هر سازمان و شرکتی خصوصیات منحصربه‌فردی دارد. در نتیجه خیلی از اوقات بسیار سخت و یا حتا غیرممکن خواهد بود که یک ERP کاملاً به قوارهٔ سازمان خود پیدا کنید و سفارش دهید. به همین خاطر بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها به این امید که پاسخ بهتری به نیازهای کسب‌و‌کارشان از سوی ERP بگیرند آن را سفارشی سازی می‌کنند.
وقتی یک شرکت توسعه دهندهٔ نرم‌افزار این ظرفیت و توانایی را دارد که به نیازهای مخصوص سازمان شما در ERP تولیدی پاسخ دهد به این معنی نیست که ویژگی‌های استاندارد ERP را باید کنار بگذارید. برای حصول بهترین نتیجه، ERP طراحی شده هم باید ویژگی‌های مخصوص صنعت حوزهٔ فعالیت شما را پوشش بدهد و هم ویژگی‌های کاربر پسند را. اما برای اطمینان از این که سفارشی سازی ERP منجر به نفع سازمان شما می‌شود ویژگی‌های زیر در طول فرایند توسعهٔ ERP را در اولویت قرار دهید:
اولویت‌ها در سفارشی‌سازی ERP
۱. پوشش ویژگی‌های اختصاصی صنعت
هر صنعتی مجموعه‌ای از فرایند‌های منحصر به فرد خود را دارد. ERP سفارشی شدهٔ شما هم باید این قابلیت را داشته باشد که به بهترین نحو، فرایند‌های صنعتی و وظایفی که تنها مخصوص سازمان شما هستند را پیاده کنند. به عنوان مثال نیازهای یک شرکت فعال در حوزهٔ خدمات امنیت فیزیکی به طور کلی با نیازهای یک شرکت فروشندهٔ نرم‌افزار‌های مالی متفاوت است. با انجام یک تجزیه و تحلیل کامل از وظایف خاص صنعت حوزهٔ فعالیتان (به خصوص وظایفی که نیاز به ردیابی و ورود داده‌ها دارند) و ادغام آن‌ها در نرم‌افزار ERP، شما می‌توانید یک سیستم نرم افزاری ساده‌تر داشته باشید که نگرانی‌های مدیران ارشد سازمان را برطرف می‌کند.
اگر استقرار ERP سفارشی شده دشوار باشد این ERP چندان به سازمان شما کمک نخواهد کرد. در نظر بگیرید چه اندازه تمرین کافی است تا کارکنان نحوهٔ صحیح استفاده از برنامه را درک کنند و هم‌چنین در نظر داشته باشید به چه میزان تلاش و کوشش در سازمان‌تان نیاز دارید تا بتوانید ERP سفارشی را استقرار دهید و اجرا کنید. هر ERP سفارشی شده دارای یک منحنی یادگیری است؛ پیمان‌کار ارائه دهنده باید محصولی ارائه کند که طی دورهٔ یادگیری، کارکرد این محصول منجر به اختلالات عظیم در گردش کار سازمان شما نشود.
۲. ادغام
عاملی که باعث بهبود استقرار یک سیستم ERP سفارشی است ادغام و یکپارچه‌سازی آن با نرم‌افزار‌های فعلی سازمان است. حتا اگر نرم‌افزار قبلی‌تان منقضی شده باشد و دیگر کارآمد هم نباشد احتمالا شامل هزاران و یا حتا میلیون‌ها قطعه از داده‌های حیاتی است. سیستم جدید شما باید انتقال سریع و مطمئن از این داده‌ها را تسهیل کند؛ بنابراین هیچ چیز نباید از بین برود. علاوه بر این در شرایطی تیم شما حتا بعد از استقرار ERP سفارشی شده هم‌چنان متکی به نرم‌افزار‌های دیگر باقی می‌ماند. سیستم جدید شما باید این قابلیت را داشته باشد که این برنامه‌های مکمل را در خود ادغام کند؛ موضوعی که می‌تواند باعث موثر‌تر شدن فعالیت‌های تیم شما شود.
۳. مقیاس‌پذیری
شما همیشه برای رشد و تعالی سازمان‌تان برنامه‌ریزی می‌کنید و انتظار دارید تا کسب‌و‌کارتان در سال‌های آتی با رشد مواجه شود. اما نسبت رشد کسب‌و‌کار شما با ERP سفارشی‌شده چیست؟ آیا این ERP می‌تواند به نیازهای آتی شما هم پاسخ دهد؟ پس اطمینان حاصل کنید که سیستم شما قادر به مدیریت کردن افزایش ورودی داده‌ها، ورود کاربر‌های جدید به سیستم، ارتباطات نرم‌افزاری جدید میان نرم‌افزار‌های مختلف و نیازهای جدید کسب‌و‌کار شما در سال‌های آینده باشد. مطمئن باشید بهترین ERPهای سفارشی اگر مقیاس‌پذیر نباشند به زودی منسوخ خواهند شد. قابلیت خلق یا افزودن فرایند‌ها و داده‌های جدید به ERP می‌تواند نقش قابل توجهی در رشد ERP سفارشی شما در کنار رشد کسب‌و‌کارتان داشته باشد.
۴. پشتیبانی
مهم نیست که سیستم ERP سفارشی‌سازی شدهٔ شما چه قدر خوب توسعه یافته باشد؛ در راه یادگیری و استفادهٔ روزمره از سیستم قطعا با سوالات و مشکلات فراوانی روبرو خواهید شد. به همین دلیل ضروری است که خدمات پشتیبانی کافی از پیمان‌کار ارائه‌دهنده دریافت کنید تا بتوانید هم پاسخ به پرسش‌های احتمالی‌تان را بیابید و هم هنگام وقوع یک مشکل، دیگر نگران عیب‌یابی آن نباشید. باید در نظر داشته باشید که آیا بستهٔ پشتیبانی ارائه شده توسط توسعه‌دهندهٔ ERP شما شامل راهنمای کاربری، آموزش آنلاین و تلفنی و حتا حضوری هست یا نه؟ با اطمینان از این موضوع که آن‌ها دانش خود را برای حل مشکلات و سوال‌های کاربران در اختیار شما قرار می‌دهند آرامش مورد نیاز برای استفاده از سیستم جدید را ایجاد کنید.
