همهٔ پروژه‌های تحول دیجیتال از جمله استقرار نرم‌افزار ERP ریسک‌هایی به همراه دارند.
دلیل این ریسک‌ها چیست؟ برای مثال، شما سیستم‌های نرم افزاری آشنایی را با یک پلتفرم جدید جایگزین می‌کنید. این تغییر نه تنها منجر به ایجاد ریسک‌هایی فنی میشود، بلکه ممکن است کاربران این تغییر را نپذیرند.
این مقاله نکاتی در مورد کاهش ریسک‌های استقرار نرم‌افزارهای ERP ارائه می‌دهد که به شما کمک می کند مطمئنتر مسیر را پیش ببرید.
فهرست مطالب
۱. استراتژی کسب و کار خود را مشخص کنید
بعضی مسائل مانند اهداف کسب و کاری نامشخص و مبهم، ممکن است موجب توقف پروژه استقرار ERP شود به همین دلیل قبل از ارزیابی فروشندگان نرم‌افزار ERPاستراتژی خود را مشخص کنید.
همه ذینفعان باید در فرایند تعیین استراتژی مشارکت داشته باشند؛ از جمله مدیران ارشد مجموعه و مدیران واحد‌های مختلف سازمانی. درنهایت باید دو نکته کلیدی را در نظر بگیریم:
- اهداف کسب و کار شما چیست؟
- سیستم ERP چگونه می‌تواند از این اهداف پشتیبانی کند؟
این نکات می‌تواند رهبران سازمان در سطوح مدیریت عالی و مدیران سطوح میانی را با هم متحد سازد. با این اتحاد تیم شما می‌تواند تصمیمات هوشمندانه‌ای در خلال پروژه بگیرد. مثلا می‌توانید نرم افزار ERP مناسبی را انتخاب کنید که نیازهای شما را برآورده کند. اگر شما قبل از انتخاب ERP، به همسویی و هم‌نظری سازمانی دست یافته باشید، می‌دانید که هنگام مقایسه سیستم ها، به کدام ویژگی‌ها و امکانات سیستم‌ها اولویت بدهید. این امر خطر انتخاب سیستم اشتباه را کاهش می‌دهد.
۲. انتظارات واقعی داشته باشید
به محض اینکه استراتژی خود را مشخص کردید، می‌توانید به دامنه پروژه خود فکر کنید و همزمان از میزان هزینه و زمانبندی خود مطمئن بشوید.
هنگامی که استراتژی دیجیتالی خود را تعیین کردید، می‌توانید به دامنه پروژه خود فکر کنید. همزمان مطمئن شوید که انتظارات هزینه و زمانبندی خود را بررسی می‌کنید
اگر برای رفع نقاط ضعفی که منجر به استقرار یک سیستم ERP شده است عجله کنید، ممکن است پروژهٔ استقرار را در یک بازهٔ زمانی کوتاه و ناکافی و بودجه‌ای اندک و ناکافی را به جریان بیاندازید.
حتی برآورد هزینه و زمانبندی تخمینی فروشندگان ERP نیز ناکافی خواهد بود، زیرا آنها دیدگاه واقع بینانه درباره منابع و محصولات قابل تحویل موردنیاز برای داشتن یک پروژه موفق را ندارند. باید براساس موقعیت منحصر به فرد سازمان خود، برآوردهای واقع بینانه‌ای را به دست آورید. با تحقیق و مطالعه در مورد الگوهای صنعت خود شروع کنید تا بفهمید دیگران در موقعیت شبیه به شما، چگونه نیازهای نرم‌افزاری سازمانی خود را برآورده می‌کنند؟ آنها روی چه نوع راهکارهایی سرمایهگذاری می‌کنند، چقدر پول خرج می‌کنند، و میانگین زمان بازگشت سرمایه‌شان چقدر است؟
حتی برآورد هزینه و زمانبندی تخمینی فروشندگان ERP نیز ناکافی خواهد بود، زیرا آنها دیدگاه واقع بینانه درباره منابع و محصولات قابل تحویل موردنیاز برای داشتن یک پروژه موفق را ندارند.
