فهرست مطالب
اهمیت تفکر فرایندی در مدیریت کسبوکار
تفکر فرایندی نیازمند این است که به کسبوکار خود به جای مجموعه‌ای از واحد‌های سازمانی که هر کدام اجرا‌کنندهٔ وظیفهٔ مشخصی هستند، به عنوان مجموعه‌ای از فرایندها بنگریم.
امروزه، تفکر فرایندی به طور گسترده‌ای در کسب‌و‌کار‌های گوناگون در صنایع مختلف به منظور طراحی، پایش و بهینه‌سازی بهتر فرایند‌های کسبوکار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تفکر فرایندی به این معنا نیست که واحد‌های سازمانیِ وظیفه‌محور را به طور کلی کنار بگذاریم. بلکه به موجب تفکر فرایندی باید به این واحد‌ها از نقطه نظری تازه نگاه کرد. ریشهٔ تفکر فرایندی در این گزاره است که یک واحد سازمانی قادر نیست به تنهایی کاری را پیش ببرد و به سرانجام برساند. این سیستم ورودی‌های دیگر بخش‌های کسبوکار را دریافت می‌کند، و خروجی‌هایی را ارائه می‌دهد که واحد‌های دیگر سازمانی با دریافت و استفاده از آن فرایند و کار مورد نظر را به سرانجام می‌رسانند.
ریشهٔ تفکر فرایندی در این گزاره است که یک واحد سازمانی قادر نیست به تنهایی کاری را پیش ببرد و به سرانجام برساند.
در شرایط عملی، هر واحد یا هر فردی در سازمان، در تکمیل یک یا چند فرایند کسبوکار مشارکت دارد. بنابراین باید به جای مدیریت تک تک واحد‌های سازمانی، به مدیریت کل فرایند‌های کسبوکار بپردازیم.
در اصل این‌گونه است که یک فرایند احتمالاً از طریق مجموعه‌ای از تیم‌ها یا دپارتمان‌های داخل سازمان که هر کدام مجموعه‌ای از مهارت‌های خاص خود را دارند به جریان می‌افتد؛ در حالی که هدف کلی تنها یک چیز است: ارائهٔ یک خروجی موفق از آن فرایند.
چرا تفکر فرایندی مهم است؟ در ادامه به فواید به‌کارگیری تفکر فرایندی و کمک‌هایی که به ما برای غلبه به مشکلات می‌کند اشاره کرده‌ایم. مواردی که بیش از پیش اهمیت تفکر فرایندی را روشن می‌سازد.
بیشتر بخوانید: اینفوگرافی | تفاوت‌های سازمان سنتی و سازمان فرایند محور
برترین فواید تفکر فرآیندی
در تفکر فرایندی منافعی وجود دارد که شناسایی آن‌ها، بسیاری از کسبوکارها را ترغیب به استفاده از آن کرده است. در ادامه به برترین فواید و منافع تفکر فرایندی اشاره کرده‌ایم که نشان می‌دهد چرا کسبوکارها هر روز بیشتر از تفکر سنتی و وظیفه‌گرا دست می‌کشند و به فرایندها توجه بیشتری نشان می‌دهند:
۱. تفکر فرایندی باعث حذف سیلو‌های سازمانی می‌شود
وقتی ما تنها بر روی کاری تمرکز می‌کنیم که هر واحد سازمانی انجام می‌دهد، اغلب اهداف واقعی‌ای که می‌خواهیم از طریق انجام فعالیت‌ها به آن برسیم را از دست می‌دهیم. معمولاً در سازمان‌های وظیفه محور کارکنان واحد‌های سازمانی مختلف که فرایندی از میان آن‌ها می‌گذرد قادر به برقراری ارتباط موثری با یکدیگر نیستند و با تفکر جزیره‌ای خود باعث ناکارآمدی در اجرای فرایند می‌شوند.
تفکر فرایندی، مدیران را در هر سطحی تشویق می‌کند تا به طور کامل بر فرایند‌های کسبوکار و مشارکت واحد‌های مختلف سازمانی و افراد آن در هدف نهایی فرایند تمرکز کنند.
۲. تفکر فرایندی به حل چالش‌های پیچیده کمک می‌کند
مشکلات درس ریاضی در دبیرستان را به یاد دارید؟ همیشه مساله‌ای وجود داشت که نمی‌شد آن را حل کرد. اما اگر می‌دانستید که کدام مراحل را در حل مساله دنبال کنید، در نهایت به پاسخ صحیح می‌رسیدید. حتی زمانی که مساله به طور کلی مساله‌ای پیچیده به نظر می‌رسد، هر گام نسبتا ساده به نظر می‌رسید. و اگر پاسخ شما در نهایت نادرست بود هم به این دلیل اتفاق می‌افتاد که شما در یکی از مراحل (فرآیند) خطایی مرتکب شده و یا یکی از مراحل حل مساله را به اشتباه کنار گذاشته بودید. همین نظام‌مندی و گام به گام بودن روش حل مساله باعث می‌شد حتی در صورت شکست در نتیجهٔ نهایی متوجه شوید که در کدام گام راه را اشتباه رفته‌اید و تمرکز خود را در آن بخش قرار دهید.
