فهرست مطالب
نرم افزار ERP چیست؟
نرم افزار ERP یک برنامه کاربردی است که فرایندهای کسب و کار را خودکارسازی می‌کند و با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی، شرایط کنترل‌های داخلی و بینش‌هایی برای تصمیم‌گیری داده‌محور را فراهم می‌کند. این داده‌ها از واحدهایی از جمله حسابداری، تولید، مدیریت زنجیره تامین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی جمع آوری می‌شود.
هر کسبوکاری برای تکمیل کارهای خود به ذینفعان متعدد با مسئولیتهای مختلف نیاز دارد اما زمانی که اطلاعات مورد نیاز برای اجرای فرایندها و تصمیم گیری‌های کلیدی در سیستم‌های منفصل (disconnected system) متنوعی در گردش باشند، این موضوع مشکل‌ساز می‌شود.
چه این داده‌ها در نرمافزارهای مختص مدیریت کسبوکار و چه در نرم افزارهای صفحه گسترده مثل اکسل نگهداری شوند، کارمندان در یافتن آنچه نیاز دارند با مشکل روبه‌رو هستند و ممکن است به طور کامل به آن دسترسی نداشته باشند. برای مثال، تیم‌های حسابداری و تیم‌های مالی هر کدام می‌توانند نرم افزار صفحه گسترده متفاوتی با ارقام مختلف برای بررسی هزینه داشته باشند.
پراکندگی منابع متنوع داده‌ها باعث می‌شود جمع‌آوری همه اطلاعات در یک پایگاه کار دشواری شود، و به ویژه با رشد یک سازمان مانع همکاری و کارایی می‌شود.
کارمندان وقت خود را برای پیداکردن اسناد و کارهای تکراری هدر می‌دهند زیرا هیچ جایی برای جستجوی اطلاعات به روز مرتبط با تمام جنبه‌های کسبوکار وجود ندارد. با این وجود کشف علت و معلول کامل تحولات موثر بر کسب و کار نیز کار آسانی نیست.
یک سیستم ERP این مساله را با جمع آوری اطلاعات در یک پایگاه داده مرکزی رفع می‌کند تا به مدیران و کارمندان امکان دیدی بین واحدهای سازمانی را بدهد. همچنین مشکلات ناشی از داده‌های متناقض منابع‌ها را از بین می‌برد و همچنین مدیران و کاربران می‌توانند سناریوهای مختلف را تجزیه و تحلیل کنند، پیشرفت‌های فرایند را ملاحظه کنند و به بهره‌وری بالایی دست یابد. این به معنای صرفه جویی در هزینه‌ها و بهره‌وری بیشتر است زیرا کاربران زمان کمتری را برای جستجوی داده‌های مورد نیاز صرف می‌کنند.
نرم افزار ERPکه برای پاسخگویی به نیازهای کسب و کارهای مختلف طراحی شده است و مزایای بسیاری را همراه خود دارد که این سیستم‌ها را به ابزاری حیاتی برای شرکت‌ها در تمامی صنایع و در هر اندازه‌ای تبدیل می‌کند.
بسیاری از شناخته شده ترین و موفق ترین شرکت‌های جهان در ربع قرن اخیر بر سیستم ERP تکیه کرده‌اند. و در حال حاضر نیز این نرم افزار به ابزاری تبدیل شده است که می‌تواند نیازهای کسب و کارها با هر اندازه‌ای را برآورده کند.
به زبان ساده، یک سیستم ERP به یکپارچه‌سازی افراد، فرایندهای اصلی کسب و کار و فناوری در سراسر یک سازمان کمک می‌کند.
نکات کلیدی
- نرم افزارERP یک نرم‌افزار سازمانی حیاتی است که اطلاعات را از واحدهای مختلف در یک پایگاه داده مشترک جمع‌آوری می‌کند و رهبران می‌توانند نبض سازمان یا کسبوکار خود را با یک برداشت واحد از واقعیت در دست بگیرند و بر سازمان خود نظارت کنند.
- سیستم‌هایERP عملکردهای حیاتی کسب و کار مانند امور مالی، تولید، مدیریت موجودی و سفارش، ارتباطات مشتری، فروش و بازاریابی، مدیریت پروژه و منابع انسانی را یکپارچه می‌کنند. یکی از ویژگی‌های اصلی ERP، تجزیه و تحلیل دقیق و گزارش‌دهی هر واحد است.
- راهکار ERP می‌تواند با دیدی گسترده نسبت به سازمان که فرایندهای دستی ناکارآمد را آشکار می‌کند منجر به صرفه‌جویی زیادی در زمان و هزینه شود و فرصت های پیشرفت را فراهم کند.
- برای نرم افزارERP چندین مدل استقرار وجود دارد: از جمله ERP مستقر در محل (on-premises) مبتنی بر رایانش ابری (cloud)و ERP ترکیبی (hybrid). با وجود اینکه ERPهای ابری در سال‌های اخیر بسیار محبوب شده‌اند اما بهترین مدل استقرار برای هر شرکت به نیازهای آن شرکت بستگی دارد.
- کسبوکارها باید قبل از انتخاب گزینهٔ ERP خود مطمئن شوند که توانایی‌ها، مدل‌های پیاده‌سازی، الزامات یکپارچه‌سازی و کل هزینه مالکیت سیستم را با تهیهٔ فهرستی از ارائه‌دهندگان نرم‌افزار بررسی کنند.
ماژول‌های نرم افزار ERP
یک ERP دارای ماژول‌های مختلفی است، مجموعه‌ای از ویژگی‌ها که برای جنبه‌های مختلف کسبوکار، از جمله فرایندهای اصلی، ارتباط با مشتری و عملیات پشتیبانی کاربرد دارد. البته سیستم ERP فراتر از امور مالی و سایر عملکردهای اساسی مانند مدیریت زنجیره تامین و ارتباط با مشتری است. که در ادامه به تفکیک و به طور خلاصه در خصوص پرکاربردترین ماژول های ERP صحبت می‌کنیم:
۱۳ ماژول معمول یک نرم افزار ERP
ماژول حسابداری:
یک ماژول مالی که پایه و اساس تقریباً هر سیستم ERP است و دفتر کل و تمام داده‌های مالی را مدیریت می‌کند. هر تراکنشی، از جمله حسابهای پرداختنی و حسابهای دریافتی را ردیابی می‌کند و همچنین مغایرت‌ها و گزارش‌های مالی را کنترل می‌کند.
