دانش، مانند مدیریت قطعات یدکی و بودجه، یک منبع کلیدی در نگهداری و تعمیرات است. اما وقتی یکی از کارکنان برای همیشه از سازمان خارج و دانش تخصصی خود را نیز از سازمان ببرد چه اتفاقی می‌افتد؟ پاسخ چندان خوشایند نیست. هزینه بالای استخدام، طی کردن دورهٔ پذیرش سازمانی برای یک نیروی جدید و آموزش او، صرف‌نظر از کاهش بهره‌وری، قابلیت اطمینان و زمان آماده‌به‌کاری (آپتایم) تجهیزات را نیز احتمالاً تحت تاثیر خود قرار خواهد داد. این موضوع واقعیتی تلخ است که سازمان‌ها با افزایش نرخ ترک خدمت کارکنان در بخش نگهداری و تعمیرات با آن مواجه هستند. اما لازم نیست این طور باشد. این نویسه به چگونگی حفظ کارکنان و بهبود انتقال دانش به منظور کاهش تاثیر ترک خدمت کارکنان می‌پردازد.
فهرست مطالب
نرخ ترک خدمت در نگهداری و تعمیرات
ترک خدمت همیشه در صنعت نگهداری و تعمیرات مشکل‌ساز بوده است. اگرچه نرخ ترک خدمت کارکنان براساس منطقه، صنعت و موقعیت متفاوت است اما این موضوع در واحد‌های نگهداری و تعمیرات اغلب از میانگین‌های ملی و جهانی بیشتر بوده و از همه صنایع به غیر از تعداد کمی بالاتر است.
بر اساس گزارش انجمن تعالی تولید، در صنعت تولید و توزیع متوسط نرخ غیبت و ترک خدمت کارکنان ۳۷ % است. مطالعه دیگری که توسط شبکه تولید کانادا انجام شده است، نشان می‌دهد که میانگین نرخ ترک کار نیروی انسانی در بخش نگهداری و تعمیرات و اپراتورهای ماشین‌آلات در کانادا ۲۲ درصد است. همچنین بر اساس گزارش ادارهٔ کار آمریکا نرخ ترک خدمت غیر‌ارادی (اخراج و تعدیل) برای متخصصان نگهداشت در ایالات‌متحده ۴ % بیشتر از میانگین ملی در سال ۲۰۱۸ بوده است.
بیشتر بخوانید: راهنمای کامل انتخاب استراتژی مناسب نگهداری و تعمیرات
دلایل ترک خدمت کارکنان در بخش نگهداری و تعمیرات
واضح است که نرخ ترک شغل در بین کارکنان بخش نگهداری و تعمیرات از بسیاری از صنایع بیشتر است. اما چرا؟ برای پاسخ به این سوال، باید ابتدا به دلایل مشترک و عمومی ترک شغل نگاهی بیاندازیم.
بررسی‌ها و نظرسنجی‌های اخیر نشان داده که حقوق و دستمزد دلیل یک‌سوم تا نصف ترک خدمت افراد است. با این حال، تمایل به ترفیع شغلی اغلب نشانه‌ای از مشکلات عمیق‌تر است. تعادل کار و زندگی (۱۳ %)، رابطه بد با مدیر (۱۱ %)، کیفیت کارهای روزانه (۸ %) و محیط کاری ضعیف (۶ %) همگی به عنوان دلایل اصلی ترک شغل توسط افراد ذکر شده‌اند.
وقتی یکی از کارکنان برای همیشه از سازمان خارج و دانش تخصصی خود را نیز از سازمان ببرد چه اتفاقی می‌افتد؟ پاسخ چندان خوشایند نیست
همچنین نگاه کردن به این که چرا برخی از کارکنان شغل خود را ترک نمی‌کنند نیز مفید است. یک مطالعه از مجله بیزینس هاروارد ریویو نشان می‌دهد که اگر افراد کار خود را لذت بخش ببینند، قادر باشند از توانمندی‌های خود استفاده کنند، و قادر به توسعه شغلی خود باشند، احتمال اینکه در شغل خود بمانند ۳۴ % بیشتر است.
