خط مشی مدیریت دارایی‌های فیزیکی چیست (و چگونه آن را مستند کنیم)
دارایی‌ها منابعی هستند که از سوی یک شرکت یا سازمان برای حصول سود اقتصادی بکار گرفته می‌شوند. دارایی‌ها می‌توانند اقلام فیزیکی مانند تجهیزات یا قطعات باشند یا می‌توانند دارایی‌های نامشهود مثل نرم‌افزارها، حق اختراع‌ها یا اسناد آن سازمان باشند.
به عنوان صاحب یک کسب و کار، مهم است که در عمق وجود خود بدانید که دارایی‌های شما و موقعیت مکانی آنها چه چیز ارزشمندی است. هم‌چنین سهامداران شرکت و سازمان شما هم مایلند بدانند که دارایی‌های شرکت به نحو احسن استفاده و نگهداری می‌شوند.
با مستند سازی و بکارگیری یک خط مشی مدیریت دارایی های فیزیکی که به خوبی هم قوام یافته باشد می‌توان همهٔ موارد بالا را پوشش داد.
فهرست مطالب
چرا به یک خط مشی مدیریت دارایی ها نیاز داریم؟
خط مشی مدیریت دارایی سندی فراگیر و سطح بالا است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا نیازهای حکمرانی، کیفیت و استراتژیک خود در حوزهٔ دارایی‌های سازمانی را برآورده سازند.
خط مشی مدیریت دارایی ها تعیین می‌کند که چگونه یک کسب وکار یکپارچگی و در دسترس بودن تمام دارایی‌ها را با مشخص کردن الزامات شرکت برای مالکیت دارایی، طبقه‌بندی، بهره‌برداری قابل قبول، و نگهداشت مستمر آنها حفظ می کند.
در یک سازمان بزرگ، سلسله مراتب اسناد با برنامه استراتژیک سازمان آغاز می‌شود که منجر به تدوین سند خط مشی مدیریت دارایی می‌شود.
در مرتبهٔ زیرین خط مشی، استراتژی مدیریت دارایی قرار می‌گیرد. بعد از استراتژی، می‌توانید خط مشی نگهداری و تعمیرات و طرح و برنامه‌های مدیریت دارایی را بیاورید که اسناد نهایی آن شامل استراتژی‌ها و برنامه های عملیاتی می‌شود.
با این حال، اغلب سازمان‌های کوچک و متوسط خط مشی مدیریت دارایی را با استراتژی و برنامهٔ مدیریت دارایی در یک سند ترکیب می‌کنند. این سطح از خط مشی مدیریت دارایی است که ما در اینجا مورد بحث قرار خواهیم داد.
سلسله‌مراتب مستندات مدیریت دارایی‌های فیزیکی
این سند به شیوه‌های زیر به پرسنل کمک می‌کند:
- تأکید بر اهداف شرکت: بحث خط مشی های مدیریت دارایی با بیانیه‌ای که از سوی سطح مدیریت ارشد صادر می‌شود، باز می‌شود. سندی که توضیح می‌دهد چرا مدیریت دارایی مهم است و چگونه مدیریت دارایی پشتیبان و حامی کسب و کار ر دستیابی به اهدافش است.
- ارائه اصول راهنما برای پایش و کنترل دارایی ها: دستورالعمل‌های موجود در خط‌مشی مدیریت دارایی های فیزیکی، فرایند ثبت دارایی‌ها و شفاف‌سازی نحوهٔ کسب، مدیریت، نگهداشت، ارزش‌‌آفرینی و دفع آنها را توضیح می‌دهد. در هر مرحله از چرخه عمر دارایی، پرسنل می‌توانند به دنبال شفافیت از خط مشی رفتارها و روش‌هایی باشند که در شرایط خاص باید از آن استفاده کنند – از تدارکات گرفته تا مدیریت دارایی و دفع دارایی و تجهیز.
