راهنمای استقرار ای‌آر‌پی - ERP مجموعه مطالبی است که به تناوب در وبلاگ پگاه آفتاب منتشر خواهد شد. در قسمت پنجم به موضوع «تعهد مدیریت» می‌پردازیم.
برخورداری سازمان از مدیران ارشد (executive group) متعهد یکی از عناصر کلیدی در موفقیت استقرار ERP است. اگر در سازمان شما همه بتوانند این تصویر را پیش روی‌شان ببیند که مدیران ارشد، کمیته رهبری و حامیان اجرا در میدانِ استقرار موفقیت آمیز ERP به خط شده‌اند؛ آن‌ها هم از این رفتار تبعیت خواهند کرد. این فضا به شما اجازه خواهد داد که بر روی عوامل کلیدی دیگر در موفقیت استقرار تمرکز کنید. از طرف دیگر، اگر لایهٔ مدیریت میانی حس کند که می‌تواند میان تیم استقرار و گروه اجرایی شکاف ایجاد کند؛ محیط کاری تبدیل به یک میدان رقابت خونبار خواهد شد و شما مرتباً و در یک مدت زمان طولانی و نامتناسب، باید به دفاع از تصمیم‌های‌تان در جلسات گزارش‌دهی بپردازید.
برای دستیابی به تعهد مدیریت و حفظ آن نیازی به تلاش هرکول‌وار ندارید. حقیقت این است که با وجود ریسک بالای ERP و دشواری‌ها در محاسبهٔ فواید آن، همین روی میز بودنِ یک پروژه ERP در سازمان شما، به معنی وجود علاقه و تعهد کافی برای سازماندهی کردن یک طرح استراتژیک مهم است . در این مرحله بدون در نظر گرفتن این که در چند ماه آینده چه اتفاقات واضحی می‌افتد هدف باید این باشد که تعهد و حمایت را توسعه و ادامه دهیم.
گام‌های اطمینان بخش برای حفظ تعهد مدیریت در فرایند استقرار ERP
با این حال در جلسات طراحی آشکار می‌شود که ERP به تغیراتی نیاز خواهد داشت؛ ارتباطات از لایه‌های پایین به لایه‌های بالا‌تر مرتباً چالش‌هایی را خلق خواهد کرد که باعث مرور این جمله در ذهن مدیران ارشد می‌شود: «ERP قصد نابودی کسب و کار ما را دارد.». بدیهی است که منشاء این نوع مبالغه دربارهٔ اثرات ناخوشایند ERP از بدخواهی بدنه‌ای از سازمان خلق نشده است؛ باید دلیل اصلی را در ترس از تغییر پیدا کرد. به منظور اطمینان خاطر از این موضوع که لایهٔ رهبری سازمان اعتماد و حمایت خود از ERP را حفظ می‌کند شما باید این گام‌های کنش‌گرایانه را دنبال کنید:
۱. تلاش کنید در تصمیم‌گیری برای تغییر فرآیند ارتباطات (با مدیران ارشد) اولین نفر باشید. این موضوع همیشه آسان نخواهد بود؛ مخصوصاً اگر شما به صورت منظم جلسات گزارش‌دهی ماهانه یا دو هفتگی داشته باشید. اگر خوب می‌نویسید در فاصلهٔ بین دو جلسه به وسیلهٔ ایمیل با مدیران ارشد ارتباط بگیرید؛ اگر هم دست به قلم نیستید از تلفن برای ارائهٔ توضیحات شفاهی استفاده کنید. نکتهٔ حیاتی برای ایجاد اطمینان، در نظر گرفتن این موضوع است که تصمیمات شما قضاوت دربارهٔ کل کسب‌و‌کار شما را به همراه دارد. اگر توضحات و دلایل‌تان اقناع‌کننده نیستند احتمالاً تصمیم خوبی نگرفته‌اید.
۲. تلاش کنید در صورت امکان همیشه تصویر بزرگتری را به مدیران ارشد ارائه بدهید. تا حدی که می‌توانید تصمیم‌های متعدد تاکتیکی ERP را در قالب یک تصویر استراتژیک به همراه پیامد‌هایش، ارائه دهید. در این صورت شما قادر خواهید بود با مدیران به راحتی تعامل کنید.
۳. از مدیران ارشد بازخورد بگیرید و هنگام دریافت بازخورد حالت دفاعی به خود نگیرید. بقای اهداف شما به سختی به تعامل با مدیریت ارشد گره خورده است. و این بقا اتفاق نخواهد افتاد مگر اینکه آن‌ها این اعتماد را داشته باشند که شما به نظرات آن‌ها گوش و به نگرانی‌های‌شان پاسخ می‌دهید. هم‌چنین این رویه، مدیران ارشد را در فرایند تصمیم سازی حفظ می‌کند و این باعث خواهد شد تا تصمیمات به جای «تصمیمات شما»، «تصمیمات ما» به نظر برسد.
برای دستیابی به تعهد مدیریت و حفظ آن نیازی به تلاش هرکول‌وار ندارید. حقیقت این است که با وجود ریسک بالای ERP و دشواری‌ها در محاسبهٔ فواید آن، همین روی میز بودنِ یک پروژه ERP در سازمان شما، به معنی وجود علاقه و تعهد کافی برای سازماندهی کردن یک طرح استراتژیک مهم است .
اگر رهبران ارشد (executive leadership)، صبورانه متهعد باقی بمانند؛ مدیران میانی نیز سریعاً این حس را خواهند داشت که تلاش‌ها برای جنجال، هدر دادن وقت است و مجدداً بر روی فعالیت‌های سازنده‌تر تمرکز خواهند کرد. این به نوبهٔ خود به شما هم اجازه می‌دهد که بر روی زمان و فعالیت‌های سازنده‌تر تمرکز کنید.
گروه رهبران را حول پروژهٔ استقرار جمع کنید؛ آن‌ها را نسبت به پروژه استقرار ERP مشتاق نگه دارید و احتمالاً موفقیت بزرگتان را جشن بگیرید.
قسمت چهارم: پالایش داده
قسمت سوم: مدیریت تغییر
قسمت دوم: انتخاب مشاوران استقرار
قسمت اول: انتخاب تامین‌کنندهٔ ERP
