چرا تهیهٔ نقشه فرایندی راز موفقیت کسب‌و‌کار است؟

فرایند‌های کسب‌و‌کار را می‌توان خون در رگ‌های هر سازمانی دانست. بی اعتنایی به فرایند‌های کسب‌و‌کار دستورالعملی برای حرکت در مسیر فاجعه است. در تلاش برای بهره‌وری بیشتر، بسیاری از سازمان‌ها بر روی اشکال پیچیده‌ای از نرم‌افزار‌های مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) سرمایه‌گذاری می‌کنند که به هیچ وجه به کمک سازمان آن‌ها نخواهد آمد.

راز بهبود در بهره‌وری ساده است و آن تهیهٔ نقشه فرایندی کارآمد برای فرایند‌های کسب‌و‌کار است.

نقشه فرایندی چیست؟

نقشه فرایندی به عنوان یک زیرمجموعه مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار شناخته می‌شود: روشی قدرتمند برای تشریح بصری فرایندها. نقشهٔ فرایند این توانایی را به ما می‌دهد تا ببینیم یک فرایند از کجا و چگونه شروع می‌شود و پس از طی چه مراحلی در کجا و چگونه پایان می‌یابد.

تهیهٔ نقشه فرایندی با استفاده از نمودارها، فلوچارت‌ها و نماد‌های مختلف به سوالات زیر پاسخ می‌دهد؟

• فرایند‌ها از چه کارهایی تشکیل شده‌اند؟
• چه کسی هر کاری را انجام می‌دهد؟
• در چه مرحله‌ای هر کار رخ می‌دهد؟

چرا به نقشه فرایندی نیاز داریم؟

ترسیم نقشه فرایندی مولفه‌ای ضروری و حیاتی برای افزایش بهره‌وری و شفافیت در سازمان است. در غیاب شفافیت در فرایندهای کسب‌و‌کار به طور قطع سازمان با آشفتگی، انحرافات، تاخیر و فقدان مسئولیت‌پذیری در قبال عملیات‌های کسب‌و‌کار خود مواجه خواهد شد. و هیچ چیزی سریع‌تر از فرایند‌های معیوب یا مبهم نمی‌تواند کسب‌و‌کار را به زمین بزند. 

ترسیم نقشه فرایندی می‌تواند به شیوه‌های زیر به سازمان ما کمک کند:  

• شفافیت و کنترل کامل بر روی فرایند‌ها
• ایجاد استاندارد‌های عملیاتی
• کاستن حداکثری از خطاها
• کاستن از گلوگاه‌ها
• رفع انحرافات
• انطباق بهتر با استانداردهای صنعت

روش‌های مختلف ترسیم نقشه فرایندی

انواع مختلفی از تکنیک‌ها و روش‌های ترسیم نقشه فرایندی وجود دارد. این لیست طولانی ممکن است شامل گانت چارت‌ها، نمودارهای UML (زبان مدل‌سازی یکپارچه)، BPMN، فلوچارت‌ها، نمودار‌های جریان داده (Data Flow Diagrams)، نمودارهای فعالیت(role activity diagrams) ، روش IDEF0 یا Integrated DEFinition Methods، شبکه‌های پتری (Petri nets)، روش‌های شیء‌گرا، تکنیک‌های گردش‌کار و مدل‌های شبیه‌سازی باشد. 

برخی از رایج‌ترین تکنیک‌های تهیهٔ نقشه فرایندی:

تکنیک‌های گردش کار:

گردش کار از دنباله‌ای از وظایف بین افراد در یک سازمان یا بین برنامه‌های کامپیوتری تشکیل شده است. گردش‌کار چیزی بیش از فرایند‌های مدل‌سازی شده هستند و به تجزیه و تحلیل و بهبود فرایند‌ها کمک می‌کنند. مراحل مختلف در یک گردش کار شامل جمع آوری اطلاعات، مدل‌سازی فرایند‌، مدل‌سازی گردش‌کار، پیاده‌سازی، بازبینی و اجرای آن است.

BPMN:

BPMN روشی است که توسط متخصصان فرایند به کار بسته می‌شود. یک زبان استانداردِ ایده‌آل در  موقعیت‌هایی که نیاز به تجزیهٔ فرایند‌ها برای رفع خطاها و استثنا‌ها داریم. با وجود این که استفاده از زبان مدل‌سازی فرایند BPMN یکی از روش‌های رایج است اما اگر ما یک تحلیلگر خبرهٔ کسب‌و‌کار خود نباشیم ممکن است به‌کارگیری آن از اساس اشتباه باشد.

نمودار‌های جریان داده (Data Flow Diagrams):

روش نمودار‌های جریان داده که به تکنیک یوردون (برگرفته از نام ادوارد یوردون، مبدع این روش) هم مشهور است نشان می‌دهد که چگونه اطلاعات از یک مکان به مکان دیگر جریان می‌یابند. نمودار‌های جریان داده نشان می‌دهند که چگونه فرایند با مخازن داده ارتباط برقرار و چگونه داده‌ها به محیط بیرونی متصل می‌شوند.

نمودار‌های زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML):

نمودارهای UML مناسب تهیهٔ نقشهٔ ساختار نرم افزاری هستند. دو دسته نمودار در UML وجود دارند: نمودارهای رفتاری و ساختاری.  از UML به عنوان ابزاری برای تهیهٔ نقشه در صنایع خاص یاد می‌شود و چندان مناسب تهیهٔ گردش‌کارهای فرایندی نیست.

نمودارهای SIPOC:

نمودارهای SIPOC به نقشه‌های فرایندی سطح بالا نیز معروف هستند. این نمودار‌ها صورت بصری یک فرایند را بدون اشاره به جزئیات دقیق آن نشان می‌دهند. یک نمودار SIPOC فرایند را به این بخش‌ها تقسیم می‌کند: تامین کنندگان، ورودی، پردازش، خروجی، و مشتریان.

یک نرم‌افزار ترسیم نقشه فرایندی ایده‌آل چگونه باید باشد؟

با این پیش فرض که  بهبود بهره وری در عملیات‌های کسب‌و‌کار هدف ما است، یک نرم‌افزار تهیهٔ نقشه‌های فرایندی باید خصوصیات زیر را داشته باشد:  

• به راحتی توسط تمام کارکنان قابل درک باشد
• سازگار با صنعت مورد نظر ما باشد
• پیاده‌سازی آن آسان باشد
• قادر به تسهیل تجزیه‌و‌تحلیل و بهبود باشد
• قادر به شبیه‌سازی گردش‌کار قبل از اجرای آن باشد

ترسیم نقشه فرایندی برای کارآ بودن نیازی به مهارت‌های پیچیده یا متخصصان خبره ندارد همان‌طور که لئوناردو داوینچی گفته است: سادگی غایت پیچیدگی است.