چگونه فرایندهای عملیاتی را بر بستر نرمافزارهای جزیره‌ای پایش کنیم؟ روش سایه فرایند
سازمان‌هایی که از رویکرد فرایندی برای مدیریت کسب‌و‌کار خود استفاده می‌کنند به ۵ روش امکان پیاده‌سازی این فرایندها را در محیط کسب و کار خود دارند:
۱. استفاده از فرم‌های کاغذی
۲. استفاده از بستر ایمیل و نرمافزارهای صفحه گسترده‌ای مثل اکسل و اکسس
۳. استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری جزیره‌ای (غیر یکپارچه)
۴. استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه (در جامع‌ترین حالت ERP)
۵. بر بستر سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPMS
(مطالعه مقاله تفاوت گردش کار و فرایند پیشنهاد می‌شود)
مسلما هیچ سازمانی بصورت ۱۰۰% از یک روش استفاده نمی‌کند. در روش‌های دسته دوم، سوم و چهارم حتما و بطور قطع فرم‌های کاغذی وجود خواهند داشت. این فرم‌ها عمدتا ابزار گردش کار فرایندهای سازمان هستند. سازمان‌ها معمولا زمان و پول زیادی را صرف مکانیزاسیون بخشی از فرایندهای خود از طریق دستهٔ سوم و چهارم کرده‌اند. ممکن است برخی از این سیستم‌های نرم‌افزاری حتی گردش‌کار فرایندها را هم اتوماسیون کرده باشند. اما دستیابی به مفهوم یکپارچگی فرایندی و امکان اعمال چرخه عمر فرایندهای کسب و کار را که فرصت بهبود مستمر با کمترین هزینه و چالش را برای سازمان میسر می‌کند را مسلما کسب ننموده‌اند. امروزه ERPهایی هستند که رویکرد فرایندی دارند. اما همین اَبَر سیستم‌ها نیز همه فرایندهای سازمان را بصورت مکانیزه پوشش نداده و برخی فرایندهای سازمان مبتنی بر روش‌های دستی، استفاده از نرمافزارهای صفحه گسترده و یا با استفاده از نرمافزارهای جزیره‌ای اجرا و مدیریت می‌شوند. در بکارگیری ERP باید این نکات را نیز مد نظر داشت که علاوه بر دشواری یافتن ERP مناسب با شرایط محیطی و محاطی کسب و کار مورد نظر، استقرار یک ERP روزآمد با امکانات مدیریت فرایند، امری بسیار پیچیده، پرهزینه، زمان‌بر و همراه با ریسک بسیار بالاست.
راهکار دسته ۵ام که مبتنی بر استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب و کار BPMS است، معمولا راهکاری مقرون به صرفه‌تر، با تنش‌‌کمتر، با امکان پیاده‌سازی تدریجی و با نرخ بازگشت سرمایه کوتاه مدت است.
این راهکار می‌تواند برای عموم کسب و کارها چه آنها که در فضای رقابتی اقیانوس قرمز و چه آنان که در فضای رقابتی اقیانوس آبی زیست می‌کنند، بکار گرفته شود. اگر سازمان شما خاص‌ترین کسب و کار موجود در اکوسیستم کسب و کارتان است و یا اینکه کسب و کارهای بسیاری مشابه شما وجود دارند و می‌شود تجربیات موفق و ناموفق بسیار را در کار شما نام برد، باز استفاده از راهکار نرم‌افزاری مدیریت فرایند کسب و کار BPMS می‌تواند مفید باشد.
عمده سازمان‌های متوسط و بزرگ حتما بخشی از فرایندهای خود را با استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری مکانیزه کرده‌اند. تجربیات متعدد در سازمان‌های مختلف نشان می‌دهد که انتقال یکباره همهٔ این فرایندها به سیستم نرم افزاری مدیریت فرایند کسب و کار BPMS ، عملیات ساده و سریعی نیست.
به عنوان مثال نگاهی به فرایند کاملا رایج «انجام سفارش» بیاندازیم. دیاگرام زیر نشان‌دهندهٔ چرخهٔ عمر یک سفارش است که میان سیستم‌های مختلف نرم‌افزاری مستقر در سازمان حرکت می‌کند. بیشتر اوقات در سازمان‌ها هستهٔ اصلی فعالیت کسب و کار به شیوه‌ای مشابه میان چند سیستم نرم‌افزاری توزیع شده است. این شیوه ممکن است در هر صورت باعث انجام شدن کارها و طی شدن گردش کار شود اما مشکل این‌جا است که در هر زمان دقیقا نمی‌توان فهمید که وضعیت فعلی هر نمونه فرایند چیست و نمونه مورد نظر دقیقا کجا است. در نتیجه امکان یافتن نقاط قابل بهبود و گلوگاه‌های فرایند بسیار سخت است. در چنین وضعیتی حتی برای تولید گزارش‌های ساده نیز ابتدا نیاز است که داده‌ها از تمام سیستم‌های نرم‌افزاری به صورت دستی یا از طریق عملیات‌های Batch استخراج و سپس جمع‌بندی شوند.
فرایند انجام سفارش – برای فهم بیشتر از تحویل مستقیم یا Drop-Shifting به پایان مقاله رجوع کنید
بنابراین، چگونه می‌توان بر فرایندی که در میان چندین سیستم جزیره‌ای قرار گرفته نظارت کرد و اطمینان حاصل کرد که این نظارت با توجه به این که نمای واحدی از فرایند مورد نظر نداریم به طور مطلوبی انجام پذیرفته است؟
برای این مشکل یک راه حل پیشنهاد می‌کنیم. راه حلی که با استفاده از آن بدون انتقال کامل فرایندهای پیوسته به بستر BPMS، ضمن حفظ سیستم‌های نرم‌افزاری موجود، تا حدی مطلوب پیوستگی در فرایندها را نیز ایجاد کرده و رویکرد مدیریت فرایند را با کمی ارفاق در سازمان پیاده‌سازی کنیم.
