آموزش BPMN | قسمت ۴: مزایای مدلسازی فرایند‌های کسب‌و‌کار

برخلاف دارایی‌های فیزیکی سازمان که جزء دارایی‌های ملموس سازمان به شمار می‌روند، فرایند‌های کسب و کار جزء دارایی‌های ناملموس سازمان هستند. این ویژگی شناسایی و مشاهدهٔ فرایند‌های کسب و کار را سخت می‌کند. پس برای معرفی فرایند لازم است تا فرایند‌های ناملموس را به مدل‌های فرایندی ملموس و بصری تبدیل کنیم. به این کار مدل‌سازی فرایند می‌گوییم.

مدل فرایند نمایشی از فرایند‌ها در عالم واقع است که مدل بصری فرایند معمولا به عنوان نقشه فرایند و یا BPD (Business Process Diagram) شناخته می‌شود. از سوی دیگر مدل فرایند امکان این که بصری نباشد را نیز دارا است. برای مثال آن‌ها ممکن است معنای اجرایی فرایند را به نمایش بگذارند.

دیاگرام فرایند می‌تواند زیرساخت مناسبی برای فعالیت‌های مدیریت فرایند‌های کسب و کار یا همان BPM (Business Process management) باشد. چرا که آن‌ها امکان نمایش فرایند،  مشاهدهٔ فرایند و تجزیه و تحلیل آن را فراهم می‌کنند.

بر مبنای نتایج ارزیابی و تحلیل فرایند‌ها، می‌توان تغییراتی عمده در فرایند‌های موجود به وجود آورد تا جایی که تغییرات اعمال شده را می‌توان شبیه‌سازی نمود تا متوجه میزان بهبود فرایند و اثرگذاری تغییر اعمال شده را سنجید.

اگر فرایند نمایش، مشاهده، تحلیل و بهبود فرایند به طور پیوسته در سازمان اجرا شود تاثیر بسزایی بر بهره‌وری و اثربخشی سازمان می‌گذارند و بهبود چشمگیری بر عملکرد سازمان ایجاد می‌کنند.

چرخهٔ فعالیت‌های بهبود فرایند معمولاً به چرخهٔ PDCA یا چرخه دمینگ شناخته می‌شود. برنامه‌ریزی: مدل‌سازی فرایند (P=Model a Process)، اجرا: اجرایی کردن فرایند (Do= Execute  a Process)، بررسی: تحلیل اجرای فرایند (Check= Analyze Process Execution) و تنظیم: بهبود بخشیدن فرایند (Adjust= Make Improvements).

از چرخهٔ PDCA برای بهبود مستمر فرایند‌های کسب و کار به کار گرفته می‌شود. از آن‌جا که دیاگرام فرایند تمرکز فعالیت‌های مدیریت فرایند‌های کسب و کار را نشان می‌دهند این مهم است که آن‌ها فرایند‌های واقعی را تاحد امکان دقیقی نمایش دهند.

برای مدل کردن فرایند‌های کسب و کار زبان‌ها و نماد‌های مختلفی وجود دارد که بهترین گزینه استفاده از زبان مدلسازی BPMN است.