تفاوت EAM و CMMS در چیست؟ این سوالی است که بسیاری از فعالان حوزهٔ نگهداری و تعمیرات را گیج کرده است. بازارِ نرمافزار در حال حاضر از راهکاریهای «سیستم نگهداری و تعمیرات» (CMMS) و «سیستم مدیریت داراییهای فیزیکی» (EAM) اشباع شده است؛ که هر یک در تلاش برای یافتن جایگاه خود در این بازار هستند. ولی این دو راهکار برخلاف تصور راهکارهای یکسانی با دو نام متفاوت نیستند. کلید پیدا کردن یک سیستم مناسب برای مدیریت داراییهای فیزیکی در این است که ابتدا فرق بین سیستم مدیریت داراییهای فیزیکی و سیستم نگهداری و تعمیرات را متوجه شویم و سپس بدانیم که فارغ از جنجال بازاریابها، چطور این دو گونه از محصولاتِ نرمافزاری را از یکدیگر تفکیک کنیم.
فهرست مطالب
مگر CMMS و EAM مثل هم نیستند؟
بازار نرمافزارهای مدیریت داراییهای فیزیکی و عملیات نگهداشت تحت سلطهٔ دو دسته از محصولات هستند: سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی (EAM) و سیستمهای نگهداری و تعمیرات (CMMS). این دو واژه مدام شنیده میشود اما هیچگاه روشن نشده که تفاوت EAM و CMMS در چیست؟ به خصوص وقتی که مشغول تصمیمگیری دربارهٔ خرید چنین سیستمهای نرمافزاریای برای کسبوکار خود هستید ابهامها هم بیشتر میشوند. ممکن است با شنیدن این حرف به سردرگرمی شما اضافه شود، ولی حقیقت این است که بازاریابها خیلی وقتها سیستمهای نگهداری و تعمیراتِ خود را به عنوان سیستم مدیریت داراییهای فیزیکی و یا محصولی مرکب از این دو سیستم معرفی میکنند.
ظاهراً این دو محصول، آنطور که ادعا میشود و آنطور که شاید حتی در ابتدا به نظر برسد، یک محصول با دو نام متفاوت هستند؛ که قرار است کار یکسانی انجام دهند. هر دو مربوط به فعالیتهای نگهداشت میشوند، احتمالاً هر دو بر بستر فناوری رایانش ابری ارائه میشوند و اغلب آنها امکاناتی از قبیل مدیریت موجودی و ردیابی تجهیز را به خریدان خود ارائه میکنند. حتی برخی از CMMSها دارای قابلیتهایی هستند که که به صورت سنتی در دامنهٔ امکاناتِ سیستمهای EAM قرار میگیرند؛ امکاناتی چون ماژول مدیریت خرید و تدارکات و یا ابزارهایی برای مدیریت سازمانهای چند شعبهای. این موضوع به طرح دو سوال مهم میانجامد: نخست این که اصولاً در بازار فعلی نرمافزار، که در آن استفاده از محصولات مبتنی بر معماری وب و اپلیکیشهای موبایلی روز به روز بیشتر میشوند و به همین خاطر پشتیبانی از سازمانهای چند شعبهای دیگر امر پیچیدهای به حساب نمیآید، آیا تفاوت معناداری بین سیستم مدیریت داراییهای فیزیکی و سیستم نگهداری و تعمیرات وجود دارد؟ و پرسش دوم این که آیا به نقطهای رسیدهام که دیگر بین این دو راهکار نرمافزاری مرزی وجود نداشته باشد یا هنوز این دو سیستم نرمافزاری متفاوت از یکدیگر عمل میکنند؟
درست است که مرز روشنی میان EAM و CMMS در ۲۰ سال گذشته تعریف نشده اما این دو گونهٔ نرمافزاری در رویکرد و ویژگیهای عملیاتی تفاوتهای بنیادینی با یکدیگر دارند.
