سازمان خدمات پارک های ملی در آمریکا مشکلی جدی با عقب‌افتادگی کارها دارد. و این موضوع بر روی همهٔ بخش‌های این سازمان اثری منفی گذاشته است.
هزینه انباشت‌کار و کارهای عقب‌افتادهٔ نگهداری و تعمیرات بیش از ۴۰۰ پارک ملی در سراسر ایالات‌متحدهٔ آمریکا به تازگی به ۱۲ میلیارد دلار رسیده است. این رقم ۵۰۰ درصد بیشتر از بودجه عملیاتی واحد نگهداشت پارک‌های ملی آمریکا است. و اگر چه در حال حاضر ۶.۵ میلیارد دلار برای رسیدگی به این کارهای عقب‌افتاده کنار گذاشته شده‌است، اما این مقدار پول به سختی نیمی از آنچه مورد نیاز است را پوشش می‌دهد.
این پارک‌های ملی بر اثر عقب‌افتادگی اقدامات نگهداشت با آثار سویی مختلفی اعم از خطرات ایمنی، غیرقابل استفاده شدن برخی تجهیزات و افزایش هزینهٔ زیرساخت‌های مورد نیاز که سال‌ها ارتقای آن به تاخیر افتاده است روبرو هستند.
فهرست مطالب
انباشت‌کارِ نگهداشت(بکلاگ نگهداشت) چیست؟
انباشت‌کارِ نگهداشت به تمام کارهای برنامه‌ریزی‌شده، تایید‌شده و زمان‌بندی‌شده در حیطهٔ نگهداری و تعمیرات گفته می‌شود که هنوز کامل نشده‌اند. انباشت‌کار یا بکلاگِ نگهداری و تعمیرات اما فقط شامل کارهای بازی نمی‌شود که در تاریخ مقرر خود تکمیل نشده باشند.
انباشت‌کار مانند لیست‌کارهایی که است که این هفته برای خانه باید انجام دهید. قرار بود شنبه گذشته پارکینگ را نظافت کنید اما موفق به این کار نشدید، همچنین برنامه‌ریزی کرده‌اید که کمد خود را آخر هفتهٔ آینده سروسامان دهید. هر دوی این کارها، چه کاری که عقب افتاده و چه کاری که در آینده قرار است انجام دهید جزئی از انباشت‌کار شما هستند.
بیشتر بخوانید: چهار استراتژی برای کاهش ترک خدمت کارکنان در بخش نگهداری و تعمیرات
انباشت‌کار نگهداری و تعمیرات چطور اندازه‌گیری می‌شود؟
میزان عقب‌افتادگی کارهای نگهداری و تعمیرات اغلب بر حسب تعداد ساعت‌ها یا هفته‌هایی که برای تکمیل کار با منابع موجود نیاز است اندازه گیری می شود. در عقب‌افتادگی اقدامات نت تفاوتی بین دستورکارهای اضطراری و برنامه‌ریزی شده قائل نباید شد. هر گونه تاخیر در نگهداشت باید در محاسبه گنجانده شده است.
نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب
چه میزان انباشت‌کارِ نگهداری و تعمیرات بیش از حد است؟
داشتن انباشت‌کارِ صفر در حوزهٔ نت امکان‌پذیر و مطلوب نیست. بر اساس این مقاله وبسایت قابلیت اطمینان اگر انباشت‌کار بسیار کم باشد بسیار دشوار خواهد بود که تکنیسین‌ها و افراد دیگر مجموعه را در کارهای دارای اولویت حفظ کنید. این امر معمولا منجر به افزایش کارهای برنامه‌ریزی‌نشده و اصلاحی می‌شود.
همین مقاله توصیه می‌کند که یک فهرست انباشت کار در مدت زمانی در حدود چهار هفته داشته باشید. این شامل یک فهرست برنامه‌ریزی دوتا سه هفته‌ای (برای کارهاییی که برنامه‌ریزی شده‌است، اما آماده شروع نیست) و یک فهرست برنامه‌ریزی یک تا دو هفته‌ای (برای کارهایی که می‌تواند در هر زمان آغاز شود) است.
