در این نوشتار به مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار و هدف آن یعنی هدایت سازمان‌ها به سمت بهبود تکاملی، از فرایندهای نابالغ و ناسازگار به فرایندهای بالغ و منظم نگاهی می‌اندازیم. مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار دارای پنج سطح است که هر سازمانی به فراخور وضعیت فرایندهای کسبوکار خود در یکی از این سطوح قرار می‌گیرد و می‌تواند از این مدل بلوغ برای ارزیابی و بهبود اولویت‌بندی‌های خود استفاده کند. در این پست سعی کرده‌ایم چک لیستی جامع از هر یک از این ۵ سطح را مشخص کنیم و به برخی نکات مبتنی بر تجربه و دانش در هر سطح بپردازیم.
فهرست مطالب
مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار (BPMM) چیست؟
مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار (BPMM) توسط کنسرسیوم غیرانتفاعی و بین‌المللی موسوم به گروه OMG، توسعه داده شده است. این مدل تشریح‌کنندهٔ یک مدل تکاملی است که طی آن سازمان‌ها را از فرایندهای نابالغ و ناسازگار به فرایندهای بالغ و منظم هدایت می‌کند. پیروی از مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار، منجر به تغییر رفتار و فرهنگ سازمانی خواهد شد و به سازمان اجازه خواهد داد تا به طور مداوم در خروجی کسبوکار خود بهبود حاصل کند.
مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار (BPMM) تا چه اندازه اهمیت دارد؟
برای مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار می‌توان کاربردهایی اساسی برشمرد:
۱. راهنمایی برای هدایت ابتکارات در حوزهٔ بهبود فرایندهای کسبوکار
مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار برای هدایت برنامه‌های بهبود فرایند طراحی شده‌است و این مهم‌ترین مورد استفاده از این مدل است.
۲. سیستم مدیریت ریسک برای توسعه و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی
مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار می‌تواند برای شناسایی ریسک‌ها به منظور استقرار موفقیت‌آمیز سیستم‌های بهبود یافته و ارایه راهنمایی در مورد فرایندها یا فعالیت‌هایی که باید قبل از اجرای تغییر انجام شوند، مورد استفاده قرار گیرد.
۳. الگوبرداری و ارزیابی
سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار درجهٔ تکامل فرایندهای خود را با استاندارد‌های صنعت خود ارزیابی و مقایسه کنند. ارزیابی‌های انجام شده در این مدل می تواند معیاری تقریبی برای هدف‌گذاری‌های سازمان در موضوع مدیریت فرایندهای کسبوکار باشد.
سطوح مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار
ارزیابی مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار
در ادامه چک‌لیست مختصری ارائه می‌دهیم که به کمک آن می‌توانید سطح بلوغ فرایندهای کسبوکار خود را در مقیاس سازمان یا واحدی از سازمان ارزیابی کنید. در صورتی که تمام موارد چک‌لیست هر سطح را دارا هستید می‌توانید به سطح بعدی بروید و در آن سطح فرایندهای خود را ارزیابی کنید. اگر فکر می‌کنید که برخی از موارد چک‌لیست هر سطح توسط سازمان شما انجام نشده است این بدان معنی است که شما هم‌چنان در این سطح هستید و به کار بیشتری برای رسیدن به بلو بیشتر نیاز دارید.
سطح ۱: آغاز
هدف: در سازمان‌هایی در این سطح هیچ هدف خاصی وجود ندارد. موفقیت در این سازمان‌ها به شایستگی و مهارت نیروی‌های منفرد سازمانی بستگی دارد و نه به بکارگیری فرایندهای قابل اتکا.
در ادامه به چند نکته اشاره شده که اگر سازمان شما در این سطح است باید به بررسی آن‌ها بپردازید:
- کل سازمان بدون داشتن هدف خاصی کار می‌کند.
- موفقیت سازمان به شدت به عملکرد کارکنانی خاص وابسته است.
- در سازمان فرایندهای تک‌منظوره و موقتی وجود دارد (ad hoc process).
- انتظار نتایجی متناقضی را دارید.
- در‌می‌یابید که برخی کارها را باید دوباره انجام داد. (دوباره‌کاری)
- آیا فعالیت‌ها و اقدامات منطبق بر قالب‌های استاندارد کسبوکار تبیین و مستند شده‌اند؟
- آیا این مستندات توسط مراجع واجد صلاحیت مربوطه تایید شده است؟
اقدام: مدیریت سازمان باید به کارکنان انگیزه بدهد تا بر مشکلات غلبه کرده و کارها را پیش ببرند.
سطح ۲: تحت کنترل
هدف: در سازمان‌هایی با سطح بلوغ تحت کنترل، هدف ایجاد یک پایه و اساس مدیریتی در هر واحد کاری یا هر پروژه است.
بعد از عبور از سطح ۱، ممکن است بخواهید سطح ۲ را بررسی کرده و ببینید که آیا فرایندهای کسبوکار شما بیشتر تحت کنترل و مدیریت شما هستند یا خیر. در ادامه به برخی از مواردی که باید ارزیابی کنید اشاره می‌کنیم:
- فرایندهای تکرار‌پذیر در سازمان شما وجود دارد.
- میزان دوباره‌کاری‌ها در حال کاهش است.
- تعهدات خود را با رضایت انجام می‌دهید.