- کمک به مدیریت بودجه و مخارج مربوط به دارایی‌ها: کل هزینه‌های چرخه عمر یک دارایی مستلزم باید ثبت و ضبط شود و نه قیمت خرید آن. خط‌مشی مدیریت دارایی ها نحوهٔ رسیدگی به هزینه‌های نگهداری و تعمیرات، اصلاح، استفادهٔ عملیاتی، استهلاک، تامین مالی و هزینه‌های پایان عمر دارایی را تشریح می‌کند. رعایت یک فرایند استاندارد برای مدیریت و ثبت این هزینه‌ها به شما کمک می‌کند تا بودجه پروژه‌های سرمایه‌ای را برنامه‌ریزی کرده و بازده سرمایه‌گذاری (ROI) هر یک از پروژه‌ها را با اطلاعات صحیح محاسبه کنید.
- تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها: با مشخص و شفاف بودن نقش‌ها و مسئولیت‌ها، همه می‌دانند که برای اطلاعات بیشتر یا درخواست‌های مربوط به موجودی دارایی‌ها، تخصیص، خرید، دفع یا نگهداشت آنها باید به چه کسی مراجعه کنند.
نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب
خط مشی مدیریت دارایی باید شامل چه چیزهایی باشد؟
اگر می‌خواهید مطابق با استاندارد ISO 55001، که یک استاندارد جهانی برای مدیریت دارایی های فیزیکی است، گواهینامه دریافت کنید و یا سیاست‌های خود را با آن منطبق سازید، خود این استاندارد راهنمای شما خواهد بود. استاندارد ایزو ۵۵۰۰۱ به شما می‌گوید که کدام اقلام «باید» باشند و کدام «بهتر است» که باشند.
حتی اگر به دنبال گواهینامه ایزو ۵۵۰۰۱ هم نیستید این استاندارد می‌تواند به عنوان راهنمای شما عمل کند و در مستند ساختن خط مشی مدیریت دارایی های فیزیکی، رهنمون شما باشد.
سند خط مشی را مختصر نگه دارید و خوانندگان را به اسناد جداگانه مانند لیست دارایی‌ها یا برنامه های مدیریت دارایی‌ها هدایت کنید.
به یاد داشته باشید، ارائهٔ اطلاعات بیش از حد و غیرضروری در یک سند باعث می‌شود تا کارکرد سند از دست برود و احتمال رجوع به آن کاهش یابد.
شما می‌توانید ساختار این سند را به روش‌های مختلف تعیین کنید. بهتر اما این است که با یک بخش مقدماتی شروع کنید و سپس خود خط مشی را مشخص کنید.
الف) بخش مقدماتی
پاراگراف‌های بخش مقدماتی برای روشن کردن اصطلاحات رایج و توصیف دامنه و هدف خط مشی مدیریت دارایی های فیزیکی است.
۱) نمای کلی
ابتدا در مقدمه و در بخشی با نام نمای کلی به طور خلاصه توضیح دهید که مدیریت دارایی چیست و چرا اهمیت دارد. این بخش را کوتاه و خلاصه نگه دارید. تنها هدف در نمای کلی این است که خوانندگان با مفهوم مدیریت دارایی آشنا شوند. اگر نمای کلی بیش از دو پاراگراف باشد، احتمالاً دچار زیاده‌گویی شده‌اید.
۲) هدف خط مشی مدیریت دارایی های فیزیکی
در این بخش، توضیح داده می‌شود که خط مشی چه اهدافی را دنبال می‌کند و چه برنامه‌ای برای حصول اهداف دارد. در این بخش شرح دهید که هدف این خط‌مشی ارائه دستورالعمل‌ها و رویه‌هایی برای مدیریت کارآمد و مؤثر دارایی‌های سازمان است.
۳) محدودهٔ خط مشی
وقتی به بخش محدودهٔ خط مشی می‌رسید باید به افراد، واحد‌ها و دپارتمان‌های سازمانی یا مشاغلی که این خط مشی برای آنها اعمال می‌شود، اشاره کنید. در اکثر شرکت‌ها، این بخش شامل بندی است که بیان می‌کند این خط مشی برای همه کارکنان شرکت اعمال می‌شود.
۴) تعاریف
همیشه در سند خط مشی مدیریت دارایی خود بخشی را به تعاریف اختصاص دهید. زیرا همه کسانی که خط‌مشی نوشته‌شدهٔ شما را می‌خوانند، همه اصطلاحاتی را که استفاده کرده‌اید را درک نمی‌کنند. مطمئن شوید که شخصی که تعریف هر اصطلاح و عبارت را به درستی می‌داند و به حوزهٔ مربوط به آن عبارت مسلط است این بخش را به دقت بررسی و تصحیح کند.