فرایند‌های کسبوکار هم تقریباً به همان شکل کار می‌کنند. حتی اگر شما هرگز در مورد کسبوکار خود به عنوان مجموعه‌ای از فرایندها فکر نکرده باشید هم در هر صورت فرایند‌هایی در سازمان شما وجود دارد که همین حالا هم در حال اجرا شدن هستند. و سوالی که باید از خود بپرسید این است که واقعاً این فرایند‌های چه قدر کارآیی دارند؟
همانند حل مسائل ریاضی در مدرسه، جستجوی پاسخ به این پرسش قبل از پیمودن گام‌های حل مساله، حدس و گمانی محض است. بهترین راه برای غلبه بر چالش‌ها این است که از نقطهٔ شروع یک فرایند آغاز کنیم و با ارزیابی دقیق هر مرحله از فرایند از آغاز تا انتها موانع و مشکلات را کشف کرده و برای رفع آن‌ها اقدام کنیم.
سازمان شما با چه چالش‌هایی مواجه است؟ شکایت مشتریان، سودآوری لب مرزی، مشکلات مربوط به کیفیت، از دست دادن ضرب‌الا‌جل‌‌ها و مشکلاتی از این دست؟ با تفکر فرایندی می‌توان به نبرد با این مشکلات و چالش‌ها رفت.
۳. تفکر فرایندی باعث شتاب در بهره‌وری و سودآوری می‌شود
از وقتی که به فرایندها به عنوان مسیری برای نیل به اهداف کسبوکار می‌نگریم آرام آرام موانع و گلوگاه‌ها نیز آشکار خواهند شد. احتمالاً به وظایف تکراری بر‌می‌خوریم. منابع فیزیزکی و انسانی‌ای را شناسایی خواهیم کرد که از آن‌ها به اندازهٔ ظرفیت‌شان بهرهٔ مناسبی نمی‌بریم. ما ممکن است دریابیم که ما در حال نسخه‌برداری از وظایف هستیم. با گلوگاه‌هایی روبرو می‌شویم که ممکن است یا از انباشت کار‌ها بوجود آمده باشند و یا کارهای متوقف مانده‌ای را می‌بینیم که تا رسیدگی به آن‌ها توسط فرد یا تیمی به حال خود رها شده‌اند.
به محض این که فرایندها به شکلی روان به جریان بیافتند بدون توقف و برخورد با مانعی هر مرحله از فرایند در طول سازمان طی شود می‌توانیم با همان منابعی که قبلاً در سازمان داشتیم کارهای بیشتر و موثرتری انجام دهیم و با روان شدن امور و به تبع آن کاهش هزینه‌ها سود بیشتری برای سازمان بسازیم.
۴. تفکر فرایندی باعث بهبود کیفیت می‌شود
کیفیت نباید متغیر باشد. موضوع مهم در بحث کیفیت ثبات است. ثبات در این‌جا به معنی حصول نتیجه‌ای قابل پیشبینی است که منطبق بر مجموعه‌ای از مولفه‌های مفروض باشد. مالک یک کسبوکار باید مطمئن شود که خروجی یک فرایند به طور مداوم و به شکلی قابل اعتماد و اتکا سطح مشخصی از کیفیت را تضمین می‌کند.
اگر فرایندی داریم که همیشه کار‌ساز بوده است، باید به همان ترتیب، هر بار که آن را اجرا می‌کنیم، ما را به نتیجه‌ای قابل پیشبینی برساند. وقتی صحبت از کیفیت می‌شود دگرگونی و ناپایداری دشمن ما و یکنواختی و ثبات دوست ما است و تفکر فرایندی به ما این امکان را می‌دهد که به غیرقابل‌پیش‌بینی بودن و ناپایداری اعلام جنگ کنیم.
۵. تفکر فرایندی امکان مالکیت فرایند و بهبود پیوسته را فراهم می‌کند
آیا تا به حال یک کسبوکار کاملاً سنتی مبتنی بر واحد‌های وظیفه‌ای و معایب آن را تجربه کرده‌اید؟ معولاً در چنین سازمانی خلاء پاسخ‌گویی و قبول مسئولیت مشکل آفرین است. هر بخشی مشغول انجام وظیفه و کار خود است؛ و چیزی که بعداً اتفاق می‌افتد مشکل شخص و واحد دیگری در سازمان است.
بعضی اوقات، حتماً نا‌امید شده‌اید چون واحدی که کاری را به شما منتقل می‌کند آن‌چه که برای انجام صحیح کارتان به آن نیاز است را به شما تحویل نداده است. و هنگامی که مشکل بالا می‌گیرد هر واحدی از سازمان انگشت اتهام خود را رو به یک نفر یا واحد دیگر نشانه می‌گیرد و شروع به سرزنش آن می‌کند.
