شاید نوشتن دربارهٔ صنایعی که به سیستم BPMS (سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار) نیاز ندارند ساده‌تر باشد. آیا اصلا صنعتی وجود دارد که نخواهد از مزایای یک نرم‌افزار گردش کار، که به منظور حذف مراحل زاید گردش کار دستی، اتوماسیون فرایندهای دستی و دنبال کردن فرایندها به صورت پیوسته طراحی شده باشد، بهره‌مند شود؟
پاسخ مسلما خیر است؛ چون به طور قطع در بازار امروز افزایش بهره‌وری یک مولفهٔ حیاتی برای رقابت است و استفاده از سیستم BPMS عاملی مهم در بهبود بهره‌وری است.
با این وجود صنایعی هستند که به دلایلی بیشتر از صنایع دیگر قادر به بهره‌مندی از مزایای قابل ملاحظهٔ مدیریت فرایندهای کسب‌و کار می‌باشند. دلایل این امر می‌تواند شدت مقرراتِ جاری بر آن صنعت یا ارتباط آن صنعت با تعداد قابل توجهی از ارباب رجوع باشد. قابلیت‌های نرم‌افزار مناسب مدیریت گردش کار در جهت سرویس‌دهی بهتر به مشتریان و توسعهٔ جنبه‌های رقابت‌پذیری سازمان نیز می تواند از دلایل دیگر باشد.
در این نوشته به ۵ صنعتی از این دست اشاره کرده‌ایم که سیستم BPMS می‌تواند مزایای فوق‌العاده‌ای را برای آنها به ارمغان بیاورد.
صنایع بیمه، مالی، سلامت، دولت و فناوری اطلاعات ۵ صنعتی هستند که به شدت به سیستم BPMS احتیاج دارند
۱. صنعت بیمه
صنعت بیمه به شدت با مقررات سروکار دارد و این شامل حجم وحشتناکی از کاغذبازی است. برای اطمینان از عملکرد موثر و درست، موسسات بیمه باید روند‌های به خصوصی را دنبال کنند و گام‌های متعددی را از هنگام دریافت ادعای بیمه‌شده تا زمان پرداخت طی کنند.
بسیاری از بیمه‌ها هنوز از سیستم‌های نرم افزاری قدیمی و عتیقه شده‌ای استفاده می‌کنند که قابلیت یکپارچه سازی با دیگر نرمافزارهای سازمانی را ندارند و این در حالی است که کارشناس‌های بیمه برای بررسی دعاوی و درخواست‌ها نیاز به ثبت و ضبط داده‌ها دارند تا بتوانند به موقع آنها را پردازش کنند. به علاوه این که امروزه مشتریان بیمه‌ها تقاضا دارند که در جریان روند برسی ادعا‌های خود قرار گیرند و تحقق این موضوع می‌تواند یک مزیت رقابتی مهم برای آن موسسه بیمه محسوب شود.
۲. صنعت مالی
صنعت مالی یکی دیگر از صنایعی است که به شدت با مقررات درگیر است. هم‌چنین بسیاری از موسسات مالی با تعداد زیادی از شهروندان عادی که به خدمات مالی – بانکی نیاز دارند سروکار دارند. علاوه بر این بیشتر مشتریان بانکی امروزه خواستار استفاده از ابزارهای آنلاین و موبایلی هستند. ابزارهایی که به آنها اجازه کنترل حساب خود و دریافت اعلانات و هشدار‌های مختلف در شرایط گوناگون مانند برداشت از حساب یا سررسید قسط را می‌دهد.
در صنعت مالی هم مانند صنعت بیمه یک نرم‌افزار گردش کار مناسب، می‌تواند تفاوت معنی داری را برای موسسات بهره‌بردار نسبت به موسساتی که از فرایندهای منسوخ استفاده می‌کنند ایجاد کند. سازمانی که به کمک سیستم BPMS یا نرم افزار گردش کار، خدمات مالی کارآمد و مبتنی بر نیاز‌های مشتری ارائه می‌دهد قطعاً در رقابت با موسسات مالی دیگر از مزیت‌های رقابتی بیشتری برخوردار خواهد بود.
۳. صنعت سلامت
صنعت سلامت نه تنها به مقررات متعدد وابستگی دارد، بلکه با مشکلات ورود بیماران تازه بیمه شده و تغییرات پی‌در پی ضوابط و قوانین مربوط به خدمات بیمه‌ای و بازپرداخت‌های بیمه‌ها و سازمان‌های بازنشستگی دولتی و خصوصی روبرو است.
در صنعت سلامت حقیقتاً هیج فرصتی برای فرایندهای ناکارآمد وجود ندارد. در نتیجه این صنعت از جمله صنایعی است که می‌تواند با اتوماسیون و سیال کردن فرایندها با استفاده از سیستم BPMS و نرم افزار گردش کار به شدت از مزایایی چون کاهش هزینه‌های نیروی انسانی، کاهش ریسک در موعد حسابرسی و صدور و وصول صورت‌حساب بهره ببرد. گردش‌کار‌های هوشمند و داشتن یک نرم افزار گردش‌کار کارآمد کلیدی برای موفقیت در بازاری است که به سرعت در حال تغییر است.
