارهای فناورانه برای مدیریت گردش کار خود هستند. این مدل‌ها به بهینه‌سازی عملیات، کاهش خطای انسانی، و افزایش انسجام فرایندها کمک می‌کنند و تضمین می‌کنند که فرایندها هر بار دقیقاً مطابق برنامه‌ی از پیش تعیین‌شده اجرا شوند.
انتخاب مدل مناسب
انتخاب نوع مدل برای استفاده بستگی به نیازهای فعلی و بلوغ مدیریت فرایندهای سازمان شما دارد.
- مدل‌های توصیفی بهترین گزینه برای مراحل اولیه مستندسازی فرایند و زمانی هستند که نیاز به ارتباط با گروه‌های گسترده‌تر دارید.
- مدل‌های تحلیلی انتخاب مناسبی برای ابتکارات حول بهبود فرایند هستند، زیرا می‌توانند به شناسایی نواحی نیازمند تغییر و پیش‌بینی نتایج این تغییرات کمک کنند.
- مدل‌های اجرایی برای سازمان‌هایی ایده‌آل هستند که می‌خواهند فرایندهای خود را اتوماسیون کنند و به مدلی نیاز دارند که بتواند مستقیماً با ابزارهای BPMS ارتباط برقرار کند.
با انتخاب مدل مناسب برای هر وظیفه، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که شرکت شما نه تنها وضعیت فعلی فرایندهای خود را ثبت می‌کند، بلکه راه را برای بهبود مستمر و نوآوری هموار می‌سازد.
۸ عنصر حیاتی مدلسازی فرایند
نمودارها یا دیاگرام‌ها، فقط یکی از بسیاری از عناصری هستند که درگیر مدلسازی یک فرایند می‌شوند. برای مدلسازی کامل یک فرایند، باید سندی ایجاد کنید که شامل عناوین زیر باشد:
- بیان محدوده: توصیفی مرتبط با نام فرایند و زمان شروع و پایان آن.
- نتیجه: تعریف نتیجه مطلوبی که از فرایند انتظار می‌رود.
- توضیحات: یک شرح گام به گام برای توضیح فرایند (یعنی مراحل مختلفی که باید برای دستیابی به نتیجه مطلوب انجام شوند).
- استثناها و متغیرها: توصیف مسیرهای احتمالی جایگزین فرایند بر اساس داده‌ها یا محرک‌های عملیاتی شرطی.
- معیارهای ورود و ورودی‌ها: عناصری که برای اجرای فرایند کسبوکار باید در دسترس باشند.
- معیارهای خروج و خروجی: شرایطی که باید پس از اتمام فرایند برقرار باشد.
- وابستگی‌ها: توصیف هر فرایند یا فعالیت دیگری که به این فرایند وابسته است.
- نمودار جریان فرایند: نمایش بصری فرایند کسبوکار و اجزای آن.
با مستندسازی کامل فرایند با استفاده از این عناصر، دید روشن‌تری از جایی که باید شروع کنید خواهید داشت و می‌توانید طرح کامل خود را با تیم و ذینفعان به اشتراک بگذارید.
مهم است که به یاد داشته باشید مدل‌های فرایند باید هم اطلاعات بصری و هم متنی را شامل شوند تا بتوان هر فرایند را در سطح جزئی‌تری تحلیل کرد.
۹ روش مدلسازی فرایند
۱. استاندارد مدلسازی BPMN
زبان مدلسازی BPMN شامل مجموعه‌ای از نمادها یا آبجکت‌های استاندارد برای نمایش وظایف و گردش‌کارها است. البته هیچ چیزی شما را از ایجاد مجموعه‌ای از نمادهای خودتان منع نمی‌کند، اما استفاده از نمادهای استاندارد همکاری با تحلیلگران بیرون سازمان را آسان‌تر می‌کند و از این که مجبور شوید یک زبان بصری جدید اختراع کنید، جلوگیری می‌کند.