ماژول تدارکات:
ماژول تدارکات، به مدیریت فرایند خرید، چه مواد خام و چه کالای نهایی می‌پردازد. با استفاده از این ماژول می‌توان درخواست‌های تخمین و سفارش‌های خرید را خودکارسازی و در پورتال درخواست‌ها ، میزان خرید‌ها را (چه پیش از حد و چه خیلی کم ) را مدیریت کرد.
ماژول تولید:
عملیات تولید می‌تواند پیچیده باشد و این ماژول به هماهنگ‌سازی تمام مراحل تولید محصولات در شرکت کمک می‌کند. به کمک این ماژول، تولید هماهنگ با تقاضا پیش می‌رود و نظارت بر تعداد اقلام در حال اجرا و تمام شده را ممکن می‌سازد.
ماژول مدیریت موجودی:
ماژول مدیریت موجودی سطوح موجودی فعلی را تا سطح – SKU شناسه مشخصات کالا، نشان می‌دهد و و اعداد شناسه واحد نگهداری موجودی (SKU) را به صورت آنی به روز می‌کند. همچنین شاخص‌های کلیدی مرتبط با موجودی را اندازه گیری می‌کند. هر شرکت محصول محور به این ماژول برای بهینه سازی موجودی در دسترس بر اساس تقاضای فعلی و پیش‌بینی شده نیاز دارد.
ماژول مدیریت سفارشات:
این سیستم، سفارشات مشتریان به محض ورود از تمام کانا ها کنترل و اولویت بندی می‌کند و پیشرفت آنها را از زمان تحویل ردیابی می‌کند. یک ماژول مدیریت سفارشات می‌تواند زمان انجام و تحویل را سرعت بخشد و رضایت مشتریان را افزایش دهد.
ماژول مدیریت انبار:
ماژول مدیریت انبار فرایندهای مربوط به انبار مانند دریافت، چیدمان، بسته‌بندی و حمل و نقل را هدایت می‌کند. این ماژول می‌تواند با شناسایی راههای کارآمدتر برای اجرای این فرایندها، در زمان و هزینه انبار صرفه جویی کند.
ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) :
ماژولCRM ماژول محبوب کسب و کارها در طیف گسترده‌ای از صنایع است. CRMتمام ارتباطات با مشتریان را ردیابی می‌کند، به مدیریت سرنخ‌های فروش کمک می‌کند، خدمات مشتری را بهبود می بخشد و باعث رشد فروش می‌شود.
ماژول مدیریت پروژه‌ها:
مشاغل خدمات محور اغلب از ماژول مدیریت پروژه‌ها برای برنامه ریزی و ردیابی پروژه ها، از جمله ردیابی زمان و منابع صرف شده استفاده می‌کنند. همچنین این ماژول می‌تواند صورتحساب مشتریان را ساده کند و کارمندانی که روی یک پروژه کار می‌کنند را ترغیب به مشارکت کند.
ماژول مدیریت نیروی کار (حضور و غیاب و دستمزد): (WFM)
این ماژول میزان حضور و غیاب و ساعات کار را ردیابی می‌کند و برخی نیز می‌توانند حقوق و دستمزد کارکنان را نیز مدیریت کنند. همچنین با این ماژول می‌توان غیبت‌های کاری و میزان بهره‌وری را در مقیاس‌های واحد سازمانی، تیم کاری و کارکنان ثبت و ردیابی کرد.
ماژول مدیریت منابع انسانی:
یک ماژول مدیریت منابع انسانی یا مدیریت سرمایه انسانی مشابه ماژول مدیریت نیروی کار، سوابق کارمندان را با اطلاعات دقیق، مانند انواع مرخصی‌ها و بررسی کارکرد، ذخیره می‌کند و می‌تواند روند‌های نیروی کار را در واحدهای سازمانی یا گروه‌های مختلف نشان دهد.
ماژول ایکامرس یا تجارت الکترونیک:
یک ماژول ایکامرس تجارت الکترونیک به خرده فروشان و برندها اجازه می‌دهد تا واحدهای فرایندهای فروش، اجرایی و پشتیبانی خود را در فروشگاه‌های آنلاین خود مدیریت کنند. آنها می‌توانند ظاهر سایت را تغییر دهند و صفحات محصول را با این ماژول، اضافه و به روزرسانی کنند.
ماژول اتوماسیون بازاریابی:
این ماژول اقدامات بازاریابی را در تمام کانال‌های دیجیتال مانند ایمیل، وب و شبکه‌های اجتماعی مدیریت می‌کند و به سازمان‌ها توانایی بهینه‌سازی و شخصی‌سازی پیام ها را می‌دهد. یک اتوماسیون بازاریابی می‌تواند منجر به افزایش فروش و وفاداری مشتریان شود.
چه سازمان‌هایی از سیستم ERP استفاده می‌کنند؟
شرکت‌ها در هر صنعتی، با هر کسبوکاری، به مزایای ERP پی برده‌اند. سیستم ERP با راهکارهای انعطاف‌پذیر وعملکرد و اثرگذاری گسترده‌اش می‌تواند طیف متنوعی از سازمان‌ها و نیازها را تحت پوشش خود قرار دهد.
از جمله صنایعی که در کسب و کار خود از ERP استفاده می‌کنند:
- تبلیغات و رسانه‌های دیجیتالی
- پوشاک، کفش و زیورآلات
- فروشگاه‌های زنجیره‌ای
- خدمات مشاوه
- صنعت آموزش
- صنعت انرژی
- خدمات مالی
- صنعت غذا و نوشیدنی
- صنعت سلامت و زیبایی
- صنعت مراقبت های بهداشتی و علوم زیستی
- صنعت خدمات آی تی
- تولید
- صنعت رسانه و چاپ و نشر
- مراکز غیرانتفاعی
- خدمات حرفه‌ای
- هتل‌ها و رستوران‌ها
- صنعت خرده فروشی
- صنعت نرم افزار و فناوری
- صنعت حمل و نقل و تدارکات
- صنعت عمده فروشی
- صنعت نفت و گاز
- صنعت برق
نقش ها و کاربران:
در هریک از این سازمان‌ها بعضی از نقش‌های شغلی از نرم‌افزار ERP استفاده می‌کنند از جمله: حسابداری، زنجیره تامین، فروش و بازاریابی و منابع انسانی.
