راهنمای استقرار ای‌آر‌پی - ERP مجموعه مطالبی است که به تناوب در وبلاگ پگاه آفتاب منتشر خواهد شد. در قسمت هشتم به موضوع «آموزش کاربران ERP» می‌پردازیم.
یکی از بهترین راه‌ها برای افزایش احتمال موفقیت استقرار ERP، داشتنِ یک فرایندِ موثر برای آموزش کاربران نهایی است. به کار بستنِ یک برنامهٔ مفید برای آموزش کاربران نهایی ERP می‌تواند در سطوح مختلف سازمان، به ایجاد روحیهٔ مشارکت منجر شود.
یکی از سطوح بنیادین موفقیت در استقرار ERP اطمینان خاطر از این موضوع است از همان روز اول، همهٔ کاربران نهایی بتوانند به نرم‌افزار تازه مستقر شده ورود (لاگین) کنند؛ به فرایند‌ها و امکاناتی که برای انجام وظایف شغلی‌شان نیاز دارند دسترسی داشته و دانش لازم برای اجرای فرایند‌ها و تراکنش‌های داخل نرم‌افزار را کسب کرده باشند. بدون داشتن این سطح پایه‌ای از شایستگی شکی نداشته باشید که تمام تلاش‌های‌تان شکست خواهد خورد. این سطح از شایستگی تنها زمانی محقق خواهد شد که کاربران نهایی طی ساختار آموزشی موثری آموزش ببینند و از آن‌ها خواسته شود تا آموخته‌ها‌یشان را به صورت عملیاتی در ERP تمرین کرده و به کار بگیرند.
دومین سطح در موفقیت آموزش کاربران نهایی، گلچین کردن برخی از کاربران از سوی شما است که به اندازه کافی آموزش دیده‌اند و می‌توانند به شکل موثری در انتقال ERP از مرحلهٔ تست به مرحلهٔ راه‌اندازی مشارکت داشته باشند. این افراد سازوکار‌های سازمان را بهتر درک می‌کنند، نگاهی واقع‌بینانه به مشکلات دارند و حوزه‌های آموزشی‌ای که به مشکل بر‌خواهند خورد را تشخیص می‌دهند.
این ویژگی‌ها باعث خواهد شد تا آن‌ها به حل مشکلاتی که از چشم تیم استقرار پنهان مانده کمک کنند و فراتر از وظایف شغلی خود در استقرار موفق ERP مشارکت داشته باشند. هم‌چنین این نیرو‌های زبده می‌توانند با یک نگاه کلی به خروجی سیستم، خطاهای عمومی که تیم ناآشنا با وظایف روزمره سازمان، آن‌ها را تشخیص نمی‌دهند را شناسایی کنند.
دومین سطح در موفقیت آموزش کاربران نهایی، گلچین کردن برخی از کاربران از سوی شما است که به اندازه کافی آموزش دیده‌اند و می‌توانند به شکل موثری در انتقال ERP از مرحلهٔ تست به مرحلهٔ راه‌اندازی مشارکت داشته باشند.
مهم‌ترین منفعت در مورد آموزش کارآمد به کاربران نهایی، افزایش نیرو‌های موثر در تیم‌های حل مساله‌ای است که ERP را از مرحله آزمایشی به مرحله کاربری واقعی هدایت می‌کنند. حلال مشکلات خود را پیدا کنید! افرادی که توانایی حل مشکلات را دارند برای کسب‌و‌کار شما سودمند هستند و برای هر تلاشی انرژی مثبتی از خود ساطع می‌کنند. این افراد بسیار ارزشمند‌تر از گروهی هستند که تنها قابلیت شناسایی مشکلات را دارند و تیم استقرار را در پشت‌سر‌گذاشتن گلوگاه‌های دشوار برای حل مشکلات تنها می‌گذارند. بهترین روش برای افزایش تعداد این افراد این است که در سطح شخصی، افرادی که به شیوه‌ای غیر‌معمول از خود درک سریع یا کنجکاوی فوق‌العاده‌ای دربارهٔ آموزش ارائه شده نشان می‌دهند را شناسایی کنید و به این دسته از نیرو‌ها مشاوره و آموزش‌های اضافی و تکمیلی ارائه دهید.
مهم‌ترین منفعت در مورد آموزش کارآمد به کاربران نهایی، افزایش نیرو‌های موثر در تیم‌های حل مساله‌ای است که ERP را از مرحله آزمایشی به مرحله کاربری واقعی هدایت می‌کنند.
همهٔ این سطوح نیازمند به یک فرایند آموزشی منطقی و سازگار با نیاز‌ها است. هر فردی در سازمان که با ERP تماس خواهد داشت باید بوسیلهٔ نام و رده شغلی شناسایی شود. هر تراکنش که مربوط به هر رده شغلی است باید شناسایی شود و دسترسی‌های امنیتی آن نیز مشخصص گردد. باید از قبل مواد و مطالب آموزش فراهم شود و تمرین‌های حل مساله به شکلی تنظیم و طراحی شود که همهٔ افراد را درگیر کند. در انواعِ مختلف تراکنش‌ها به مقادیر متفاوتی از مقدمات و داده‌های پایه نیاز خواهیم داشت. با داشتن پنج مشتری و پنج مادهٔ اولیه می‌توانید چندین سفارش فروش ایجاد کنید؛ اما با این وجود، مادامی که شما سفارش کار و موجودی کافی از تمام اجزاء نداشته باشید قادر نخواهید بود از روند تولید گزارش‌گیری کنید.
مربی‌ها باید پراشتیاق، زیرک و صبور باشند. آموزش باید در فاصلهٔ کوتاهی تا استقرار پایان بپذیرد. اگر این اتفاق نیافتد به شکل تلخی توانایی به خاطر سپردن آموزش‌ها از سوی کاربران کاهش پیدا می‌کند.
دستیابی به تعداد زیادی از نفرات که در مورد ERP نهایی به صورت کامل آموزش دیده باشند می‌تواند یک شتاب باورنکردنی و چشم‌گیر در موفقیت پروژه استقرار ایجاد کند. ضرورتِ این اقدامات آموزشی زمانی برای شما آشکار می‌شود که اضطراب در سازمان برای رفتن به مرحلهٔ راه‌اندازی به اوج خودش رسیده باشد. پس همه را بر روی آموزش متمرکز نگه دارید، آموزش عامل کلیدی موفقیت در استقرار ERP است.
قسمت هفتم: تست ERP
قسمت ششم: تیم مستعد
قسمت پنجم: تعهد مدیریت
قسمت چهارم: پالایش داده
قسمت سوم: مدیریت تغییر
قسمت دوم: انتخاب مشاوران استقرار
قسمت اول: انتخاب تامین‌کنندهٔ ERP