بسیاری از مشاوران حوزه مدیریت فرایند، BPMN را رولز رویس روش‌های مدلسازی فرایند می‌دانند زیرا بیشتر سایر اشکال مدلسازی فرایند برای اهداف دیگری توسعه یافته‌اند و سپس با فرایندهای کسبوکار تطبیق داده شده‌اند. در واقع، BPMN نتیجه فرایندی است که در آن کسب‌وکارها به دنبال یک روش بهترین شیوه برای مدلسازی فرایند کسبوکار بودند. با این حال، برخی از تحلیلگران و مشاوران روش‌های دیگری را ترجیح می‌دهند.
نمادهای BPMN به دسته‌های زیر تقسیم می‌شوند:
- آبجکت‌های جریان: رویدادها با دایره‌ها نمایش داده می‌شوند، فعالیت‌ها در جعبه‌های مستطیلی با گوشه‌های گرد قرار می‌گیرند، و دروازه‌های تصمیم یا نقاط کنترل به شکل لوزی نشان داده می‌شوند.
- آبجکت‌های اتصال‌دهنده: از آنجا که وظایف به هم متصل هستند، آن‌ها را به هم وصل می‌کنیم تا توالی آن‌ها را نشان دهیم. خطوط توپر انتقال وظایف را نشان می‌دهند و خطوط نقطه‌چین پیام‌ها را نشان می‌دهند.
- خطوط شنا :(Swim lanes) یک زیرفرایند در گردش کار شما ممکن است نیاز به تقسیم مسئولیت‌ها داشته باشد. خطوط شنا جزئیات نحوه توزیع این مسئولیت‌های مشترک و چگونگی تعامل آن‌ها را نشان می‌دهند. زیروظیفه «استخر» (Pool) است و «خطوط» (Lanes) نمایانگر افراد یا واحدهای سازمانی هستند.
- مصنوعات (Artifacts): اگر نیاز به اضافه کردن اطلاعات اضافی داشته باشید که جریان توالی یا جریان پیام نباشد، اما به توضیح یک فرایند کمک کند، می‌توانید از آرتیفکت‌ها یا مصنوعات استفاده کنید. خطوط نقطه‌چین به شیء جریان (flow object) اشاره می‌کنند که اطلاعات اضافی آن را گسترش می‌دهد. مربع‌های محاط شده با نقطه‌چین‌ها و خط‌چین‌ها عناصر مختلف را در نمودار گروه‌بندی می‌کنند و یادداشت‌های متنی با پرانتز مربعی اضافه می‌شوند.
۲. نمودارهای UML
نمودارهای UML (زبان مدلسازی یکپارچه) یک روش جایگزین برای مدلسازی فرایند ارائه می‌دهند. این زبان مدلسازی توسط توسعه‌دهندگان نرم‌افزار ایجاد شده است، اما می‌توان آن را به مدلسازی فرایندهای کسبوکار تطبیق داد. تنها مشکل با نمودارهای UML این است که این روش شامل ۱۴ نوع نمودار مختلف است. همان‌طور که می‌توانید تصور کنید، این موضوع باعث محدود شدن کاربرد نمودارهای UML می‌شود، زیرا درک این نوع نمودار بسیار سخت‌تر از تفسیر نمودارهای مبتنی بر BPMN است.
اگرچه در مورد اینکه کدام رویکرد برای مدلسازی فرایند کسبوکار بهترین است، بحث‌هایی وجود دارد، بیشتر کارشناسان موافقند که BPMN به‌طور خاص به فرایندها متمرکز است، در حالی که UML به شی‌گرایی مربوط می‌شود و این امر باعث می‌شود که BPMN برای نمایش فرایندهای کسبوکار مناسب‌تر باشد.
استاندارد BPMN در واقع تکاملی از UML است، در حالی که UML در ابتدا برای توسعه‌دهندگان نرم‌افزار طراحی شده بود، BPMN به‌طور خاص برای مدلسازی فرایندهای کسبوکار توسعه یافته است. با این حال، برخی از افراد آن را به عنوان روشی برای ثبت فرایندهای کسبوکار ترجیح می‌دهند.
