برای مدیر پروژه هیچ چیز ناامیدکننده‌تر از این نیست که شاهد مرگ آهسته و دردناک یک پروژه بی‌نقص به دست هیولایی به نام خزش محدوده (Scope Creep) (تغییرات، رشد مداوم یا کنترل‌نشده در محدوده پروژه) باشد. هنگامی که در عرض تنها یک لحظه، راه مستقیم ای تا بی – A-B طرح پروژه تغییر می‌کند و به آشفتگی گسترده‌ای تبدیل می‌شود.
به عنوان مثال پیمانکار گسترش کتابخانه شهر با عصبانیت ناشی از ایجاد خزش محدوده، از مشتری خود شکایت و ادعا کرد که تاخیر تقریبا ۵۵ هفته‌ای در روند کار، نتیجه مستقیم تغییراتی زیاد در لحظه آخر بوده است. (اشاره به موضوعی دارد که پیمانکاری در کانادا از شهرداری و معمارهای پروژه اش به علت ایجاد تغییراتی در طرح کلی شکایت می‌کند، چرا که این تغییرات موجب شد اجرای پروژه به عقب بیفتد.)
برای اینکه یک پروژه در زمان مقرر با موفقیت به سرانجام برسد، مدیر پروژه و تیمشان باید قبل از شروع بر سر محدوده مشخص پروژه به توافق برسند.
اگرچه حیات پروژه هیچ‌گاه مسیر سرراستی ندارد و پروژه ناگزیر از تغییرات خواهد بود، اما اگر واکنش مناسبی به تغییرات نشان داده نشود، مشکلات اضافی به وجود می آیند.
خزش محدوده میتواند بی‌سروصدا و به سرعت وارد پروژه شما شود و تیم شما را در مسیر بی‌نتیجگی و خودتخریبی قرار دهد، منابع شرکت شما را هدر دهد، فرصت‌های تعیین شده از دست رود، ارتباط میان اعضای تیم را ضعیف کند و در نهایت احتمال موفقیت پروژه شما را از بین ببرد.
در این مقاله، به توضیح تمام آن چیزی که لازم است در مورد خزش محدوده بدانید، از این که چه چیزی (یا چه کسی) عامل ایجاد آن است تا چگونگی مدیریت آن حتی در یک محیط چابک[۲]- جایی که امکان پذیرش تغییر وجود دارد، خواهیم پرداخت.
خزش محدوده میتواند بی‌سروصدا و به سرعت وارد پروژه شما شود و تیم شما را در مسیر بی‌نتیجگی و خودتخریبی قرار دهد، منابع شرکت شما را هدر دهد، فرصت‌های تعیین شده از دست رود، ارتباط میان اعضای تیم را ضعیف کند و در نهایت احتمال موفقیت پروژه شما را از بین ببرد.
فهرست مطالب
خزش محدوده چیست؟
به عبارت ساده، خزش محدوده زمانی به وقوع میپیوندد که محدوده یک پروژه از آنچه در ابتدا برای آن برنامهریزی شده است، گستردهتر شود. در واقع خزش محدوده هنگام مدیریت پروژهها کاملا رایج است و میتواند به دلایل غیرعمد مانند برنامهریزی ضعیف و یا حتی دلایل عمدی مانند انتظارات غیرواقعی ذینفعان رخ دهد. علت هرچه باشد خزش محدوده میتواند به موفقیت پروژه پایان دهد، موجب از دست رفتن فرصت‌ها، هدر دادن زمان و هزینه شود و پروژه را از رسیدن به هدفش بازدارد.
ذینفعان مختلف چگونه می‌توانند باعث خزش محدوده شوند؟
اولین قدم بسیار مهم در حل این مسئله این است که مشخص کنیم دقیقا چه کسی مسئول خزش محدوده پروژه شماست. اغلب مشتری را مقصر می‌دانند، اگرچه گاهی این چنین است، اما همیشه اینطور نیست.
۱) همکاران
در بیشتر موارد، همکارانی که با آنها روی پروژه کار می‌کنید عامل ایجاد خزش محدوده هستند که این امر میتواند به دلایل زیر باشد.
- همکار شما درک درستی از مقیاس پروژه ندارد.
برای جلوگیری از این امر، قبل از شروع کار باید زمان تحویل و الزامات پروژه را مشخصا به تیم خود اطلاع دهید. در صورت امکان، تیم خود را در مراحل تعیین پروژه شریک کنید، یا دست‌کم پس از تعیین محدوده جلسه ای با همکاران داشته باشید تا آنها را از روند کار مطلع کنید. بعد از اینکه مطمئن شدید تیم شما کاملا طرح را متوجه شده و کار خود را آغاز کرده است، حتما آنها را در طول انجام کار به طور منظم کنترل کنید تا همه چیز طبق برنامه و بدون مشکل پیش برود
- همکاران شما به محدودهٔ پروژه بی‌اعتنایی می‌کنند.