مشکل در چنین سازمان‌هایی این است که هیچ‌کس مالکیت فرایند‌های کسبوکار را برعهده ندارد. در صورت پیروی از تفکر فرایندی می‌توانیم مالکیت کامل فرایندها را به افرادی از سازمان واگذار کنیم. حتماً به این موضوع برخورده‌اید که وقتی افراد مالک یا مسئول چیزی هستند، هم در انجام آن شور و شوق بیشتری دارند و هم در صورت موفقیت احساس شکوفایی می‌کنند. مالکان فرایند به دنبال انجام کار به بهترین نحو خود هستند و در این مسیر دیگر هیچ «مشکل شخصی دیگری» وچود ندارد که آن را نادیده بگیرند. با پیاده‌سازی تفکر فرایندی و تعیین مالک فرایند خیلی خیلی کم‌تر از گذشته شاهد شانه خالی کردن از مسئولیت و وجود روحیهٔ سرزنش‌گری در سازمان خود خواهیم بود.
و این بدین معنی است که تفکر فرایندی شما را به نقطه‌ای هدایت می‌کند که امکان بهبود مستمر فرایند‌های کسبوکار بسیار زیاد خواهد بود. مالکان فرایند از آن‌جا که تمایلی حقیقی برای پیشرفت در کار خود دارند به شما به عنوان مدیر کسبوکار کمک خواهند کرد تا به این هدف دست یابید.
با پیاده‌سازی تفکر فرایندی و تعیین مالک فرایند خیلی خیلی کم‌تر از گذشته شاهد شانه خالی کردن از مسئولیت و وجود روحیهٔ سرزنش‌گری در سازمان خود خواهیم بود.
۶. تفکر فرایندی سازمان را از وضعیت «قابل قبول» به وضعیت «عالی» سوق می‌دهد
کسبوکار شما ممکن است درست همانطور که هست عمل کند، اما اگر تا به حال تفکر فرایندی را در سازمان خود پیاده نکرده‌اید، این کار می‌تواند فرصتی طلایی برای تبدیل کسبوکار خوب شما به کسب‌و‌کاری بزرگ باشد.
وقتی که شما به بهبود مستمر در سازمان خود از طریق تحلیل فرایند‌های کسبوکار خود اقدام کنید و مدام این کار را برای گرفتن نتایج بهتر و بهتر بهینه کنید، در ادامه شاهد تغییرات بسیار مثبتی خواهید بود. تلاش برای کسب تعالی سازمانی به تعالی فرایند‌های کسبوکار گره خورده است و از این گذشته شهرت و اعتبار کسبوکار شما به حصول نتایجی کارآمد بستگی دارد که تفکر فرایندی می‌تواند شما را در مسیر آن هدایت کند.
۷. تفکر فرایندی موجب خلق مزیتی رقابتی می‌شود
مشتریان عاشق کار کردن با کسب‌و‌کار‌های کارآمد هستند. هر‌چه‌قدر فرایند‌های کسبوکار شما کارآمد‌تر شود به همان اندازه هم می‌تواند موجب رشد شاخص وفاداری نزد مشتریان شود.
وقتی مشکلات و مسائلی در سازمان شما وجود دارد ابتدا باید کارآیی فرایندها را مورد بررسی قرار دهید و سپس به سراغ رفع مشکلات در حوزه‌ای که در آن نابهنجاری وجود دارد بروید. اگر این کار را به شکلی موثر و کارآمد انجام دهید، قطعاً می‌توانید از تکرار مکرر آن مشکل جلوگیری کنید.
در صورتی که رقبای شما از این موضوع غفلت کنند و یا کم‌تر نسبت به آن توجه داشته باشند همین موضوع می‌تواند در بازار پر از رقابت امروز برای سازمان شما منجر به ایجاد مزیتی رقابتی شود.
بیشتر بخوانید: همه چیز دربارهٔ متدولوژی‌‌های BPM
چگونه تغییر را به تفکر فرایندی تبدیل کنیم؟
حرکت به سوی تفکر فرایندی ممکن است کار سختی به نظر آید؛ اما می‌توان این تغییر رویکرد را در سازمان به کمک فناوری و راهکار‌های نرم‌افزاری ساده‌تر کرد. نرم‌افزار‌های مدیریت فرایند‌های کسبوکار مانند سیستم مدیریت فرایند پگاه آفتاب، agileBPMS، به شما این امکان را می‌دهد تا با مدل‌سازی فرایند‌های کسبوکار خود در یک محیط کاملاً مبتنی بر روابط گرافیکی و با حداقل دانش برنامه‌ریزی و تنها با اتکا به دانش خود نسبت به کسبوکار خود نسبت به اجرایی کردن این فرایندها در قالب راهکاری نرم‌افزاری اقدام کنید. هم‌چنین می‌توانید قوانین کسبوکار خود را بر فرایندها اعمال کرده و با طراحی داشبورد‌ها و گزارش‌های شخصی‌سازی شدهٔ مبتنی بر ابزار‌های هوش تجاری که در ابزار agilePMS تعبیه شده است همیشه کارآیی فرایند‌های خود را تحلیل و ارزیابی کرده و با کشف گلوگاه‌ها به کمک این ابزار بهبودی مستمر را بر آن‌ها جاری کنید.