شش گام برای کاهش عقب‌افتادگی‌های انباشت‌کار نگهداری و تعمیرات
داشتن یک لیست طولانی از درخواست‌کارهای انباشت‌شدهٔ از پیش تعیین‌شده ترسناک است، اما عواقب نگه داشتن آن به این شکل ترسناک‌تر است. این شش راهبرد آزمایش شده و واقعی برای از بین بردن آن کوه از کارهای عقب‌افتاده است:
۱. جلب مشارکت و حمایت
ایدهٔ اولویت دادن به نگهداشت به نسبت به سایر اقدامات، مثل تولید، ممکن است خیلی استراتژی محبوبی نباشد. ولی دسترسی به تجهیزات و منابع برای انجام کارهای عقب‌افتادهٔ انباشت‌کارِ نگهداشت امری ضروری است. به همین دلیل است که تغییر اذهان همگان دربارهٔ اهمیت این استراتژی اولین کاری است که باید انجام دهید.
جلب نظر کارکنان و افراد تاثیر‌گذار سازمان و جلب حمایت و مشارکت آن‌ها تنها در صورتی عملی خواهد شد که کمکی که این موضوع به آن‌ها می‌کند را برای‌شان تبیین و روشن کنید و با عدد و رقم با آن‌ها صحبت کنید. برای مثال، برنامه شما ممکن است اهداف و سهم تولید را در کوتاه‌مدت کاهش دهد. اما به آن‌ها نشان دهید که این کار به آن‌ها کمک خواهد کرد در چند ماه آینده از طریق عملکرد بهتر تجهیزات (با ایجاد ضایعات کم‌تر و دوباره‌کاری کم‌تر) یا راندمان بالاتر تجهیزات به اهداف خود در بلندمدت دست یابند.
۲. اولویت‌بندی کارها
قبل از شیرجه زدن در خود کار، کارهای زیاد دیگری برای انجام دادن وجود دارد. اولین اقدام مرتب‌سازی کارها براساس اولویت است. روشی اولویت‌بندی دستورکارهای شما در بکلاگ نگهداشت شما به اهداف کسب‌وکار و عملیات نگهداری و تعمیرات شما بستگی دارد، اما ما در اینجا راهنمایی برای انتخاب کارهایی که باید در ابتدا انجام دهید، ارائه داده‌ایم:
- اول، کارها را بر مبنای حساسیت تجهیزات اولویت‌بندی و انجام دهید. کار برجسته در مورد تجهیزات مهم باید به بالای لیست برود.
- کار بر روی تجهیزات حیاتی را بر اساس میزان تاخیر آن‌ها غربال کنید. اگر انجام یک PM چهار بار به تاخیر افتاده است، احتمالا انجام آن اولویت بیشتری نسبت به PMای دارد که یک بار به تاخیر افتاده است.
- مدت زمان احتمالی و سختی دستورکارهای باقیمانده را تعیین کنید. کارهایی که می‌توانند به سرعت و یا با زمان کم‌تر انجام شوند باید اولویت‌های اول شما باشند.
با قالب زیر بکلاگ نگهداشت خود را اولویت‌بندی کنید:
الگوی اولویت‌بندی انباشت‌کار نگهداشت
۳. اختصاص منابع
گام بعدی ارزیابی منابع موجود خود و تیم‌تان برای انجام کارها است:
- تیم شما از چند نفر تشکیل شده است؟ چه آموزش‌ها، مهارت‌ها و گواهی‌نامه‌هایی دارند؟ توانایی‌های تکنسین‌ها دستورکارهای شما، ترتیب انجام آن‌ها، و مدت زمان انجام آن‌ها را مشخص خواهد کرد.
- آیا تمام قطعات، لوازم و تجهیزات ایمنی را برای انجام دستورکارهای خود دارید؟ اگر نه، چقدر طول می‌کشد تا آن‌ها را تهیه کنید؟ این موضوع ممکن است شما را از خط زمانی مشخص خود به عقب پرت کند.