مطمئن شوید که تیم شما نسبت به محدوده پروژه آگاهی دارد، اما اگر همکارانتان از آن منحرف شوند و روی چیزی که خود می‌خواهند کار کنند، چه؟
در ابتدا با مشارکت دادن همکاران خود در فرایند توسعه محدوده پروژه می‌توان از این امر جلوگیری کرد، آنها با این روش می‌توانند فرصتی برای ارائه دیدگاه‌های خود داشته باشند و احساس کنند که بهتر با موضوع ارتباط برقرار می‌کنند. کار گروهی موجب درک بهتری از پروژهها خواهد شد.
همکار شما به صورت غیرعمد تصمیمی می‌گیرد که تاثیر منفی دومینووار بر جای می‌گذارد.
هیچ فرایندی بی‌نقص نیست. برخی از مشکلات کوچک در زمان انجام پروژه رفع می‌شود، اما وقتی راه حلی برای این مشکلات انتخاب می‌شود، تیم شما باید مشخصا عواقب احتمالی انتخابشان را در نظر بگیرند. بعضی از راه‌حل‌ها که ممکن است موقتا مسئله (مشکل) را رفع کند، بر موفقیت پروژه اثرات مخربی دارند. مثلا ممکن است در نهایت منابع بیشتری را هدر دهید یا مدت زمان بیشتری از زمان تعیین شده را صرف اجرای پروژه کنید.
۲) مدیریت ارشد سازمان
گاهی ممکن است ترجیحات مدیریت ارشد سازمان با اهداف پروژه همسو نباشد. شاید حتی با علم به اینکه به برنامه زمانی پروژه آسیب می‌خورد ترجیح دهند رضایت کارفرما را جلب کنند. چون ممکن است اولویت را بر سر نگهداشتن روابط مدیریت و کارفرما بگذارند. برای حل این موضوع بهتر است به صورت شفاف با مدیریت ارشد صحبت کنید و مطمئن شوید که آنها جزییات محدوده پروژه و اهمیت پیوستگی آن را درک می‌کنند. خطرات احتمالی که از اهمیت ندادن به نیازمندی ها وجود دارد را برای آنها خلاصه کنید تا شرایط را درک کرده و به آن اهمیت دهند .
۳) بازخورد مشتری
بازخورد مشتری بخشی فوق العاده مهم در تحقق پروژه ها و تولید محصولات است. از سویی، رسیدگی به نگرانیهای مشتری هم میتواند پروژه شما را به راحتی به یک چرخه بازخورد غیرقابل کنترل تبدیل کند و در نهایت، شما را به میزان قابل توجهی به عقب براند. اگر از مشتری بازخورد درخواست تغییر دریافت کنید چه کار می‌کنید در این صورت، شما و تیمتان باید کاملا انتظارات مشتری را برآورده سازید، حتی اگر بر محدوده شما تاثیری منفی بگذارد. نکته اصلی این است که بازخورد مشتری بررسی و فوریت آن ارزیابی شود تا بفهمیم آیا برای پاسخ به این بازخورد آیا ارزش دارد پروژه را به تاخیر بیاندازیم یا نه.
۴) مشتری
در آخر و شاید بارزترین راه حل، مشتری است. اگر در اوایل کار مرزها مشخص نشوند، ممکن است برخی از مشتریان پس از شروع کار درخواستهای بیشتر و یا تغییراتی اضافه کنند و اگر از همان ابتدا مدیریت درستی نداشته باشید سازمان شما با اتلاف وقت و هزینه روبهرو می‌شود.
از قاطع بودن با مشتری نترسید. اگر آنها چیزی می‌خواهند که باعث خزش محدوده پروژه می‌شود با او صادق باشید و در مورد محدودیت‌های خود با آنها صحبت کنید. تأخیر در برقراری ارتباط فقط منجر به از دست‌رفتن ضرب‌العجل‌های مشخص برای تحویل پروژه و ناامیدی مشتری می‌شود.
۵) مدیر پروژه
بله حتی شما! اگرچه مدیر پروژه همیشه تیم خود را در جهت پیشرفت کارآمد پروژه راهبری می‌کند، گاهی اوقات مسائلی (مانند بودجه، ددلاینها و غیره) نیاز به تغییرات اساسی دارد. اما هرچه این نیازها به تعویق بیفتند، فرایند کل پروژه شما نیز طولانی‌تر خواهد شد. کاملا مشخص است که گفت وگو با مدیریت یا مشتری در مورد تاخیر پروژه بسیار دشوارتر از درخواست برای تغییرات است.