با وجود اینکه هر کسب وکار شرایط منحصر به فرد خود را داراست اما از این داده‌ها می‌توانید در جهت کاهش هزینه‌های پیشبینی‌ناپذیر و تجاوز از بودجهٔ تصویب‌شده استفاده کنید.
۳. مدیریت تغییرات سازمانی را الویت‌بندی کنید
در حالی که مسائل و مشکلات فنی می‌تواند باعث شکست در استقرار نرم‌افزار ERPشود، ولی شایع‌ترین علل این شکست‌ها مربوط به جنبه‌های انسانی و فرایندهای پروژه است.
به جای اینکه فقط به جنبه‌های فنی توجه کنید باید به شکلی پیش بروید که نیروی کار شما آماده پذیرش تغییرات باشد. در غیر این صورت کار شما با سیستمی قوی که در سازمان‌تان به درستی مورد استفاده قرار نمی‌گیرد به پایان می‌رسد.
شما خودتان ممکن است متوجه شوید که چرا تغییر لازم است. با این حال این طبیعت انسان است که تغییرات را زیر سوال ببرد و حتی آنها را رد کند، بنابراین اگر این احساساسات را در بین کارمندان خود پیدا کردید، تعجب نکنید.
نادیده گرفتن عدم پذیرش تغییرات از سوی کارمندان عواقبی به همراه دارد:
- تأخیر در استقرار
- به وجود آمدن مشکلات کیفی
- کاهش بهره‌وری
بهتر است مسأله مقاومت در برابر تغییرات را زودتر مطرح کرده و به کارمندان خود کمک کنید تا تغییرات را بپذیرند. این مرحله جایی است که بحث مدیریت تغییرات سازمانی بکار می‌آید. موضوع «مدیریت تغییر» (Change Management) شامل طبیعت تغییرات و دلایل پشت آن است . همه ارتباطات باید توسط یک برنامه مدیریت تغییر هدایت شود که در ارزیابی‌های مختلف سازمانی شکل گرفته باشد.
بهتر است مسأله مقاومت در برابر تغییرات را زودتر مطرح کرده و به کارمندان خود کمک کنید تا تغییرات را بپذیرند.
اطمینان از جامع بودن برنامه مدیریت تغییر به کاهش بسیاری از ریسک‌های پروژه کمک می‌کند.
۴. فرایندهای کسبوکار خود را بهینه‌سازی کنید
هنگام استقرار نرم‌افزار ERP بهترین زمان آن است که فرایندهای کسبوکار خود را جزئی‌تر بررسی کنید تا دریابید کدام گردش کار باعث ناامیدی کارکنان و مانع بهره‌وری شده است.
فرایندهای ناکارآمد را نباید بدون انجام بهبود‌های لازم اتوماسیون کرد. با ترسیم گردش‌کار‌های موجود خود شروع کنید و در عین‌حال نحوه انتقال اطلاعات از یک واحد سازمانی به واحد دیگر و منابع مورد نیاز برای تسهیل این حرکت را مشخص کنید. سپس، گلوگاه‌ها و نقاط دارای مشکل را مشخص و نقشه‌ای بهینه‌تر از وضعت آینده را ترسیم کنید.
نقشهٔ وضعیت آینده شما نمی‌تواند خیلی جزئی باشد، زیرا شما می خواهید جزئیات دقیق تر را بر اساس بهترین شیوه های نرم‌افزاری که در نهایت انتخاب می‌کنید، تعیین کنید.
اگرچه ممکن است تلاش زیادی کنید، اما قبل از انتخاب نرم افزار، مهندسی مجدد یا بهینه‌سازی فرایندهای کسب وکار را انجام دهید، زیرا باید بتوانید بر اساس وضعیت آینده خود، راهکارها را ارزیابی کنید. این امر ریسک نیاز به سفارشی‌سازی‌های پرهزینه و فشرده کاری را کاهش می دهد تا راهکارهای استقراریافته برای شما کارساز باشد.
