کانبان یک روش مدیریت گردش کار است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سیستم‌های کاری خود را مدیریت و بهبود بخشند. با کانبان می‌آموزید که چگونه کارها را تجسم کرده و بهره‌وری را افزایش دهید.
کانبان یکی از محبوب‌ترین روش‌های مدیریت گردش کار در چارچوب ناب یا همان Lean است که برای تعریف، مدیریت و بهبود خدمات مرتبط با کارهای دانش‌محور استفاده می‌شود. این روش به شما کمک می‌کند تا کارها را تجسم کنید، بهره‌وری را به حداکثر برسانید و به طور مستمر بهبود یابید. کارها در قالب تخته‌ها یا بوردهای کانبان نمایش داده می‌شوند که به شما امکان می‌دهد تحویل کارها را در بین چندین تیم بهینه‌سازی کرده و حتی پیچیده‌ترین پروژه‌ها را در یک محیط واحد مدیریت کنید.
کانبان در ابتدا از حوزه تولید صنعتی سرچشمه گرفت، اما بعدها توسط تیم‌های توسعه نرم‌افزار چابک (Agile) به کار گرفته شد. اخیراً، این روش توسط واحدهای تجاری در صنایع مختلف نیز مورد توجه قرار گرفته است.
با افزایش آگاهی افراد درباره کانبان، سوالات متعددی مطرح می‌شود:
- کانبان دقیقاً چیست؟
- اصول و روش‌های کانبان کدامند؟
- مزایای به کارگیری کانبان چیست؟
در ادامه، مهم‌ترین نکاتی که باید درباره این روش و کاربرد عملی آن بدانید، ارائه شده است.
مقدمه‌ای کوتاه بر تاریخچه کانبان
تعریف کانبان
واژه ژاپنی کانبان (Kanban) به معنای «تخته بصری» یا «علامت» از دهه ۱۹۵۰ میلادی به عنوان یک تعریف فرایندی مورد استفاده قرار گرفته است. این روش برای اولین بار توسط تویوتا به عنوان یک سیستم زمان‌بندی برای تولید به‌هنگام (Just-in-Time) توسعه و اجرا شد. از سوی دیگر، عبارت با حروف بزرگ KANBAN به عنوان «روش کانبان» شناخته می‌شود که اولین بار در سال ۲۰۰۷ تعریف شد.
تولد کانبان
در ابتدا، کانبان به عنوان یک سیستم زمان‌بندی برای تولید ناب (Lean Manufacturing) و با الهام از سیستم تولید تویوتا (TPS) Toyota Production System) پدید آمد. در اواخر دهه ۱۹۴۰، تویوتا مفهوم تولید به‌هنگام را در خط تولید خود معرفی کرد. این رویکرد نمایانگر یک سیستم کششی (Pull System) است، به این معنا که تولید بر اساس تقاضای مشتری انجام می‌شود، نه بر اساس روش سنتی فشار (Push) که در آن کالاها تولید و به بازار عرضه می‌شدند.
سیستم تولید منحصر به فرد تویوتا، پایه‌های تولید ناب (Lean Manufacturing) یا به اختصار Lean را بنا نهاد. هدف اصلی این سیستم، کاهش فعالیت‌های بی‌فایده (ضایعات یا اتلاف‌ها) بدون کاهش بهره‌وری است. هدف نهایی ایجاد ارزش بیشتر برای مشتری بدون افزایش هزینه‌ها است.
روش کانبان
در آغاز قرن ۲۱، بازیگران کلیدی در صنعت نرم‌افزار به سرعت دریافتند که کانبان چگونه می‌تواند به طور مثبت روش تحویل محصولات و خدمات را تغییر دهد.
با تمرکز بیشتر بر بهره‌وری و استفاده از پیشرفت‌های فناوری محاسباتی، کانبان از حوزه صنعت خودروسازی فراتر رفت و با موفقیت در بخش‌های تجاری پیچیده‌تر مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار، تحقیق و توسعه (R&D) و سایر حوزه‌ها به کار گرفته شد.