بیشتر بخوانید: اینفوگرافی | تفاوت‌های سازمان سنتی و سازمان فرایند محور
دلایل رایج خزش محدوده چیست؟
۱. فقدان محدوده مشخص برای پروژه
قبل از شروع هر پروژه ای، بسیار مهم است که محدوده پروژه را تعیین کنید، به طوری که شما و تیمتان بدون نیاز به انحراف از همه کارهایی که باید انجام شود درک روشنی داشته باشید.
همانطور که قبلا گفته شد نه تنها باید محدوده را مشخص کنید بلکه می‌توانید به طور موثر با تمام کسانی که در پروژه مشارکت دارند صحبت کنید که باعث می شود تاخیرهایی که به دلیل هرگونه سردرگمی در تیم پروژه شما ایجاد می شود باقی نمانند.
۲. فقدان قراردادی مشخص
بستن یک قرارداد مشخص با مشتری به این معنا است که کارفرمای شما کاملا نسبت به زمانبندی و محدودیت های پروژه آگاه خواهد شد. وقتی که مشتری، محدوده پروژه را درک نکرده باشد، این احتمال وجود دارد که طی فرایند پروژه درخواستهای اضافی داشته باشد یا تغییراتی ایجاد کند که این فقط روند حرکت تیم شما را کند می‌کند.
توصیه می‌شود قبل از شروع انجام پروژه، جلسه‌ای اولیه با مشتری خود داشته باشید تا در مورد محدوده پروژه به طور کامل صحبت شود و پیش نویسی از قرارداد به مشتری ارائه دهید تا به تصویب برسد.
۳. فقدان ارتباط بین مشتری و تیم پروژه
حتی اگر جلسه‌ای با مشتری داشته‌اید و در ابتدا به طور واضح محدوده پروژه را با آنها در میان گذاشتهاید، به این معنا نیست که آنها را از مراحل کار بی‌خبر بگذارید. هر چه مشتری از پیشرفت پروژه بی‌خبر باشد بیشتر احتمال دارد که تغییرات غافلگیر‌کنندهٔ بیشتری درخواست کند و به نوبه خود، بر جدول زمانی و هزینه‌های پروژه تأثیر منفی بگذارد.
مداوم تلاش کنید مشتری را در هر مرحله از پروژه در جریان امور قرار دهید تا رضایت او را در طول مسیر جلب کنید. با این کار می‌توانید به آسانی قبل از اینکه تیم شما زمان زیادی را صرف کاری کند که در نهایت باید تغییر کند مشکلات احتمالی مشتری را بررسی کنید.
پرداختن دیرهنگام به موضوعات مهم فقط موجب تجمیع مشکلات می‌شود و شما و اعضای گروهتان را به عقب می‌راند. وقتی مشکلی پیش می‌آید، با ذینفع و یا مشتری خود صادق باشید؛ این امر به شما اجازه می‌دهد که بدون تاثیر بر محدوده پروژه، با آنان صحبت کنید.
۴. پرداخت دیرهنگام به مشکلات مهم
اگر مشکلات مهم را با تاخیر بررسی کنید فقط موجب تجمیع مشکلات می‌شوید و شما و اعضا گروهتان را به عقب می‌راند. وقتی مشکلی پیش می‌آید، با ذینفع و یا مشتری خود صادق باشید؛ این امر به شما اجازه می‌دهد که بدون تاثیر بر محدوده پروژه، با آنان صحبت کنید.
۵. الویتبندی ضعیف الزامات پروژه
به جای اینکه کارهای پروژه را مرحله به مرحله تا اتمام آن انجام دهید، بهتر است همهٔ وظایف خود را از بالاترین تا پایینترین اولویت، مشخص و سازماندهی کنید. در غیر این صورت، ممکن است زمان زیادی صرف کاری کنید که اهمیت ندارد و پروژه شما بیشتر از زمان مورد نیاز به طول انجامد. سعی کنید تلاش خود را روی کارهای بسیار ضروری متمرکز کنید که به نتیجه نهایی برسید. پس از آن اگر زمان داشتید روی امور جزئیتر کار کنید.
۶. خلاء مدیریت تغییر
قبل از شروع پروژه باید با تیم پروژه تصمیم بگیرید که هنگام مواجه شدن با تغییر محدوده پروژه چه کار خواهید کرد که به سرعت کمک کند از آنچه شما را در بن بست قرار داده عبور کنید.
درابتدای جلسه محدوه پروژه این موضوع را بررسی کنید که چطور تغییر را مدیریت کنید و سپس آن را با محدوده تطابق دهید.
بیشتر بخوانید: ۸ مدل مدیریت تغییر – از جان کاتر تا ویرجینیا ساتیر
۷. عدم تصمیم‌گیری داده محور
مهم نیست شما و تیم پروژهٔ شما چقدر قبل از انجام پروژه برنامهریزی و مشورت کرده‌اید، تقریباً غیرممکن است تمام اتفاقات در مسیر فرایند را پیش بینی کنید. اگر مراقب نباشید این موانع پیش بینی نشده به طور خاص میتواند باعث تاخیر در اجرای پروژه شما شود.