با صراحت باید گفت بله! بین این دو راهکار تفاوت وجود دارد و سیستمهایی مشابه یکدیگر نیستند. ضمناً باید روی این نکته هم تاکید کرد که هر محصولی که ادعا میکند یک سیستم مدیریت دارایی فیزیکی است، لزوماً از همهٔ قابلیتها و امکاناتِ این سیستمها پشتیبانی نمیکند. درست است که مرز روشنی میان EAM و CMMS در ۲۰ سال گذشته تعریف نشده اما این دو گونهٔ نرمافزاری در رویکرد و ویژگیهای عملیاتی تفاوتهای بنیادینی با یکدیگر دارند.
سیستم نرمافزاری مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) چیست؟
سیستم نرمافزاری مدیریت نگهداری و تعمیرات دقیقاً برای همان کاری طراحی و توسعه یافته است که در نام خود دارد: سیستمی رایانهای برای مدیریت فعالیتهایِ نگهداری و تعمیراتِ سازمان.
سیستمهای نگهداری و تعمیرات از دههٔ شصت به وجود آمدند. فناوریای که جایگزین کارت پانچ[۱]، کاغذ و کمدهای بایگانی در مدیریت دستورکارها شد. این سیستمها در دههٔ هشتاد به سمت رایانهای شدن حرکت کردند و با تکامل این سیستمها، امکانات بیشتری برای پشتیبانی از دامنهٔ بزرگتری از نیازهای کسبوکار به آنها اضافه شد.
در حال حاضر، اغلب سیستمهای نرم افزاری نگهداری و تعمیرات شامل ماژولهایی برای نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه و مدیریت تجهیزات (داراییهای فیزیکی) میشوند و امکان استفاده در تلفنهای همراه و یا دیگر دستگاههای قابل حمل را نیز برای خریدان خود به همراه دارند. این سیستمها همچنین از بسیاری از امکانات دیگر چون مدیریت پروژه، مدیریت کسبوکارهای چند شعبهای (مولتی سایت) و حتی قابلیت خرید قطعات مورد نیاز در فعالیتهای تعمیراتی یا تعمیرات اساسی، بدون این که حتی نیاز باشد از محیط آنلاین نرمافزار خارج شد، نیز پشتیبانی میکنند.
علیرغم رشد امکانات و ویژگیهای اضافی اما همچنان قلبِ تپندهٔ بستهٔ نرمافزاری CMMS مدیریت فعالیتهای نگهداشت است. درست است که CMMSهای کوچکتر ترجیح میدهند به صورت اختصاصی بر روی دستورکارها و ثبت رکوردهای تجهیز تمرکز کنند؛ اما حتی بزرگترین CMMSها هم برای فراهم کردن امکاناتی خارج از دایرهٔ مرسوم نگهداشت و مدیریت مواد خام عملیات نگهداری و تعمیرات (MRO) طراحی نشدهاند و توسعه نیافتهاند. متمرکز بودن CMMSها بر روی فعالیتی خاص هرچند یک محدودیت برای آنها به شما میرود اما در برخی شرایط و با توجه به سابقهٔ توسعهدهندهٔ نرمافزار میتواند به عنوان یک مزیت در نظر گرفته شود.
نرمافزارهای CMMS با ابزارهای کارآمد خود به مدیریت عملیاتهای نگهداشت اختصاص دارند و قرار نیست نیازهای موجود در حوزهٔ مدیریت داراییهای فیزیکی آن هم در ابعاد کل سازمان و فراتر از واحد نگهداری و تعمیرات را پوشش دهند. این محدودیت در CMMSها باعث ایجاد خلاء در سازمان میشود؛ اما سازمانها میتوانند این خلاء را با یکپارچهسازی سیستم نگهداری و تعمیرات خود با دیگر سیستمهای نرمافزاری چون خریدو تدارکات، برنامهریزی و حسابداری پر کنند.