واحد حسابداری:
تیم حسابداری جزء اولین پذیرندههای این سیستم هستند. این گروه تمامی تراکنش‌ها و سایر اطلاعات مالی موجود در سیستم از جمله حسابهای پرداختنی، حسابهای دریافتنی و حقوق و دستمزد را به کمک این سیستم ردیابی و گزارش می‌گیرند. به کمک ERP، کارشناسان برنامه‌ریزی و تحلیل مالی چه به صورت واحدی جداگانه در سازمان فعالیت کنند یا بخشی از واحد حسابداری باشند، می‌توانند داده‌های مالی جامع را به پیش‌بینی‌ها و گزارش‌های درآمد، هزینه‌ها و جریان نقدی تبدیل کنند.
زنجیره تامین:
کارمندان ازجمله مسئولان خرید، برنامه ریزان موجودی، مدیران انبار و مدیران ارشد زنجیره تامین برای اطمینان از جریان یکنواخت و مداوم کالا از تامین کننده به مشتری، به سیستم ERP متکی هستند.
آنها از اطلاعات دقیق ارائه شده توسط سیستم برای بهینه سازی سطح موجودی، اولویت‌بندی سفارشات، به حداکثر رساندن ارسال به موقع سفارشات، جلوگیری از اختلالات زنجیره تامین و شناسایی فرایندهای ناکارآمد یا دستی به کار می‌برند.
فروش و بازاریابی:
راهکار ERP می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد و با خودکارسازی مدیریت سرنخ‌های فروش یا همان مشتریان بالقوه و نظارت بر تعاملات احتمالی، نتایج بهتری را برای تیم فروش به وجود آورد. نمایندگان می‌توانند مذاکرات را مستند کنند و وضعیت مشتریان بالقوه را در حین حرکت در قیف فروش تغییر دهند. با استفاده از همان مستندات ثبت شده سیستم بازاریابی می‌تواند دسترسی به همه کانال‌ها، از ایمیل گرفته تا تبلیغات نمایشی و رسانه‌های اجتماعی را خودکار و مدیریت کند و میزان اثربخشی آن پیام‌ها و کانال‌ها را برای تخصیص بهتر بودجه مورد سنجش قرار دهد.
منابع انسانی:
واحد منابع انسانی تمام اطلاعات کارمندان و امور گسترده‌تر نیروی کار را درسیستم ERP بررسی می‌کند و می‌تواند اطلاعات تماس، جزئیات پاداش، مزایا و سایر اسناد را به سرعت برای هر کارمند جستوجو کند.
منابع انسانی همچنین می‌تواند معیارهایی مانند حفظ نیروی کار توسط واحدهای سازمانی، میانگین دستمزد بر اساس عنوان شغلی، نرخ ارتقای شغلی و سایر معیارها را برای تخصیص بهتر کارکنان خود و کمک به مدیران کسب و کار مدیریت و پایش کند.
سازمان‌ها چه زمانی به نرم افزار ERP نیاز پیدا می‌کنند؟
نرم افزار ERP یا برنامه‌ریزی منابع شرکت‌ها / سازمان همانطور که از نام آن پیداست، ابتدا برای شرکت‌ها و سازمان‌ها طراحی شده بود. اما امروز با گسترش فناوری ابری و ارائه ERPهای مبتنی بر رایانش ابری که به صورت خدمت به عنوان سرویس یا SaaS ارائه می‌شوند، موانع ورود کسبوکارها را کاهش داده و به شرکت‌های نوظهور و متوسط بی شماری کمک کرده تا کارایی، دیده شدن و به نوبه خود سودآوری خود را به کمک این سیستم جامع افزایش دهند.
نشانههای نیاز به سیستم ERP
- مرتبا صنعت فعلی خود را بررسی کنید و از خودتان بپرسید که آیا ERP کمک کننده است یا به جای پیشرفت شما را به عقب می‌کشاند. هنگامی که با ناکارآمدی در سیستم‌های قدیمی خود مواجه می‌شویم، داده‌ها دچار مشکل می‌شوند و یا نمی‌توانند از تغییرات کسبوکار پشتیبانی کنند، باید به دنبال راهکار جدیدی باشیم.
- داده‌های نادرست نشانه دیگر نیاز به سیستم جدیدERP است. اگر داده‌های شما قابل اعتماد نیستند، نمی‌توانید به گزارش‌ها و نگرشهای کلی نسبت به محصول اعتماد کنید و این به مشکل بزرگی برای شما بدل شده است باید به فکر استفاده از ERP بیافتید.
- آیا خطاها به طور مداوم باعث ایجاد مشکلات در کسبوکار شما می‌شوند، چه خطای ارسال محصول اشتباه به مشتریان یا ناهماهنگی بین سفارش خرید و درخواست؟ یک سیستم یکپارچه می‌تواند عملیات‌های کسبوکار شما را سازماندهی کند و فرایندها را برای کاهش این موانع بهبود بخشد.
- وابستگی بیش از حد به ایمیل و سیستم‌هایی مثل اکسل برای گردآوری و همرسانی اطلاعات لازم یکی دیگر از شاخص‌های نیاز به ERP است. چون برنامه‌های صفحه گسترده مانند اکسل اغلب ابزارهایی قدیمی هستند و نیاز به به روز رسانی‌های دستی و مکرر دارند و جامعیت و سهولت لازم را ندارند. به اشتراک گذاری داده‌های حساس از طریق ایمیل نیز خطرات امنیتی جدی به همراه دارد و ممکن است به سختی بتوان داده‌ای را در آن جست و جو کرد.