۳. فلوچارت‌ها
حتی اگر BPMN و UML برای شما جدید باشند، احتمالاً می‌دانید که فلوچارت‌ها چه شکلی دارد. در واقع، ممکن است بپرسید BPMN چگونه از یک فلوچارت معمولی متفاوت است. BPMN در واقع تکامل‌یافته‌ای از فلوچارت است. پس چرا از همان نمودارهای فلوچارت استفاده نکنیم؟
محدودیت فلوچارت‌های قدیمی این است که آن‌ها به جریان‌های ترتیبی وابسته هستند و فعالیت‌های موازی که بخشی از یک فرایند هستند را پشتیبانی نمی‌کنند. از آنجایی که نمی‌توانید اطلاعات زیادی را با این نوع نمایش ثبت کنید، بهترین استفاده از آن برای فرایندهای بسیار ساده و قابل پیش‌بینی است که نیاز به توضیح زیادی ندارند.
فلوچارت‌ها پایه برای ثبت فرایندها مدت‌ها قبل از شکل‌گیری BPMN مورد استفاده قرار می‌گرفتند، و می‌توانیم BPMN را به عنوان نوآوری‌ای ببینیم که فلوچارت‌ّا را بسیار اطلاعاتی‌تر و مفیدتر می‌کند. با این حال، برخی مشاوران معتقدند که درک BPMN برای مبتدیان آسان نیست و ترجیح می‌دهند از یک سری فلوچارت‌های به هم پیوسته استفاده کنند، زیرا این‌ها به یادگیری کمتری نیاز دارند.
اگر شما در حال نقشه‌برداری از فرایندهای نسبتاً ساده کسبوکار هستید، ممکن است فلوچارت‌ها دقیقاً ابزاری باشد که برای ثبت سریع، ساده و مؤثر فرایندهای کسبوکار خود نیاز دارید.
۴. نمودارهای جریان داده یوردن (DFDs)
نمودارهای جریان داده در دهه ۷۰ توسعه یافتند و هدف آن‌ها نمایش جریان داده‌ها به جای فعالیت‌ها بود.
در حالی که تحلیلگران فرایند به نمودارهای جریان داده اشاره دارند، به طور کلی موافقند که تکنیک یوردن قدیمی است و یک محدودیت بزرگ دارد: این روش بر اطلاعات تمرکز دارد نه عمل. نمودارهای جریان داده به طور طبیعی بر داده‌ها متمرکز هستند و روش واضحی برای گنجاندن تمامی ذینفعان در فرایند ارائه نمی‌دهند، در حالی که BPMN این کار را می‌تواند انجام دهد.
با این حال، اگر گردش‌کارهای شما عمدتاً مبتنی بر داده‌ها یا بر اساس جریان اطلاعات هستند، این نوع نشانه‌گذاری فرایند ممکن است نیازهای شما را برآورده کند.
۵. گانت چارت
در اواخر قرن نوزدهم، گانت چارت‌ها به عنوان استاندارد طلایی شناخته می‌شدند و هنوز هم گاهی از آن‌ها استفاده می‌شود. به عنوان مثال، یک دانشجو که در حال آماده‌سازی پایان‌نامه است، اغلب باید یک گانت چارت ارائه دهد که کار را به زیرکارهایی تقسیم می‌کند که هرکدام زمان‌بندی مشخصی دارند.
این ابزار هنوز هم مفید است، اما در زمینه مدلسازی فرایند کمی بیش از حد ساده است تا بتواند زیرکارهای بسیاری که در تکمیل برخی فرایندهای کسبوکار دخیل هستند را در بر گیرد. با این حال، هنگام آماده‌سازی برای پروژه‌هایی با زمان‌بندی‌های مشخص، کسب‌وکارها هنوز هم از این روش بهره‌مند می‌شوند.
در حالی که نشانه‌گذاری یوردن بر داده‌ها تمرکز دارد، گانت‌چارت‌ها بر زمان متمرکز هستند، بنابراین فرایندهای حساس به زمان به راحتی قابل ثبت و پیگیری هستند. افراد مسئول بخش‌های مختلف فرایند به راحتی می‌توانند ببینند که چه زمانی باید کار را شروع کنند و هر وظیفه تا چه زمانی باید تکمیل شود. مدیران می‌توانند از گانت چارت‌های خود برای بررسی اینکه آیا تمامی زیرکارها طبق برنامه زمان‌بندی پیش می‌روند یا خیر، استفاده کنند.
