با توجه به محدودیت منابع مالی و زمانی در پروژه‌های تحول دیچیتال و اتوماسیون فرایندها لزوم اولویت‌بندی فرایندها در صف اتوماسیون از اهمیت بسیاری برخوردار است. بگونه‌ای که بخش مهمی از موفقیت و یا شکست پروژه‌های دیجیتالی کردن فرایندهای کسب و کار مخصوصا با رویکرد BPM به همین امر بستگی خواهد داشت. اما سوال اساسی این‌جا است که با چه مکانیزمی می‌توانیم در خصوص الزام به اتوماسیون فرایندها و اولویت‌بندی اتوماسیون آنها تصمیم بگیریم؟
برای این منظور روش‌های مختلفی وجود دارد. یکی از این روش‌ها در ادامه بیان شده است.
نقشهٔ گرمایشی اتوماسیون
«نقشه گرمایشی اتوماسیون» شیوه‌ای است که در اولویت‌بندی فرایندها و فعالیت‌هایی که از ظرفیت مناسبی برای اتوماسیون و دیجیتالی سازی برخوردارند به ما کمک خواهد کرد.
نمونهٔ فوق‌العاده‌ای از نقشه‌های گرمایشی اتوماسیون را می‌توان در گزارش شرکت مشاوره مدیریت آمریکایی مکنزی (McKinsey & Company) با عنوان «کجا ماشین می‌تواند با نیروی انسانی جایگزین شود و فعلا کجا نمی‌تواند» یافت. در این گزارش از یک نقشهٔ گرمایشی برای نمایش ظرفیت‌های فنی اتوماسیون در بخش‌های مختلف در آمریکا استفاده شده است. شکل زیر نسخه‌ای از نقشه گرمایشی اتوماسیون است که برای آنالیز اتوماسیون فرایندها اندکی تغییر داده شده است.
در این نقشه، برای هر فرایند ۷ نوع فعالیت خاص در نظر گرفته شده است که در دو بعد «زمان صرف شده» و «امکان‌سنجی اتوماسیون» بررسی می‌شود.
بُعد اول- زمان صرف شده (%): این بُعد، میزان زمان صرف شده برای هر نوع خاصی از فعالیت در یک فرایند را نشان می‌دهد. اندازهٔ دایره‌ها نشان‌دهندهٔ این موضوع است. هر چه اندازهٔ دایره‌ها بزرگ‌تر باشد نشان دهندهٔ زمان صرف شدهٔ بیشتر بر روی یک نوع فعالیت است.
بُعد دوم- امکان‌سنجی فنی (%): دومین بُعد، نشان‌دهندهٔ امکان سنجی فنی اتوماسیون هر فعالیت یا فرایند است. این موضوع با رنگ‌های مختلف نشان داده می‌شود و هر چه از طیف قرمز به سمت طیف آبی برود امکان‌سنجی فنی اتوماسیون بیشتر خواهد شد.
نقشه گرمایشی اتوماسیون
تحلیل خلاصه‌ی اطلاعات نقشه گرمایشی عنوان شده در شکل فوق به شرح زیر است:
فرایند آ: شامل فعالیت‌هایی است که به شخصی نیاز دارد تا تخصص خود را روی آن اعمال کند و با داده‌های بدون ساختار کار کند. با فناوری‌های فعلی شانس اتوماسیون این دسته از فرایندها پایین است.
فرایند ب: اغلب شامل کارهای قابل پیش‌بینی است و زمان زیادی صرف پردازش داده‌های ساخت‌یافته می‌شود. امکان سنجی فنی اتوماسیون فرایندها در حد قابل قبولی است و به همین خاطر این دسته از فرایندها از شانس بالایی برای اتوماسیون برخوردارند.
فرایند پ: گرچه در این نوع از فرایندها «زمان صرف شده روی کارهای قابل پیش‌بینی» و «پردازش داده‌های ساختارمند» نسبت به فرایند ب کمتر است، اما از لحاظ امکان‌سنجی فنی اتوماسیون کردن فرایندها همچنان از شانس زیادی برخوردار است.
معیار‌های موجود در این نقشه گرمایشی و انواع فعالیت‌های در نظر گرفته شده برای هر فرایند را می‌توان به فراخور سازمان خود با معیار‌ها و انواع فعالیت مناسب‌تر جایگزین کرد و یا معیار‌ها و انواع فعالیت جدیدی را به آن افزود.
