در این مطلب به برخی از تهدیداتی پرداخته شده است که در خلال رویکرد مدیریت فرایندی می‌تواند گریبان سازمان را گرفته و منجر به ناپایداری فرایندها و شکست اجتناب ناپذیر ایده مدیریت فرایند فعالانه و بهبود فرایندها گردد.
در قسمت اول به ۳ تهدید ۱. جدایی استراتژیک ۲. مدل‌سازی ضعیف ۳. تمرکز بر روی فرایندهای اشتباه پرداختیم و در این قسمت به ۳ نوع تهدید یا ضایعه دیگر در رویکرد مدیریت فرایندی پرداخته می‌شود.
این تهدیدات خیلی از مواقع هنگام طراحی و استقرار فرایندها برای سازمان‌ها رخ می‌دهد و باعث می‌شود تا بکارگیری رویکرد مدیریت فرایندی به جای حل مشکل آن‌ها خود باعث بروز مشکلاتی دیگر شود. روش‌هایی که به جای ساده کردن امور باعث خلق پیچیدگی‌های بیشتر می‌گردند. علاوه بر ذکر این موارد پیشنهادهایی هم برای پیشگیری از این تهدیدات نیز ارایه شده است.
قسمت اول: ۶ تهدید در رویکرد مدیریت فرایندی و راهکارهای پیشگیری
۴. نادیده‌گرفتن فرصت‌های بهبود
اغلب کارهایی که به منظور بهبود فرایندها انجام می‌شوند بر روی حل مساله تمرکز دارند. اما نکته این‌جا است معمولا تعارض قابل توجهی میان ایده‌های بهبود و اجرایی شدن فرایند بهبود برای رفع مشکلات وجود دارد.
در تمرکز بر روش حل مساله، اغلب مشکلات فوری بیشترین توجه را به خود جلب می‌کنند، البته شکی نیست که اینگونه مشکلات را نیز باید حل کرد. اما تمرکز صرف بر این مشکلاتِ سازمان باعث از دست رفتن ظرفیت‌های قابل توجهی در بهبود فرایندها خواهد شد که ممکن است از بین فرصت‌ها پدید آیند نه از طریق رفع مشکلات موجود.
همچنین باید توجه داشت که اگر مشکلی از یک فرایند گزارش نشده به این معنی نیست که فرصتی برای بهبود آن وجود ندارد. سازمان همان‌طور که به دنبال حل مشکلات و یافتن علل بروز آن‌ها است باید در پی کشف فرصت‌های بهبود و رفع محدودیت‌هایی که بر سر راه هستند نیز باشد.
اثرات ضایعه:
• مزایای مورد انتظار از سرمایه‌گذاری برروی فرصت‌های بهبود بدست نخواهد آمد.
• ایجاد ناکارآمدی و تعارض میان ایده‌ها و فرصت‌های بهبود در فرایند که ناشی از عدم نگاه یکپارچه به این دو پدیده و یا ناشی از تفکیک غیرواقعی میان مجموعه اقدامات مرتبط به هم در خصوص بهبود و نوآوری در فرایند است.
شیوهٔ مقابله:
• جستجوی فعالانه برای یافتن فرصتهایی که بهبود عملکرد فرایند را فارغ از حل مشکلات معمول آن میسر می‌سازد.
• کسب اطمینان از این که نوآوری و بهبود در فرایند، در راستای یک رویکرد منسجم انجام می‌شود.
• استفاده از رویکرد SWOT (نقاط ضعف، نقاط قوت، فرصت‌ها و تهدید‌ها) برای تحلیل فرایند‌هایی که مشکلاتی زیاد (فرایندهای ضعیف) و نیاز به توجهی درخورد دارند و همچنین جستجو برای یافتن نقاط قوت، تهدید‌ها و فرصت‌ها.
۵. اجتناب از یافتن مشکل
عمده افراد خواهان مشارکت در بهبود مستمر سازمان هستند. اما روی دیگر سکه این است که برای بهبود مستمر باید به صورت پیوسته به دنبال چیزهایی باشیم که مطابق انتظار و به درستی کار نمی‌کنند. یافتن اینگونه مشکلات کار ساده‌ای نیست و یک جستجوی فعالانهٔ چالش برانگیز را می‌طلبد.