- بازه‌های زمانی نگهداشت شما چقدر بزرگ هستند؟
- آیا تکنیسین‌ها تمام اطلاعات مورد نیاز برای انجام دستور‌کارها را در اختیار دارند تا بتوانند کار را به طور ایمن و درست در زمان مشخص‌شده انجام دهند؟
۴. برنامه‌ریزی ریسک
سه نوع اقدام پرریسک وجود دارد که معمولا در انباشت‌کار دستور‌کارها یافت می‌شود:
- بازسازی‌های عمده
- پروژه‌های وقت گیر و پیچیده
- کاری که تیم شما یا تا به حال انجام نداده است و یا این که مدت زمان زیادی از انجام آن می‌گذرد.
دستورکارهای پرریسک را جایی یادداشت کنید. ریسک‌های مربوط به هر یک را تجزیه و تحلیل کنید و راه‌هایی برای کاهش این ریسک‌ها بیابید. با ارائه آموزش‌های بیشتر به تکنسین‌ها، تخصیص تعداد نفرات و زمان بیشتر برای این دستور‌کارها و اطمینان از در دسترس بودن تجهیزات حفاظتی شخصی مناسب، ریسک را کاهش دهید.
بیشتر بخوانید: راهنمای کامل انتخاب استراتژی مناسب نگهداری و تعمیرات
۵. طراحی دستورکارهای موثر و ایمن
ایجاد دستورکارهای عالی به تکنسین‌ها کمک می‌کند تا به طور ایمن، موثر و مناسب از فهرست بکلاگِ نگهداشت خارج شوند تا بتوانید از وقت، پرسنل و بودجه خود حداکثر استفاده را بکنید. برخی از حوزه‌های کلیدی دستورکار وجود دارند که این امر را ممکن می‌سازند:
- تهیهٔ فهرست وظایف واضح و دقیق: فهرست وظایف روشن، دقیق و مختصر، سردرگمی و زمان هدر رفته را از بین می‌برد.
- تهیهٔ فهرستی از قطعات و تجهیزات حفاظتی شخصی مورد نیاز: داشتن لیستی از مواد و قطعات مورد نیاز همراه راهنمایی برای یافتن محل نگهداری آن‌ها، اغلب باعث سرعت‌بخشی به انجام وظایف می‌شود.
- تهیه و در دسترس قرار دادن دستورالعمل‌ها، نمودارها و تصاویر مناسب و مورد نیاز: دادن این اقلام به تکنسین‌ها قبل از شروع کار باعث می‌شود زمان زیادی که آن‌ها صرف جستجوی این اقلام یا عیب‌یابی می‌کنند کاهش یابد.
- توصیف عمیق مشکل و یادداشت‌های تکمیلی: هر گونه اطلاعات اضافی که درکی بهتر از زمینهٔ کار به تکنیسین می‌دهد به آن‌ها کمک خواهد کرد تا از اشتباهات، خطرات، و اتلاف زمان اجتناب کنند.
۶. پایش همه امور
مهم است که زمانی که برنامه تان در حرکت است، پیشرفت خود را اندازه‌گیری کنید. این به شما این امکان را می‌دهد که استراتژی خود را با ظهور چالش‌های جدید و تکمیل کار خود تنظیم کنید. همچنین این پایش دائمی به شما اطلاعاتی برای بیشتر ساختن جلب نظر کارکنان و ذینفعان دربارهٔ برنامهٔ خود در سراسر سازمان می‌دهد.