در واقع، آنچه امروز به عنوان «روش کانبان» شناخته می‌شود، در آغاز سال ۲۰۰۷ ظهور کرد. این روش حاصل سال‌ها آزمایش، تجربه و تلاش‌های مشترک چهره‌های پیشرو در جامعه Lean و Agile، از جمله دیوید اندرسون، دن واکانتی، دارن دیویس، کوری لاداس، دومینیکا دی‌گراندیس، ریک گاربر و دیگران است.
شما می‌توانید سیستم کانبان خود را با ایجاد یک تخته کانبان ساده و ابتدایی شروع کنید که شامل سه ستون اصلی است: «درخواست شده» (Requested)، «در حال انجام» (In Progress) و «انجام شده» (Done). هنگامی که این تخته به درستی طراحی، مدیریت و اجرا شود، به عنوان یک مخزن اطلاعات بلادرنگ عمل می‌کند که گلوگاه‌های سیستم و هرگونه عاملی که ممکن است جریان روان کارها را مختل کند، آشکار می‌سازد.
۶ اصل بنیادین روش کانبان
روش کانبان بر شش اصل اساسی در مدیریت تغییر و ارائه خدمات استوار است:
- با آنچه اکنون انجام می‌دهید شروع کنید: کانبان بر بهبود مستمر تمرکز دارد، اما این بهبود با درک فرایندها و گردش کار فعلی آغاز می‌شود.
- توافق بر تغییرات تدریجی و تکاملی: به جای تلاش برای تغییرات گسترده و یک‌باره، کانبان از تغییرات کوچک و تدریجی حمایت می‌کند که به مرور زمان بر روی یکدیگر بنا می‌شوند.
- تشویق به رهبری در تمام سطوح: کانبان فقط برای مدیران یا سرپرستان تیم نیست، بلکه همه افرادی که در کار مشارکت دارند می‌توانند بر اساس مشاهده‌های خود پیشنهاد بهبود دهند و نقش رهبری را بر عهده بگیرند.
- تمرکز بر نیازها و انتظارات مشتری: کانبان درک نیازها و انتظارات مشتریان را ترویج می‌کند تا کیفیت خدمات ارائه‌شده و ارزش ایجادشده را افزایش دهد.
- مدیریت کار، نه کارکنان: کانبان به نقش‌ها و مسئولیت‌های موجود اعضای تیم احترام می‌گذارد و توانایی افراد را برای خودسازمان‌دهی حول کار تقویت می‌کند.
- بررسی منظم شبکه خدمات: کانبان همکاری را تشویق می‌کند و اعضای تیم را ترغیب می‌کند تا با بررسی منظم کل شبکه خدمات، مشاهده‌ها، ایده‌ها و بازخوردهای خود را برای بهبود کار به اشتراک بگذارند.
اقدامات کلیدی کانبان چیست؟
برای پیاده‌سازی موفق کانبان، این روش بر شش اقدام اساسی تکیه می‌کند:
۱. تجسم گردش کار: ایجاد یک نمایش بصری از گردش کار به شناسایی گلوگاه‌ها، تجسم جریان کار و شفاف‌سازی فرایندها کمک می‌کند.
۲. محدود کردن کار در حال انجام: محدود کردن حجم کار در حال انجام از چندوظیفگی (Multitasking) جلوگیری کرده و تمرکز بر تکمیل یک کار در هر زمان را افزایش می‌دهد. این کار بهره‌وری را بهبود بخشیده و زمان تحویل (Lead Time) را کاهش می‌دهد.
۳. مدیریت جریان کار: کانبان هدف دارد تا جریان کار را بهینه‌سازی کند. این امر از طریق نظارت بر معیارهای جریان، شناسایی و رفع گلوگاه‌ها و بهبود مستمر گردش کار محقق می‌شود.
۴. شفاف‌سازی خط‌مشی‌های فرایند: تعریف و انتقال واضح خط‌مشی‌های فرایند به همه اعضا، تضمین بخش این است که همه درک روشنی از نحوه انجام کار دارند. این کار سوءتفاهم‌ها و سوءبرداشت‌ها را کاهش داده و هماهنگی را افزایش می‌دهد.
۵. پیاده‌سازی حلقه‌های بازخورد: کانبان بر اهمیت دریافت بازخورد از مشتریان، ذینفعان و اعضای تیم تأکید می‌کند تا زمینه‌های بهبود شناسایی شوند.