- عدم یکپارچگی بین سیستم‌ها نشانه دیگر آمادگی شرکت شما نسبت به تهیهٔ یک سیستم ERP است. این سیستم می‌تواند با انتقال اطلاعات کارکردهای کلیدی کسب و کار به یک واحد، انتقال دستی داده‌ها و ارتباطات ناپایدار را حذف کند.
با اینکه برای خرید و استقرار نرم افزار ERP هزینه زیادی باید در نظر گرفت، اما اغلب این کار بازدهی سرمایه گذاری سریعی به همراه دارد و کمک‌رسان خوبی برای کسب وکارهای نوپا است.
۱۰ دستاورد استفاده کارآمد از نرم افزار ERP
راهکارهایERP امروزی دارای مجموعه‌ای از ویژگی‌های غنی هستند که مزایای بی‌شماری را برای کسبوکارها به ارمغان می‌آورند. برخی از دستاوردها و مزایای استفاده از ERPها در ادامه آمده است:
۱. صرفه جویی در هزینه
شاید بزرگترین ارزش پیشنهادی در استفاده از سیستم ERP این باشد که این راهکار می‌تواند به طرق مختلفی موجب صرفه جویی در هزینه‌های سازمان شما شود. با اتوماسیون بسیاری از کارهای ساده و تکراری میزان خطاها و نیاز به اضافه کردن کارمندان را به تناسب سرعت رشد کسب و کار به حداقل می‌رسانید.
با دید یکپارچه و تمام‌نگر به کل سازمان که ERP به بدنهٔ رهبری سازمان می‌دهد می‌توان ناکارآمدی‌هایی از جمله افزایش هزینه‌ها را راحت‌تر شناسایی کرد و نسبت به استفادهٔ بهتر از همه منابع، از نیروی کار گرفته تا موجودی و تجهیزات اقدام کرد.
۲. مشاهده‌پذیر شدن گردش کارهای سازمان
در نرم افزارERP همهٔ اطلاعات و گردش کارها در یک جا ذخیره می‌شوند و کارکنان با دسترسی به این سیستم می‌توانند وضعیت پروژه ها و کارکرد عملکردهای مختلف کسب و کار مرتبط با شغل خود را مشاهده کنند. این مشاهده‌پذیر ساختن کارها و روندها برای مدیران و رهبران سازمان امری حائز اهمیت است و باعث می‌شود بسیار سریع‌تر و ساده‌تر نسبت به جستجوی مداوم اصل مستندات و درخواست‌ها از همکاران اطلاعات در بدنهٔ ارشد سازمان به‌روز شود.
۳. تولید گزارش‌ها و تحلیل‌ها
سیستم ERP به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بتوانند داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنند و به نتیجه برسانند. از جمله راهکارهای کارگشا در این بخش می‌توان به ابزارهای گزار دهی و تحلیل اشاره داشت که به کاربران اجازه می‌دهد نه تنها شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط را ردیابی کنند، بلکه هرمعیار یا مقایسهای را که در سر دارند را نیز می‌توانند به صورت بصری قابل نمایش سازند.
از آنجا که نرم افزار ERP یک راهکار جامع و یکپارچه است، می‌تواند به یک کسب و کار کمک کند تا بفهمد که چگونه یک تغییر یا مشکل در فرایندی در یک واحد سازمانی بر بقیه سازمان تاثیر گذاشته است.
۴. بینش تجاری/ هوش تجاری
از آنجایی که سیستم‌هایERP می‌توانند به داده‌ها در هر لحظه و در سراسر سازمان دسترسی داشته باشند، این سیستم‌ها قادر هستند ترندها یا روندها را شناسایی کرده و به نمایش درآورند و با اتکا به تحلیل این روندها بینش‌های کارگشایی در گسترهٔ کسبوکار ارائه دهند.
این بینش‌ها و سرنخ‌های تحلیلی باعث می‌شوند رهبران سازمان که با ERP به راحتی به تمام داده‌های مرتبط دسترسی دارند بهتر بتوانند با پشتوانهٔ داده‌ها و اطلاعات تصمیم گیری کنند.
۵. انطباق با مقررات و امنیت داده‌ها
استانداردهای گزارشات مالی و مقررات امنیتی در خصوص تبادل داده‌های خاص دولتی و صنعتی که کشور به کشور به طور مکرر تغییر می‌کنند را می‌توان با یک ERP در کل سازمان ایمن و سازگار نگه داشت. نرم افزار ERP با پایش گردش کارها در هر تراکنش، از جمله پایبندی به گردش کار مورد نیاز به تأیید ، یک مسیر ممیزی و بازرسی فراهم می‌کند. کسب و کارها همچنین می‌توانند به کمک ERP احتمال خطا و مشکلات مربوط به انطباق را با اتوماسیون را کاهش دهند. همچنین نرم افزار ERP گزارش‌های مالی منطبق با استانداردها و مقررات را فراهم می‌کند.
۶. مدیریت ریسک
یک سیستم ERP خطاها را از چند جهت کاهش می‌دهد. یکی از طریق کنترل دسترسی به ریزِ جزئیات و گردش کارهای تعریف‌شده مورد تایید، دیگری از طریق تقویت کنترل‌های مالی و کاهش میزان خطاها و ناهمخوانی‌ها. علاوه بر این با داشتن داده‌های دقیق تر، ریسک از دست دادن فروش محصول و جریمه‌های قانونی نیز به صفر می‌رسند.
۷. افزایش تعاملات و مشارکت
کارکنان زمانی بیشترین تاثیر را بر کسبوکار دارند که با یکدیگر مشارکت داشته باشند. و در این امر راهکار ERP با به اشتراک‌گذاری اطلاعاتی مانند سفارش‌های خرید، قراردادها و سوابق خدمات پشتیبانی ارائه‌شده به مشتریان، تعاملات داده‌محور بین واحدها را ساده‌تر می‌کند. و همچنین دادن دسترسی مناسب به داده‌های آنی در واحدهای مختلف، به رشد تعاملات بین واحدها منجر می‌شود.
۸. مقیاس پذیری
یک سیستم ERP کارآمد، به اندازه کافی مقیاس پذیر و انعطاف پذیر خواهد بود تا نیازهای امروزی و نیازهای قابل پیش یینی در آینده سازمان را برآورده کند.