۶. نمودارهای PERT
در اوایل قرن بیستم، تکنیک ارزیابی و بازبینی برنامه (PERT) معرفی شد که هدف آن تقسیم جریان‌های فرایند کسبوکار به زمان‌بندی‌ها از طریق برآورد زمان‌های کوتاه‌ترین، طولانی‌ترین و محتمل‌ترین برای تکمیل هر مرحله از یک فرایند کسبوکار است.
ارزش نمودار PERT در این است که نه تنها مسیر بحرانی که باید برای دستیابی به نتایج دنبال شود را نشان می‌دهد، بلکه به تعیین زمان‌بندی‌های واقعی برای فرایند نیز کمک می‌کند. این ویژگی آن را به ابزاری مفید در تعیین اهداف و مقاصد و همچنین مقایسه رویکردهای مختلف فرایند برای تعیین اینکه کدامیک کارآمدتر است، تبدیل می‌کند.
۷. نمودارهای بلوک جریان عملکردی (Functional Flow Block Diagrams)
نمودارهای بلوک جریان عملکردی چندین دهه است که وجود دارند، اما هنوز هم در نقشه‌برداری فرایند کسبوکار کاربرد دارند. تمرکز این نمودارها بر ترتیب انجام وظایف یا عملکردها در یک دنباله از بلوک‌های مرتب‌شده است.
هر بلوک عملکردی می‌تواند در یک نمودار جداگانه به زیروظایف درون هر بلوک عملکردی تقسیم شود. البته، این به معنای داشتن تعداد زیادی نمودار برای نشان دادن یک فرایند واحد است، اما به راحتی می‌توان آن‌ها را با نمودار سطح اول مقایسه کرد. برخی از کسب‌وکارها FFDها را ترجیح می‌دهند زیرا با وجود نیاز به چندین نمودار، پیگیری آن‌ها نسبتاً ساده است، حتی زمانی که فرایند نسبتاً پیچیده باشد.
۸. تعریف یکپارچه برای مدلسازی عملکرد (IDEF)
مانند نمودارهای بلوک جریان عملکردی، در مدلسازی IDEF، فعالیت‌های والد منجر به نمودارهای فرزند می‌شوند. انواع مختلفی از IDEF وجود دارد، اما برای مدلسازی سازمانی، IDEF0 باید استفاده شود. این سیستم قطعاً پیچیده است، و محدودیت آن در همین پیچیدگی‌اش است. IDEF دارای ۱۵ نوع مختلف است که هرکدام به نوعی جریان متفاوت پرداخته‌اند. بنابراین، انواع مختلفی از IDEF برای عملکردها، اطلاعات، داده‌ها، طراحی مدل شبیه‌سازی، ضبط توصیف فرایند و غیره وجود دارد.
۹. شبکه‌های پتری و شبکه‌های رنگی پتری Petri Nets and Colored Petri Nets (CPNs)
شما ممکن است نیاز به یک دوره آموزشی قبل از استفاده مؤثر از آن‌ها داشته باشید، اما شبکه‌های پتری (Petri Nets) و شبکه‌های پتری رنگی (Colored Petri Nets) یا CPN ارزش ذکر به عنوان یکی از روش‌های ممکن برای مدلسازی فرایندها را دارند. برخلاف نمودارهای جریان که با فرایندهای موازی مشکل دارند، شبکه‌های پتری در مدلسازی فرایند‌هایی که در آن چندین زیر فرایند باید به طور همزمان یا همگام‌سازی شده انجام شوند، مفید هستند. CPN شامل مکان‌ها، انتقال‌ها و قوس‌ها است، و اگرچه زبان ریاضی مورد استفاده برای بیان آن‌ها پیچیده است، فردی که در استفاده از آن‌ها ماهر باشد می‌تواند از آن‌ها و ریاضیات مرتبط برای آزمایش فرایندها استفاده کند.