۶. بهبود مشارکتی: کانبان یک فرایند بهبود مستمر است که همکاری و آزمایش را تشویق می‌کند تا مشکلات شناسایی و حل شوند، بهبودها به طور مداوم انجام گیرند و فرایندها به گونه‌ای تکامل یابند که نیازهای مشتریان را بهتر برآورده کنند.
۶ مزیت مهم کانبان
بر اساس گزارشی از مجموعه State of Kanban، اصلی‌ترین دلایل پذیرش روش کانبان نیاز به دید بهتر کارها و بهبود مستمر هستند. بیایید برخی دیگر از مزایای استفاده از کانبان را بررسی کنیم.
- افزایش دید بر جریان کار
- بهبود سرعت تحویل
- هماهنگی بین اهداف و اجرا
- بهبود پیش‌بینی‌پذیری
- بهبود مدیریت وابستگی‌ها
- افزایش رضایت مشتری
۱. افزایش دید بر جریان کار
در هسته اصلی، کانبان بر روی تصویرسازی هر آیتم کاری تمرکز دارد. به این ترتیب، تخته کانبان به یک مرکز اطلاعاتی مرکزی تبدیل می‌شود و همه اعضای تیم در یک صفحه قرار دارند. تمامی وظایف قابل مشاهده هستند و هیچ‌کدام گم نمی‌شوند، که این امر شفافیت را به کل فرایند کاری می‌آورد. هر عضو تیم می‌تواند به‌راحتی وضعیت هر پروژه یا وظیفه را بررسی کند.
۲. بهبود سرعت تحویل
کانبان راه‌های مختلفی برای مدیران پروژه فراهم می‌کند تا بتوانند توزیع کار را به دقت نظارت کرده و تجزیه‌وتحلیل‌های آگاهانه‌ای انجام دهند. با داشتن دید واضح از آیتم‌های کاری که در یک بازه زمانی خاص تکمیل شده‌اند، مراحل طولانی‌تری که وظایف در آن‌ها زمان صرف می‌کنند و گلوگاه‌ها به راحتی قابل شناسایی هستند. این امکان را به تیم‌ها می‌دهد تا این چالش‌ها را حل کنند و در نهایت سرعت تحویل خود را بهبود دهند.
۳. هماهنگی بین اهداف کسب‌وکار و اجرا
با ترویج شفافیت، تشویق بازخوردها و برگزاری جلسات بازبینی منظم، روش‌های کانبان اهداف استراتژیک شرکت را با کار روزانه تیم‌ها هماهنگ می‌کند. این هماهنگی بین جهت‌گیری کسب‌وکار و اجرا، چابکی سازمان را افزایش می‌دهد. این امکان را به تیم‌ها می‌دهد که با اولویت‌های متغیر و سازماندهی مجدد به دلیل تغییرات در بازار یا نیازهای مشتریان سازگار شوند.
۴. بهبود پیش‌بینی‌پذیری
زمانی که تخته کانبان را ایجاد کرده و شروع به نوشتن موراد کاری بر روی آن می‌کنید، قادر خواهید بود فرایند خود را به‌طور عمیق با معیارهای گردش کار تحلیل کرده و برنامه‌ریزی خود را بهبود بخشید. آنالیز زمان صرف‌شده برای انجام وظایف در فرایند کاری (زمان چرخه) به شما این امکان را می‌دهد که پیش‌بینی‌های خود را در مورد مقدار کار قابل تحویل در آینده بهبود بخشید. درک میزان ثبات سرعت تحویل پیش‌بینی‌ها را دقیق‌تر می‌کند و تصمیمات شما را بر اساس داده‌های تاریخی شکل می‌دهد که این موضوع برای برنامه‌ریزی با کانبان اساسی است.
۵. بهبود توانایی مدیریت مقیاس و وابستگی‌ها
روش‌های ذاتی کانبان برای تصویرسازی، همچنین زمانی که به نقشه‌برداری و مدیریت وابستگی‌ها می‌پردازید، به کار می‌آید. شروع از آنچه که اکنون انجام می‌دهید، یعنی تصویرسازی وابستگی‌های فعلی و مدیریت جریان میان آن‌ها. مدیریت وابستگی‌ها هم بینش‌هایی از وضعیت فعلی گردش کار و ایده‌هایی برای بهبود ارائه می‌دهد. از سوی دیگر، این امر شفافیت کامل برای مدیریت استراتژیک در مورد جریان کار و ارتباطات موجود بین تیم‌ها فراهم می‌آورد.