این یافته‌ها می‌توانند به توضیح نرخ بالای ترک خدمت کارکنان در بخش نگهداری و تعمیرات کمک کنند. به عنوان مثال، اگر سازمانی بیش از حد از استراتژی نت واکنشی استفاده کند، کارکنان ممکن است تمام روز خود را صرف واکنش به اتفاقات و حوادث غیرمترقبه کنند. حتی ممکن است کارکنان برای مقابله با توقف‌های غیر‌منتظره ساعاتی طولانی را مجبور به کار شوند. وقتی چنین اتفاقی رخ می‌دهد، همه چیز از تعادل کار و زندگی کارکنان گرفته تا ایمنی دچار آسیب می‌شود و جرقهٔ نارضایتی و ترک خدمت کارکنان را می‌زند.
علاوه بر این کار کردن با ابزارهای قدیمی و منسوخ هم باعث می‌شود که پرسنل نگهداری و تعمیرات به سختی به منابع مناسب دسترسی داشته باشند و به شکل کارآمدی کار خود را انجام دهند. زمانی که افراد وقت خود را بیشتر صرف مطالعه دستور‌العمل‌های تجهیزات، انجام دستورکارها یا نوشتن گزارش‌های کاری بعد از یک شیفت طولانی می‌کنند، کمتر می‌توانند زمان خود را صرف استفاده از مهارت‌های خود و توسعه آن‌ها کنند.
علاوه بر این‌ها، تیم‌های نگهداری و تعمیرات اغلب در شرایط بسیار دشوار و با شناخت و دانش بسیار کم کار می‌کنند. این عوامل از جمله دلایل بزرگ دیگری هستند که افراد را به ترک خدمت سوق می‌دهد. تعهد و فشار زیاد در کنار کمبود قدردانی می‌تواند کارکنان نگهداری و تعمیرات، به ویژه کارکنان جوان را به جستجوی شغلی متفاوت با یک محیط کاری بهتر هدایت کند.
اسکات دکرز، از کارشناسان حوزهٔ نت در مورد حرفهٔ یک تکنسین نگهداشت می‌گوید: «این یک کار خسته‌کننده و بدون قدرشناسی است. هیچ‌کس تا زمانی که مشکلی پیش بیاید متوجه شما نمی‌شود. و پس از رفع مشکل همه به شما توجه می‌کنند، اما به دلایل اشتباه.»
آخرین قطعه از این پازل تاثیر افزایش سن نیروی کار در بخش نگهداری و تعمیرات است. سال ۲۰۱۶ در ایالات‌متحده بیش از ۲.۱ میلیون نفر از افراد بالای ۵۵ سال مشغول به کار در صنایع منابع طبیعی، ساخت‌وساز و نگهداری و تعمیرات بودند. این بدان معنی است که میلیون‌ها کارمند و دهه‌ها دانش در طول چند سال آینده از سازمان‌ها خارج خواهند شد.
این روند نگران‌کننده‌ای است که دکرز از نزدیک شاهد آن بوده است.
او می‌گوید: «تعداد قابل‌توجهی از کاربران نرمافزارهای نگهداری و تعمیرات افرادی ۵۵ تا ۶۰ سال هستند. و این به این معنی است که بخش عظیمی از نیروی کار در پنج سال آینده بازنشسته خواهند شد.»
تاثیر ترک خدمت کارکنان بر نگهداری و تعمیرات
هزینه‌های ترک خدمت کارکنان برای سازمان زیاد است. یک کسب‌وکار به صورت متوسط ۲۰ درصد از حقوق سالیانه یک کارمند را صرف جایگزینی آن‌ها می‌کند. از آن‌جایی که متوسط حقوق در صنایع منابع طبیعی، ساخت‌وساز و نگهداری و تعمیرات ۴۳۰۰۰ دلار است، ترک خدمت هر نیرو به صورت میانگین هزینه‌ای ۸۶۰۰ دلار به ازای هر نفر را برای سازمان خواهد داشت. و پول تنها چیزی نیست که سازمان از دست می‌دهد؛ بلکه به طور متوسط ۴۲ روز هم طول می‌کشد تا جایگاه شغلی ترک شده را مجدد بتوان پر کرد. زمانی که به‌جای انجام امور کلیدی، صرف مصاحبه‌های شغلی، طی شدن فرایند پذیرش سازمانی و آموزش کارکنان جدید می‌شود.
تعهد و فشار زیاد در کنار کمبود قدردانی می‌تواند کارکنان نگهداری و تعمیرات، به ویژه کارکنان جوان را به جستجوی شغلی متفاوت با یک محیط کاری بهتر سوق دهد.
موارد بالا فقط به هزینه‌های مستقیم ترک خدمت نیروی کار در بخش نگهداری و تعمیرات اشاره می‌کند. پیامدهای غیرمستقیم زیادی هم هست که می‌تواند تأثیر بیشتری بر عملکرد شما بگذارد.