نرمافزار نگهداری و تعمیرات برای عملیاتهایِ کوچک نگهداشت، که تنها به سادگی نیاز به مدیریت دستورکارها و تاریخچهٔ تجهیزات و قطعات دارند، راهکار جذابی است. این سیستم اما قادر نیست هر کاری کند و در عوض به همان نسبت از سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی یا همان EAMها ارزانتر هستند.
نرمافزارهای CMMS با ابزارهای کارآمد خود به مدیریت عملیاتهای نگهداشت اختصاص دارند و قرار نیست نیازهای موجود در حوزهٔ مدیریت داراییهای فیزیکی آن هم در ابعاد کل سازمان و فراتر از واحد نگهداری و تعمیرات را پوشش دهند.
سیستم مدیریت داراییهای فیزیکی (EAM) چیست؟
همانطور که از نام آن مشخص است سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی به این منظور طراحی شدهاند که پلتفرم یکپارچهای برای مدیریت داراییهای فیزیکی یک سازمان در کل آن سازمان (و نه فقط واحدهای مرتبط با نگهداری و تعمیرات) فراهم کنند.
سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی پس از سیستمهای نگهداری و تعمیرات پا به عرصه گذاشتند. این اتفاق زمانی افتاد که فناوری شبکه این اجازه را به کسبوکارها داد تا سیستمهای یارانهای خود را از مکانهای متفاوت و شعب مختلف سازمان خود به یکدیگر وصل کنند.
هرچند سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی قابلیتهای سیستمهای نگهداری و تعمیرات را دارا هستند، ولی همزمان به هزینههای کلی مالکیت[۲] (TCO) برای داراییهای فیزیکی سازمان نیز توجه دارند؛ و دامنهٔ وسیعتری از امکانات را نسبت به CMMSها ارائه میدهند. امکاناتی چون ردیابی تجهیز، مدیریت و تحلیل عملکرد تجهیزات و مدیریت هزینهها در کل چرخهٔ حیات یک تجهیز، از زمان شروع بکارگیری تجهیز تا خارج شدن آن از سرویسدهی.
هر نرمافزار EAM به هر جنبه از سازمان که ربطی به مدیریت داراییهای فیزیکی داشته باشد سرویس میدهد؛ و به همین خاطر هم هست که آنها اصولاً برای سازمانهای بزرگ طراحی شدهاند. این خدمترسانی شامل موضوعاتی چون نگهداشت (Maintenance) و موجودی مواد در عملیاتهای نگهداری و تعمیرات (MRO Inventory) و همچنین تمام جنبههای خرید و تدارکات، مهندسی، مدیریت پروژه، حسابداری، عملیاتها، مدیریت قابلیت اطمینان، ایمنی و انطباق با استانداردها و حتی هوش تجاری برای پشتیبانی از برنامهریزیهای استراتژیک در سطح کل سازمان میشود.
نتیجه این طراحی جامع، سیستم واحد و یکپارچهای است که تمام اطلاعات مربوط به داراییهای فیزیکی سازمان را در خود دارد. اطلاعاتی اعم از تاریخ تعمیرات، مصرف انرژی، هزینههای صرفشده در چرخهٔ عمر تجهیز، سوابق ضمانتنامهها، کاتالوگهای قطعات، سفارشهای خرید، تاریخچه و روندِ بازرسیها و خیلی موارد دیگر که همگی در یک سیستم واحد ذخیره میشوند و برای هر واحد سازمانی در دسترس قرار دارند. به همین دلیل است که واحد نگهداری و تعمیرات میتواند از سیستم مدیریت داراییهای فیزیکی برای مدیریت دستورکارها و ثبت تاریخچهٔ تجهیزات بهره ببرد. در حوزهٔ مدیریت مواد اولیه در عملیاتهای نگهداری و تعمیرات (MRO) میتوان از آن برای مدیریت انبارها و موجودی استفاده کند. در حوزهٔ تدارکاتِ MRO میشود از آن برای مدیریت درخواست پیشنهادها و پروپوزالها (RFPs)، قراردادها و سفارشات خرید استفاده کرد. واحد حسابداری میتواند آن را برای مدیریت بودجهٔ MRO و فاکتورهای مالی مرتبط با آنها بکار گیرد. و از آنجا که سیستم مدیریت داراییهای فیزیکی یک سیستم واحد و یکپارچه است، همه در کل واحدهای سازمانی به دادههای یکسانی دسترسی دارند، دادههایی که از منابع مختلف در سراسر سازمان جمعآوری شده و در لحظه بروز میشوند.