عباراتی مانند دارایی، دارایی مشهود، دارایی نامشهود، دفع دارایی و یا حذف آن را به روشنی تعریف کنید. در این بخش، شما باید هر اصطلاحی را که ممکن است ابهام یا سوء تفاهم داشته باشد توضیح دهید.
ب) خط مشی مدیریت دارایی های فیزیکی
این بخش بدنهٔ اصلی و واقعی سند خط مشی را تشکیل می‌دهد. تمام بخش‌های قبلی خواننده را برای اطلاعاتی که در این بخش ارائه خواهید کرد آماده کرده است. در بخش خط مشی، باید موارد زیر را توضیح دهید:
۵) بخشی در مورد مسئولیت‌ها
مشخص کنید که چه کسی مسئول تمام مراحل مختلف چرخه عمر دارایی است. مالک دارایی، سفارش خرید، دفع، حذف، نگهداشت و اصلاح همه از موقعیت‌هایی هستند که در آن باید برای دارایی تصمیم‌گیری شود؛ پس باید مطمئن شوید که چه کسی مسئول است.
در صورت امکان، به جای نام شخص، از شرح نقش مسئولیت استفاده کنید تا مجبور نشوید هر بار که شخصی ترفیع می‌گیرد یا شرکت را ترک می‌کند، سند خط‌مشی را اصلاح کنید.
۶) طبقه‌بندی و شناسایی دارایی‌ها
در این بند باید مشخص کنید که چه چیزی به عنوان یک دارایی شناخته می‌شود. اکثر شرکت‌ها فقط اقلام سرمایه‌ای را با یک آستانهٔ مالی مشخص جزء این دسته می‌دانند. اگر برچسب‌هایی برای دارایی‌ها یا زیرمجموعه‌های دارایی‌های خود دارید، اینجا جایی است که باید توضیح دهید چگونه این دسته‌بندی در سیستم مدیریت دارایی شما کار می‌کند.
برخی از شرکت ها نیز از این بخش برای توضیح عمر دارایی‌ها و قوانین استهلاک استفاده می‌کنند، اگرچه این اطلاعات ممکن است به عنوان مقدمه‌ای برای ثبت دارایی شما مناسب‌تر باشد.
۷) روش‌های دفع و امحاء دارایی
این بخش معمولاً تفصیلی‌تری قسمت سند خط مشی مدیریت دارایی‌های فیزیکی است. و در آن همه چیزهایی را که پرسنل باید در مورد دفع دارایی بدانند، ارائه داده می‌شود. فرم‌هایی که باید تکمیل و مراحلی که باید دنبال شوند در این بخش مشخص می‌شود.
به نکات ریز مانند شمارهٔ سریال، تاریخ موثر و مکان‌های دفع توجه کنید. و حتما به مسائل نظارتی، نحوه دخالت و روش دفع نیز توجه داشته باشید.
به عنوان مثال، برخی از شرکت‌ها از طریق مزایده اقدام به واگذاری دارایی‌های خود می‌کنند. حتماً به نحوه برخورد با وجوه ضایعات، فرایند و نحوه سازماندهی و مدیریت مناقصه‌ها توجه کنید.
۸) روش‌های انتقال و اگذاری دارایی
اگر کسب‌وکار شما در چندین مکان جغرافیایی فعالیت می‌کند یا دارای چندین بخش است، فرایند صحیحی را که باید قبل از انتقال دارایی دنبال کنید و به چه کسی اطلاع دهید که انتقال انجام شده است را شناسایی کنید. پیامدهای بودجه‌ای و مالی روشنی در این بخش باید برای انتقال دارایی‌های وجود داشته باشد.
۹) دستورالعمل تعمیر یا تعویض دارایی
این بخش از سند خط مشی نحوه تصمیم گیری در مورد تعمیر یا جایگزینی دارایی‌های فیزیکی را توصیه می‌کند. در برخی از خط مشی ها از هزینهٔ تعمیر، به عنوان درصدی از هزینهٔ سرمایه‌ای دارایی، به عنوان آستانه بین تعمیر و تعویض استفاده می‌شود و در برخی دیگر از محاسبات پیچیده و درخت تصمیم استفاده می‌کنند.