به عنوان مثال، زمانی که کارکنان شما کم باشند، رسیدگی به هر دو نوع نت برنامه‌ریزی‌شده و برنامه‌ریزی نشده سخت‌تر است. این امر منجر به اتلاف وقت بیشتر، تولید کمتر و از دست رفتن درآمد می‌شود. هزینه خاموشی‌های برنامه‌ریزی نشدهٔ تجهیزات معمولاً از ۳۰۰۰ دلار تا ۲۰۰،۰۰۰ دلار در ساعت است و منجر به عدم ارائه خدمات به مشتریان در ۴۶ درصد از زمان‌ها می‌شود.
در نهایت، اگر تاسیسات شما یک سیستم قوی برای ذخیره‌سازی اطلاعات نداشته باشد، احتمالا بعد از این که نیرویی شغل خود را ترک می‌کند، دانش زیادی را نیز از دست خواهید داد. در واقع، مشخص شده زمانی که یک کارمند سازمان را ترک می‌کند حدود ۷۰ درصد از دانش مرتبط نیز از دست می‌رود. این موضوع می‌تواند منجر به دسترسی به منابع اطلاعاتی کمتر برای کارکنان موجود و دوره‌های آموزشی طولانی‌تر برای کارمندان جدید شود.
چهار استراتژی برای کاهش نرخ ترک خدمت کارکنان در بخش نگهداری و تعمیرات
اولین قانون برای کاهش نرخ ترک خدمت کارکنان در واحد‌های نگهداری و تعمیرات، فراموش کردن مولفه‌هایی است که تغییر آن‌ها از کنترل شما خارج است (مثل چک حقوق، بازنشستگی) و تمرکز بر حوزه‌هایی است که قادر به ایجاد تغییرات در آن‌ها هستید (مثل ایجاد یک محیط کاری کارآمد و رضایت‌بخش). در ادامه به چهار روش برای رسیدن به این هدف اشاره می‌کنیم.
۱. اهمیت دادن به نگهداری و تعمیرات
نگهداری و تعمیرات همیشه به عنوان حرفه‌ای یاد می‌شود که ارج و قرب آن شناخته نمی‌شود. ممکن است ناامیدکننده باشد که سخت کار کنید، وظایف خود را به شکلی عالی انجام دهید و برای عملکرد خوب خود با هیچ نوع قدرشناسی‌ای روبرو نشوید. عوض کردن این روند برای تیم نگهداشت شما محیط کار بهتری می‌سازد.
اعداد بهترین قصه‌گو‌ها هستند. به همین دلیل است که کمی کردن عملکرد نقش مهمی در قدرشناسی از نیروی کار دارد. این کار به شما این امکان را می‌دهد که به عنوان مثال در گزارشی به چنین مواردی اشاره کنید: «ما ۱۰۰ سفارش کار را در ماه گذشته تکمیل کردیم،» یا، «ما آماده به‌کاری را ۴۰ ساعت در این فصل افزایش دادیم». این باعث می‌شود ارزش نگهداری و تعمیرات روشن شود و کارکنان واحد نگهداشت میزان توجهی که خواستارش هستند را دریافت کنند. نتیجهٔ این کار ایجاد یک فرهنگ مثبت در عملیات نگهداری و تعمیرات و کل سازمان شما است.
۲. هموارسازی راه برای کارکنان جدید
مشاغل بدون ترقی به خاطر نرخ بالای ترک خدمت کارکنان در آن‌ها بسیار بدنام هستند. هیچ‌کس نمی‌خواهد هر روز وظایف شغلی را انجام دهد که می‌داند هرگز در آن چیزی یاد نخواهد گرفت و پیشرفتی نخواهد کرد. این امر به ویژه برای نیروی کار جوانی که می‌خواهد راهی برای پیشرفت در حرفه خود ببیند، صادق است.