۶. افزایش رضایت مشتریان
مبنای روش کانبان، سیستم کششی است که بر آن استوار است، به این معنا که کار تنها زمانی انجام می‌شود که تقاضا وجود داشته باشد. به عبارت دیگر، کانبان شما را به سمت کاهش هدررفت هدایت می‌کند و فقط بر روی وظایفی که در حال حاضر نیاز است کار می‌کنید. علاوه بر این، با استفاده از تکنیک‌های تصویرسازی و معرفی محدودیت‌های کار در جریان به فرایند، اطمینان حاصل خواهید کرد که نتیجه نهایی به‌خوبی با انتظارات مشتری شما هم‌راستا خواهد بود.
اسکرام در مقایسه کانبان
مهم‌ترین تفاوت بین کانبان و اسکرام این است که اولی یک روش است، در حالی که دومی یک چارچوب است. به عنوان یک متدولوژی چابک، کانبان مدل تحویل پیوسته‌ای را می‌سازد که در آن تیم‌ها به محض آماده شدن، ارزش را منتشر می‌کنند، در حالی که اسکرام کار را در قالب اسپرینت‌ها سازماندهی می‌کند. اعمال هرکدام بستگی به ماهیت فرایند شما دارد، با این حال می‌توان گفت که کانبان رویکردی متناسب‌تر و سفارشی‌تر را ارائه می‌دهد، در حالی که اسکرام به قوانین از پیش تعیین‌شده تکیه دارد. ویژگی کلیدی دیگری که بین این دو تمایز ایجاد می‌کند، طرز فکر و سیستم‌های اعتقادی بنیان‌گذارانه اسکرام و کانبان است.
|
اسکرام |
کانبان |
|
|
اسکرام یک چارچوب تجویزی است |
کانبان یک روش تطبیقی است |
ماهیت |
|
۱. تجربه‌گرایی ۲. شفافیت ۳. بازرسی ۴. انطباق
|
۱. از چیزی که اکنون انجام می‌دهید شروع کنید ۲. توافق بر سر ایجاد تغییرات تکاملی ۳. تشویق به رهبری در همه سطوح ۴. تمرکز بر نیازهای مشتری ۵. مدیریت کار ۶. بررسی منظم شبکه خدمات |
اصول |
|
· اسپرینت با طول ثابت · برنامه‌ریزی اسپرینت · اسکرام روزانه · بررسی اسپرینت · بازاندیشی اسپرینت
|
· ریتم‌های در سطح تیم · ریتم‌های مبتنی بر خدمات |
ریتم‌های کاری |
|
· مالک محصول · اسکرام مستر · تیم توسعه
|
· مدیر تحویل خدمات · مدیر درخواست خدمات |
نقش‌ها |
|
· سرعت تیم · ظرفیت برنامه‌ریزی‌شده |
· زمان چرخه · توان عملیاتی · کار در جریان |
شاخص‌ها |
اعمال کانبان در سراسر سازمان برای چابکی سازمانی
کانبان به‌طور ذاتی یک متدولوژی سازگار است، به این معنا که در تمام سطوح سازمانی قابل اجراست. می‌توان از تخته‌های کانبان متصل برای ترسیم مدیریت مجموعه‌های کاری و ایجاد ارتباط بین استراتژی و اجرا استفاده کرد. با بهره‌گیری از مفهوم مدیریت جامع کانبان، سازمان‌ها می‌توانند اصول و شیوه‌های کانبان را در چندین سطح مدیریتی به کار گرفته و از مزایای آن بهره‌مند شوند.