سیستم‌های ابری -حتی در صورت افزایش حج داده‌ها و درخواست افزایش دسترسی (افزایش کاربر)، به‌ویژه با تغییرات عملیاتی جزئی و کلی سازگار و سریع هماهنگ می‌شوند.
۹. انعطاف پذیری
کمک نرم افزار ERP به کسب و کارها برای دنبال کردن بهروش‌ها، باعث می‌شود که نسبت به پشتیبانی از فرایندها و اهداف منحصر به فرد سازمان نیز انعطاف پذیر باشد.
این سیستم به مدیران این امکان را می‌دهد که گردش‌کارهای خاص سازمان را ایجاد کنند و برای واحدها و مدیران مختلف گزارشات خودکار تولید شود. و از همین طرقERP نوآوری و خلاقیت در سازمان شما را افزایش می‌دهد.
۱۰. سفارشی سازی
در حالی که ERPهای مدرن پاسخگوی نیاز اکثر سازمان‌ها و شرکت‌های امروزی هستند اما با این وجود برخی از کسبوکارها نیاز به عملکردهای خاص و گسترده داخلی دارند که باید در سیستم‌های ERP اضافه شود. اگر فرایندهای تخصصی و مختص به خود زیادی دارید، باید به دنبال یک سیستم پیشرفته باشید که به شما امکان سفارشی‌سازی دهد به این صورت که متخصصان آی تی شما با کدنویسی بتوانند ویژگی‌های مورد نیاز را به سیستم اضافه کنند و آنها را به صورت یکپارچه در داخل ERP بکار گیرند.
با این حال مهم است که قبل از سفارشی سازی‌های بزرگ، نگاهی دقیق به فرایندهای خود بیندازید تا سفارشی‌سازی‌ها را به حداقل برسانید.
انواع مدل‌های استقرار نرم افزار ERP
هر یک از مدل‌های استقرار ERP نیازهایی از یک نوع سازمان را برآورده می‌سازد. پس ابتدا باید با ویژگی‌های منحصر به فرد هر کدام از این مدل‌های استقرار آشنا شد تا بتوان بهترین گزینه استقرار را برای هر کسب و کار انتخاب کرد.
در ادامه به نحوه عملکرد هر شیوه و تفاوتهای کلیدی هر کدام با یکدیگر می‌پردازیم:
۱. سیستم ERP مستقر در محل (on-premises ERP)
با داشتن یک سیستم ERP مستقر در محل، کسبوکارها خودشان نرم‌افزار را روی سرورها اجرا می‌کنند و مسئولیت امنیت، نگهداری، به روزرسانی و سایر اصلاحات آن را بر عهده می‌گیرند. در این روش برای نگهداری سیستم معمولاً به کارمندان با تجربه در حوزهٔIT نیاز است.
برای چندین سال، تنها انتخاب شرکت‌ها ERP مستقر در محل بوده است، اما محبوبیت این مدل استقرار در سال‌های اخیر به سرعت کاهش یافته است و تحلیل‌گران بازار ادامه کاهش استفاده از این شکل از استقرار نرم افزار را پیش بینی می‌کنند.
۲. سیستمERP ابری (Cloud-based ERP)
سیستم ERP مبتنی بر رایانش ابری یا همان ERP ابری بر روی سرورهایی توسط شخص ثالث مدیریت می‌شود نصب و اجرا می‌شود.
کاربران معمولاً از طریق مرورگر وب خود به یک ERP ابری دسترسی پیدا می‌کنند که به آنها انعطاف‌پذیری بیشتری می‌دهد و در واقع کاربران می‌توانند با اتصال به اینترنت از هر کجا با سیستم کار کنند و به جستجوی اطلاعات و گزارش‌ها بپردازند.
برای استقرار ERP ابری نیز چند مدل مختلف وجود دارد: از جمله ابری هاست‌شده (hosted cloud) و ابری واقعی (true cloud )
راهکار ابری هاست‌شده به این صورت است که شرکت لایسنسی از نرم‌افزار را خریداری می‌کند اما آن را روی سرورهای راه دور که توسط شخص ثالث مدیریت می شود اجرا می‌کند. سرورها و سایر سخت افزارها اغلب از شرکت میزبان اجاره می‌شوند.
داده‌های شرکت شما در یک ابر خصوصی به عنوان نمونه جداگانه ای از ERP که تنها توسط یک شرکت استفاده می‌شود، ذخیره می‌شود. در این روش زیرساخت سیستم شما با سایر سازمان‌ها مشترک نیست. این نوع استقرار ابری در تنظیمات اختصاصی مشتری امکان کنترل بیشتری بر نرم افزار می‌دهد و امکان سفارشی‌سازی های بیشتری را فراهم می‌کند اما حجم کاری زیادی در استقرار به همراه دارد. بنابراین این روش استقرار در اصل چیزی بین روش استقرار نرم افزار به صورت ابری واقعی و روش استقرار مستقر در محل است.
در روش دیگر که به استقرار ابری واقعی (True Cloud) معروف است شرکت‌ها و سازمان‌ها باید در ازای دسترسی به سرورها و نرم‌افزارهایی که مجبور به مدیریت آن نیستند، مبلغی بپردازند.
راهکار ERP به عنوان سرویس (SaaS ERP) نسخه محبوبی از استقرار یک راهکار نرم‌افزاری به روش ابر واقعی است. زیرا فروشنده و تامینکنندهٔ راهکار همه چیز را در پشت صحنه مانند رفع اشکالات و ارائه نسخه‌ها و بروزرسانی‌های لازم مدیریت می‌کند.
استقرار واقعی بر فضای ابری به عنوان روشی چندکاربره شناخته می‌شود. زیرا با ین مدل استقرار، چندین کسب و کار از یک نمونه نرم افزاری و سخت افزاری مشابه استفاده می‌کنند.
این روش استقرار به وجود تیم نفرات کمتری در تیم فناوری اطلاعات داخل خود سازمان نیاز دارد و حسن آن این است که همیشه به روزترین و ایمن‌ترین نسخه نرم‌افزاری در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.