برای این که به تکنسین‌های جوان نشان دهید که می‌توانند آینده روشنی در سازمان شما داشته باشند، سه راه وجود دارد. اولی داشتن یک برنامه پذیرش سازمانی و آموزشی درخور است. به کارکنان جوان و جدید خود به سرعت دانشی که در کار نیاز دارند را منتقل کنید تا بتوانند با اطمینان یاد بگیرند و کار کنند. دومین مورد اولویت‌بندی آموزش متقابل و یادگیری مستمر است. کارکنان خود را در معرض وظایف و تجهیزات مختلف قرار دهید تا بتوانند توانایی‌ها و مهارت‌های خود را توسعه دهند. در نهایت، بر روی ابزارهایی مانند نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات سرمایه‌گذاری کنید، زیرا استفاده از چنین ابزارهای نرم‌افزاری‌ای انجام وظایف را برای کراکنان جوان آسان‌تر می‌کند و باعث می‌شود آن‌ها بر روی یادیگری مهارت‌های جدید تمرکز کنند و وقت بیشتری برای یادگیری، آموزش متقابل و کمک به دیگران داشته باشند.
۳. حذف بزرگ‌ترین اتلاف‌های زمانی و مشکلات
هیچ‌چیز مانند کلنجارهای مداوم با بدترین بخش‌های یک کار، بر اراده کار کردن تاثیر نمی‌گذارد. از بین بردن این بخش‌های دردسر‌ساز باعث می‌شود تا تکنسین‌ها در استفاده از مهارت‌های خود تمرکز کنند. وقتی به آن‌ها این فرصت را می‌دهید تا کارهایی را که دوست دارند را بیشتر انجام دهند، کمتر به ترک شغل‌شان فکر می‌کنند.
مسائل دردسر‌ساز جزئی می‌توانند به سرعت به مشکلاتی عمیق در نگهداشت تبدیل شوند. اگر تکنسین‌های شما بعد از هر شیفت کاری یک ساعت را صرف انجام کارهای اداری می‌کنند، این برای او به معنای حضور کمتر در کنار خانواده‌ٔ خود و تجدید قوای ضعیف‌تر برای کارهای فردا است. در چنین شرایطی تبدیل شدن محیط کار به یک محیط سمی و ایجاد فرسودگی شغلی برای کارکنان اجتناب‌ناپذیر است. با دسترسی بیشتر به اطلاعات، هدف قرار دادن شیوه‌های ناکارآمد کاری و کمی آسان‌تر کردن انجام وظایف، و حذف مسائل و مشکلات جزئی، می‌توانید از عمیق شدن مشکلات جلوگیری کنید.
۴. سرمایه‌گذاری بر روی ابزارهای مناسب
تحقق اهداف بدون داشتن ابزار مناسب دشوار است. یکی از این ابزارها داشتن یک مرکز دانش دیجیتال است. پلت‌فرمی که به صورت سازمان‌یافته و قابل‌دسترس دربرگیرندهٔ رویه‌های استاندار عملیاتی (SOP) گرفته تا سوابق دستورکارها و چک‌لیست‌های نت پیشگیرانه باشد. چنین ابزاری اطلاعات مورد نیاز کارکنان را در مواقع لازم در اختیار آن‌ها می‌گذارد. توانمندسازی تیم نگهداشت با کمک چنین ابزاری به تیم کمک می‌کند تا بر موانع بزرگی غلبه کنند و بسیاری از دلایل رایج ترک خدمت کارکنان را از میان بردارد. مدیران نگهداشت نیز از این سیستم بهره می‌برند. با وجود چنین سیستمی نه تنها بهره‌وری افزایش می‌یابد، که به شما این امکان را می‌دهد تا با کمی‌سازی ارزش نگهداشت به درک بهتر آن در سراسر سازمان کمک کنید.
بیشتر بخوانید: نظام آراستگی ۵S – راهنمای کامل (۵ گام، اهداف، مزایا و …)
تیم‌های نگهداشت چگونه می‌توانند برای ترک خدمت کارکنان برنامه‌ریزی کنند
شما می‌توانید ترک خدمت کارکنان را در بخش نگهداری و تعمیرات کاهش دهید، اما نمی‌توانید آن را به طور کامل حذف کنید. در زیر چند نکته برای مقابله با ترک خدمت کارکنان آورده شده است.
۱. دیجیتالی‌سازی مستندات
تکنسین‌ها سال‌های سال به صورت مستمر و روزانه با ابزارهایی مشابه کار می‌کنند و به همین خاطر دربارهٔ دارایی‌های فیزیکی از دانشی برخوردارند که هیچ‌کس دیگری آن را ندارد. اگر سیستمی برای حفظ و به اشتراک‌گذاری این دانش نداشته باشید برای این کار مجبور به برگزیدن روش دومی سخت، پرهزینه و طولانی خواهید بود. شرکت‌های بزرگ در ایالات متحده سالانه حدود ۴.۵ میلیون دلار را به دلیل آموزش‌های ناکارآمد به کارکنان و طی شدن غیرموثر و ضعیف فرایند پذیرش سازمانی به هدر می‌دهند.