پی‌گیری و پایش همه امور به معنای به روز ماندن شما با اقدامات تیم‌تان و کمک به آن‌ها برای روبرو شدن با وظایفی است که به آن‌ها محول کرده‌اید. شیوه‌های تعاملی مختلفی را بکار بگیرید و از آن‌ها سوالات زیر را بپرسید:
- آیا با کار راحت هستند؟
- آیا تمام منابع و تجهیزات مورد نیاز خود را در اختیار دارند؟
- چه فرایندهایی بیش‌ترین کمک را به آن‌ها می‌کند و چه فرایندهایی به بهبود نیاز دارند؟
شش گام برای کاهش عقب‌افتادگی‌های انباشت‌کار نگهداری و تعمیرات
چه عواملی باعث عقب‌ماندگی در انباشتِ نگهداشت می شود و چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
کاهش حجم انباشت‌کار به اندازه‌ای که قابل مدیریت باشد یک موفقیت برای شما محسوب می‌شود. اما این تازه شروع کار است. گام بعدی این است که از روبرو شدن تیم‌تان با کد قرمز بعدی و عقب‌افتادن کارها جلوگیری کنید. در ادامه چند توصیه برای جلوگیری از عقب‌افتادگی کارها مطرح شده است:
۱. دستورکارهای تکراری را حذف کرده و PMهای خود را به شکلی بهینه تنظیم کنید:
از شر دستورکارهای تکراری خلاص شوید تا از باعث افزایش انباشت‌کار شما نشوند. برنامه‌های PM خود را به طور منظم بررسی کرده و فراوانی و تناوب نگهداری برنامه‌ریزی‌شده را براساس این که هر چند وقت یک‌بار خطا پیدا می‌کنند، تنظیم کنید. هیچ عیب و نقصی به این معنی نیست که شاید بتوان آن‌ها را به دفعات کمتری انجام داد
۲. دستور‌کارها را برای متقاضیان و تکنسین‌ها استانداردسازی کنید:
یک الگو برای همهٔ دستورکارهای خود بسازید و در مورد اطلاعات مورد نیاز هنگام ایجاد یا تکمیل دستور‌کارها بسیار دقیق باشید. این کار باعث سریع‌تر شدن روند صدور دستورکار و مرور سریع‌تر کارها می‌شود. همچنین به شما کمک می‌کند روند‌ها و گرایش‌های عمده در دستورکار را دنبال کنید تا بتوانید مشکلات را زودتر حل کرده و برنامهٔ نگهداشت را راحت‌تر زمان‌بندی کنید.
۳. اهداف و فرایندهای خود را هماهنگ سازید:
انتظارات همگان دربارهٔ فعالیت‌های نگهداشت را یکسان و هماهنگ سازید. برای این کار به عنوان مثال، اولویت‌های کاری را تعریف کنید و معنی «اولویت بالا» را مشخص کنید. زمانی که همه به یک زبان مشترک صحبت کنند، دستورکارهای مهم کم‌تر نادیده گرفته خواهند شد.
۴. قطعات و مهارت‌های کارکنان خود را به دقت پی‌گیری کنید:
یک داشبورد از قطعاتی که بسیار به وجود آن‌ها نیاز است بسازید و مطمئن شوید که موجودی آن هرگز در انبار صفر نخواهد شد. همچنین شکاف‌های مهارتی موجود در تیم نگهداشت خود را پیدا کرده و با ارائهٔ آموزش‌های کاربردی و صحیح سعی در رفع این مشکل و تقویت این حوزه‌های دارای شکاف کنید.
دلایل به وجود آمدن عقب‌افتادگی نگهداشت
خلاصه‌ای در سه جمله
- بهترین راه برای تغییر فرهنگ نت واکنشی در سازمان، چارچوب‌بندی بکلاگِ نگهداشت به عنوان مانع جدی برای همهٔ بازیگران نگهداشت، تعیین یک راهکار، و تبدیل همهٔ این‌ها به بخشی از فرایند نگهداشت است.
- هرچه قدر برای برنامه‌ریزی زمان بگذارید به همان نسبت این موضوع باعث کاهش زمان انجام کارها خواهد بود. برنامه‌ریزی‌ای که طی آن اطمینان حاصل کنید که وظایف خود را اولویت‌بندی می‌کنید، ریسک‌ها را شناسایی می‌کنید و دستور‌کارهایی قوی برای به حداکثر رساندن بهره‌وری ایجاد می‌کنید.
- PMهای خود را بهینه‌سازی کنید، روند دستورکارهای خود را پی‌گیری کنید، و به دنبال استانداردسازی فرایندهای خود باشید تا از ظهور مجدد یا بازگشت بکلاگ به سازمان خود جلوگیری کنید.
