راهنمای استقرار ERP مجموعه مطالبی از موسسه معتبر ERP Focus است که به مرور در وبلاگ پگاه آفتاب منتشر خواهد شد. در قسمت اول ابتدا مقدمه‌ای درباره استقرار و گام‌های این راهنما را می‌خوانید و سپس به گام اول یعنی انتخاب تامین کننده می‌پردازیم.
در زندگی بدیهیاتی وجود دارد که حق انتخابی درباره‌شان نداریم. ما پیر خواهیم شد و برای بقا به نور خورشید و به هوا برای نفس کشیدن نیاز داریم. ولی بدیهیاتی هم وجود دارند که مختاریم آن‌ها را بپذیریم یا رد کنیم. می‌توانیم با برگزیدن یک زندگی ناسالم از لحاظ بهداشتی تاریخ مرگ خود را جلو بیاندازیم یا با قانون‌شکنی به زندان بیافتیم.
استقرار ای‌آر‌پی – ERP کاری سخت است که شاید سخت‌ترین تصمیم دوران حرفه‌ای شما به عنوان یک مدیر باشد. با این وجود داشتن ای‌آر‌پی – ERP جزء گروهِ اول و از بدیهیات اجتناب ناپذیر است. اما گام‌های پیشنهادی برای استقرار موفق ای‌آر‌پی – ERP جزء دسته‌ی دوم است؛ می‌توانیم آن‌ها را بپذیریم یا ردشان کنیم ولی این تغییری در اصل حقیقت به وجود نخواهد آورد. همان طور که هر راننده‌ی نابلدی ممکن است تصادف هم نکند؛ عمل نکردن به چند گام از این گام‌های کاربردی نیز احتمالاً موجب شکست استقرار ای‌آر‌پی – ERP نخواهد شد. ولی پذیرش و عمل کردن به تک تکِ گام‌ها یک استقرار افتخار آمیز را برایمان تضمین می‌کند. این راهنما حاوی نکات جدید یا خلاقانه‌ای نیستند؛ این‌ها برآمده از دانشی هستند که از تجربه‌ی استقرار هزاران ای‌آر‌پی – ERP در دنیا به دست آمد است. موفقیت در هر گام نسبی است و امکان ندارد همه‌ی گام‌ها را بدون نقص بتوان پیش برد. هدف از تهیه این راهنما این است که خطرات و مزایا در رابطه با استقرار را شناسایی کنیم و بر اساس آن تصمیمی آگاهانه درباره‌ی صرف زمان و منابع خود داشته باشیم. راهنمای استقرار موفق ای‌آر‌پی – ERP بر اساس این معیار‌ها انتخاب شده‌اند ۱. حیاتی برای موفقیت استقرار ای‌آر‌پی – ERP ۲. نیاز به تلاش مداوم روزانه برای یک دوره‌ی طولانی ۳. نیاز به رهبری قوی و مهارت‌های بین فردی ۴. مشکلات غیر قابل حل با وجود استفاده از منابع مالی و انسانی.
استقرار ای‌آر‌پی – ERP امری دشوار است اما غیرممکن نیست. استقرار موفق تنها به سخت‌کوشی نیاز ندارد بلکه شما باید در مسیر درست سختکوش باشید. این گام‌ها حکم راهنمایی را دارند که به شما بگویند مسیر درست کجاست.
گام اول: انتخاب تامین کننده
انتخاب تولید‌کننده‌ی نرم‌افزار ای‌آر‌پی – ERP اهمیتی حیاتی برای موفقیت پروژه شما دارد. برگزیدن یک تامین کننده‌ی مناسب ای‌آر‌پی – ERP علاوه بر این که این اطمینان را در کسب و کار شما به وجود خواهد آورد که دوره‌ی گذار به وضعیت جدید به صورت کاملاً هموار طی شود باعث افزایش اعتماد به نفس سازمان نیز خواهد شد. انتخاب راهکار کارآمد منجر به پذیرش ای‌آر‌پی – ERP به عنوان یک روش بهبود سازمانی خواهد شد و از این طریق روند یادگیری نیز در سازمان با سرعت بیش‌تری دنبال می‌شود. برای دستیابی به این راهکار کارآمد، ارزیابی فروشندگان ای‌آر‌پی – ERP باید در دو مسیر طی شود. مسیر اول که بدیهی هم به نظر می‌رسد پاسخ دادن به این سوال است که ای‌آر‌پی – ERP کدام تامین کننده منطبق با سبک صنعت و کسب و کار شما است؟ سوال دوم که کمتر از مورد قبل بدیهی و ارزیابی آن دشوار‌تر است این است که آیا فرهنگ شما و تامین کننده‌ی ای‌آر‌پی – ERP با یکدیگر انطباق دارد یا خیر؟
انتخاب یک نرم‌افزار متناسب و منطبق با نیاز‌های کسب و کار شما تصمیم درستی است مگر این که نسبت به برخی از مزیت‌های استراتژیک یک ای‌آر‌پی – ERP غیر معمول امیدوار باشید. با این وجود از یاد نبرید انتخاب «جواب پس داده‌ها» یک قانون است. اگر قادر نبودید یک ای‌آر‌پی – ERP متناسب با کسب و کار خود بیابید بهتر است به دنبال شباهت‌ها در فرایند‌های‌تان بگردید؛ با این وجود از صحبت کردن با اشخاصی که از ای‌آر‌پی – ERP مورد اشاره استفاده کرده‌اند غافل نشوید.