۴. نهاد‌های دولتی
نهاد‌ها و موسسات دولتی مجبور هستند فرایندهای سازمانی خود را در یک قالب و شیوه‌ای مشخص سازماندهی کنند و گاهی اوقات این موضوع باعث ایجاد ناکارآمدی حاد می‌شود. با این وجود، قوانین و سیاست های دولتی اغلب ملزم می‌کنند که کارها در یک نظام و با ترتیبات خاصی انجام شوند.
درست به همین دلیل است که دولت و سازمان‌های مرتبط با دولت از مزایای استفاده از سیستم BPMS و نرم‌افزار گردش کار بسیار بهره‌مند می‌شوند. درست است که ممکن است نتوان فرایندها را به گونه‌ای که در کسب‌و‌کار‌های خصوصی وجود دارد بهینه کرد و به جریان انداخت اما حتی اتوماسیون و سیال شدن فرایندها در مرزهای سیاست‌های دولتی هم برای کارکنان دولت و هم برای شهروندان عادی که با دولت سروکار دارند عملی سودمند است. حداقل باعث می‌شود همان مراحل و رویه‌هایی که قوانین الزام می‌کنند جاری سازی شود و میزان دخل و تصرف کارمندان به شکل چشم‌گیری کاهش یابد. پیوستگی فرایندها به نظارت پذیر شدن آنها و ارتقای سلامت نظام اداری کمک شگرفی خواهد نمود.
۵. فناوری اطلاعات
همه فکر می‌کنند صنعت فناوری اطلاعات به صورت طبیعی بیشترین بهره را از سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت گردش‌کار و BPMS می‌برد، اما همیشه این طور نیست. گاهی اوقات حتی حرفه‌ای‌ترین کارشناسان فناوری اطلاعات هم از روی عادت به انجام دستی فرایندها مباردت می‌ورزند؛ چون تصور می‌کنند به این شیوه کارها را سریع‌تر انجام می‌دهند و یا این که وقت کافی برای اتوماسیون فرایندهای خود ندارند. ولی اگر آنها فرایندهای بیشتری را اتوماسیون کنند زمانی که صرفه‌جویی می‌شود در بلند مدت بسیار ارزشمندتر و بیشتر از حالت دستی انجام کارها خواهد بود.
تیم‌های فناوری اطلاعاتی که پرمشغله هستند به طور قابل توجهی از نرم‌افزار گردش‌کار می‌توانند بهره‌مند شوند. امکان تنظیم اعلان‌های خودکار در سیستم BPMS و نرم افزار گردش کار این اجازه را به آنها می‌دهد تا زمان گرفته شده از نیروهای خود برای پایش Deadline انجام کارها را صرفه‌جویی کرده و به صورت مستقیم اعلان‌هایی را که لازم است به صورت ایمیل، پیامک یا از طریق شبکه‌های اجتماعی به دریافت کننده‌های مورد نظر بفرستند.
متدولوژی‌های چابک آنها را نیازمند ابزارهایی می‌کند تا بتوانند در کوتاه‌ترین زمان ممکن فرایندهای مختلف کسب و کار خود را اعم از فرایندهای تولید، نگهداشت، مالی، اداری و … را پایش نموده و بهبود دهند. این سطح از پویایی بدون استفاده از نرم‌افزار BPMS مناسب امکان پذیر نیست.
سیستم BPMS پگاه آفتاب: agileBPMS
agileBPMS راهکاری نرم‌افزاری برای مدیریت فرایندهای کسب و کار سازمان‌ها و گام برداشتن آنها در مسیر تحول دیجیتال است. agileBPMS بر پایه تجربه موفق اولین نسل نرمافزارهای مدیریت فرایند کسب و کار با نام «برنامه‌ساز فرایندی سپیده» – محصول ۱۳۸۴- تولید شده است.
agileBPMS با رویکردی نوین و بهره‌گیری از آخرین تکنولوژی‌ها، امکان مدیریت فرایند را با تیمی چابک، به سادگی، به سرعت و توسط سازمان بهره‌بردار فراهم می‌آورد. اگر مشکلی در کسب و کار خود دارید که رویکرد مدیریت فرایند کسب و کار می‌تواند چاره‌ای برای آن باشد با ما تماس بگیرید. پگاه آفتاب با تجربه ۱۹ ساله در طراحی و تولید راهکارهای نرم‌افزاری فرایندی از اینکه بتواند مشکلی از فعالان صنعت کشور مرتفع نماید به خود می‌بالد. برای برقراری ارتباط با کارشناسان ما می‌توانید به آدرس sales@pegaheaftab.com ایمیل ارسال نمایید و یا با شماره تلفن‌های ۸۸۵۲۲۸۰۶-۸ تماس بگیرید.