- یک پایه و اساس مدیریتی در هر دپارتمان یا واحد سازمانی وجود دارد.
- آیا فرایند تبیین و مستند شده حداقل یکی از مکان‌های مورد نظر کسبوکار را پوشش می‌دهد؟
- آیا فرایند مستند شده، حداقل شامل برخی از مراحل فرایند یا فرایندهای فرعی است؟
اقدام: برای تثبیت کارها و مدیریت تعهدات باید یک مدل پایدار برای مدیریت هر واحدِ کار ایجاد کنید.
آناتومی مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار
سطح ۳: استاندارد شده
هدف: هدف در سازمان‌هایی در این سطح از بلوغ بنا کردن و استفاده از یک زیرساخت فرایند سازمانی مشترک دستیابی به هماهنگی در نحوه انجام کار در ارائه محصولات و خدمات سازمان است.
اگر همهٔ موارد سطح ۲ را با موفقیت پشت سر گذاشته‌اید می‌توانید مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار در سطح ۳ را بیازمایید. جایی که فرایندهای استاندارد شده‌اند.
- رشد بهره‌وری در هر یک از کارکنان و در کل سازمان مشهود است.
- اتوماسیونی کارآمد برای افزایش بهره‌وری کارکنان استقرار یافته است.
- صرفه به مقیاس یا مزیت مقیاس در سازمان وجود دارد.
- آیا فرایندی که به طور کامل مستند شده و به کار گرفته شده است شامل تمام مراحل فرایند است؟
- آیا فرایند مستند شده به طور کامل در تمام مکان‌های مورد نظر کسبوکار اجرا می‌شود؟
- آیا برای فرایند مستند شده ارتباط متقابل با فرایندهای دیگر ضروری است؟ اگر اینطور است، آیا چنین ارتباطاتی را برقرار می‌کند؟
- آیا فرایندها با دیگر فرایندها یا عملکرد‌های از پیش تعیین شده پیوند و ارتباط دارند؟
اقدام: توسعهٔ فرایندها، معیارهای سنجش، و آموزش استاندارد برای ارائهٔ محصولات و خدمات.
بیشتر بخوانید: اینفوگرافی تفاوت‌های سازمان سنتی و سازمان فرایند محور
سطح ۴: پیش‌بینی پذیر
هدف: در سازمان‌هایی با سطح بلوغ فرایندهای پیش‌بینی‌پذیر، هدف مدیریت و بهره‌برداری از ظرفیت زیرساخت فرایندهای سازمانی برای دستیابی به نتایج قابل‌پیش‌بینی با یک حد اختلاف کنترل‌شده است.
اگر اینجا هستید مطمئن باشید که سازمان شما فراتر از سطح ۳ است. لیست سطح ۴ را بررسی کنید!
- فرایندهای کسبوکار در سطحی پایدار و با‌ثبات قرار دارند.
- مدیریت دانش در سازمان به خوبی سازماندهی شده است.
- انتظار نتایجی قابل‌پیش‌بینی را دارید.
- آیا اهداف تعیین‌شده شما پایبند به برنامه‌ریزی زمان‌مند، رضایت مشتری و هزینه است؟
- آیا معیارهایی برای ارزیابی اهداف وجود دارند؟
- آیا فرایندها قابلیت خودکارسازی یا اتوماسیون را دارند؟ اگر چنین است، آیا بوسیلهٔ راهکارهای نرم‌افزاری خودکار شده و بر این اساس مستند شده‌اند؟
اقدام: مدیریت فرایند و نتایج به صورت کمی و بهره‌برداری از مزایای استانداردساز فرایندهای کسبوکار از اقدامات این سطح می‌تواند باشد.
بیشتر بخوانید: همه چیز دربارهٔ متدولوژی‌‌های BPM
سطح ۵: نوآور
هدف: هدف چنین سازمان‌هایی بهبود مداوم فرایندهای کسبوکار و محصولات و خدمات از طریق پیش‌گیری از بروز نقص‌ها و مشکل، بهبود مداوم، و بهبودهای نوآورانهٔ برنامه‌ریزی‌شده است.
اگر در این سطح قرار دارید این بدین معنی است که سازمان شما از قابل‌پیش‌بینی بودن یک گام رو به جلو برداشته است. ببینید برای این که سازمان شما در مدل بلوغ فرایندهای کسبوکار به پیشرفته‌ترین سطح یعنی سازمان مبتکر برسد باید چه خصوصیاتی را داشته باشد.
- در سازمان نوآوری‌هایی برنامه‌ریزی‌شده برای آینده وجود دارند.
- در سازمان مدیریت تغییر وجود دارد.
- فرایندهای موجود در سیستم شما قادر به کنترل نوآوری‌های برنامه‌ریزی‌شده هستند.
- آیا اندازه‌گیری اهداف کیفی به طور منظم تحلیل و بهبود می‌یابد؟
- آیا معیار‌ها و شاخصه‌های سنجش فرایند روند رو به رشدی دارند؟ آیا افداماتی برای بهبود این روند انجام شده است؟
- آیا راهکار نرم‌افزاری فرایندها را به‌کار می‌اندازد و آیا این راهکار مطابق با نیاز کاربران ارتقا می‌یابد؟
اقدام: اجرای بهبودهای کنش‌گرایانهٔ مستمر برای دستیابی به اهداف کسبوکار.