از دههٔ ۱۹۹۰ که سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی وارد بازار شدند تا امروز، این بستهٔ نرمافزاری راهکارِ منتخبِ سازمانهای تجهیز محوری بودند که باید مجموعهٔ بزرگی از تجهیزات را در مکانهای مختلف مدیریت میکردند. با این حال، از دههٔ گذشته به این سو شاهد افزایش استفاده از این سیستمها توسط کسبوکارهای متوسط و کوچکی هستیم که خواهان امکانات ارائه شده در حوزههای مدیریت هزینه و بهبود عملکرد در اینگونه سیستمها هستند.
در سالهای اخیر با ظهور مدلهای مختلف اجارهٔ نرمافزار (SaaS) برخلاف گذشته هزینهٔ مالکیت یک نرمافزار EAM قابل رقابت با نرمافزارهای CMMS شده است؛ و به دلیل وجود امکاناتِ بیشتر نسبت به CMMSها حتی در کسبوکارهای کوچک نیز به انتخابی بهصرفهتر از گذشته تبدیل شدهاند.
نرمافزارهای «مدیریت داراییهای فیزیکی» و «نگهداری و تعمیرات»: رویکردهای متفاوت به مدیریت تجهیز
اگر چه سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی طیف وسیعی از امکانات را به سازمانها ارائه میدهند، اما همانطور که دیدیم CMMSها و EAMها اهداف نسبتاً یکسانی دارند؛ و در برخی ویژگیهای کارکردی نیز مشابه یکدیگر هستند.
چیزی که واقعاً این دو محصول را از یکدیگر متمایز میکند فلسفهٔ وجودی و مقیاس اثرگذاری آنها است. یک تفاوت EAM و CMMS در این است که نرمافزار CMMS بر نگهداری و تعمیرات متمرکز است؛ در حالی که نرمافزار EAM رویکردی جامعی دارد که شامل جنبههای مختلفی از کسبوکار است. CMMSها بعد از خرید و نصب یک تجهیز شروع به پایش آن میکنند، در حالی که سیستمهای EAM قادر هستند کل چرخهٔ عمر تجهیز را از ابتدای مرحلهٔ طراحی و نصب دنبال کنند. CMMSها یا برای مدیریت در یک مکانِ واحد طراحی شدهاند و یا پشتیبانی محدودی از نیازهای یک سازمان چند شعبهای ارائه میدهند؛ در حالی که سیستمهای EAM با امکانات گستردهٔ خود برای مدیریت یکپارچهٔ شعبههای مختلف یک کسبوکارِ واحد به صورت همزمان و یکجا طراحی شدهاند.
در مجموع میتوان گفت یک سیستم مدیریت داراییهای فیزیکی چیزی بیشتر از نسخهٔ تقویتشدهٔ یک سیستمِ نگهداری و تعمیرات است. نرمافزار EAM ابزارهای جامع و فراگیری برای مدیریت داراییهای فیزیکی و به حداکثر رساندن عملکرد آنها در خلال کسبوکار فراهم میکنند. میشود این طور گفت که آنها نرمافزار نگهداری و تعمیراتی هستند که همزمان امکانات سیستمهای مدیریت موجودی، مدیریت خرید و تدارکات، مدیریت اسناد، حسابداری، مدیریت پروژه، ابزارهایی برای مدیریت شعب، ابزارهای مدیریت عملکرد و ابزارهای هوش تجاری (BI) را همگی در سیستم نرمافزاری یکپارچهٔ خود دارند.