ناظرین بازار پیش‌بینی کرده‌اند که تا سال ۲۰۲۴ استفاده از شیوهٔ استقرار ابری واقعی بین کسبوکارهای مختلف به دو برابر رقم سال ۲۰۱۹ برسد.
گذری-بر-درآمد-ERP_ها-در-سراسر-جهان
همانطور که نمودار بالا نشان می‌دهد، سرمایه گذاری در ERP عمومی در فضای ابری واقعی به طور قابل توجهی افزایش یافته است و در آینده نزدیک به رشد خود ادامه خواهد داد.
۳. استقرار هیبریدی (ترکیبی) ERP (Hybrid ERP):
این نوع از استقرار، ترکیبی از هر دو مدل استقرار ERP استقرایافته در محل یا در سرورهای سازمان و ERP استقراریافته در فضای ابری است. استقرار ERP به صورت هیبریدی یا ترکیبی، شکلی از استقرار دو لایه است که در آن یک سازمان در دفتر مرکزی خود از سیستم ERP مستقر در محل استفاده می‌کند و برای شرکت‌ها و دفاتر تابعه یا دفاتر منطقه‌ای خود از شیوهٔ استقرار ERP ابری استفاده می‌کند.
در هر صورت، در این شیوه هم باید سیستم‌های ابری به پلتفرم داخلی متصل شوند تا از جریان ثابت و یکپارچه اطلاعات اطمینان حاصل شود؛ موضوعی که البته دشواری‌ها و چالش‌های خاص خود را دارد.
۴. سیستم ERP منبع باز (Open-source ERP)
استقرار ERPهای اوپن سورس یا منبع باز مانند دیگر نرمافزارهای این‌چنینی که به صورت منبع باز ارائه می‌شوند، جایگزینی ارزان و گاهی رایگان است که برای برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها مناسب هستند.
بسیاری از ارائه‌دهندگان ERP منبع باز به کسبوکارها اجازه می‌دهند نرم‌افزار خود را به صورت رایگان دانلود کنند و تنها در صورتی که مشتری بخواهد به فضای ابری دسترسی داشته باشد، سالانه هزینه پایینی از آنها دریافت می‌کنند.
این راه‌کارها با رابط‌های کاربری مبتنی بر وب مدرن‌تر و تعداد فزاینده‌ای از ماژول‌های در دسترس ارائه می‌شود، اما با این حال سازمان‌ها باید بدانند که با یک ERP منبع باز چه کاری می‌توانند انجام دهند.
در این روش با حداقل میزان پشتیبانی توسط فروشنده طرف هستیم و تنظیمات و آپدیتهای سیستم معمولا یه عهده خود مشتری است. این امر به این معنی است که شما به تیمی فنی با دانشی کافی در مورد چگونگی توسعه و پیکربندی نرم افزار نیاز خواهید داشت.
طبقه‌بندی سیستم‌های ERP براساس اندازه کسب و کار
درآمد و یا تعداد کارکنان تنها یکی از عواملی است که بر نیازهای سازمان متقاضی در خصوص ERP تاثیر می‌گذارد.
هیچ سیستم واحدی برای همهٔ کسبوکارهای کوچک و متوسط و بزرگ کارآمد و موثر نیست. و در ERPهای مختص هر اندازهٔ کسبوکار امکانات خاصی مانند مدل‌های استقرار مناسب وجود دارد که آن ERP را مناسب کسبوکاری کوچک، متوسط یا بزرگ می‌کند. در ادامه به بررسی این ویژگی‌ها و این مدل از طبقه‌بندی ERPها می‌پردازیم:
۱. نرم افزار ERP مناسب کسب و کارهای کوچک
شرکت‌های کوچک باید قبل از شروع جستجوی تامین‌کننده راهکار ERP خود، نیازمندی‌های خود را مشخص کنند تا از انتخاب نرم‌افزاری که امکانات و ویژگی‌هایی بسیار بیشتر از آنچه دنبالش هستند اجتناب کنند. زیرا این موضوع می‌تواند هزینه‌های غیرضروری بسیار زیادی را برای این نوع کسبوکارها به همراه داشته باشد و در ادامه نیز روند آموزش کارکنان و آشنایی و استفاده از تمام امکانات سیستم برای تیمی کوچک بسیار مشکل خواهد بود.
با این حال، سیستم انتخابی کسبوکارهای کوچک باید مقیاس‌پذیر باشد و این امکان را به کسبوکار بدهد که ابتکارات و فرایندهای جدید را در طول زمان و با پیشرفت و تغییرات کسبوکار بتواند در داخل سیستم پیاده‌سازی کند. به همین دلیل است که ERPهای ابری بهترین گزینه برای کسب و کارهای کوچک هستند، زیرا از جمله قابلیت‌های این سیستم‌های ابری هزینه‌های اولیه کمتر، جدول زمانی نصب و استقرار سریع‌تر و نیاز کمتر به پشتیبانی فنی در مقایسه با ERPهای مستقر در محل یا ERPهای ترکیبی (هیبریدی) است.
نرم افزار ERP ابری دارای قابلیت توسعه‌پذیری و مقیاس‌پذیری برای کسب و کارهای در حال رشد است و تامینکنندهٔ مناسب نرم‌افزار می‌تواند ماژول‌ها و امکانات درخواستی را در صورت نیاز عرضه کند.
۲. سیستم ERP مناسب کسب و کارهای متوسط
شرکت‌های متوسط باید سراغ پلتفرمی بروند که در آن از تمام عملکردهای کسب‌و‌کاری‌شان توسط ماژول‌های تخصصی پشتیبانی شود و مانند شرکت‌های کوچک‌تر، فروشنده‌ای را انتخاب کند که بتواند نیازهای آینده شرکت را نیز برآورده سازد.
از آنجایی که بسیاری از کسبوکارهای متوسط دارای تیم‌های بزرگ فناوری اطلاعات و متخصص IT نیستند، نرم‌افزار ERP مستقر در فضای ابری برای این گونه از کسبوکارها بسیار پرطرفدار است.
علاوه بر هزینه‌های پایین اولیه در ERPهای ابری، مدل ارائه نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) نیز می‌تواند برای شرکتی که تخصص‌های فنی محدودی دارد، کاربرپسندتر باشد.