اگر به دنبال بهبود فعالیت‌های فرایندها جهت کسب حداکثر منافع ممکن هستیم، باید به صورت مستمر به کشف مشکلات و شناخت ریشهٔ وقوع آن‌ها و یافتن فرصت‌های جدید و رفع محدودیت‌های آن‌ها بر اساس شرایط واقعی بپردازیم.
اجتناب از یافتن مشکلات یکی از تهدید‌ها بر سر راه رویکرد مدیریت فرایندی است
برای یافتن مشکلات و فرصت‌ها سازمان باید به صورت مستمر یا حداقل در فاصله‌های معمول، به صورت آگاهانه به دنبال یافتن آن‌ها باشد. سازمان باید به صورت فعالانه به جستجوی مشکلات بپردازد و برای افرادی که آن‌ها را پیدا می‌کنند پاداش در نظر بگیرد.
اثرات ضایعه:
• هزینه فرصت‌های از دست رفته (شاید هزینه قابل توجهی نیز باشد) ناشی از عدم توفیق در پیدا کردن مشکلات جدید و فرصتهایی برای بهبود می‌باشد
• سرکوب خلاقیتی که از یک بهبود مستمر حقیقی می‌آید.
شیوه‌های مقابله:
• درگیر ساختن کارکنان، مشتریان، تامین‌کنندگان و دیگر ذینفعان در یافتن مشکلات.
• ساخت یک تصویر کلی برای ارزیابی فوری و عملی ایده‌هایی که برای تغییر مطرح می‌شوند.
• برگزاری جلسات کوتاه مدت در محل کار تا کارکنان بتوانند در مورد شناسایی نواحی مشکل‌دار و ایده‌های خود در رابطه با بهبود به بحث و تبادل نظر بپردازند.
۶. مشاجره «مسئول کیست؟»
امور مربوط به مدیریت فرایندها اغلب به شیوه‌ای صورت می‌گیرد که همیشه باعث به وجود آمدن تنش‌های بی‌فایده میان مالکان فرایند و مدیران واحد‌ها می‌شود.
بالاخص در مورد فرایندهای هیبریدی که میان چند واحد در گردش هستند باید به صورت شفاف، شخصی بعنوان مسئول فرایند مشخص شود.
امور مربوط به مدیریت فرایندها اغلب به شیوه‌ای صورت می‌گیرد که همیشه باعث به وجود آمدن تنش‌های بی‌فایده میان مالکان فرایند و مدیران واحد‌ها می‌شود.
اگر یک مالک فرایند اختیار طراحی را در مورد فرایندهای بین واحدی داشته باشد، می‌تواند روی بسیاری از مسئولان در چارت سازمانی اثر بگذارد. این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که تغییرات و تنظیمات بسیاری انجام شود.
اما اگر یک مالک فرایند قدرت کافی نداشته باشد و تنها متعهد به رهگیری عملکرد فرایند و تشویق به انجام اقدامات لازم باشد، در فرایند مورد نظر هیچ قدرتی که تاثیرگذاری داشته باشد وجود نخواهد داشت.
اثرات ضایعه:
• اتلاف زمان در مباحثات بی‌پایان در مورد اینکه چه کسی مسئول است.
• اتلاف انرژی در اختلاف نظرات ناشی از این که چه کسی مسئول است.
• از دست دادن حمایت برای مدیریت مبتنی بر فرایند در سازمان.
شیوه‌های مقابله:
• انتصاب مالکان فرایندی که در مورد عملکرد فرایند پاسخگو باشند بدون این که اختیار عملی در تغییر ساختار قدرت تعریف شده در چارچوب چارت سازمانی را داشته باشد.
فرایند بیهوده و ضایعه‌بار
مدیریت فرایند و بهبود فرایند بدنبال یافتن و از بین بردن ضایعات و اتلاف‌ها است. مدیریت مبتنی بر فرایند به دنبال خلق محیطی است که هر شخص بداند چه چیزی باید انجام شود و به صورت مداوم به دنبال روشی برای بهبود عملکرد آن در سازمان باشد.
برای خلق چنین محیطی باید اطمینان کسب کنیم که هنگام طراحی فرایندها با رویکرد مدیریت و بهبود فرایند، آن‌ها در طراحی نقص نداشته باشند و ضایعات جدیدی را به وجود نیاورند.