اکثر سازمان ها می خواهند که مدیر تاسیسات یا نگهداری و تعمیرات آنها حرف آخر را بزند. اگر دارایی واقعاً گران قیمت باشد و نیاز به ارزیابی ریسک داشته باشد، مدیر نگهداشت و سایر مدیران ارشد در نقش‌های گوناگون احتمالاً در فرایند تصمیم گیری دخیل هستند.
۱۰) دستورالعمل‌های عمومی نگهداشت دارایی
بخش نگهداشت دارایی در سند خط مشی، موضعِ مدیریت در مورد نگهداری و تعمیراتِ دارایی، هدف آن و دستورالعمل‌هایی را که برای کنترل دارایی باید پیگیری کرد، تشریح می‌کند.
بسیاری از سازمان ها پیش از تهیهٔ اسناد خط مشی مدیریت دارایی، سند‌هایی برای دستورالعمل‌های نگهداری و تعمیرات دارایی‌های فیزیکی خود را مستند کرده‌اند که ممکن است در این مرحله فقط نیاز باشد این دستورالعمل‌ها را به سند خط مشی مدیریت دارایی‌های خود اضافه کنند.
۱۱) در مواقع سرقت و مفقودی چه باید کرد
این بخش جایی است که شما مراحلی را که باید در مواقعی که فردی مشکوک به فعالیت مجرمانه است طی شود را مشخص می‌کنید. روش سازید که چه کسی مسئول تصمیم گیری در مورد دخالت پلیس و تماس با بیمه است.
۱۲) روش های حذف دارایی
بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها فرایند‌های سخت گیرانه‌ای برای حذف دارایی‌های خود دارند. که این فرایند‌ها باید در این بخش از سند خط مشی مدیریت دارایی شما انعکاس یابد.
فرم هایی که باید مورد استفاده قرار گیرند، توالی گام‌های مورد نیاز برای اخذ تصمیمات و تاییدیه‌ها، و افرادی که مسئول بروزرسانی ثبت دارایی‌ها هستند، از جمله اطلاعاتی هستند که باید در این بخش بیاید. وجود چک لیست‌ها در این بخش هم می‌تواند بسیار مفید باشد.
۱۳) وضعیت سند
خط مشی مدیریت دارایی جدید خود را با اطمینان از اینکه یکی از اعضای تیم مدیریت ارشد این خط مشی را امضا می‌کند، با نسخه سند کنترل شده و تاریخ صدور را نشان می‌دهد، رسمی کنید.
وقتی همه چیز گفته شد و انجام شد، با خیال راحت خط مشی را به سیستم مدیریت کیفیت شرکت و سازمان خود اضافه کنید.
نحوه نگارش خط مشی مدیریت دارایی های فیزیکی در ۸ گام
نحوه نگارش یک سند خط مشی مدیریت دارایی های فیزیکی توسط یک کسب و کار به اندازه مواردی که این سند باید شامل شود، مهم است؛ و فرایندِ تهیه پیش‌نویس این سند نیازمند توافق و تعهد مدیران ارشد نسبت به کارآ و موثر بودن این سند است.
گام‌های نگارش سند خط مشی مدیریت دارایی
گام ۱: از بدنهٔ مدیریت ارشد سازمان یک حامی برای سند خط مشی بیابید
نقش یک حامی برای سند خط مشی مدیریت دارایی های فیزیکی به هیچ عنوان یک نقش تشریفاتی نیست. فرد انتخاب شده باید از محتوای خط مشی و تصمیمات اتخاذ شده و بحث‌های صورت گرفته برای رسیدن به پیش‌نویس نهایی آگاهی کامل داشته باشد. حامیان نیز باید کاملاً سند خط مشی را تأیید و در تمام سازمان از آن دفاع کنند.
گام ۲: تشکیل یک کارگروه
سند‌های خط مشی مدیریت خواه مربوط به ایمنی، مدیریت دارایی و یا منابع انسانی باشد، تشریح‌کنندهٔ اصول و دستورالعمل‌هایی از بدنهٔ مدیریت ارشد سازمان است.