اگرچه کسبوکارهای متوسطی که نیاز به سفارشی‌سازی‌های متعددی دارند که باید از سیاست‌های نظارتی پیروی کنند که آنها را از ذخیره اطلاعات در فضای ابری منع می‌کند، ممکن است از مدل استقرار در محل (بر روی سرورهای داخلی) یا رویکرد استقرار ترکیبی استفاده کنند.
نیاز به استفاده منابع مالی و انسانی برای استفاده از ERP در کسبوکارهای متوسط بیشتر از ERP برای کسب و کارهای کوچک است.
۳. نرم‌افزار ERP مناسب کسبوکارهای بزرگ
شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ باید نرم‌افزاری را انتخاب کنند که بتواند از تمام اجزا و بخش‌های کسب‌وکارشان پشتیبانی کند که چنین خصوصیتی به سرعت فهرست ارائه‌کنندگان نرم‌افزار ERP متناسب با کسبوکار آنها را کوچک می‌کند. شرکت‌های بزرگ به سیستم‌هایی نیاز دارند که بتوانند حجم عظیمی از داده‌ها را جمع‌آوری، پدازش و تحلیل کنند و نیازهای بسیاری از واحدهای سازمان را مدیریت کننند.
راهکار ERP مستقر در محل (سرورهای داخلی سازمان) وERP هیبریدی (ترکیبی از فضای ابری و سیستم مستقر در محل) در بین سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ پرطرفدارتر است. و این اتفاق صرفا ممکن است به این دلیل باشد که شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگERP قبل از ظهور ERPهای ابری در این سازمان‌ها استقرار یافته باشند و مورد استفاده قرار گرفته باشند.
انتقال یک ERP بزرگ به فضای ابری می‌تواند کاری زمانبر باشد و نیازمند انتقال منابع قابل توجه سیستمی (حجم بالایی از داده‌ها) باشد، اما با این وجود بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ در جهان با شناخت مزایای ERP ابری و تلاش برای قرار دادن خود در موقعیت بهتری در آینده، به سمت فضای ابری گام بر میدارند.
برخی از کسبوکارهای بزرگ نیز ERP را در دو سطح بکار می‌گیرند، در بخشی از ERP به عنوان یک راهکار SaaS برای بخش‌هایی از کسبوکار بهره می‌برند و آن را با ERP مستقر در محل یکپارچه می‌شود.
استقرار نرم افزار ERP
استقرار نرم افزار ERP از جمله طرح و برنامه‌های مهمی است که بدون آماده‌سازی مناسب ممکن است باعث اتلاف زمان و هزینهٔ زیادی شود. اینکه این طرح دقیقا چقدر طول می‌کشد و هزینه آن چقدر است به عوامل زیادی بستگی دارد، از جمله: مدل استقرار، استراتژی استقرار، پیچیدگی سیستم، اندازه سازمان و منابع اختصاص داده شده به آن.
در ادامه به چک لیست استقرار ERP می‌پردازیم:
هفت گام پیاده سازی ERP :
مانند سایر ابتکارات، کسبوکارها می‌توانند با صرف زمان برای ایجاد یک برنامه اجرایی دقیق، از بروز مشکلات بزرگ اجتناب کنند. بنابراین آماده‌سازی نقش مهمی در موفقیت استقرار ERP دارد.
۱. تحقیق و برنامه‌ریزی
برای شروع، یک تیم متشکل از تخصص‌های مختلف را گرد هم جمع کنید تا مشخص شود که سازمان دقیقاً به چه چیزی از یک سیستم ERP نیاز دارد. این تیم می‌تواند فرایندهای ناکارآمد و سایر موانع رشد کسب و کار را شناسایی کند.
۲. ارزیابی و انتخاب
پس از این که این تیم متخصص مستندی از نیازمندی‌ها و الزامات تهیه کرد، پیشنهادات برتر را ارزیابی می‌کنند و پلتفرمی انتخاب می‌کنند که بتواند مشکلات موجود را به بهترین شکل رفع کند، نیازهای واحدهای مختلف سازمانی را برآورده کند و رشد شرکت را ارتقا دهد.
۳. طراحی
در این مرحله، تیم استقرار به این موضوع پی می‌برد که آیا سیستم می‌تواند از گردش کارهای موجود سازمان پشتیبانی کند یا خیر؟ و این که کدام فرایندها ممکن است نیاز به تغییر داشته باشند. همچنین در این مرحله می‌توان در صورت نیاز دست به سفارشی‌سازی فرایندها زد.
۴. توسعه
در این گام متخصصان فنی داخل سازمان یا خارج سازمان، نرم افزار ERP را برای رفع نیازهای از پیش مشخص شده سازمان پیکربندی می‌کنند و شروع به انتقال داده‌های سازمان به سیستم جدید می‌کنند. پس از این اقدام زمان تصمیم گیری در خصوص نحوهٔ آموزش سیستم به کارکنان فرا می‌رسد که پس از آن باید نسبت به برنامه‌ریزی جلسات آموزشی و تولید و آماده‌سازی موارد آموزشی مورد نیاز اقدام کرد.
۵. آزمایش نرم‌افزار
این گام را به هیچ عنوان نباید دست کم یا نادیده گرفت. باید مطمئن شوید که همه چیز همانطور که انتظار می‌رود پیش می‌رود و سیستم ERP انتخاب‌شده مشکلات پیش بینی‌نشده را برطرف می‌کند. برای آزمایش راهکار ERP، باید کاربرانی از واحدهای مختلف سازمان را انتخاب کنید.
۶. استقرار
اکنون زمان استقرار سیستم ERP است. اغلب اوایل خطاهایی وجود دارد و کسب و کارها باید به کارمندان آموزش دهند تا در برابر تغییرات مقاومت کمتری داشته باشند.
۷. پشتیبانی
کاربران باید همه موارد مورد نیاز برای استفاده از سیستم ERP جدید را داشته یاشند. پشتیبانی فرایند پویایی است که می‌تواند شامل تنظیمات اضافی، اغلب با کمک فروشنده یا مشاوران تخصصی باشد.