رویکرد مدیریت جامع کانبان را می‌توان در چهار سطح مختلف به کار برد:
- مدیریت کانبان در سطح تیمی
- مدیریت کانبان در سطح پروژه/محصول
- مدیریت کانبان در سطح برنامه‌ای
- مدیریت کانبان در سطح استراتژیک
ساخت گردش کار کانبانی در ۶ گام
روش‌ها و تکنیک‌های زیادی برای بهبود کارآیی با نقشه‌برداری فرایند وجود دارد که بیشتر آن‌ها می‌توانند در این زمینه بسیار مفید باشند. در بخش بعدی، ما شما را از طریق یک فرایند ساده هدایت می‌کنیم تا به طور مؤثر گردش کار کانبان خود را بسازید و مدیریت کنید.
۱. اولین و آخرین مرحله خود را تعریف کنید
برای شکل‌دهی به فرایند، ابتدا اولین و آخرین مراحل گردش کار را مشخص می‌کنیم. اولین مرحله به وضعیت «درخواست‌شده» و آخرین مرحله به وضعیت «انجام‌شده» اختصاص دارد. مهم است که از دام «تقریباً انجام شده» اجتناب کنید.
۲. مراحل میانی را مشخص کنید
لیستی از تمام مراحل که پس از شروع کار روی یک مورد مشخص و قبل از اتمام آن طی می‌کنید، تهیه کنید. به خاطر داشته باشید که این نسخه نهایی تخته کانبان شما نیست و آن را در بسیاری از مواقع و با توجه به تجربه و تکامل فرایند خود ویرایش خواهید کرد.
۳. سطح جزئیات را تعیین کنید
مهم است که مشخص کنید فرایند شما تا چه عمقی باید وارد جزئیات شود. جریان‌های خیلی پیچیده ممکن است به بهره‌وری شما آسیب بزنند و در تیم شما سردرگمی ایجاد کنند. یک قاعده کلی این است که تنها زمانی یک مرحله را اضافه کنید که آن مرحله در طول زمان تکرار شود. اگر یک مرحله خاص فقط یک بار در ۱۰۰ مورد اتفاق می‌افتد، اضافه کردن آن ایده خوبی نخواهد بود.
۴. ستون‌های بافر را تعیین دهید
این ویژگی برای هر تخته کانبانی ضروری است. ستون‌های بافر زمانی استفاده می‌شوند که یک کار به چیزی یا کسی دیگر وابسته باشد. به عنوان مثال، اگر منتظر تأیید از مدیریت هستید و نمی‌توانید روند را تسریع کنید، می‌توانید این وظایف را در یک ستون بافر قرار دهید تا زمان انتظار آن‌ها را پیگیری کنید.
از ستون بافر در هنگام انتقال بین بخش‌های عملکردی یا زیر فرایندها استفاده کنید.. اگرچه به طور ایده‌آل ستون‌های بافر ضروری نیستند، اما در مدیریت چالش‌های شرح داده‌شده مفید هستند.
۵. شکل فرایند خود را تعیین کنید
آیا فرایند شما خطی است یا عمودی؟ ستون‌های تخته کانبان نمایانگر فرایند افقی (خطی) جریان شما هستند. از سوی دیگر، خطوط‌شنا (Swimlanes) جنبه‌های عمودی آن را نشان می‌دهند. رایج‌ترین حالت عمودی زمانی است که چندین تیم بخشی از یک دپارتمان واحد هستند. تمام موارد عمودی در تخته باید فرایند مشابه یا در بهترین حالت فرایند یکسانی را دنبال کنند.
۶. بهبود مستمر
کانبان یک سفر پیوسته است که هیچ نقطه پایانی ندارد. در هسته آن فرهنگ کایزن نهفته است، فلسفه‌ای از بهبود مداوم. هر فرایند همیشه می‌تواند بیشتر اصلاح شود، بدون هیچ استثنایی. بنابراین، به یاد داشته باشید که هر زمان که لازم باشد، به طور منظم گردش کار خود را بهبود دهید.
بهروش‌های بهبود مستمر گردش‌کار
در ادامه به برخی روش‌های مشخص برای پیگیری بهبود مستمر از طریق شیوه‌های کانبان اشاره کرده‌ایم.
۱. کاهش محدودیت‌های کارهای در حال انجام
کانبان بر بهبود تدریجی تأکید دارد، بنابراین کاهش ناگهانی و شدید محدودیت‌های WIP (کار در حال انجام) می‌تواند برای تیم چالش‌برانگیز باشد. بهتر است در ابتدا تعداد فعلی وظایف در بخش در حال انجام را به‌عنوان حد اولیه در نظر بگیرید و از افزایش آن جلوگیری کنید. این رویکرد باعث می‌شود وظایف سریع‌تر به اتمام برسند و در نتیجه، بتوانید به‌مرور محدودیت‌های کار در حال انجام را کاهش دهید.