بهترین روش حل این مسئله، کار گروهی است تا کاملا پروژه و نیازهایش را ارزیابی کنید و به یک نتیجه مناسب برسید. کارِ گروهی در مقابل کار فردی به شما اجازه می‌دهد که چشم‌اندازهای متفاوتی درباره موقعیت‌های مختلف داشته باشید و این به شما کمک می‌کند تا حد امکان با خطرات احتمالی دست و پنجه نرم کنید و قادر باشید به درستی روند اجرای طرح را پیش‌بینی کنید.
۸. مدیریت نادرست درخواستهای جدید
همیشه هر گونه درخواست جدید را با تیم پروژهٔ خود ارزیابی کنید. حتی اگر از یک منبع معتبر آمده باشند. پذیرفتن کورکورانه درخواست‌ها به آن معنا است که شما نخواهید فهمید که به چه میزان در کار درگیر خواهید شد، این کارها با چه خطراتی همراه هستند و غیره.
هر درخواستی را که دریافت کردید، ماهیت درخواست و الزاماتش را کامل بررسی کنید تا زمانی که کاملا به درک درستی از درخواست و تاثیرات منفی احتمالی آن برسید. فقط در این صورت است که می‌توانید تصمیم بگیرید این درخواست جدید را قبول کنید یا خیر.
۹. فقدان تست کاربر و بازخورد
در مسیر پروژه کاربران را درگیر کنید و در نظر داشته باشید که بازخورد آنها تا لحظات آخر اهمیت دارد. هرچقدر بیشتر منتظر و پیگیر بازخورد کاربران باشید همان قدر شانش بازبینی نکات مهم و کلیدی بیشتری در جهت تولید خواهید داشت.
آخرین چیزی که برای تیمتان میخواهید این است که زمان قابل توجهی را صرف چیزهایی کنید که در نهایت نیاز به دوباره کاری مجدد دارند و در آخر برنامه قرار داده‌اید. برای رفع این مورد برنامه ای برای رسیدگی بازخورد کاربر با تعیین محدوده مشخص طراحی کنید و کاربران را در اسرع وقت با محصول یا خدمات خود آشنا کنید.
دلایل رایج خزش محدوده
چگونه می‌توان به طور موثر خزش محدوده را مدیریت کرد؟
محدوده پروژه خود را تعیین کنید.
همانطور که قبلا گفته شد، نداشتن تعریفی مشخص از محدوده پروژه یکی از دلایل رایج خزش محدوده است.
اینکه مطمئن باشید که محدوده پروژه شما قبل از شروع کار تعیین و آماده به کار شده اهمیت دارد. محدوده پروژه شما باید اهداف پروژه، راه‌های دستیابی به آن اهداف، اینکه چطور کار دنبال می‌شود و همچنین اینکه چه منابعی را نیاز دارید، دربرگیرد. این امر همچنین چارچوبی برای پروژه همزمان با پیشروی آن تعیین می‌کند. در صورتی که به عنوان مثال، مسئلهای پیش بیاید که مربوط به محدوده پروژه شما نباشد آن موقع میدانید آن را نادیده بگیرید یا در اولویت پایین قرار دهید.
محدوده پروژه مشخص تمام اطلاعات مورد نیاز را به شما می دهد تا بتوانید با دقت چشم‌انداز پروژه را تعیین کنید و برای ددلاینها، بودجه و حتی مشکلات احتمالی‌ای که ممکن است به وقوع بپیوندد، برنامهریزی کنید. بنابراین با مشخص کردن محدوده پروژه می‌توانید بسیاری از مشکلات احتمالی که زمینه ساز خزش محدوده است را برطرف کنید.
هنگام تعامل با مدیریت یا ذینفعان درباره منابع موردنیاز برای تکمیل پروژه، داشتن یک طرح مستند از محدوده پروژه به شما دست بالا را می‌دهد. این طرح مستند خود به تنهایی در بالاترین سطح قرار دارد که باعث می‌شود مزایای درخواست شما بدون نیاز به ابهامات بیشتر درک شود.
اکنون اگرچه داشتن محدوده پروژه مشخص امری مهم در موفقیت است، شما باید به شکلی به آن بپردازید که بتوان روی آن حساب باز کرد و هنگام توسعه محدوده پروژه چیزی که اهمیت دارد این است که که به عناصر کوچکتر تقسیم شود.
عناصر محدوده پروژه
محدوده پروژه باید شامل موارد زیر باشد:
- اهداف پروژه
- نتایج محصول / خدمات
- فرایند / وظایف پروژه
- جدول زمانی / ددلاینها
- هزینه کلی / بودجه
ترجمه: شهره خشکباری