یک جدول امتیاز‌دهی از خصوصیات و نیاز‌های حیاتی که باید از سوی ای‌آر‌پی – ERP به آن پاسخ داده شود تهیه کنید و از آن برای مقایسه تامین‌کننده‌های مختلف استفاده کنید. در این مرحله باید مراقب فروشنده‌هایی باشید که بدون هیچ سابقه خاصی در صنعت شما به بازار ورود کرده‌اند و با یک قیمت بسیار کمتر از انتظار در تلاشند تا ای‌آر‌پی – ERP خود را به شما بفروشند؛ دقت کنید که شما پول زیادی برای درست کردن یک ای‌آر‌پی – ERP افتضاح را نخواهید داشت.
اعتماد به فرهنگ و اخلاق تامین کننده ای‌آر‌پی – ERP سخت خواهد بود. ارتباط میان سفارش‌دهنده ای‌آر‌پی – ERP و تامین‌کننده دو فاز بسیار متفاوت دارد. در خلال چرخه‌ی فروش شما مهم ترین فرد جهان از سوی فروشنده خواهید بود. در این مرحله هیچ درخواستی آن قدر بزرگ و هیچ سوالی آن قدر کوچک نیست که با پاسخی تملق‌آمیز روبرو نشود. اما ارتباط حقیقی میان کسب‌و‌کار شما و تامین‌کننده‌ی ای‌آر‌پی – ERP بعد از فروش آغاز خواهد شد و این ارتباط کاری است که به عنوان بهترین سنجه‌ی ارزیابی باید در نظر گرفته شود. هنگامی که در این مرحله قرار داریم باید احساس مثبتی درباره‌ی تامین‌کننده داشته باشیم. پیش‌فرض ما باید این باشد که آن‌ها اخلاق‌مدار و صادقند و هرگز قصد گمراه کردن ما را ندارند. شما باید در نظر داشته باشید که تامین کننده برای کارآمدی سیستم شما اهمیت قائل است و این که قادر خواهید بود با همکاری با یکدیگر مشکلات غیر منتظره را برطرف کنید.
بیش از اندازه به این موضوع فکر نکنید و به غرایزتان اعتماد کنید. اگر شبیه مرغابی هست و صدایی شبیه مرغابی دارد احتمالاً مرغابی است.۱
انتخاب تامین‌کننده‌ی ای‌آر‌پی – ERP تصمیمی مهم و استراتژیک است که بسیاری از هم‌رده‌ها و مدیران هم‌سطح هم همان تصمیم شما را خواهند گرفت. اگر برای دلایل انتخاب نهایی یک جدول امتیازی درست کنید این توانایی را خواهید داشت که با دلایلی روشن دیگران را اقناع کنید. انتخاب راهکار درست یک قدم بسیار بلند به سوی موفقیت ای‌آر‌پی – ERP به حساب می‌آید پس بدون در نظر گرفتن یک پاداش متناسب، خودتان را با خطرات و ریسک‌های انتخاب درگیر نکنید.
در قسمت بعد درباره اهمیت مشاورین استقرار صحبت می‌کنیم.
۱. اشاره به آزمون مرغابی دارد. این آزمون در مواردی بکار میرود که بتوان شی نامعلومی را به وسیله‌ی علایم ذاتی آن شناسایی کرد. برای اطلاعات بیش‌تر ویکی پدیای آزمون مرغابی را ببینید.