این ایده را «سایه فرایند» نام‌گذاری می‌کنیم. این ایده ساده، عبارت است از طراحی فرایند به صورت پیوسته (end to end) با تمام نقاط عطف (milestone) مهم آن که بدون اجرای تمام مراحل فرایند در نرم افزار BPMS ، فقط با اتوماسیون این سایه از فرایند در BPMS اجرا می‌شود.
در واقع ما از یک فرایند کامل، فقط مراحلی را در BPMS پیاده‌سازی می‌کنیم که به اطلاعات آنها برای پایش و تحلیل نیاز داریم. این مراحل می‌تواند شامل فعالیت‌هایی باشند که در یک سیستم نرم‌افزاری انجام می‌شود و یا اینکه فعالیتی باشد که تاکنون بدون نرم‌افزار و بصورت کاغذی انجام میشده و حال می‌توان آن فعالیت را نیز در BPMS مکانیزه نمود.
مراحل استقرار «سایه فرایند»
قدم‌های مهمی که برای پیاده‌سازی سازوکار پایش فرایند به کمک سایه فرایند نیاز داریم بصورت فهرست‌وار به شرح زیر است:
۱. فرایند را بدون جزئیات و فقط با نقاط عطف اصلی تعریف کنید:
سطح تجزیهٔ فرایند به نقاط عطف آن به طور مستقیم با میزان تلاش بکار رفته در مراحل مختلف از فرایند بستگی دارد. همچنین در تعریف نقاط عطف باید به نیاز سازمان برای اخذ گزارش‌های معقول و کاربردی نیز توجه نمود.
سایه فرایند
۲. تعریف یک شناسه یکتا برای هر نمونه فرایند ایجاد شده که امکان ردیابی آن را در همه سیستم‌های نرم‌افزاری درگیر فراهم می‌کند. ممکن است این شناسه موجود نباشد. مخصوصا اگر سیستم‌های ما جزیره‌ای باشند. پس باید راهی پیدا کنید تا آن را بسازید. البته ممکن است مجبور شوید یک شناسه ترکیبی در BPMS ایجاد کنید مخصوصا مواقعی که امکان اعمال تغییرات در نرم افزارهای موجود دشوار است.
۳. شناسایی و ساخت سرویس‌های مورد نیاز برای تبادل رویداد و داده بین BPMS و سیستم‌های نرم‌افزاری. این سرویس‌ها، رویدادها را از دیگر نرم‌افزارها دریافت کنند و یا داده‌ها را از یک نرم‌افزار به BPMS و یا بالعکس انتقال می‌دهند. این تبادل بین BPMS و سیستم‌های نرم‌افزاری، ممکن است به طرق دیگری نیز انجام شود. این موضوع به توانایی نرم‌افزار BPMS و سیستم‌های نرم‌افزاری موجود و میزان همکاری شرکت‌های پشتیبانی کننده آنها بر می‌گردد. استفاده از وب سرویس‌ها به دلیل اطمینان بیشتر از اعمال قواعد کسب و کار مخصوصا در حین درج اطلاعات، بهترین راه است. اما ممکن است به روش‌های تبادل دیگر مانند روش‌های مبتنی بر پایگاه داده هم بسنده شود.
۴. ایجاد سرویس‌های لازم برای پیش راندن نمونه فرایند (process instance) در گردش کار مبتنی بر داده‌های رویداد محور.
سایه فرایند
۵. اطلاعات و داده‌های رویدادهای مهم سایه فرایند پیاده سازی شده را در BPMS نگهداری کنید. این اطلاعات می‌تواند شامل شناسه نمونه فرایند، اطلاعات کسب و کار مورد نظر، زمان شروع و پایان هر مرحله و … باشد. از این اطلاعات می‌توانید در ساخت گزارش‌های مورد نیاز در هر ابزار گزارش‌سازی استفاده کنید. توجه به این نکته ضروری است که هدف از اجرای «سایه فرایند» بر بستر BPMS، ایجاد امکان پایش و نظارت بر فرایند است، لذا شناخت دقیق گزارش‌های لازم بعنوان خروجی اصلی اقدامات شرح داده شده، حیاتی‌ترین جزء چنین پروژه‌هایی است.
نمودار تعداد و خط زمانی سفارشات
در مقایسه با پیاده سازی کامل فرایندها بر بستر نرم افزار BPMS، راهکار پایش و نظارتی که در این مطلب تشریح شد سریعتر پیاده‌سازی شده و می‌تواند تا حدودی نمایی از یک فرایند پیوسته را نیز ارایه نماید. همچنین این شیوه کمک می‌کند بینش لازم برای بهینه‌سازی‌های آتی فرایند بر بستر BPMS به وجود آید. البته ذکر این نکته ضروری است که امکان بهبود کامل فرایند و تحلیل همه جزئیات فرایند در استفاده از سایه فرایند میسر نیست. چراکه ما فقط به سایه‌ای از milestoneهای مهم فرایند دسترسی داریم و درون هر یک از این مراحل به سختی قابل پایش و بهینه‌سازی است.
پ‌ن: تحویل مستقیم – Drop-Shifting: یک روش مدیریت زنجیره تامین است که در آن، خرده فروش اجناس را در انبار نگه نمی‌دارد بلکه تنها سفارش را از مشتری گرفته و با تولید کننده و یا عمده فروش‌ها ارتباط برقرار کرده و خود تولید کننده یا عمده فروش کالا را مستقیما به مصرف کننده نهایی ارسال می‌کند.
