له شدن تیم نگهداشت زیر اضطرار
آیا تیم شما زیر حجم زیادی از کارهای اضطراری خفه شده است؟ در بسیاری از مواقع، کارها نه بر اساس منطق، بلکه بر اساس احساس فوریت لحظه‌ای یا درخواست افراد پر سروصدای سازمان اولویت‌بندی می‌شوند. در حالی که باید بدانید، نگهداشت اضطراری ۳ تا ۵ برابر بیشتر از نگهداشت برنامه‌ریزی‌شده هزینه دارند.
به همین دلیل، لازم است درخواستکارها را بر اساس معیارهای عینی و قابل سنجش اولویت‌بندی کرد؛ نه بر اساس احساسات یا فشار‌های لحظه‌ای.
دو روش RIME و RAM پایه و اساس مناسبی برای اولویت‌بندی درست درخواست‌کارهای نگهداشت است.
روش اول: ماتریس RIME
روش RIME (شاخص رتبه‌بندی هزینه‌های نگهداشت) از یک ماتریس استفاده می‌کند که «بحرانی بودن تجهیزات» را با «دسته‌های کاری نگهداشت» ترکیب کرده و یک امتیاز عینی تولید می‌کند.
شرح ماتریس RIME
- ردیف‌ها: میزان بحرانی بودن تجهیزات در ردیف‌ها رتبه‌بندی می‌شود، از بحرانی‌ترین تجهیزات (مثلاً خطری که کل واحد یا کارخانه را متوقف می‌کند) تا کم‌اهمیت‌ترین تجهیزات (مثل تجهیزات اداری).
- ستون‌ها: دسته‌های کاری نگهداشت در ستون‌ها قرار می‌گیرند، از کارهایی با بالاترین اولویت (مثل اقدامات حیاتی برای ایمنی) تا کارهایی با کمترین فوریت (مثل تعمیرات غیرضروری)
نحوهٔ امتیازدهی در روش ماتریس RIME
هر ردیف و ستون امتیازی بین ۱ تا ۱۰ می‌گیرد. با ضرب این دو امتیاز در هم، عدد بحرانی بودن به دست می‌آید که بین ۱ تا ۱۰۰ می‌تواند باشد.
برای نمونه:
- یک تعمیر مربوط به ایمنی حیاتی روی یک پمپ حیاتی برای تولید ممکن است امتیاز ۱۰۰ بگیرد.
- یک اقدام پیشگیرانه روی یک موتور یدکی ممکن است امتیاز ۴۲ بگیرد.
- یک کار روتین روی تجهیزات اداری ممکن است امتیاز ۵ بگیرد.
برای ساده‌تر شدن استفاده از این سیستم، بیشتر سازمان‌ها امتیازها را با کدهای رنـگی به نوارهای اولویت‌بندی تقسیم می‌کنند:
افزایش اولویت در ماتریس RIME
یـکی از ویـژگی‌های کاربـردی روش RIME این است که درخواستکارها با گذشت زمان، اولویت بالاتری پیدا می‌کنند. برای نمونه، می‌توان هر هفته پس از تاریخ سررسید، ۵ امتیاز به امتیاز RIME اضافه کرد. این کار تضمین می‌کند که کارهای قدیمی در گذر زمان فراموش یا نادیده گرفته نشوند.
روش دوم: ماتریس RAM
روش ماتریس RAM (ماتریس ارزیابی ریسک) رویکردی مبتنی بر ریسک است که اولویت‌بندی کارها را بر اساس دو عامل انجام می‌دهد:
- احتمال وقوع: این خرابی تا چه اندازه احتمال دارد رخ دهد؟
- پیامد: اگر رخ دهد، تأثیر آن چه خواهد بود؟
شرح ماتریس RAM
ماتریس RAM احتمال و پیامد وقوع خرابی را در دسته‌بندی‌های مشخص قرار داده و سطح ریسک را بر اساس تقاطع آن‌ها محاسبه می‌کند.
به عنوان مثال:
- احتمال بالا + پیامد شدید = اولویت بالا
- احتمال پایین + پیامد کم = اولویت پایین
سپس می‌توان اقدامات کاهش‌دهنده را اعمال کرد تا یا احتمال وقوع یا شدت پیامد کاهش یابد، که در نتیجه اولویت ریسک نیز کاهش پیدا می‌کند. این روش امکان می‌دهد تا برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کارها به‌صورت مؤثر انجام گیرد.
فرایند گام‌به‌گام ماتریس RAM
- خرابی را بررسی کنید و پیامد و احتمال وقوع را مشخص کنید.
- در صورت امکان یا ضرورت، اقدام‌های کاهنده را انجام دهید.
- اولویت‌بندی کنید.
- اقدام‌های کاهنده را بازبینی کرده و از کارآمدی و پایداری آن‌ها مطمئن شوید.
نکته مهم:
- کار را بیش از حد پیچیده نکنید.
- با تمرین، این فرایند ساده‌تر و سریع‌تر خواهد شد.
مثال: نردهٔ شل (سناریوی ۱)
فرض کنید یک اپراتور متوجه نرده‌ای شل در مسیری مرتفع که محل گذر کارکنان است، می‌شود. اگر فردی به آن تکیه دهد، ممکن است سقوط کرده و دچار آسیب جدی یا حتی مرگ شود.
به همین دلیل، اگر این مورد را در جدول RAM امتیازدهی کنیم، یک کار با اولویت ۱ خواهد بود.
- شدت پیامد: ۴ (آسیب جدی/یا منجر به فوت)
- احتمال وقوع: D (احتمالاً طی چند روز آینده رخ می‌دهد)
- امتیاز RAM: کار با اولویت ۱ (به اندازه‌ای فوری که برنامه زمانی را تغییر می‌دهد.)
مثال: نردهٔ شل (سناریوی ۲)
اما اگر بلافاصله یک مانع محکم برای جلوگیری از دسترسی به مسیر نصب شود:
- شدت پیامد: همچنان ۴ است،
- احتمال وقوع: به B کاهش می‌یابد (غیرمحتمل)
- امتیاز RAM: اکنون این کار اولویت ۳ است (یعنی مهم است، اما می‌توان آن را به‌طور مناسب برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کرد.)
این همان قدرت RAM است: کمک می‌کند ریسک‌ها را واقع‌بینانه ارزیابی کنیم، اقدامات کاهش‌دهنده را اعمال و از بروز اضطرار‌های غیرضروری جلوگیری کنیم.
گام‌های پیاده‌سازی دو روش RIME و RAM:
- توافق بر سر معیارها: اهمیت تجهیزات و کلاس‌های کارهای نگهداشت را در RIME یا دسته‌بندی پیامدها را در RAM تعریف کنید.
- ساخت ماتریس: ابتدا ساده شروع کنید و سپس به مرور زمان آن را اصلاح کرده و بهبود دهید.
- آموزش تیم‌ها: تیم‌های نگهداشت و عملیات باید همیشه از یک روش یکسان استفاده کنند.
- تثبیت اولویت‌بندی‌ها: پس از اولویت‌بندی یک کار، مرتب آن را تغییر ندهید، زیرا این کار زمان را هدر و اعتماد را کاهش می‌دهد.
- ثبت تصمیمات: دلایل، ریسک‌ها و اقدامات کاهش‌دهنده برای هر درخواست کار را ثبت کنید. این کار به برنامه‌ریزان کمک می‌کند و یادگیری سازمانی را تقویت می‌کند.