سازمانهایی که برای موضوع مدیریت داراییهای فیزیکی خود اهمیت ویژهای قائل هستند، معمولاً برای انجام این کار به سیستمهای EAM تکیه میکنند. زیرا سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی مجموعهای از امکانات گسترده، قدرتمند و یکپارچهای را ارائه میکنند که عملیاتهای فشرده و پیچیدهای که باید بر روی اغلب داراییهای فیزیکی اعمال شوند را ممکن میسازند.
بنابراین تفاوت EAM و CMMS چیزی فراتر از چند ویژگی و قابلیت اضافه در EAMها نسبت به CMMSها است و درست به همین دلیل است که معرفی هر سیستم CMMS به عنوان یک سیستم EAM اقدامی گمراهکننده است. در حقیقت ما با دو نوع متفاوت از محصولات نرمافزاری روبرو هستیم که هر یک روش متفاوتی برای نحوهٔ مدیریت داراییهای فیزیکی ارائه میدهند.
کدام راهکار مناسب کسبوکار شما است؟
برای سازمانهای بزرگی که تجهیزات آنها در چندین مکان مختلف استقرار یافتهاند، واضح است که انتخاب سیستمهای EAM گزینهٔ بهتری است. سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی تنها ابزارهایی در بازار هستند که قابلیتهای مورد نیاز برای مدیریت نگهداری و تعمیرات و مدیریت داراییهای فیزیکی را بهطور همزمان دارا هستند. به علاوه این که این سیستمها امکانات پیشرفتهای را نیز برای ردیابی و تحلیل هزینهٔ چرخه عمر تجهیزات ارائه میدهند، سازمانهای بزرگِ چند شعبهای را قادر به مدیریت کارها در چند مکان مختلف به صورت یکپارچه میکند و ماژولهایی را نیز برای فرایندها و فعالیتهای واحدهایی غیر از نگهداری و تعمیرات چون حسابداری و مهندسی ارائه میدهند. همچنین سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی با ارتباط با سیستمهای نرمافزاری نگهداری و تعمیرات طیف وسیعی از گزینههای یکپارچهسازی اطلاعاتی را در اختیار کاربران خود قرار میدهد. این سیستمها قادر هستند سیستمهای هوش تجاری (BI) را از بالاترین نقطهٔ هرمِ اطلاعاتی سازمان به سامانه سرپرستی و گردآوری داده[۳] (اسکادا (SCADA و سیستمهای اتوماسیونساز در پایینترین سطح چرخش اطلاعات در سازمان متصل کنند.
با این وجود انتخاب برای سازمانهای کوچک همیشه امری قطعی و روشن نیست. اکثر سیستمهای نگهداری و تعمیرات پاسخگوی نیازهای مرتبط با مباحث مدیریت نگهداشت و حتی الزامات مربوط به کنترل مواد خام در عملیاتهای نگهداری و تعمیرات (MRO) در مقیاسهای کوچک هستند. به علاوه این که این سیستمها اغلب ارزانتر از سیستمهای EAM هستند. پس اگر شما فقط به دنبال نرمافزاری برای پیشبرد برنامه نگهداری و تعمیراتِ پیشگیرانهٔ خود (PM)هستید، احتمالاً انتخاب یک CMMS از بین نرمافزارهای موجود در بازار بهترین تصمیم از طرف شما باشد. اما همیشه این نکته را در نظر داشته باشید که حتی برای عملیاتهای کوچکتر هم دلایل محکمی برای بررسی یک سیستم EAM وجود دارد.
اما اگر برای رشدِ فعالیتهای سازمانِ خود برنامه دارید باید به سراغ ابزاری بروید که همزمان با شما امکان رشد داشته باشد. نرمافزارهای نگهداری و تعمیرات برای عملیاتهای کوچک عالی هستند، اما در همگام شدن با نیازهای کسبوکاری که در حال رشد است گزینهٔ مناسبی نیستند.
