راهنمای استقرار ERP مجموعه مطالبی است که به تناوب در وبلاگ پگاه آفتاب منتشر خواهد شد. در قسمت دوم به موضوع «انتخاب گروه مشاورانِ استقرار ERP» می‌پردازیم. در قسمت اول این سلسله مطالب درباره «ارزیابی تامین‌کننده‌ها» خواندیم و در قسمت بعد هم موضوع بحث، «مدیریت تغییر» خواهد بود.
با در نظرگرفتن اندازه و دامنه‌ی فراگیری استقرارِ ای‌آر‌پی – ERP احتمالاً شما برای استقرار به یک گروه مشاوران نیاز پیدا خواهید کرد. البته استقرار هر نوع ای‌آر‌پی – ERP به گروه مشاوران تمام وقت احتیاج ندارد. این نیازمندی به عواملی چون میزان آگاهی و دانش شما نسبت به ای‌آر‌پی – ERPای که مستقر خواهد شد، زمان برآورد شده‌ی شما برای به پایان رساندن پروژه استقرار، تعداد ماژول‌ها و تعداد کاربران نهایی بستگی دارد. اگر به این نتیجه برسید که برای راهنمایی در مورد روند‌های مبهمِ استقرار به مشاوران نیاز دارید انتخاب صحیح مشاور، به اندازه انتخاب درست نرم‌افزار می‌تواند به شما در موفقیت پروژه کمک کند.
مانند تامین‌کننده‌های ای‌آر‌پی – ERP (شرایط انتخاب تامین کننده‌ها را در قسمت اول بخوانید) مشاوران استقرار ای‌آر‌پی – ERP نیز باید از دو جنبه‌ی ۱. شرایط و ویژگی‌های محصول و ۲. فرهنگ تیم مشاوران ارزیابی شوند.
شاید عبارت «محصول» مفهوم گنگی درباره‌ی ماموریت گروه مشاوران باشد؛ ولی اگر شما دمو‌های مختلفی از فروشندگان دیده باشید قطعاً تفاوت در فرایند‌هایی که موجب تفاوت در محصول نهایی شده‌اند را تشخیص می‌دهید. در این‌جا هم بعضی از مشاوران بر روی مهارت‌های خود در مدیریت پروژه تاکید دارند، تمرکز برخی بر ایجاد یک فضای همکاری و اجماع‌سازی است؛ تعدادی از مشاوران هم خودشان را به عنوان متخصصانی که در موارد فنی و تکنیکال تبحر دارند معرفی می‌کنند.
سوالی که در این مرحله باید به آن پاسخ داد این است که به دنبال کدام تخصص از سوی مشاوران استقرار ای‌آر‌پی – ERP هستیم؟ ممکن است دنبال مشاوری در مقام یک مرشدِ راه و یا مشاوری فنی و تکنیکال باشیم؛ به کار‌گیری هر کدام از این دسته مشاوران ممکن است به انتخاب نرم‌افزار متفاوتی بیانجامد. پس باید هدفمان از همکاری با مشاوران و نیازی که مشاوران قادر به پوشش دادن آن هستند را قبل از آغاز همکاری معین کنیم.
تصمیم‌گیری در مودرمشاوران استقرار به چه چیزهایی بستگی دارند؟
با در نظرگرفتن اندازه و دامنه‌ی فراگیری استقرارِای‌آر‌پی – ERP احتمالاً شما برای استقرار به یک گروه مشاوران نیاز پیدا خواهید کرد. البته استقرار هر نوع ای‌آر‌پی – ERP به گروه مشاوران تمام وقت احتیاج ندارد. این نیازمندی به عواملی چون میزان آگاهی و دانش شما نسبت به ای‌آر‌پی – ERPای که مستقر خواهد شد، زمان برآورد شده‌ی شما برای به پایان رساندن پروژه استقرار، تعداد ماژول‌ها و تعداد کاربران نهایی بستگی دارد. اگر به این نتیجه برسید که برای راهنمایی در مورد روند‌های مبهمِ استقرار به مشاوران نیاز دارید انتخاب صحیح مشاور، به اندازه انتخاب درست نرم‌افزار می‌تواند به شما در موفقیت پروژه کمک کند.
ارزیابی فرهنگ شرکت مشاور اهمیت بیش‌تری از ارزیابی محصول آن‌ها که در بالا از آن صحبت شد دارد. حضور تیم مشاوران در استقرار ای‌آر‌پی – ERP شبیه به یک ازدواج اجباری است؛ روزی یک مشت آدم دور یک میز کنار شما می‌نشینند و شروع به ارائه‌ی پیشنهاد‌هایی درباره‌ی انجام هر کاری می‌کنند. در این مرحله با درگیری‌های نارحت‌کننده‌ی شخصی و اصطکاک‌های اجتناب‌ناپذیر روبرو خواهید شد. هنگام همکاری با مشاوران باید به سوالات سختی پاسخ دهیم. سوالاتی از این دست که چه کسی قرار است رهبری کند و چه کسی باید دنباله رو باشد؟ هنگامی که مسیر استقرار ای‌آر‌پی – ERP را با کسی طی کنیم که پیش از این راه را رفته باشد این باعث آرامش خاطر و احساس قدرت ما خواهد شد.
هیچ دانش قطعی در مورد این که چه چیز باعث می‌شود که کدام گروه از مشاوران استقرار ای‌آر‌پی – ERP برای سازمان شما مناسب باشد وجود ندارد؛ تنها راه حل این است که به دنبال سرنخ‌ها باشید. اگر شما به دنبال یک همکاری با گروه مشاوران هستید ولی در‌می‌یابید که آن‌ها متکبر هستند و به سوالات طبیعی و شاید ابتدایی شما بی اعتنایی می‌کنند سریع روی اسم آن‌ها خط بکشید و به سراغ گزینه‌ی بعدی بروید. این‌جا یک انتخاب سومی هم وجود دارد؛ یک قرارداد فرعی با تیم مشاوران ببندید و خودتان وظیفه‌ی مدیریت مشاوران استقرار ای‌آر‌پی – ERP را برعهده بگیرید. با این وجود، ریسک این کار بیش‌تر از مزایای آن است مگر این که شما در گذشته مدیریت یک پروژه‌ی ای‌آر‌پی – ERP را بعهده گرفته باشید. اگر گروه مشاوران خوبی انتخاب کنید و همکاری میان شما مسیر را هموار کند، پیشرفت عظیمی در دستیابی به موفقیت پروژه خود خواهید داشت.
قسمت اول: انتخاب تامین‌کنندهٔ ERP