۵. برای انتقال داده‌ها آماده باشید
انتقال داده‌ها گامی مهم در استقرار نرم افزار ERP است. با اینکه ممکن است همه داده‌های خود را وارد سیستم نکنید، اما بهتر است مطمئن شوید که داده‌های شما تمیز، قابل اعتماد و قابل اجرا هستند.
به عبارت دیگر برای آماده شدن برای فرایند انتقال داده‌ها به سیستم جدید ERP تا آخرین دقایق منتظر نمانید. به محض اینکه متوجه شدید که کدام نرم‌افزار ERP را انتخاب می‌کنید، زمان آن فرا می‌رسد که زمینه‌های لازم را برای انتقال داده‌ها فراهم کنید.
بیشتر رهبران کسبوکار میدانند که داده‌های منسوخ و خیلی قدیمی غیرقابل انتقال هستند و معمولا در چندجای سیستم با ساختارها و فرمت‌های متفاوت ذخیره می‌شوند.
پیشنهاد ما این است که یک استراتژی داده برای مدیریت داده‌هایی که در حال حاضر در سازمان شما موجود هستند ایجاد کنید و به بررسی این موارد بپردازید: برای حل مشکل داده‌های تکراری یا دیگر مشکلات مربوط به کیفیت داده‌ها گونه دست به پاکسازی داده‌ها خواهید زد؟ برای تعریف آیتم‌ها، توصیف آنها و تعیین واحد‌های سنجش داده از چه فهرستی از نام‌ها و علائم و اختصارات استفاده خواهید کرد؟
به این پرسش‌ها پاسخ دهید و مطمئن شوید که استراتژی داده‌های سازمان شما باید شامل ۴ ذینفع کلیدی باشند:
- مالکان داده‌ها
- تیم عملکردی
- تیم انتقال داده‌ها
- تیم پروژه ERP
طرح‌ریزی یک استراتژی انتقال داده در سریع‌ترن زمان، خطر داده‌های غیرقابل اتکا را کاهش می‌دهد. بیشتر سازمان‌ها پروژه‌های ERP را با هدف دستیابی به داده‌های بهتر دنبال می‌کنند، بنابراین داده‌های غیرقابل اعتماد ریسکی است که ارزش ایستادگی در برابرش را دارد.
۶. در سفارشیسازی نرم‌افزار محتاط باشید
سفارشیسازی نرم‌افزار زمان و هزینه قابل توجه‌ای به همراه دارد. در واقع، سفارشی سازی‌ها شبیه گلوله‌های برفی در بالادست کوهستان هستند که با گذشت زمان تبدیل به بهمن‌هایی سهمگین می‌شوند. وقتی بخشی از سفارشیسازی مورد نظر خود را با موفقیت پیش می‌برید، دیگر دانستن اینکه این سفارشی‌سازی‌ها کجا باید متوقف شوند دشوار است. بهترین کار این است که از سفارشیسازی نرم‌افزار اجتناب کنید، اما اگر باید تغییری صورت بگیرد، مطمئن شوید که تنها در صورتی دست به سفارشیسازی سیستم ERP بزنید که بدانید از محل این سفارشیسازی ارزشی واقعی به سازمان شما اضافه شود.
پروژه‌های فناوری ذاتاً مخاطره‌آمیز هستند
پروژه‌های مبتنی بر فناوری کارشان جایگزین ساختن سیستم‌های جدیدِ مبتنی بر فناوری‌های نو به جای سیستم‌های قدیمی است. از سوی دیگر، پروژه‌های مبتنی بر کسبوکار، با همسوسازی افراد و فرایند‌ها براساس فناوری‌های جدید پیش می‌روند و هدف اصلی آنها مرتبط با کسبوکار است. حالا کدام نوع پروژه ریسک کمتری دارد؟
مشاوران نرم‌افزار ERP ما می‌توانند به شما در تعیین اهداف کسبوکار کمک کنند. اولین گام در جهت کاهش خطر، درخواست مشاوره رایگان است. با ما در پگاه آفتاب در تماس باشید.