اگر مثلاً قرار است شعبهٔ دیگری از سازمان شما در مکانی دیگر شروع بکار کند، ویژگیها و امکانات گستردهتر موجود در سیستمهای EAM هست که به کار شما میآید. یا اگر تصمیم گرفتهاید که سال آینده برای تجهیزات خود یک برنامهٔ نگهداری و تعمیرات مبتنی بر قابلیت اطمینان (RCM) اجرا کنید به ابزارهای تحلیلِ خرابی یا شکست[۴] (Failure analysis) که معمولاً در سیستمهای EAM قرار دارند نیاز پیدا خواهید کرد.
در مجموع نرمافزار CMMS ممکن است پاسخگوی نیازهای فوری شما باشد، اما یک سیستم EAM ابزارهایی را در اختیار شما میگذارد که با بکارگیری آنها میتوانید عملکرد خود را در بلندمدت بهبود دهید.
اگر قرار است رویکردی جامع به مدیریت داراییهای فیزیکی داشته باشید، که یکی از نشانههایش توجه به TCO یا همان هزینهٔ کلی مالکیت و ارزشآفرینی حداکثری از طریق توجه به چرخهٔ عمر تجهیز است، سیستم مدیریت داراییهای فیزیکی پاسخگوی نیازهای شما است. زیرا برای شما عملکرد عمیق و ذهنیتی سازمانی نسبت به داراییهای فیزیکی سازمانتان را به ارمغان میآورد.
موضوع مدیریت داراییهایی فیزیکی فقط مدیریت نگهداشت نیست، بلکه دربارهٔ کار کردن تمام اجزای کسبوکار با یکدیگر است. شما به نرمافزاری نیاز دارید که نه فقط جنبهای از عملیات را که نیازهای کل عملیات را برآورده سازد؛ و سیستم مدیریت داراییهای فیزیکی با ابزارهای مختلفی که برای ردیابی هزینهها، مدیریت منابع و بهینهسازی عملکرد در سراسر سازمان در اختیار شما قرار میدهد، این چشمانداز را برای شما محقق میکنند.
پانوشتها
[۱] کارت پانچ یا کارت سوراخشده یکی از روشهای قدیمی برای ورود اطلاعات به رایانه و سایر وسایل الکترونیکی و مکانیکی است. در این روش با وسیلهای خاص، سوراخهایی کوچک در محلهای از پیش تعیین شده بر روی یک کارت کاغذی ایجاد میشود. نوع کامپیوتری این کارت تقریباً به اندازهٔ پاکت نامه است. از این وسیله برای ورود متن برنامهها و دادهها به سامانههای رایانهای قدیمی مورد استفاده قرار میگرفت و امروز استفاده از آن در رایانه منسوخ شده است ولی هنوز در برخی ماشینهای بافندگی قدیمی از آن استفاده میشود.
[۲] TCO یا هزینه کل مالکیت (Total Cost of Ownership) هزینه خرید، راهاندازی و نگهداری است که شامل تمامهزینههای مربوط به تدارکات، اجرا و مالکیت سیستم است و معمولا شامل هزینههای مرتبط با آموزش، ارتقا، مدیریت اجرایی و قیمت خرید تدارکات نیز میشود.
[۳] سامانه سرپرستی و گردآوری داده یا اسکادا (به انگلیسی: SCADA: Supervisory Control And Data Acquisition) یک سیستم کنترلی است که از رایانهها، ارتباط داده شبکهای و رابط کاربری گرافیکی استفاده میکند تا فرآیندهای نظارتی را مدیریت کند، اما برای ارتباط برقرار کردن با ماشینآلات از دیگر وسایل جانبی از قبیل پیالسی یا کنترلکنندههای پیآیدی گسسته استفاده می کند.
[۴] تحلیل شکست فرایند جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها برای تعیین علت شکست است ، غالباً با هدف تعیین اقداماتی جهت اصلاح یا پیشگیری. طبق گفته های بلوچ و گیتنر ، شکست ماشین آلات زنجیره ای از علت و معلول ها را نشان می دهد … معمولاً نقصی که به آن نشانه یا دلیل گفته می شود … “.