تاریخچهٔ نرم افزار ERP
آنچه ما اکنون از آن به عنوان ERP یاد می کنیم در دهه ۱۹۶۰ با اختراع سیستم‌های برنامه‌ریزی مواد اولیه (MRP) شروع شد؛ سیستمی که مقدار و زمان‌بندی خرید مواد اولیه را تعیین می‌کرد.
تولیدکنندگان از نرم‌افزار MRP برای برنامه‌ریزی زمان‌بندی تولید استفاده می‌کردند تا مطمئن شوند تمام منابع لازم برای اجرای برنامه تولید و بررسی موجودی نهایی را دارند.
دو دهه بعد، تولیدکنندگان نرم افزار، سیستم‌های برنامه‌ریزی مواد اولیه را ارتقا دادند و MRP II ظهور کرد.
در حالی که نرم افزار MRP II هنوز تولیدکنندگان را هدف قرار می‌داد اما قابلیت‌های جدیدی برای بهبود برنامه‌ریزی تولید نیز ارائه می‌کرد.
تا این که در دهه ۱۹۹۰، ERP به عنوان یک پلتفرم مدیریت کسب و کار یکپارچه ظهور کرد. این فناوری نوآورانه تمام داده‌های کسب و کار را از حسابداری گرفته تا توسعه محصول برای تولید، تکمیل سفارش و منابع انسانی را در یک پایگاه داده مشترک جمع آوری کرد. این راهکارهای اولیه ERP نیاز به سرمایه و هزینه‌های عملیاتی زیادی داشتند.
شرکت‌ها نیاز به خرید سرور، استخدام تیم فناوری اطلاعات با تخصص مناسب و سپس پرداخت هزینه صدور مجوز و پیاده سازی داشتند. و پس از استقرار و در زمان بهره‌برداری از سیستم نیز با صورت‌حساب‌های کلان نگهداشت، پشتیبانی و ارتقای سیستم روبه رو می‌شدند.
سیستم‌های ERP گران و پیچیده بودند تا این که در سال ۱۹۹۸، شرکت نت سوئیت، از اولین ERP ابری رونمایی کرد و مدل عملیات ابری فضای حول ERPها را متحول کرد زیرا دیگر نیاز به سرمایه گذاری اولیه را به شدت کاهش داد و هزینه‌های عملیاتی را قابل پیش‌بینی می‌ساخت.
با ارائهٔ مدل نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS هم دیگر نیازی به خرید سرور یا استخدام کارمندان آموزش دیده نبود زیرا این وظیفهٔ فروشنده بود که زیرساخت را مدیریت کند و به‌طور خودکار به روزرسانی‌های لازم را انجام دهد.
نرم افزار ERP بر فضای ابری از همان زمان به کار گرفته شد و بسیاری از نوآوری‌های دو دهه گذشته را تقویت کرده است.
این مدل پردازش به شرکت‌ها امکان همکاری با شرکت‌های داخلی و خارجی می‌دهد، تا برنامه‌های جدیدی خلق شوند که باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه کسبوکارها و باعث پیشرفت آنها شود.
سوالات متداول درمورد نرم افزار ERP
کلمهٔ ERP مخفف چیست؟
ERP مخفف کلمه Enterprise resource planning (برنامه ریزی منابع سازمانی)، است. اصطلاحی که موسسه تحقیقاتی گارتنر در سال ۱۹۹۰ برای اشاره به پلتفرم های مدیریت کسب و کار که شرکت‌ها شروع به استفاده از آن کرده بودند ابداع کرد.
نرم افزار ERP به زبان ساده چیست؟
سیستم ERP نرم‌افزاری است مناسب کسب و کارها برای اجرا و نظارت بر عملکرد عملیات روزانه خود. این سیستم داده‌های همه واحدهای سازمانی، از امور مالی گرفته تا زنجیره تامین و منابع انسانی را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره می‌کند و می‌تواند تمام این اطلاعات را تجزیه و تحلیل کرده و گزارش‌های مختلفی بسازد.
سیستم ERP چگونه کار می‌کند؟
ERP نرم‌افزاری شامل یک پایگاه داده مرکزی است که اطلاعات را از بخش‌های مختلف یک کسبوکار دریافت، ذخیره و پردازش می‌کند. این سیستم شامل ماژول‌های یکپارچه‌ای برای واحدهای حسابداری، مدیریت موجودی و مدیریت ارتباطات مشتری CRM و دیگر مواردی از این دست است. سیستم‌های ERP متشکل از ماژول‌هایی هستند که بر روی فرایندهای کسب و کار خاصی مانند حسابداری، تولید و CRM تمرکز دارند. این ماژول ها که با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی کار می‌کنند، امکان دسترسی به داده‌های لحظه ای را فراهم می‌کنند و در حالی که تکرار داده‌ها را به حداقل میرسانند به عملکرد کسب و کار در این بخش‌ها شفافیت می بخشند. یک سیستم ERP جامع به شرکت‌ها در بودجه‌بندی، برنامه‌ریزی و گزارش‌گیری مالی کمک می‌کند.
آیا نرم افزار ERP فقط برای امور مالی و حسابداری است؟
اگرچه مدیریت مالی و حسابداری از جمله عملکردهای کلیدی یک ERP است، اما امکانات و قابلیت‌های سیستم ERP بسیار فراتر از بخش مالی است.
سیستم ERP می‌تواند وظایف مربوط به خرید، مدیریت موجودی و سفارش، تولید، مدیریت پروژه، مدیریت نیروی کار، فروش و بازاریابی و موارد دیگر را به صورت خودکار و راحت‌تر مدیریت کند.
چرا سازمان‌ها و شرکت‌ها از ERP استفاده می‌کنند؟
نرم افزارERP ، ابزاری ارزشمند برای کسبوکارها محسوب می‌شود زیرا باعث صرفه جویی آنها در زمان و هزینه‌ها می‌شود. فراتر از اتوماسیون وظایف، یک ERP با ارائه بینش‌ها و گزارش‌های گسترده به مدیران و رهبران سازمان راهنمایی می‌دهد که باید زمان و توجه خود را در کجا و چه نقاطی متمرکز کنند، تا در زمان نیاز به مشکلات فوری رسیدگی شود.
مترجم: شهره خشکباری