هیچ‌چیز مانند کلنجارهای مداوم با بدترین بخش‌های یک کار، بر اراده کار کردن تاثیر نمی‌گذارد.
یکی از روش‌هایی که می‌تواند از تحقق این کابوس جلوگیری کند ثبت همه چیز و دیجیتالی کردن بایگانی است. داشتن یک مخزن اطلاعاتی دیجیتال برای داده‌های مربوط به دارایی‌های فیزیکی به کارکنان این امکان را می‌دهد که به راحتی به تاریخچه سفارش کار یک دارایی دسترسی داشته باشند. تمام اطلاعاتی که ممکن است ماه‌ها یا سال‌ها طول بکشد تا با آزمون و خطا یاد گرفته شوند (مانند تنظیمات بهینه یا علل رایج شکست) را می توان طی چند روز با مرجعه به این مستندات دیجیتالی آموخت.
۲. تا جای ممکن استانداردسازی کنید
ثبات از نشانه‌های یک عملیات نگهداشت کم‌نقص است. اما به دست آوردن نتایج یک‌سان زمانی که تیم شما در حال تغییر است، دشوار خواهد بود. استانداردسازی فرایند‌ها، با حذف آزمون‌و‌خطاها و کارهای حدسی از وظایف نگهداری و تعمیرات، تکرار موفقیت را ساده‌تر می‌کند و از تکیه برای یک فرد، واحد یا یک تخصص جلوگیری خواهد کرد.
کاری به سادگی ایجاد چک لیست‌های منظم برای نت برنامه‌ریزی‌شده می‌تواند استانداردسازی را بهبود بخشد. اگر بخواهید از چشم‌اندازی وسیع‌تر به صحنه بنگرید، می‌توانید یک سیاست مشخص برای مدیریت دارایی‌هایی فیزیکی خود ایجاد کنید. این سیاست دربرگیرندهٔ مجموعه‌ای از اصول برای مدیریت دارایی‌های فیزیکی است که هر فرد در سازمان شما را در جهت یک هدف واحد هدایت خواهد کرد.
۳. تغییر انتظارات
اگر بتوانید ترک خدمت کارکنان را پیش‌بینی کنید، برنامه‌ریزی برای آن بسیار آسان‌تر می‌شود. ثبت اعداد می‌تواند به شما کمک کند تا روندها را تشخیص دهید، ترک شغل‌های بالقوه را پیش‌بینی کنید و از عواقب بعدی جان سالم به در ببرید.
این موضوع یکی دیگر از حوزه‌هایی است که در آن نرمافزارهای نگهداری و تعمیرات می‌توانند نقش نجات‌دهند را ایفا کنند و به شما کمک کنند تا نشانه‌های اولیه ترک خدمت کارکنان را تشخیص دهید. گزارش‌هایی که به صورت خودکار در داخل برنامه تهیه می‌شود، اطلاعات به‌روزی را در هر زمانی فراهم می‌کنند تا به شما در ایجاد حداقل‌های رضایت و شناسایی تغییرات مربوط به آن‌ها کمک کند. به عنوان مثال، ساعات اضافه‌کاری ارتباطث قوی با رضایت شغلی و بهره‌وری پایین دارد. اگر شما در ساعات اضافه‌کاری و درخواست‌های کاری خود احساس خوبی داشته باشید، می‌توانید علل ریشه‌ای مشکل را بررسی کنید.
نتیجه‌گیری
ترک خدمت کارکنان می تواند برای تیم نگهداشت اثراتی مخرب در پی داشته باشد. می‌تواند منجر به از دست دادن دانش، کاهش انگیزه کارکنان، افزایش زمان خاموشی‌های تجهیزات و مواردی دیگر شود. با این حال، نرخ ترک شغل کارکنان و اثرات سوی آن می‌تواند با مستند سازی و سازماندهی دانش، اثبات ارزش عملیات نگهداشت، افزایش استانداردسازی‌ها و از بین بردن ناکارآمدی به حداقل برسد. نرمافزارهای نگهداری و تعمیرات می‌توانند نقش بزرگی در کمک به شما برای رسیدن به این اهداف در حالی که امکانات خود را برای موفقیت بلند مدت تنظیم می‌کنید، ایفا کنند.