در نهایت، هدف این است که هر عضو تیم فقط یک وظیفه در دست داشته باشد. می‌توانید با دو وظیفه برای هر نفر شروع کنید. برای مثال، در یک تیم پنج‌نفره، محدودیت WIP باید حداکثر ده وظیفه باشد.
۲. ساختار تخته کانبان را با تغییرات فرایند خود تنظیم کنید
ستون‌های شما ثابت نیستند. فرایند شما همواره در حال تکامل است. فعالیت‌های جدید به وجود می‌آیند، برخی منسوخ می‌شوند و تخته کانبان باید این تغییرات را منعکس کند. با این حال، ستون‌ها و خطوط شنا یا جریان جدید نباید بر محدودیت‌های کارهای در حال انجام تأثیر بگذارند مگر اینکه تغییری در اندازه تیم ایجاد شده باشد. همچنین از نظر تحلیلی مهم است که تخته شما دقیقاً گردش کار کانبان شما را منعکس کند؛ در غیر این صورت، داده‌های صحیحی را برای آنالیز ارائه نمی‌دهند.
۳. هدف‌گذاری برای زمان‌های چرخه کوتاه‌تر
هدف شما باید دستیابی به زمان‌های چرخه (cycle times) کوتاه‌تر باشد. این بدین معناست که یک کارت سریع‌تر از ستون «در حال انجام» به ستون “انجام شده” منتقل می‌شود. بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت گردش کار مدرن به ماژول‌های تحلیل پیشرفته مجهز هستند که به شما کمک می‌کنند تا بر گردش کار خود را نظارت کرده و نتایج را تحلیل کنید. برخی از ارزشمندترین ابزارها شامل نمودار زمان چرخه، نقشه حرارتی برای زمان چرخه و نمودار جریان تجمعی هستند که می‌توانند به شما در بهبود عملکرد کمک کنند.
به یاد داشته باشید که باید با ویرایش‌های متعدد، گردش کار کانبان خود آزمایش کنید تا فرمولی که بهترین تناسب را با نیازهای تیم شما دارد پیدا کنید. همچنین تحلیل پیشرفت خود در طول زمان و مقایسه آن با دوره‌های قبلی اهمیت دارد. از ابزارهای تحلیلی برای نظارت بر عملکرد خود استفاده کرده و به رشد پایدار دست یابید.
اصطلاحات اصلی کانبان
در ماهیت اصلی خود، کانبان روشب کاری است که به شما کمک می‌کند جریان ارزش را از ایده‌پردازی تا مشتری بهینه کنید. اگرچه به نظر می‌رسد که کانبان راهی ساده برای بهبود فرایندهای کاری شما است، اما بیشتر نمایش و تجسمی از کار شماست. برای استفاده از این روش، باید به جزئیات توجه کنید و با اصطلاحات و مفاهیم اصلی کانبان آشنا شوید.
در ادامه یک واژه‌نامه کوتاه کانبان آورده شده است که به شما کمک می‌کند تا شروع کنید.
- تخته کانبان: تخته کانبان یکی از اجزای اصلی روش کانبان است و جایی است که تمام موارد کاری خود را مشاهده می‌کنید. این تخته باید حداقل به سه ستون تقسیم شود؛ کارهای درخواستی، در حال انجام، انجام شده، که نمایانگر مراحل مختلف فرایند هستند.
- کارت کانبان: کارت‌های کانبان نمایانگر موارد مختلف کاری هستند که از طریق تخته کانبان حرکت می‌کنند. این کارت‌ها شامل جزئیات مهم در مورد وظایف هستند، مانند توضیحات، مهلت، اندازه، مسئولان و غیره.
- ستون‌ها: ستون‌ها تخته کانبان را به صورت عمودی تقسیم می‌کنند و هرکدام از آن‌ها نمایانگر یک مرحله مختلف از جریان کاری هستند. هر تخته کانبان سه ستون پیش‌فرض دارد: درخواستی، در حال انجام، انجام شده. بسته به پیچیدگی فرایند کاری، این سه مرحله می‌توانند به چندین زیرستون کوچکتر تقسیم شوند.
