بهبود فرایند کاربردی یا PPI (مخفف Practical Process Improvement) روشی ملموس و کاربردی برای بهبود فرایندها در سازمان است، که با درگیر ساختن تمام نیروی انسانی آن سازمان در یک مسیر مشارکت‌جویانه صورت می‌گیرد. برای کسب اطلاعات بیشتر از این روش می‌توانید به وب‌سایت مبدع این روش مراجعه کنید.
روش بهبود فرایند کاربردی معمولا به عنوان روشی ساده شناخته می‌شود و بسیاری از آن به عنوان شیوه‌ای یاد می‌کنند که می‌توان آن را تنها با اتکا به نیروهای داخلی و بدون بهره‌گیری از مشاور و یا خدمات خارج سازمانی، پیش برد.
بیشتر بخوانید: اصول بهبود فرایند
روش بهبود فرایند کاربردی PPI از ۸ گام تشکیل شده که یک به یک باید همهٔ آن‌ها تا حصول نتیجه طی شوند. اما پیش از این ۸ گام، اقدامات مقدماتی را نیز باید انجام داد. این اقدامات مقدماتی به شرح زیر هستند:
بهبود فرایند کاربردی روشی ملموس و کاربردی برای بهبود فرایندها در سازمان است، که با درگیر ساختن تمام نیروی انسانی آن سازمان در یک مسیر مشارکت‌جویانه صورت می‌گیرد.
اقدامات مقدماتی در بهبود فرایند کاربردی:
- تقسیم کارکنان به تیم‌های مختلف. هدف هر تیم باید برطرف کردن مشکلات به خصوصی در سازمان باشد که برای آن تیم تعیین شده است.
- در حالت ایده‌آل هر تیم از ۵ تا ۷ عضو و یک تسهیل‌گر تشکیل می‌شود.
- مدیران باید اولویت در پروژه‌های سازمان را مشخص نموده و آن‌ها را به تیم‌های تشکیل شده واگذار کنند.
- کارکنان باید دربارهٔ متد و روش بهبود فرایند کاربردی آموزش ببینند.
هدف ابتدایی بکار بستن روش بهبود فرایند کاربردی توانمندسازی سازمان در حل مشکلات خود از طریق یک روش عمل‌گرایانه و هدفمند با استفاده از منابعی است که سازمان در حال حاضر در اختیار دارد.
بیشتر بخوانید: چگونه از چرخه دمینگ PDCA برای افزایش بازدهی فرایندها استفاده کنیم؟
۸ گام در بهبود فرایند کاربردی PPI
گام ۱: بیانیهٔ ماموریت
- شناسایی مشکل
- تعیین محدودیت‌ها
- تعیین شاخص‌ها
- شناسایی ذینفعان
- تعیین اهداف ملموس
گام ۲: فرایند فعلی
- تاریخچه
- فلوچارت (نمودار جریان کار فرایند)
- تعیین گام‌های کلیدی در فرایند
- جمع‌آوری داده
گام ۳: ساده‌سازی فرایند
- جستجو برای یافتن اتلاف‌ها و مشکلات مشهود فرایند فعلی
- حذف تمام موارد اتلاف و مشکلات موجود مشهود
گام ۴: تحلیل داده
- شناسایی علل احتمالی برزو مشکلات
- استفاده از ابزارهای بهبود
- چک کردن دادهها
گام ۵: یافتن راهکار
- ارزیابی راهکار‌های مختلف با توجه به دادهها
- شناسایی ذینفعان
- شناسایی موانع
- تهیهٔ یک برنامه
گام ۶: سنجش راهکار
- اجرای چرخه دمینگ یا PDCA که متشکل از ۴ گام تکرار شوندهٔ برنامه، اجرا، کنترل و اقدام است
- مطالعهٔ نتایج
- انجام اقدامات لازم
گام ۷: استاندارد‌سازی
- شرح فرایند جدید
- تهیهٔ یک برنامه
- کسب اطمینان از تکمیل همهٔ اقدامات
گام ۸: برنامه‌ها
- ساخت لیستی از موارد حل نشده
- تعیین فعالیت‌های بعدی و تیم‌های مسئول
پس از تکمیل این ۸ گام توصیه می‌شود برای دستیابی به فرایندها و نتایجی بهتر از طریق خلق یک چرخهٔ بهبود مستمر به گام ۱ بازگردیم.