بنابراین، کارگروهی که سند را تدوین می‌کند، باید دربرگیرندهٔ مدیران ارشدی باشد که قرار است در مورد محتوای سند به اجماع برسند. مطمئن شوید که نمایندگان واحد‌های مالی و عملیات در این کارگروه حاضر باشند و زمان کافی برای بحث در مورد همه موارد و جزئیات و دستیابی به توافق برای گروه را در نظر بگیرید.
گام ۳: به توافق رسیدن در مورد ساختار سند و شمولیت‌های آن
آزمون قبولی یک خط مشی که به درستی مستند شده باشد این است که خوانده و راحت فهمیده شود. ساختار سند خط مشی را ساده نگه دارید. به یاد داشته باشید که قرار نیست کتابی علمی بنویسید. از بکار بردن اصطلاحات خاص خودداری کنید و از زبانی ساده استفاده کنید.
اگر سند خط مشی مدیریت دارایی ساختار واضحی داشته باشد، خواندن آن آسان باشد، تمام نکات لازم را پوشش دهد و قابل درک باشد، در این صورت موفق شده‌اید که سند خوبی را بنویسید.
گام ۴: تهیهٔ طرحی کلی برای خط مشی مدیریت دارایی
اگر در حال حاضر یک سیستم مدیریت کیفیت دارید، باید ساختار، طرح کلی و طراحی خط مشی مدیریت دارایی خود را با اسناد این سیستم مدیریت کیفیت هماهنگ سازد. این اقدام راهی ساده برای کمک به کارکنان برای آشنایی و درک سند خط مشی است.
اگر راهنمایی برای سبک نگارشی مستندات در سازمان خود دارید، آن را روی این الگو اعمال کنید. نویسنده‌ای را برای اطمینان از لحن ثابت و مدیریت کنترل نسخه انتخاب کنید.
گام ۵: طرح کلی را برای بررسی بیشتر به اشتراک بگذارید
با انتشار نسخه و طرح اولیهٔ خط مشی به تمام واحد‌های سازمانی و مدیریت ارشد، فرصتی برای نظرات و مشاوره‌ها فراهم می‌کنید. در این گام ممکن است دیدگاه‌های جالبی را برای اضافه کردن یا اصلاحات به دست آورید و در عین حال درجه‌ای از توافق بر روی خط مشی و سند نهایی به دست آورید.
گام ۶: به دنبال مشاوره متخصص باشید
ممکن است اقدامات مالی یا نظارتی‌ای وجود داشته باشد که سازمان شما باید در مورد سوابق، دفع‌ها، اطلاع رسانی‌ها یا مباحث مالیاتی انجام دهد. مطمئن شوید که خط مشی مدیریت دارایی شما با این مفاد مطابقت دارد و شامل آن می‌شود. به دنبال مشاوره متخصص باشید تا مطمئن شوید که خط مشی شما با تمام قوانین مربوطه مطابقت دارد.
گام ۷: خط مشی را بنویسید و پیش‌نویس سند را منتشر کنید
پس از تکمیل نگارش خط مشی مدیریت دارایی ها، مطمئن شوید که هیچ مشکل یا نگرانی‌ای از سوی مدیران مربوطه وجود نداشته باشد. هنگامی که آماده صدور سند هستید، آن را به عنوان نسخه رسمی به امضای مدیر عامل برسانید.
گام ۸: سند را توزیع کنید
سند را برای هر یک از مدیران بفرستید و اطمینان حاصل کنید که نسخه‌های آن در دسترس تمام کارکنان قرار بگیرد. اطمینان حاصل کنید هر شخصی در سازمان که باید سند خط مشی را امضا کند این سند را خوانده باشد و در جریان جزئیات آن باشد. هم‌چنین بهتر است نسخه دیجیتالی‌ای داشته باشید که همه ذینفعان بتوانند به راحتی این سند را بخوانند. آخرین توصیه هم در این بخش این است که برای اطمینان از داشتن یک بایگانی از نسخه‌های سند خط مشی، هنگام حذف و جایگزینی نسخه‌های قدیمی سند و صدور اصلاحیه‌ها، آنها را در یک پوشهٔ ثابت نگهداری کنید و طمئن شوید که همهٔ پرسنل به آخرین نسخه دسترسی داشته باشند.
متشکرم ، آموزنده بود