- خطوط شنا یا حرکت (Swimlanes): خطوط افقی که تخته کانبان را به بخش‌هایی تقسیم می‌کنند. تیم‌ها از آن‌ها برای جدا کردن بصری انواع مختلف کار در همان تخته استفاده کرده و وظایف مشابه را کنار هم سازماندهی می‌کنند.
- زمان چرخه :(Cycle Time) زمان چرخه از لحظه‌ای آغاز می‌شود که یک وظیفه جدید وارد مرحله «در حال انجام» می‌شود و کسی در حال کار بر روی آن است.
- زمان تکمیل فرایند :(Lead Time) زمان پیشرو از لحظه‌ای آغاز می‌شود که یک وظیفه جدید درخواست می‌شود (مهم نیست که کسی بر روی آن کار می‌کند یا نه) و با ترک نهایی آن از سیستم پایان می‌یابد.
- توان عملیاتی :(Throughput) تعداد موارد کاری که در یک سیستم یا فرایند در یک بازه زمانی مشخص تکمیل می‌شوند. توان عملیاتی یک شاخص کلیدی است که نشان می‌دهد تیم شما در طول زمان چقدر کارآمد است.
- کار در حال انجام :(WIP) این میزان کاری است که شما در حال حاضر روی آن کار می‌کنید و هنوز تمام نشده است.
- محدودیت‌های :WIP محدود کردن کار در حال انجام به این معنی است که تعداد وظایفی که تیم شما می‌تواند به طور همزمان روی آن‌ها کار کند، محدود می‌شود تا از اضافه‌بار و تغییر مداوم توجه جلوگیری شود.
- طبقات خدمات :(Classes of Service) مجموعه‌ای از سیاست‌ها که به تیم‌های اجایل کمک می‌کند تا وظایف و پروژه‌ها را اولویت‌بندی کنند.
- ریتم‌های کانبان :(Kanban Cadences) جلسات دوره‌ای که تغییرات تکاملی را هدایت کرده و تحویل خدمات متناسب با هدف را ایجاد می‌کنند.
- نرم‌افزار کانبان: به یک سیستم دیجیتال اشاره دارد که امکان کاربرد عملی شیوه‌ها و اصول کانبان را برای استفاده توسط تیم‌ها و سازمان‌ها در اندازه‌های مختلف فراهم می‌کند.
کانبان در یک نگاه
سیستم کانبان بیشتر از یادداشت‌های چسبی روی دیوار است. ساده‌ترین راه برای درک کانبان این است که فلسفه آن را بپذیرید و آن را در کار روزمره خود اعمال کنید. اگر اصول اصلی آن را بخوانید، درک کنید و با آن‌ها هم‌خوانی داشته باشید، انتقال عملی به سیستم کانبان منطقی و حتی اجتناب‌ناپذیر خواهد بود.
تصویرسازی گردش کاری، تنظیم محدودیت‌هایWIP، مدیریت جریان، اطمینان از وجود خط‌مشی‌های صریح و بهبود مستمر، فرایند شما را بسیار فراتر از آنچه که می‌توانید تصور کنید پیش خواهد برد. فراموش نکنید که بازخوردهای منظم ترتیب دهید و همه این اجزا با هم قدرت واقعی کانبان را آشکار خواهند کرد.
جمع‌بندی
یادگیری کانبان در ابتدا ممکن است سخت به نظر برسد، اما حالا که می‌دانید کانبان چیست، می‌توانید از اصلی‌ترین مزایای آن بهره‌برداری کنید:
- تخته‌های کانبان فیزیکی و دیجیتال به شما کمک می‌کنند تا کار خود را بصری کنید.
- کانبان به راحتی قابل پذیرش است؛ فقط با آنچه که دارید شروع کنید
- محدودیت‌های WIP به شما قدرت می‌دهند تا کارآمدتر شوید
- اصول و شیوه‌های کانبان مسیر تکاملی به سوی چابکی را بدون اختلال در فرایندهای کنونی ارائه می‌دهند.
